経費精算システムは企業の経費精算業務を効率化できる便利なシステムです。しかし、使用したことのない人にとっては、メリットや業務内容の変化などがわかりにくいのではないでしょうか。この記事では、中小企業が経費精算システムを導入することで得られるメリットや、システムの選び方、おすすめの経費精算システムなどを紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
1.経費精算システムとは
経費精算システムとは、今まで手作業で行っていた申請書の作成や、申請内容の確認などをシステムで対応することができ、経理担当者の業務が効率化できるツールです。経費精算システムを導入することで、領収書の紛失リスクや不正なども未然に防ぐことができます。
そのほか、交際費や出張費などのさまざまな精算や、領収書、ICカードの読み取りなどをシステム上で処理可能です。
1-1.経費精算が本業務の妨げになっている中小企業にこそおすすめ
リモートワークが進む中で、経費精算が業務の妨げになっている中小企業も多いと言えます。経費精算システムはそんな中小企業にこそ、おすすめのツールです。なぜなら、経費精算システムを導入することで、業務にかかっていたコストが大幅に削減でき、限られた人数で対応していた経理担当者の負担が軽くなるからです。
また、企業の事業規模が大きくなった際にも、経費精算業務の作業量に影響が出づらいという特徴があります。
2.経費精算システムの代表的な3つの機能
経費精算システムの代表的な3つの機能を紹介します。
2-1.経費申請と承認機能
経費申請と承認機能は、経費の申請から承認、差し戻し、却下など一連の流れをシステムで完結できる機能です。たとえば紙の申請書を作成して、上司の捺印をもらうなど、今まで時間がかかっていた労力を削減できます。
2-2.自動入力機能
自動入力機能は、経費の金額、支払内容、勘定科目などの情報を簡単に入力できる機能です。たとえば、スマートフォンのカメラで領収書の撮影をすると、専用のカードリーダーで交通系ICカードを読み取るだけで自動入力できるので、不正防止にもなります。
2-3.データ連携機能
多くの経費精算システムは、会計システムと連携できる機能があります。連携することで、会計システム側の情報入力の負担を軽減可能です。また、仕訳データや交通履歴データも自動的に反映されるため、入力ミスなども少なくなります。
3.経費精算ソフト導入の6つのメリット
ここからは経費精算ソフト導入の6つのメリットを解説します。
3-1.従業員の申請時間が短縮される
経費精算ソフトを導入することで、従業員の申請時間が短縮されるというメリットがあります。たとえば、経費精算システムに交通費や経費を打ち込むことで、自動入力される部分も多く、短時間で申請可能です。また、交通系ICカードや法人クレジットカードからデータを取り込めるシステムもあります。
3-2.社外から申請や承認作業ができる
経費精算システムは、オンラインで申請・承認ができます。また、アプリ対応のシステムの場合は、外出先からでも経費状況の確認もできます。そのため、経費申請・承認のためだけに出社することを避けられるでしょう。
3-3.コストが削減される
コストを削減できることも、経費精算システムのメリットです。たとえば、管理にかかる労力や事務処理などの人件費をコストカットできます。そのほか、紙の申請書がなくなることで、紙代や保管する場所のコストカットにもつながります。
3-4.生産性が向上する
経費精算システムはリアルタイムでデータを反映して管理するため、支店のある企業でも情報が一括管理できます。また、会計システムと連携することで、生産性の向上にもつながります。その結果、業務の効率化ができ、重要な業務に専念できるようになるでしょう。
3-5.不正防止につながる
経費精算システムは不正不備の防止になります。その理由は、交通系ICカードや法人クレジットカードと連動することで、正確なデータを取得できるからです。交通系の自動計算システムは正しい金額を自動的に算出してくれます。
3-6.経理担当者の負担が軽減される
従来の経費精算処理は、経理担当者の負担が大きいという問題点がありました。その点、経費精算システムがあることで、申請書の内容チェック、申請者とのやりとり、経費申請書や領収書の整理・保管などの手間が削減されます。
4.経費精算システム導入の流れ
ここからは経費精算システム導入の流れを解説します。
4-1.現状の経理精算業務の流れや課題を明確にする
まずは経費精算業務の現在の流れや、業務にかかる時間、工数などを明確にします。特にミスの多い業務、負荷の偏りなどの課題を抽出しましょう。課題解決の優先順位を明確にすると、システム選定がしやすくなります。
4-2.自社に必要なシステムの機能を見極める
次に、自社の課題解決に必要な機能を決めましょう。自社に必要な機能と、不要な機能を明確にすることで、システムを選定しやすくなります。会社の規模や経営スタイルなどによっても必要な機能が変わることに注意してください。
4-3.資料請求やテスト運用を行って選定する
経費精算システムにはさまざまな種類があるため、各社比較することが大切です。比較する際には、資料があると便利です。仮に資料で不明な部分がある場合は、問い合わせしてみることもよいでしょう。システムの使用感を確認するためには、無料トライアルなどを利用する方法もあります。
4-4.従業員向けの説明会や教育などを行う
続いて、経費精算システムの導入について、全従業員に説明します。システム導入前後にシステム化の目的と、具体的な使い方を教育しましょう。システム運用を成功させるためには、説明会や教育が必須です。
4-5.システムを導入して運用を開始する
これまでの入念な下準備が整ったら、システムを運用していきます。自社の課題に合うシステムの選定、テスト運用、従業員教育などにより、スムーズな運用が可能となるでしょう。
5.中小企業に合う経費精算システムを選ぶポイント
以下では、中小企業に合う経費精算システムを選ぶポイントを解説します。
5-1.自社に必要な機能がある
自社が必要としている機能の有無は、大きな選定ポイントになります。そのため、利用頻度の高い経費や負担の大きい業務などを明確にして、必要機能のあるシステムを選びましょう。
5-2.経費精算システムの形態
経費精算システムには、オンプレミス型とクラウド型の提供形態があります。クラウド型はインターネット上のサービスの利用、オンプレミス型は社内の環境を構築します。オンプレミス型は運用コストや人件費がかかるため、中小企業には低コストのクラウド型がおすすめです。
5-3.費用対効果が得られる
システムを導入しても、期待した費用対効果が得られないと意味がありません。ですので、比較するシステムごとに、総コストを算出しましょう。システムを導入することで削減できるコストなども明確にします。
5-4.無料トライアルがある
操作のしやすさを比較するには、無料トライアルや無料プランのあるシステムがよいでしょう。なぜなら、実際にシステムを利用する申請者や承認者、経理担当者がそれぞれ体験することが大切だからです。
5-5.経費精算アプリがある
経費精算アプリがあるかどうかも大事なポイントです。アプリがあることで、従業員がスマートフォンやタブレットなどを利用して、社外でも経費の入力や申請、承認ができます。その結果、従業員の業務の効率化につながります。
5-6.会計システムとの連携が可能
既存の会計システム、または今後導入予定の場合は、連携できるかの確認も必要です。その理由は、経費精算システムと会計システムが併用できることで、業務がより効率化されるからです。
5-7.トラブル対応やサポート体制がある
システム導入後に発生するトラブルへの対応について、問い合わせ窓口などのサポート体制のあるシステムがおすすめです。なぜなら、サポート体制がしっかりしていると経理担当者の負担が軽減されるからです。
6.中小企業におすすめの経費精算システム8選
ここからは、中小企業におすすめの経費精算システムを8つ紹介します。
6-1.ジンジャー経費／jinjer株式会社
ジンジャー経費は、以下のようなバックオフィス業務の効率化を支援するクラウドサービスです。
・人事労務
・勤怠管理
・給与計算
・ワークフロー
・請求書
・電子契約
・WEB会議
これらのデータをひとつのデータベースで管理することで、業務の効率化を実現します。ジンジャー経費は1ユーザー500円/月で使用することができ、無料トライアルもあるのが特徴です。
6-2.Concur Expense – 株式会社コンカー
Concur Expenseは、世界中で利用されている信頼の高いクラウドソリューションです。料金は経費精算サポート数による課金制度になっています。使用感は製品デモで確認できます。
6-3.楽楽精算 – 株式会社ラクス
楽楽精算は累計導入社数8,000社以上の実績のある経費精算システムです。煩雑な紙のやりとりのストレスを解消します。料金体系は、初期費用10万円＋月額費用3万円からとなっています。無料プランやトライアルは特に設けられていません。
6-4.マネーフォワード クラウド経費 – 株式会社マネーフォワード
マネーフォワードクラウド経費は、クラウド上で経費を計算できる経費精算システムです。料金体系は、債務支払1件あたり、300円で6名以上利用の場合は料金帯が異なります。また、1ヶ月無料トライアル期間も設けられています。
6-5.ジョブカン経費精算 – 株式会社DONUTS
ジョブカン経費精算は、経費精算業務を1/10に削減できるシステムです。料金は1ユーザーあたり400円/月となっており、初期費用は無料になります。また、30日間無料トライアルも準備されています。
6-6.freee会計／freee株式会社
freee会計は、日々の業務も確定申告もまとめて効率化できる経費精算システムです。月額1,980円で利用でき、30日間無料でお試しできる期間もあります。
6-7.rakumoケイヒ
rakumoケイヒは交通費精算と経費精算が圧倒的に楽になる経費精算システムです。スケジューラーと連携できることが特徴になります。経費システムは月額300円で利用でき、30日間お試し期間も用意されています。
6-8.SmartGo Staple／エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
SmartGo Stapleは電車に乗るだけで交通費の申請が完了するのが特徴の経費精算システムです。初期費用は無料で、セット版は月額1,000円、単体版サービスは月額600円で利用できます。無料プランなどは特にありません。
7.導入後は定期的なフォローやチェックが大切
経費精算システムは導入しただけで終わりではありません。確実に社内に浸透させるためには、導入後の定期的なフォローやチェックが欠かせません。特に、システムが苦手な従業員や新人にはその都度教育を行いましょう。その際、使いにくいなどの問題点があれば、解消していくことも必要です。
8.まとめ
中小企業の経費精算は煩雑で、経理担当の業務負担が大きくなりがちです。経費精算システムを導入することで、手作業の業務から開放され、業務を大きく効率化することが可能です。
経費精算システムジンジャーは知名度も高く導入実績も豊富です。また、カスタマーサポートの対応が充実しているのが特徴です。経費精算システムの導入をご検討の際は、ぜひ活用してください。
とお悩みの経理担当者様向け
近年では数多くの経費精算システムが登場し、システムを使用することで業務を効率化することができることは理解できる反面、結局どのシステムを使用すれば「自社にとって最も良い課題解決となるのか」が見えずらくなってきています。
システムの導入と一言でいっても、数多くのシステムを様々な選定基準で比較しなければなりません。
経費精算システムを調べている中で、
「そもそもどうやって比較すればいいんだろう・・・？」
「数多くの選定基準をどうやって選定に活用すればいいの・・・？」
「自分だけで調べるのが不安で誰かにシステム導入について聞きたい」
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