経費精算アプリを導入すると、経理業務の効率化をはかれます。経理業務のおもな内容は、経費申請・承認・会計処理・税務などです。この記事では、経費精算アプリの機能やメリット、自社に合うシステムの選び方などを解説します。また、おすすめのアプリも多数紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
1.経費精算アプリの機能と特徴
経費精算アプリとは、スマホやタブレットを利用して手軽に経費精算ができるアプリです。まずは、おもな機能と特徴を解説します。
1-1.自動で交通費集計ができる
経費精算アプリは、交通費の集計作業を自動化できます。従来は、申請書類に旅費交通費を記載して経理部門へ提出しなければなりませんでしたが、アプリなら交通系ICカードリーダーから乗降履歴を読み込めるため、集計時間の削減が可能です。
1-2.スマホで入力・申請ができる
経費精算アプリはスマホひとつで経費精算の入力や申請が行えます。スマホとインターネット環境さえあれば、外出先からでも入力可能です。プッシュ通知によるメッセージの表示も可能なため、承認作業の見落としも防げます。
1-3.領収書自動読み取り
OCR機能が搭載されているアプリなら、スマホで撮影するだけで領収書の内容を自動的に読み取ることができます。OCR機能とは、撮影した画像データから文字などを読み取れる機能です。電子帳簿保存法の改正にも対応しており、原本を保管する手間も省けます。
2.経費精算の課題
ここでは、経費精算における課題について解説します。
2-1.計算ミス・入力ミスが多い
経費精算を手作業で行うと、計算ミスや入力ミスなどが多くなります。修正作業や再計算などの余分な作業も発生するため、経費精算に時間がかかってしまいます。
2-2.交通費精算が面倒である
出張や外出の多い営業は申請の頻度が多く、申請者にも経理部門にも負担がかかります。なかでも、目的地までの最短ルートの検索、交通費計算などの煩雑な作業が毎回必要になります。
2-3.申請書類の抜け漏れが発生する
領収書の提出漏れや申請書類の不備があった場合、再提出の依頼をしなければなりません。差し戻しとなれば再提出を待たなければならず、経費精算作業がスムーズに行えないうえに遅れが出てしまいます。
3.経費精算アプリを導入するメリット
経費精算アプリを導入した場合のメリットを解説します。
3-1.承認作業のスピード化がはかれる
スマホひとつで経費の入力や申請、承認作業までの作業をスピーディーに行えます。迅速に承認が行われれば、業務効率の向上や経費精算時の入力作業の効率化、申請・承認フローの短縮なども期待できます。
3-2.領収書などのペーパーレス化がはかれる
領収書などのペーパーレス化によって、原本などの紙媒体を保存する手間をなくせます。電子データで保存するため、物理的な保存スペースを確保する必要もなくなります。また、領収書の紛失防止にも有効です。
3-3.社外からの申請が可能になる
外出先からでも経費精算の申請を行えるため、帰社せずに直帰することも可能です。たとえば、移動中などの隙間時間を有効活用して申請を行うこともできます。外出先ですぐに入力できるうえに、申請漏れの減少にもつながります。
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4.経費精算アプリ導入時の課題
経費精算アプリを導入する際に発生しやすい課題を解説します。
4-1.社員への情報共有
経費精算が必要な社員へアプリの操作方法や、申請時のルールなどを周知させる際に手間がかかります。また、導入前にマニュアルを作成しておかなければなりません。情報共有をスムーズに行うためにも、操作性の高いアプリを選びましょう。
4-2.情報漏洩のリスク
悪意ある第三者による社外からの不正アクセスなどのリスクも課題のひとつです。重要な書類や情報を扱うことも多いため、セキュリティを強化しておく必要があります。暗号化通信やサーバーの管理方法などのセキュリティ対策が充実しているか確認しておきましょう。
5.経費精算アプリの選び方
ここでは、自社に合った経費精算アプリを選ぶ方法を解説します。
5-1.自社に必要な機能のあるアプリを選ぶ
自社の経理業務における課題を解決できるアプリを選びましょう。アプリを選定する前に、どのような課題があるのか、課題を解決するために必要な機能とは何かを明確にしておくことが重要です。
例えば外回りが多い部署の経費精算にはICカードの読み取りができる機能がついていると便利です。
5-2.誰でも使いやすいアプリを選ぶ
経費精算は多くの社員が行うことから、全社員が使いやすいアプリを選ぶようにしましょう。ただし、操作しやすいかは実際に使用してみなければわからないことも多いため、無料トライアルなどを有効活用して使いやすさを検証することが大切です。
5-3.最新のIT機能を搭載したアプリを選ぶ
法改正などに対応するには、最新のIT機能のあるアプリを選びましょう。価格の安さだけでアプリを選ぶと法改正に対応できず、別のアプリに切り替えるなどの手間が発生します。たとえば、OCR機能や自動入力機能などが挙げられます。
5-4.カスタマイズしやすいアプリを選ぶ
会社ごとに経理のルールは異なるため、自社のルールに合わせてカスタマイズできるアプリを選ぶことが重要です。自社でカスタマイズできれば、問い合わせなどの時間を削減できます。ただし、疑問やトラブルへのサポートがあるかどうかも確認しましょう。
5-5.セキュリティレベルの高いアプリを選ぶ
重要な書類や情報を守るためのセキュリティ対策が充実しているアプリを選ぶことが大切です。アプリを選定する際は、暗号化通信やデータセンターが国内にあるかどうかなど、セキュリティレベルの確認も不可欠です。
6.経費精算アプリ導入の注意点
経費精算アプリを導入する際に注意すべきことを解説します。
6-1.予算に合ったアプリを選びましょう
アプリを選定する際は、予算内におさまるものを契約しましょう。高機能なアプリでも自社に不要な機能が多ければ、費用対効果は低くなります。契約後に機能を追加できるアプリの導入を検討するのもひとつの方法です。
6-2.アプリ用の社内ルールを策定しよう
経費精算アプリを導入するだけでなく、経理ルールの策定や改善を行い全社員に周知徹底しましょう。新しいシステムを導入するとなれば、従来のルールでは対応できなくなります。マニュアル作成と同時進行で進めましょう。
6-3.社内のスマホ活用状況を確認しよう
アプリの種類によって、対応する機種やOSなどが異なるため、社員のスマホの機種・ストレージなどを確認しておくことも大切です。社用スマホを配布する場合は、アプリに対応している機種を購入しましょう。
7.おすすめの経費精算アプリ13選
ここでは、経費精算におすすめのアプリを13選紹介します。
7-1.ジンジャー経費
クラウド型の経費精算システムで、申請承認や自動仕訳、データ出力などの機能により、経費精算にかかる時間の90％削減を目指せます。2021年10月現在、従量課金が月額1ユーザーあたり500円です。業務効率化を実現したい企業に向いています。
7-2.マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワード クラウド経費
中小企業から中堅、大企業まで幅広い規模に合わせてカスタマイズできる経費精算アプリで、テレワークにも対応できます。2021年10月現在、30名以下は月額3,278円～、31名以上での利用は問い合わせが必要です。テレワークの導入やキャッシュレス化を検討している企業に向いています。
7-3.RECEIPT POST
RECEIPT POST
電子帳簿保存法の改正に対応している経費精算システムで、領収書をスマホで撮影して専用ポストに投函するだけで経費精算を自動化できます。2021年10月現在、月額30,000円～で、初期費用が300,000円～です。初期設定時に無料サポートを受けたい企業に向いています。
7-4.楽楽精算
楽楽精算
会社の規模や業種を問わず、経費精算の効率化をはかれるクラウド型の経費精算システムです。申請項目や承認フローなどのカスタマイズも可能です。2021年10月現在、月額33,000円～で、初期費用は110,000円となっています。会計ソフトなどと連携させて利用したい企業に向いています。
7-5.バクラク経費精算
バクラク経費精算
電張法にも対応した、手入力ゼロの次世代経費精算システムです。領収書のデータ化を実現。また、オプションプランの組み合わせで稟議・承認・支払までを一気通貫。2022年8月現在、初期費用は不要で、最低利用料金20,000（税抜き）～＋オプションでご利用いただけます。経費精算関連業務に莫大な時間を割いている企業に向いています。
7-6.eKeihi
eKeihi
直感的な操作が可能な経費精算システムです。経費項目の仕訳などを自動化できます。2021年10月現在、クラウド型は月額29,000円～で、オンプレミス型は初期費用が650,000円～、保守費用が年間72,000円～です。経理部門のテレワーク化を検討している企業に向いています。
7-7.ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算
経理業務をクラウドで管理できる経費精算システムです。乗換案内と連携できるため、最短ルートや最安値の交通費を調べる手間を省けます。2021年10月現在、1ユーザーあたり月額440円かかります。最短即日から利用したい企業に向いています。
7-8.Concur Expense
Concur Expense
世界標準の経費精算・管理クラウドです。外部サービスとの連携により、必要なデータを自動で読み取ります。2021年10月現在、中小企業向けは初期導入費用0円～、月額29,000円～で、中堅・大企業向けは見積もり依頼が必要です。海外に事業所のある企業に向いています。
7-9.freee経費精算
freee経費精算
中規模・中堅企業まで対応しており、外部サービスと連携すれば給与計算なども可能です。2021年10月現在、ミニマムは月額2,178円～、ベーシックは月額4,378円～、プロフェッショナルは月額43,780円～です。経費レポートの作成・分析をしたい企業に向いています。
7-10.STREAMED
STREAMED
通帳やレシートなどの証憑画像を専用のスキャナーに取り込むだけで、記帳作業を自動化できます。OCR機能により、手書きの領収書も正確に読み取れます。2021年10月現在、月額11,000円で、1仕訳あたり22円です。仕訳データの入力時間を削減したい企業に向いています。
7-11.SmartGo Staple
SmartGo Staple
交通系ICカードやプリペイドカードの連携により、交通費精算や立替精算を効率化できます。交通系ICカードで改札を通るだけで交通費の申請が完了します。2021年10月現在、1IDあたり月額1,100円です。経費精算の工数削減や業務効率化をはかりたい企業に向いています。
7-12.経費BankⅡ
経費BankⅡ
経理処理からシステム管理までをワンストップで行えます。申請書や承認ルートのカスタマイズも可能です。2021年10月現在、10IDあたり月額3,300円で、電子帳簿保存法などへの対応には別途費用がかかります。自社に合わせたアプリを探している企業に向いています。
7-13.MAJOR FLOW Z KEIHI
MAJOR FLOW Z KEIHI
経費精算の申請から支払い処理までを一元化でき、会計ソフトや銀行のオンラインシステムとの連携も可能です。2021年10月現在、初期費用は55,000円、50Userまでで月額33,000円が必要です。自動仕訳などの機能で人的作業エラーを低減したい企業に向いています。
8.まとめ
経費精算アプリを導入すれば、外出先からでも経費精算の申請が手軽に行えます。会計ソフトや勤怠管理システムなどの外部サービスとの連携が可能なものを選べば、幅広い業務の効率化をはかれます。
