経理業務は、経費申請、承認・会計処理・税務など、ミスがあってはならない大変な業務が多くあります。まだまだ手作業の企業も多く、負担が多い経理業務は経費精算システムを導入することで、効率化がはかれます。
この記事では、経費精算システムの機能やメリット、システムの選び方などについて解説をします。おすすめのシステムもあわせて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
1.経費精算システムとは？
経費精算システムとは、経費精算で必要な業務を効率よく行うためのシステムをいいます。経費精算には、申請書の作成、申請内容の確認、承認者の承認など様々あります。また、出張費（経費、交通費など）を自動で計算してくれる機能を導入しているものも多く見られます。
1-1.経費精算システムの機能と特徴
経費精算システムを導入する際には、自身の事業に見合った機能があるシステムを使う必要があるため、内容を十分に検討してから決めましょう。
1-1-1.データ連携機能
各種データ連携機能があるかは時間とコストの削減に大きく繋がります。交通系ICカードの履歴データを読み込んだり、クレジットカードと連携してデータを読み込む機能が付いているシステムもあります。
1-1-2.自動仕訳
領収書や請求書の自動仕訳が可能かどうかもポイントです。領収書の画像を送るだけで、OCR読み取りをして、入力作業を補助してくれます。勘定項目の仕訳や会計ソフトの入力は手間ですが、これらの負担が減り効率化がはかれます。
1-1-3.スマートフォン対応
スマートフォンに対応しているかもポイントです。外出先でも、経費精算システムを使うことはあることから、いつでも持ち歩いているスマートフォンに対応していることは大切です。領収書が出た時など、その場ですぐに写真を撮り、データを送信することができます。
1-1-4.電子データ保存
電子帳簿保存法の改正によりデータの電子化での保存が可能になりました。領収書や請求書などの税金関係の書類や、決算書類といった重要書類も電子データでの保存が可能です。しっかりと保存機能、環境が整っているシステムを使いましょう。
2.経費精算システムの導入が注目されている理由
経費精算システムの導入が注目されている理由について、どのようなものがあるのか解説します。
2-1.企業のIT化が促進している
システムを一企業のために作るのではなく、クラウド型のシステムの普及によって、低コストで業務効率化がおこなえるようになりました。そのため導入する敷居が低くなり、多くの業務領域でクラウド型システムが注目されています。
2-2.クラウドサービスの拡大
クラウドサービスの拡大によって、スマートフォンの連携や様々なカードとの連携などが容易に可能になりました。また、セキュリティ・コスト面も改善され、安心して使えるようになった背景もあります。
3.経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムを導入することで、業務の効率化がすすみ、担当者の負担軽減につながります。手書きの精算書を確認して社内回覧に回す必要もなくなるため、経費精算業務が楽に感じられるようになるでしょう。
本章では、経費精算システムを導入することで得られる「具体的なメリット」について詳しく紹介します。
3-1.入力ミスが少なくなる
書類ベースでの経理申請では、入力ミスが発覚した際に、書類の訂正や作り直しに手間と時間がかかります。システム利用であれば、申請が全てデータ上で完結するため、提出・訂正などが紙ベースより容易におこなえます。また、自動入力システムなどもあるため、ミスを減らすことが可能です。
3-2.入力負担が軽減される
会計ソフトと連携することで、簡単に記帳や仕訳、経費申請が可能です。外出先の営業マンが外での経費をメモして、会社に帰った後に入力をするとなると労力がかかります。しかし、領収書などが出た際に、スマートフォンからの簡単作業で経費管理ができるため、入力負担が軽減されます。
3-3.経費申請・承認業務が簡略化できる
経費精算システムを導入することで、経費申請や承認業務が簡略化可能です。経費申請はシステム内で可能な上、承認が必要な書類がまだ未承認の場合には、システムを一目見たらわかるようになっているため、確認作業をする手間がありません。
また、経理業務をスムーズに進められるフォーマットでアウトプットができるため、経理担当者の業務負担も減らせます。
3-4.書類の保管場所が不要になる
経費に関わる領収書のデータや、決算書などの書類を会社内で保存しておくとなると、場所を取ってしまいます。しかし、電子データで管理をすることで、書類の保管が不要になり、場所の節約が可能です。
今ある書類をデータ化する作業には少し手間がかかりますが、一度導入をしてしまえば、その後の管理が楽になるのは大きなメリットです。
3-5.領収書の紛失リスクが減少する
経費精算システムによって、電子データ化することで領収書の紛失リスクが減少します。領収書を紙で管理するのではなく、現場からの写真データをシステムへ送り、自動入力とデータ管理が可能です。システムを利用した電子データでの領収書管理は、電子帳簿保存法に対応しているために、紙での保存作業や場所確保が必要なく保管ができます。
4.経費精算システム導入の課題
経費精算システムを導入する際によく悩むポイントや課題について解説していきます。
4-1.使いやすいシステムの選択が重要
新しいシステムを導入しても、社員全員が使えるようにならないと、効果は期待できません。そのため、社員への共有は絶対的に必要です。操作マニュアルがあっても全員が使えるわけではないため、研修やマニュアルの読み合わせなどが必要になることを覚えておきましょう。機能だけでなく、初めから使いやすいシステムを選択することも重要です。
4-2.機能を絞らないと高コストにつながる
経費精算システムの基本的なシステムに加えて、欲しい機能をカスタマイズしていくと、どうしてもコストが高くなってしまいます。あれもこれもと導入していると、使わない機能に対してお金を支払う形となってしまい、効率的とは言えません。社員全員が使いこなせるかどうかも考えて、システムの機能を絞って導入をしましょう。
5.経費精算システムを選ぶポイント
経費精算システム選ぶときにはどういったポイントを意識して選べばよいのでしょうか。よくある選ぶポイントについてまとめました。
5-1.操作しやすく、使いやすい
操作しやすく、使いやすいシステムかどうかは重要な選ぶポイントです。特にシステム関係者ではなく、普段からITに携わっていない社員でも使えるかどうかは注意するべきでしょう。また、紙ベースの業務からの変更が簡単にできることも意識するべきポイントです。
5-2.自社の経理業務に必要な機能がある
経費精算システムを導入する理由や欲しい機能を明確にしてから、選ぶようにしましょう。自社の課題はどこにあるのか、今必要な機能をリスト化し、課題を解決できる必要な機能があるシステムを選ぶようにしましょう。
5-3.使用中のシステムと連携できる
現在使用中のシステムと連携が可能なものにしましょう。会計ソフトと連動が可能であるかは前もってサービス担当者へ確認する必要があります。また、クレジットカードとの連携など、外部サービスとの連携の可否も確認するとよいでしょう。
5-4.自社の経費精算のフローに合っている
自社の経費精算のフローに合っているかどうかも重要なポイントです。フローに合っていない場合は、かえって手間が増えてしまうため、組み込んだ後のフローを考え、システムを選ぶようにしましょう。
5-5.利用料金が予算内でおさまる
追加オプションなども含めて料金を確認し、導入後にコスト削減が可能かを確認しておきましょう。初期費用や最初の数ヶ月に費用がかかってしまっても、年単位でコスト削減につながるかどうかなど長期的な目線が必要です。
5-6.法改正や最新テクノロジーに対応している
IT分野は技術の進歩が著しく、法律や制度もそれに合わせて改正されていきます。そのため、システム自体の更新性も重要です。「法改正があっても、システムが改正内容に対応していない」となっては、せっかく導入したシステムも利用できません。運営会社の開発規模も事前に判断基準のひとつです。
また、サービス自体の知名度や導入企業の規模や業界も指標になるでしょう。10名規模の会社と1,000名規模の会社では、経費精算の件数も業務フローも異なります。同程度の規模や業界の導入事例があれば、自社で導入・運用する際のの参考にできます。
6.経費精算システムを導入する前に注意すべきポイント
経費精算システムを導入する前に注意するべきポイントをいくつか解説します。前もって注意点を知り、自社にあったシステムを導入しましょう。
6-1.社内の業務課題を洗い出しをする
自社の課題を洗い出しておき、解決できるシステムを導入しましょう。経理業務を円滑にできるシステムを選ぶ必要がありますが、一方でシステムの導入を機に社内ルールを見直すことも必要になるかもしれません。
6-2.いくつかのシステムを比較検討する
経費精算システムは一つではないため、複数の会社に見積もりを取りましょう。機能だけでなく、実際に導入した際の費用が予算以内かどうかは重要なポイントになります。必要な機能を満たす企業をピックアップし複数に相談をしてみましょう。
6-3.お試し版で運用してみる
トライアル期間を設定しているサービス、システムはたくさんあります。初めて使う場合には、お試し期間に実際に使えるかどうかの確認をしましょう。導入が迫っていないのであれば、複数を試してから、自社に合うシステムを探してみるのもおすすめです。
6-4.マニュアルを作成し社員研修を行う
システムを導入した場合の注意点は「すぐに全員が使えると思わないこと」です。いきなり導入をして、放置をしてしまっては、導入の意味がなくなる可能性があります。マニュアルの作成や社員全体への情報共有はもちろん、アフターケアまで行うようにしましょう。
7.おすすめの経費精算システム10選
いくつかの経費精算システムを簡単に紹介します。それぞれの特徴やメリットについて下記にてまとめました。
7-1.ジンジャー経費
勤怠管理や労務管理など他のシリーズと連携しており、バックオフィス領域の業務を全てカバーできます。他ツールと比べて低価格なため、中小企業でも多く利用されています。また、ユーザーの使い勝手も良いと評判で初めての方でも使いやすいツールです。無料トライアルがあるので、試してみるとよいでしょう。
ジンジャー経費
7-2.マネーフォワード クラウド経費
会計システム「MoneyForward」へ同期が可能なシステムです。利用人数も多く知名度があるため、機能の充実や世の中の動きにも機敏に対応してくれる点はメリットです。月額料金は従量課金制となっており、少しわかりづらいので注意が必要です。
マネーフォワード クラウド経費
7-3.Concur Expense
外部サービスとの連携に優れているシステムです。タクシー配車アプリや、カーシェア、paypayといったアプリケーションとの連携が可能です。経費明細レポート分析が可能なので、経費削減の計画も立てられるのが特徴です。最低利用期間が一年設けられているため、計画的な導入の必要があります。
Concur Expense
7-4.楽楽精算
導入実績が7000社以上もある信頼の経費精算システムです。申請から支払いまで必要な機能は全て入っています。機能は充実していますが、初期費用がかかるので、中小企業よりも、大きめの会社に向いています。
楽楽精算
7-5.ジョブカン経費精算
初期費用がかからず、ユーザー一人当たりの価格も安いのが特徴の経費精算システムです。初期費用から導入まで時間がかからないのもおすすめポイントの一つです。最低月額利用料金が決まっているため、何人から割高ではなくなるのか確認してから選ぶようにしましょう。
ジョブカン経費精算
7-6.TOKIUM経費精算
レシートをスマホで撮った後に、専用ポストに投函をするという他のサービスにはない特徴があります。撮影した領収書は、オペレーターがデータ化をしてくれ、投函したレシートを確認、保管してくれます。他と比べて初期費用が多くかかります。
TOKIUM経費精算
7-7.eKeihi
20年以上の実績のあるシステムで、セキュリティ面が優秀と言われれているシステムです。クラウド型のシステムだけではなく、オンプレミス型も提供しているため、途中での切り替えも検討できます。最小見積もり単位が50人となっているため、人数の少ない中小企業は相談が必要です。
eKeihi
7-8.freee経費精算
有名な会計ソフト「freee」の経費精算システムです。freeeをすでに使っている企業であれば、承認した経費を簡単に登録できる点は大きなメリットです。従業員が多い企業よりは、フリーランスや中小企業が使っているケースが多いと言われます。
freee経費精算
7-9.SmartGo Staple
モバイルsuica、専用のプリペイドカードと合わせてシステムを使うと、経費精算をより効率よく使えるのが特徴です。改札を通るだけで交通費申請が完了するので、移動が多い企業はマッチするかもしれません。便利な代わりに1IDあたりの価格は1000円ほどするので、予算と相談して導入を決めましょう。
SmartGo Staple
7-10.経費BankⅡ
スマートフォン（iPhoneやiPad、Android）やwindows、MacOSといった多種多様なデバイスに対応しているシステムです。月額料金は10IDであればお手頃な価格で使えますが、ICカード対応や電子帳簿保存などはオプションとなり、フル機能となると人数によってはお手頃ではなくなる可能性があります。
経費BankⅡ
8.まとめ
経理業務を経費精算システムによって効率化させれば、時間の節約や場所の確保、他の部署の業務を減らすことにも繋がります。
この先IT化が進み、データでの管理が推奨されるのは起こりうる未来です。今すぐではなくとも、自社の課題に見合うシステムがあるのかは早いうちに試しておくとよいでしょう。
