経費精算ルールを作成するときのポイントや注意点を解説

どのような経費が精算できるか、上限はいくらかなど、精算条件が明確でないと不正が起こる原因となります。また、チェックも煩雑になり、経理部門の負担も大きくなるため、経費精算ルールを定めましょう。

経費精算ルールを作成すれば、従業員・上長・経理部門と、経費精算時に関わる社員の認識を共有するのにも役立ちます。

本記事では、経費精算ルール作成時のポイントや注意点を解説します。

1. 経費精算ルールの必要性

経費精算ルールとは、経費精算の方法を明文化したもので経費精算規定とも呼ばれています。精算手順や期日、経費の上限、経費にできる勘定科目などを一覧にしており、経理負担の軽減や従業員の経費精算の公平性を担保する役割があります。

経費精算規定は社内規定のひとつではあるものの、就業規則（※）のように法律で義務付けられている訳ではなく、作成はあくまでも任意です。

経費精算ルールを作成する必要性について、詳しく解説していきます。

※労働基準法第89条の規定により、就業規則は常時10人以上の従業員を雇用する会社で作成が義務付けられています。

1-1. 業務負担の軽減

経費精算のワークフローには従業員・上長・経理部門など、複数の担当者が存在します。

そのため、経費精算書の様式が統一されていないなど、ルールが不明確であれば各担当者の確認作業が増えてしまいます。とくに経理部門は軽微な差し戻しが増加し、業務が進まない原因になるでしょう。

ルールの明確化は経費精算業務の効率化に役立ちます。

なお、経理部門の業務をさらに効率化したいなら、仕訳や支払いなど、経理部門の業務全体を把握できる「経理マニュアル」の作成も、合わせて行うとよいでしょう。

1-2. 従業員の公平性の確保

経費精算ルールが明確でなければ、どのような経費に対し、いくらの支払いが行われるかわかりません。ある従業員は宿泊費が全額払い戻されたのに、別の従業員は半額しか払い戻されないなどとなれば、会社への不信感にもつながりかねません。

経費の払い戻し額は役職や経費の種類により異なるなど、細かなルールを明確化すれば、従業員の公平性の担保につながります。

1-3. 経費の無駄削減

精算できる経費に上限がなければ、出張のたび、ファーストクラスを予約する従業員が現れるかもしれません。また、条件を明記しないと事業活動に不要なものも経費として申請する恐れがあります。

経費精算ルールの明確化は、無駄遣いを防止し、経費に対する意識を高める効果が期待できます。

1-4. 法令遵守

経費の水増し請求は脱税とみなされ、罰金や刑事罰を課される恐れがあります。それだけでなく、会社の信頼を揺るがす事態にもなりかねません。

経費精算の方法やチェック体制が整っていないと、接待費を二重で計上するなどのミスも発生しやすくなります。法令違反が故意か間違いかは関係ありません。コンプライアンスのためにもルールの整備は必要です。

2. 経費精算ルールを作成するときのポイント

経費精算ルールを作成するときは、経費として精算できる費用の条件を明確化しましょう。また、精算の上限金額や、申請期限、領収書を紛失したときの対処法など、想定される内容を盛り込むことが大切です。

2-1. 精算できる経費の条件

交通費、宿泊費、消耗品費など申請できる経費と、それらが経費として認められる条件を明確化しましょう。

たとえば、交通費であればどのような交通手段が認められるか、指定席料金は含まれるかなど、想定される費用が経費に該当するか否かを規定します。

また、事前申請が必要な経費の種類、仮払いが認められる経費なども明記します。

経費と間違えやすい費用は「〇〇は除外する」のように記載するとわかりやすいでしょう。

2-2. 経費の上限金額

経費の科目ごとに上限額を設けます。交通費であれば「区間内の最安値を上限とする」など、個別に定めましょう。役職などにより経費の上限金額が異なる場合はその旨も明記します。

また、高額経費は事前申請制としたいときは、それぞれの科目ごとに、いくらの経費を使うとき申請が必要か明記します。

2-3. 申請期限

経費精算をスムーズに進めるためにも、経費申請の期限を設けましょう。合わせて、期限を超過したときの対処法も明記します。

期限は最終申請期限のほか、「領収書受領後〇日まで」「出張後〇日まで」のように細かな期限も設定しましょう。これにより、経費精算の催促がしやすくなります。始末書の作成など、罰則を設けるのも方法です。

2-4. 領収書がないときの精算方法

香典のように領収書が発行されない費用は、出金伝票を作成するなど精算方法を明記しましょう。また、領収書を紛失した場合の対処方法も合わせて明記すると、経理部門への問い合わせを削減できます。

2-5. 経費精算書を合わせて用意する

経費精算ルールを作成したら、申請ルールを盛り込んだ経費精算書も合わせて作成しましょう。経費精算書の段階でミスを防止できれば、経費精算業務の効率化に役立ちます。わかりやすく、従業員が使いやすいことも大切です。

3. 経費精算ルールを作成するときの注意点

経費精算ルールを作成するときは不正を防ぐルールの設定も必要です。代表的な2つのルールを解説します。

3-1. 自己決裁を禁止する

自己決裁とは、経費を申請した従業員が自らその経費を承認することです。自己決裁を許可してしまうと、私的利用を経費として申請するなど不正につながる恐れがあります。

自己決裁を禁止にし、経費精算時のワークフローを明確に定めましょう。

3-2. 例外を禁止する

経費精算に一度でも例外を認めてしまうと、次回も同じ例外を認めなければいけません。例外対応があることで無理な精算要求が増える恐れもあります。

どのような場合でも経費精算ルールの例外は認めないと、本文内に盛り込みましょう。

3-3. 【交際費】経費精算ルールのポイント

交際費の中でも飲食費は、一人あたりの費用が5,000円以下でなければ、税務上の損金に算入できません。

また、経費計上には「飲食のあった年月日」「飲食に参加した得意先の名称または氏名」「参加人数」「飲食店の名称と所在地」「その他の事項」の5点を記録した書類の保存が必要です。

これらを把握できることがポイントです。

3-4. 【交通費】経費精算ルールのポイント

交通費の経費精算ルールでは、移動手段ごとにポイントが異なります。

バスや電車は領収書が発行されないため、利用区間で運賃を計算します。その際、定期区間は除外する必要があります。

飛行機などでの移動は運賃が高額になるため、利用できる条件を明記します。役職により上限額が異なる場合も記載しましょう。

タクシーでは、取引先を送迎したときは交際費になります。また、移動の場合、どのような条件で利用していいか明記しましょう。

自家用車や社用車では、移動距離に基づきガソリン代を支給するケースが多いでしょう。

3-5. 【出張費】経費精算ルールのポイント

どのような移動を出張とするか定めます。そのうえで、交通費、宿泊費、日当など、支給金額や上限、計算方法などを明記します。また日当には食事代が含まれるかも記載します。

なお、出張費用の仮払い申請ができる場合は、その条件も合わせて明記しましょう。

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4. トラブル防止のためにも経費精算ルールを設定しよう！

精算できる経費の種類や条件、上限金額などを定めたものが経費精算ルールや経費精算規定です。経費精算規定は法律上、作成が義務付けられている訳ではありません。しかし、公平な経費精算の実施や、経理部門の負担軽減のためにも作成をおすすめします。

なお、経費精算にかかる手間を削減したいなら経費精算システムの導入もおすすめです。