クラウド経費精算システムを導入することで、経費の申請から承認までの作業効率を上げることができます。本記事では、導入を検討している企業に向けて、クラウド経費精算システムの概要や主な機能、メリット、クラウド型が向いている企業、選定ポイントなどを解説します。また、おすすめのシステムも紹介しているため、選定時に役立ててください。
1.クラウド経費精算システムとは？
そもそも、経費精算システムとはなんでしょうか。本章では、基本となる「経費精算システム」の紹介と、オンプレミス型との違いについて解説します。
1-1.経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費処理の業務を効率化するためのシステムです。経費精算システムを導入すると、物品購入や交通費などの申請書の作成、承認者への回覧、承認作業までの一連の作業を円滑に進められます。
また、他サービスとの連携が可能な場合、経費精算の仕訳データを会計ソフトへ取り込むことも可能です。
1-2.「オンプレミス型」と「クラウド型」の違い
経費精算システムは、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。オンプレミス型とは、自社サーバーに直接システムを構築するタイプで、自社にあわせたシステムを構築できます。ただし、開発・構築に膨大なコストがかかるうえに、運用や管理を自社で行わなければなりません。
クラウド型はインターネット上でベンダーが提供するサービスのことです。導入コストが安いうえに、メンテナンスをベンダーに任せられる一方で、月額使用料などの維持費が必要になります。
2.クラウド経費精算システムで利用できる機能
クラウド経費精算システムに搭載されている主な機能を解説します。
2-1.主な機能
クラウド経費精算システムに搭載されている機能は、どのようなサービスを利用するのかで異なります。実際にどのような機能があるのか、一例を紹介します。
- 経費の申請、承認
- 承認ルートの設定
- 交通系ICカード連携
- OCRによる領収書の読み取り
- 航空チケットや宿泊施設などの予約や手配
- 自動仕訳
- 会計ソフト連携 など
上述したとおり、クラウド経費精算システムには多様な機能が搭載されており、申請者や経理担当者の作業効率の向上に役立ちます。
2-2.経費精算システムのメリット
まずは、経費精算システムにおけるメリットを確認しておきましょう。
2-2-1.作業の効率化・負担軽減につながる
経費精算システムの導入は、作業の効率化や経理担当者などへの負担軽減につながります。システム上で申請できるため、申請者は申請書の印刷、経理へ提出する手間を省けます。また、ボタン一つで承認・否認作業を行えることから、承認作業の時間短縮も可能です。さらに、自動計算、自動仕訳などの機能を活用すれば、経理担当者の確認工数も減らせます。
2-2-2.ペーパーレス化に対応
経費精算システムは、ペーパーレス化に対応できます。経費精算の工程を紙で行う場合、領収書の原本や申請書の整理、保管作業が発生します。経費精算システムを導入すれば、物理的な保管スペースを確保する手間がなくなるうえに、印刷や郵送コストの削減も可能です。
2-2-3.ミス・紛失リスクを防止できる
経費精算システムなら、記載ミスや領収書などの紛失リスクを防げます。経費精算システムには、ICカードとの連携、OCRによるレシート読み取りなどの機能を用いた申請が可能なため、手入力によるミスや領収書などの紛失リスクとしても効果的です。
2-3.経費精算システムを「クラウド型」にするメリット
クラウド経費精算システムを選択するメリットを解説します。
2-3-1.場所を選ばずに利用可能
クラウド型の経費精算システムを導入すれば、時間や場所を選ばずに利用できます。営業活動や出張の移動中でもインターネット環境にアクセスできれば、交通費などの申請を行えます。また、在宅勤務やリモートワークにも対応可能です。
2-3-2.開発が不要
クラウド型であれば、自社でシステムを開発する必要がありません。オンプレミス型を選んだ場合、システム設計や開発段階から始める必要がありますが、クラウド型のシステムを導入すれば必要な情報さえ登録すればすぐに利用できるケースがほとんどです。
2-3-3.導入コストが安い
クラウド型なら導入コストを安く抑えられます。1ユーザーあたり月額数百円程度の安いコストで始められます。一方で、オンプレミス型は、開発費を含めた初期費用に膨大なコストが必要です。
3.経費精算システムのクラウド化が進む背景
クラウド型を導入する企業が増えている要因として、クラウドサービスの普及が挙げられます。IT技術の革新や、クラウドサービスを導入しやすいインフラが整備され、手軽にクラウドサービスを利用できるようになりました。
政府が推進する働き方改革や新型コロナウイルスの影響による在宅勤務、リモートワークなどのニューノーマルな働き方に対応するために、クラウドサービスの導入を決める企業も少なくありません。
4.クラウド経費精算システムが向いている企業
クラウド型がおすすめの企業の特徴は、以下のとおりです。
- 経費の処理件数が多い
- 経理業務の属人化を防ぎたい
- 社員の人数が増えている
- 経理や数字に強い人材が不足している
- お試し利用したい など
上述した企業にクラウド型が向いている理由は、専門知識が不要で誰でも操作しやすいうえに、外出先からでも申請や承認が可能なためです。また、数ヵ月単位で契約できるため、お試し利用したうえで経費精算システムを検討したい場合に向いています。
5.経費精算システム選定時に見るべきポイント
経費精算システムを選定するための重要なポイントを解説します。
5-1.目的にあった機能が備わっているか
経費精算システムを選ぶ際は、導入目的を明確にしたうえで必要な機能が搭載されているものを選びましょう。システムの種類によって利用できる機能は異なるため、自社の課題解決に適した機能が備わっているかを確認する必要があります。
5-2.既存システムと連携可能か
既存システムとの連携が可能かどうかも、選定時の重要なポイントです。会計ソフトや給与計算ソフトなどを運用している場合は、相互間でのデータ連携ができるか確認しておきましょう。
5-3.「電子帳簿保存法」の法改正に対応しているか
自社にあった機能を利用できるだけでなく、電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを選ぶことも重要です。電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書の原本などのデータを電子化し、電子データとして保存が認められている法律です。経費精算システムを比較検討する際は、最新の法改正に対応しているかどうかも確認しましょう。
6.クラウド経費精算システム おすすめ【7選】
ここでは、おすすめのクラウド経費精算システムを7種類紹介します。
6-1.ジンジャー経費
ジンジャー経費は、経費精算の申請・承認から出力までの一連の流れを自動化できるシステムです。経費の勘定科目や税区分などの設定、自動仕訳、経費・交通費などの申請承認、データ出力などの機能が搭載されています。導入により、経費精算にかかる時間を90％削減することも可能です。
経費精算のほかに人事管理や給与計算、勤怠管理、労務管理、ワークフローなどのプランを追加することで、経理だけでなく他部門の業務効率化に役立ちます。
6-2.楽楽精算
楽楽精算は、大手企業から中小企業、ベンチャー企業まで、さまざまな規模の企業での利用に向いているシステムです。会社の規模や業種が異なる顧客の意見がシステムに反映されており、既存の申請書のフォーマットを再現できるカスタマイズ性の高さが特徴です。
導入初期の設定で疑問や不明点がある場合、電話・メールによる専任スタッフのサポートを受けられます。さらに、2022年1月に施行される電子帳簿保存法に対応しています。
6-3.マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワード クラウド経費は、大手企業から中小企業までの多様な企業に向いているシステムです。キャッシュレス決済との相性がよく、法人カードや電子マネーなどの多様な決済方法にも対応可能です。
ほかにも、システム導入のみでは解決しづらい企業の課題にあわせ、代行サービスを提供しています。アウトソースが可能な作業としては、領収書の確認・ファイリング・保管、請求書の受け取り・入力などが挙げられます。
詳細｜マネーフォワード クラウド経費の特徴・レビュー紹介ページ
6-4.ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、承認経路を自動で判断してくれるシステムです。あらかじめ設定された項目に従い、申請金額や用途によって適切な承認経路が選択される仕組みになっています。
承認が必要になった際は速やかに承認者へアラートが通知され、メールやChatWorkなどからアラートの通知先を選べます。また、乗換案内との連携が可能なため、交通機関の最安値の運賃や最短経路などの検索も可能です。
6-5.コンカー経費
Concur Expenseは、中堅中小企業やベンチャー企業に向いているシステムです。法人カードなどのキャッシュレス決済との連携はもちろん、QRコード決済アプリやタクシー配車、宿泊施設の手配など、多様なサービスと連携させたい場合に便利です。
また、自社の経費規定に基づき、経費や接待費、日当額などを自動チェックできるため、不正支出も防げます。さらに、スマホによる申請も可能なため、経費精算のために出社する手間を省けます。
6-6.eKeihi
eKeihiは、直感的な操作が特徴のシステムです。1クリックで経費精算業務をサクサク処理できます。会計ソフトだけでなく、Amazonビジネスの購買データとの連携も可能です。オフィス内の物品購入データをCSVで取り込めます。
また、クラウド型とオンプレミス型のどちらにも対応しているため、会社の成長にあわせてオンプレミス型に移行させたい企業に向いています。
6-7.TOKIUM経費精算
TOKIUM経費精算は、2ステップで経費精算が完了するシステムです。スマホで領収書を撮影後、専用ポストに領収書を投函するだけで経費精算の申請が完了するため、申請書を作成する必要がありません。
専用ポストに投函された領収書は代行会社が回収し、経費申請データと領収書の金額の突きあわせを行ってくれます。さらに、確認済の領収書原本は専用倉庫で一定期間保管され、廃棄まで代行してくれるため、申請者と経理担当者の負担軽減が可能です。
7.まとめ
経費精算システムは、経費精算における申請者・承認者・経理担当者の負担を減らしてくれます。なかでも、導入コストが安く時間や場所を選ばず、経費精算の申請・承認を行えるクラウド型がおすすめです。
とお悩みの経理担当者様向け
近年では数多くの経費精算システムが登場し、システムを使用することで業務を効率化することができることは理解できる反面、結局どのシステムを使用すれば「自社にとって最も良い課題解決となるのか」が見えずらくなってきています。
システムの導入と一言でいっても、数多くのシステムを様々な選定基準で比較しなければなりません。
経費精算システムを調べている中で、
「そもそもどうやって比較すればいいんだろう・・・？」
「数多くの選定基準をどうやって選定に活用すればいいの・・・？」
「自分だけで調べるのが不安で誰かにシステム導入について聞きたい」
と、様々なお悩みを抱えている経理担当者様のために、今回は「税理士の方が考えるシステム選定」の資料をご準備いたしました。
皆様の課題解決の一助になれば幸いでございます。
是非、ご覧ください。
