出金伝票とは、現金の支出を記録するための書類です。領収書が出ないときは出金伝票を作成すれば経費処理が可能です。この記事は企業の社長や経理担当者、経費申請する社員に向けて、出金伝票の概要や使われ方、領収書の代用方法、書き方や注意点などについて解説します。正しく経費計上するためにぜひ参考にしてください。
「経理担当者になってまだ日が浅いため、基本知識をしっかりつけたい！」
「法改正に関する情報収集が大変で、しっかりと対応できているか不安・・・」
「仕訳や勘定科目など、基本的なこともついうっかり間違えてしまうことがある」
などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。
特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。
そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
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1.出金伝票とは
出金伝票とは何なのか、出金伝票の概要や何のために使われるのか、使われる場面や他の伝票について解説します。
1-1.概要
出金伝票とは、会計上の取引のうち、現金支払いの内容を記録するための書類です。お金の動きを、勘定科目や取引内容などの必要項目を伝票に記入することで仕訳帳代わりになります。
他にも、取引先の祝儀や不祝儀の慶弔費の支払いや交通費などの領収書の出ない経費の支払い記録、また、領収書を紛失したときの支払いの記録として便宜的に出金伝票を使用することがあります。会社によっては、経費支払書などの定型の書式を作って運用しているケースもあるようです。
1-2.領収書・ほかの伝票との違い
会計処理の一つの方法に「伝票式」があります。会社のお金の流れをすべて伝票に起票して管理する方法です。取引の種類に応じて伝票を使い分けます。ここでは、領収書と、出金伝票以外について解説します。
1-2-1.領収書
領収書とは、品代や飲食代、その他の対価として、金銭や有価証券の授受があったことを証明するために受取人が支払人に渡す書類です。消耗品の購入や会議の飲食などの経費精算の際に必要になります。
店舗のレジで受け取るレシートも領収書の一種ですが、会計処理上、領収書とレシートを区別して考えることが一般的です。代金を受け取った側は、支払人から領収書の発行を依頼されたときは速やかに発行しなければなりません。
1-2-2.入金伝票
入金伝票とは、現金を受け取ったときに取引内容を記録するための書類です。商品を販売して現金を受け取った場合、普通預金から現金を引き出した場合などに使用します。たとえば、5,000円の商品A10個分の入金があった場合、日付、取引相手、勘定科目に売上高、摘要に商品A＠5,000×10個、金額欄に￥50,000.－などのように記入します。
この場合の仕訳は、借方が現金、貸方が売上高となり、出金伝票の場合は必ず貸方が現金となります。
1-2-3.振替伝票
振替伝票とは、現金以外の取引全般や勘定科目の振替などについて記録する書類です。出金伝票や入金伝票と異なり、借方と貸方の両方の勘定科目を記入する欄があります。たとえば、クレジットカードで消耗品を購入したとき、普通預金から当座預金に資金移動した場合、給与から源泉徴収した預り金などを正確に記録するためにも使用します。
振替伝票は出金伝票や入金伝票と違い、借方と貸方の勘定科目が現金になることはありません。
2.出金伝票を活用できる場面
ここでは、領収書代わりに出金伝票を使うケースについて解説します。主に、仮払金や立替金で社員が経費を支払った場合に、社員が出金伝票に記入し、経理担当者に申請する場合を想定しています。
2-1.交通費
取引先訪問や出張、セミナー参加などのための電車やバスの運賃は、領収書が発行されません。そのため、業務で利用した交通費の精算を行うために、交通費精算書として出金伝票を用いる方法があります。用件および乗車駅と下車駅を記入して運賃を記入すれば、経費と認められます。
昨今は、現金で運賃を支払わずに交通系ICカードやモバイルSuicaなどで改札を通過することもあるでしょう。その場合は、自動券売機やパソコンから利用履歴を印刷して出金伝票に添付することで証拠とみなされます。ETCカードも、利用明細を印刷すれば出金伝票を不要とする場合もあります。
2-2.取引先関連の慶弔費
取引先の冠婚葬祭などで、お祝い金やパーティー参加費、香典などを出した場合は領収書を出してほしいとは言えません。とはいえ、一般的にこれらの慶弔費は高額になることが多いものです。
接待交際費と認めてもらうために、会社で所定の書式などの取り決めがない場合、出金伝票などを使って相手先や金額を記録して経費申請することになるでしょう。結婚式や記念パーティーなら招待状、葬儀なら会葬礼状などを出金伝票に添えて提出します。
2-3.接待での割り勘
取引先との接待の場で、会計時に一社が代表で飲食代を支払い、参加人数で頭割りしたり、数社で出し合って負担したりということもあるでしょう。そのような場合は、代表の一社の手元に領収書が渡ることになります。実際は全額払っていないため、出金伝票などで正しい金額で経費申請する必要があります。
また、接待の場にいても、領収書はもらっていないが一部支払っている場合は、支払った分を経費申請するために出金伝票を使うケースもあります。あらぬ不正の疑いをかけられないよう正しく申告することが大切です。
2-4.領収書の紛失
受け取った領収書を紛失してしまった場合は、再発行ができないかまずは交渉してみましょう。会社によっては、領収書がない経費の申請を認めていない場合があります。どうしても領収書が見つからない場合は、出金伝票などを使って経費と認めてもらうケースもあるようです。
また、手書きの領収書よりも商品明細が印字されたレシートを優先する会社もあります。ただし、印字が薄くて読み取れない、領収書の記載に不備があり用途を成さないなどの場合に、出金伝票に必要事項を記入することで代用可能とするケースもあります。
3.経費処理に必要な出金伝票の書き方
先述したように、領収書の代わりに出金伝票などに詳細を明記することで経費申請が通ることがあります。その場合、どのような内容を記入すればよいのか解説します。
3-1.必須項目を記載する
出金伝票には支払いの事実を正確に記入しなければなりません。必要な項目は、支払日、支払先、摘要、金額です。何のために支払ったのか、支払先や取引内容を明確にしておきましょう。勘定科目の欄がある場合は、会社で決められた科目を記入するか、空欄にしておいて経理担当者が正しい科目を記入します。
特に、接待交際費や会議費の扱いについて、会社独自に規定を設けているケースもあるため、判断に迷ったときは空欄のまま経理担当者の指示を仰ぎましょう。
3-2.複式簿記の原則に従う
伝票式会計の場合は、起票や複式簿記のルールに則って記入しなければなりません。しかし、領収書の代用に出金伝票を使う場合は、特に法的な決まりはありません。金銭を受領した側が発行する正式な領収書は証憑書類となりますが、領収書変わりの出金伝票にはそこまでの効力はないためです。
市販の出金伝票の書式にもこだわる必要はありません。会社独自に経費支払書を作成したり、社員がエクセルにまとめたりすることが多いでしょう。前述の必要事項を正しく記入してあれば十分です。
3-3.かかった経費のみを起票する
出金伝票には、実際の業務に必要な支出だけを記入します。経費が多ければ節税になるからと、業務に関係ないものまで出金伝票を使って経費申請するのはやめましょう。売上に対して、あまりにも多すぎる経費は怪しまれる原因になり、税務調査の対象となる可能性があります。
領収書のない高額の経費は、必ず証拠となるものを保管しておきましょう。伝票類の記入間違いに対しては、修正液や修正テープを使わず二重線で消して訂正印を押し、正しい文字を書き加えます。また、金額の前には￥マークを書いて改ざんされないようにしましょう。経理担当者以外は知らない場合があるため社員に周知しておくことが大切です。
4.経費処理上の出金伝票の注意点
領収書の代わりに出金伝票などで経費申請する場合、また、個人事業主が確定申告で経費計上する場合の出金伝票の注意点を解説します。
4-1.多用は避ける
通常は領収書がある場合のみ経費と認めるとしている会社が多いでしょう。やむを得ない慶弔費などは取引先との関係性などに鑑み、出金額の範囲を規定している会社もあります。ほとんど領収書がなく、出金伝票だらけだとあまりに疑わしいものです。
自分で書いた出金伝票では証憑とは認められず信頼性は低いと言わざるを得ません。必ず証拠となる書類を合わせて保管しましょう。出金伝票はいざというときのみ利用する程度にしたほうが無難です。
4-2.7年・10年間保管する
経理関係の伝票や帳簿は、決算が終われば廃棄してよいわけではありません。法律で保存期間が決められているため、勝手に捨てないよう気をつけましょう。法人税法では7年、会社法では10年の保管義務があります。
昨今では電子帳簿保存法に沿ってペーパーレスでデジタルデータ化して残す会社も増えています。経理部で保管ルールを作り、適切に管理することが大切です。
5.まとめ
出金伝票を領収書代わりに使うケースについて解説しました。昨今は在宅や直行直帰などのリモートワークが増え、経費申請業務がスムーズに進まない企業もあるでしょう。書類の手渡しやハンコをもらうためだけに出勤しなければならないという課題を抱えた企業もあるようです。
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