企業がビジネスを遂行する際には、さまざまな支出が発生します。経費に該当する費用を詳しく把握しないと、ビジネスに支障をきたすかもしれません。そのうえ、間違った方法で経費を計上すると、ペナルティを受ける可能性があります。
ここでは、企業の経理担当者に向けて、経費とはどのような費用か簡潔に解説します。経費の基礎から、経費計上の可否まで解説するため参考にしてください。
「経理担当者になってまだ日が浅いため、基本知識をしっかりつけたい！」
「法改正に関する情報収集が大変で、しっかりと対応できているか不安・・・」
「仕訳や勘定科目など、基本的なこともついうっかり間違えてしまうことがある」
などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。
特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。
そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
経理に関する基本情報をいつでも確認できる教科書のような資料になっております。資料は無料でダウンロードができ、毎回ウェブで調べる時間や、本を買いに行くコストも省けるので、ぜひ有効にご活用ください。
1.そもそも「経費」とは?
経費とは、企業が事業活動を行う際に発生する費用を指します。得意先を訪問する際の交通費、ペンやノートを購入した際の消耗品費など、ほかにも数多くの経費があります。計上できる経費が多いほど法人税を抑えられます。
2.「経費で落とす」の意味と仕訳の際の注意点
「経費で落とす」とは「経費として計上する」という意味です。なお、経理業務としての「計上」は「収入や支出を帳簿につけ、決算書に落とし込むこと」を意味します。経費であるか否かは、事業収入を得るための支出であるかがポイントです。
同じく収入を得るための支出として「原価」がありますが、原価は人件費や光熱費といった経費だけでなく、材料費なども含まれるため、混同しないようにしましょう。
また、購入した商品をそのまま販売する場合は、経費ではなく仕入として仕分けるため、こちらも間違えないように注意が必要です。
3.経費で落とすための条件
経費で落とすためには、該当する費用が「売上や収入を得るための費用」の場合に限られます。
税法により、経費の使用用途を証明するためには、領収書やレシートを保存する必要があります。ただし、電車の切符を買うときなど、領収書やレシートが発行されないケースも少なくありません。証明書がもらえなければ、出金伝票に必要事項を記入しましょう。
※参考：No.2210 やさしい必要経費の知識|所得税|国税庁
4.経費精算が必要な理由
企業を存続させ、納税義務を果たすためには、経費の把握が欠かせません。経費精算が必要な理由を解説します。
4-1.月次決算に必要なため
月次決算表を作成するためには、経費清算が必須です。月次決算は、企業の経営状態を把握するために毎月実施されます。
経理部門は、帳簿残高と実際残高に整合性や、帳簿の内容などを確認して、月次決算表を作成します。年次決算とは異なり、月次決算は義務ではありません。ただし、スピーディーな経営判断に向けて、多くの企業が月次決算を実施しています。
経費は従業員が立て替えている場合も多いため、出来るだけ早く精算しましょう。
4-2.法人税に影響するため
経費は法人税の控除対象です。適正な法人税を納めるために、国税庁が定めたルールに従い、正しく申請しましょう。法人税を引き下げようと、悪意ある偽装や隠蔽をしてはなりません。不正行為が発覚すると、国税庁からペナルティを受けます。
※参考：法人税｜国税庁
5.経費を計上するメリット
経費を計上すると、支払う法人税額が減るため間接的に利益が増えます。
法人税額は「法人所得×税率」で算出でき、法人所得は「益金－損金」です。また、益金は企業が得た収入であり、損金は経費を含む損失を指します。つまり、もれなく経費を計上するほど法人税額を抑えられ節税につながります。
6.経費に計上するデメリット
経費を計上すると節税できますが、経費が増えるほど赤字のリスクが高まります。また、計上する費用が増えるほど、経費であるか私的な出費であるかの判断に迷う時間も増えます。
経費に含めてよいかわからない費用については、税理士に相談しましょう。適当に処理をすると、不正計上とみなされる可能性があります。
7.経費になる費用
経費になる費用を具体的に紹介します。事業に関連する支出は経費として計上できるため、勘定科目ごとにわけて申請しましょう。
勘定科目は、支出の内容をわかりやすくするために設定されています。企業ごとに勘定科目の内容は異なるため、自社のルールを把握して帳簿をつけてください。
7-1.人件費
社員に支払う給与や賞与・福利厚生費・法定福利費・残業代・退職金など、社員を雇用する際に発生する費用が人件費です。福利厚生費と法定福利費については、のちほど詳しく解説します。
7-2.接待交際費
取引先や得意先とのやり取りで発生する費用が、接待交際費です。接待交際費の例として、打ちあわせや接待などの飲食代や、冠婚葬祭の香典や祝い金などが挙げられます。接待交際費は不正計上が起きやすいため、証明書を確実にチェックしましょう。
7-3.旅費交通費
業務にかかわる移動や宿泊が発生した場合は、旅費交通費として仕訳をします。バスや電車などの公共交通機関に支払った料金・タクシー代・駐車場代・レンタカーの代金・ホテルへの宿泊費などが、旅費交通費として挙げられます。
7-4.通信費
通信費は、業務上の通信にかかわる費用です。スマートフォンの端末代・インターネット料金・切手やはがきの購入費用・電話代などが通信費に含まれます。なお、個人のスマートフォンを業務に利用していると、業務利用と私的利用の線引きが難しくなります。
7-5.出張費
出張費とは、出張にかかる費用です。往復の交通費・宿泊費・出張手当などが出張費に該当します。出張費を旅費交通費に含める企業もあります。重複して経費計上しないよう気をつけましょう。
7-6.消耗品費
業務用品や消耗品に対して支払う費用のうち、10万円未満のものが消耗品費となります。10万円以上を支払う場合でも、使用可能な期間が1年未満であれば消耗品費として扱えます。10万円を超えたり、使用期間が1年を超えたりする場合は、固定資産として減価償却が必要です。
例えば、固定資産には車両や建物、パソコン等が該当します。また、原価償却が発生する固定資産のうち、10万円以上30万円未満のものに関しては、備品の勘定科目で仕訳されます。
また、消耗品等を購入した際、大量購入による割引やポイント還元などで値引きが行われることもしばしばあります。値引きが発生した場合も、値引きに対して適正に処理して、本来支払った金額だけを計上するようにしましょう。
7-7.研究開発費
研究開発費とは、計画的な調査や探求・新しい商材や生産プロセスの検討をする際に発生する費用です。知見を得るために参加するセミナーやイベントへの出席料も、研究開発費に含まれます。
7-8.福利厚生費
福利厚生費には「法定福利費」と「法定外福利費」の2種類があります。社員の慰労や健康のサポートなどを目的とした福利厚生費は、法定外福利費です。健康診断の費用・社員旅行の費用・慶弔費用・新年会や忘年会といった懇親費用などは、法定外福利費に含まれます。
7-9.法定福利費
法定福利費の項目は法律で決められており、企業は必ず支払わねばなりません。代表的な法定福利費として、厚生年金保険・介護保険・健康保険・雇用保険・労災保険などが挙げられます。
7-10.新聞図書費
新聞図書費とは、社員が情報を得るための費用です。新聞図書費には、書籍・業界専門の定期購読雑誌・新聞などの購入費用や、有料メルマガ会員の登録料などが挙げられます。
7-11.広告宣伝費
広告や宣伝に使う費用が広告宣伝費です。新聞・ポスター・テレビ・インターネットなどに広告を掲載する費用は、広告宣伝費に該当します。
7-12.修繕費
修繕費とは、機器や店舗などを修繕した際に発生する費用です。もとの機能を上回る状態にする場合は、修繕費とはみなされません。
これらの勘定科目ごとに仕訳を行い、正しく経費を計上していきます。経費の種類もさまざまで勘定科目ごとに適切に処理しないとミスが発生し、不正会計など会社全体に大きな影響を与えかねません。
7-13.地代家賃
営業所やオフィスの家賃や地代も経費に含まれます。ただし、自宅で事業を行っている場合、家賃を払っている場合以外は経費として計上出来ない為、注意しましょう。
当サイトでは「経理1年目の教科書＜法律/経費精算編＞」を無料で配布しており、基本的な経費や勘定科目、仕訳などの基礎知識から、経理担当者であれば知っておきたい法律知識などをまとめております。経理担当者としてまだ日が浅い担当者であれば大変参考になる内容となっておりますのでぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。
8.経費を削減するには？
経費は節税の対策として用いられることもありますが、経費が多いと利益が少なくなってしまい財政上良くない状態とみなされます。
不要な経費を削減し、労働生産性の向上、業務効率化を実現することができる場合もあります。
8-1. 社内の経費を見直す
社内の営業活動で削減できる経費として、接待費や交通費があります。
本当に必要な接待費だったのか、不要な部分でタクシーを使っていないかなど、不要な経費が使われていないか、確認してみましょう。
使っていない車両や建物がないか見直すことも有効です。それぞれ固定資産税がかかるため所有しているだけで支出が発生します。不要な固定資産を手放すことも経費削減に繋がります。
8-2. 経費精算ソフトを導入
経費精算ソフトを用いることも、経理業務の経費削減に繋がります。
経費精算ソフトを導入することで、紙や印刷費といった消耗品費が削減できるだけでなく、申請や承認のフローにかかっていた業務時間の削減や、経費精算にかかっていた経理担当者の人件費も削減することが可能です。
9.経費は不正にならないように正しく計上しよう
経費にはあらゆる費用が該当します。経費を多く計上するほど法人税を減らせます。ただし、不正計上が発覚するとペナルティの対象になります。経費は企業ごとに勘定科目を明確にし、適切に計上しましょう。
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