電子帳簿保存法は2022年に改正され、電子取引における電子データの保存が義務化されました。2023年12月31日までは猶予期間が設けられていますが、できるだけ早い対応をしなくてはいけません。そのためには、電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージの利用がおすすめです。
本記事では、電子帳簿保存法対応のクラウドストレージのメリットや選び方を解説します。
「電子帳簿保存法は理解できたが、何からはじめたら良いかわからず困っている」
「電子帳簿保存法に対応できるシステムを探しているが、何が良いかわからない」
「電子帳簿保存法に対応したいが、具体的な対応方法がわからない」
電子帳簿保存法への対応は問題なく、進んでおりますでしょうか。 気づかないうちに法律に違反して、企業の社会的信頼を失わないためにも、電子帳簿保存法への対応方法と注意点を理解しておくことが大切です。 jinjerでは、電子帳簿保存法に対応でき、あわせて業務効率化にもつながる「電帳法プラン」を提供しています。「電帳法プラン」では、書類の保管はもちろん、 電子契約の締結や経費精算も可能です。 電子帳簿保存法の対応に不安をお持ちの方は、ぜひ資料をダウンロードしてご覧ください。
目次
1. 電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージのメリット
クラウドストレージの利用は企業の間では徐々に広まっています。NTT西日本の調査によると、50％ほどの企業でクラウドストレージが導入されているようです。クラウドストレージを使うメリットを知っておきましょう。
1-1. 帳簿の保存がしやすくなる
クラウドストレージで帳簿を保存する方法は非常に簡単です。ファイルをアップロードするだけでよいため、アナログな方式よりも手間がかかりません。社内で書類やデータを保存する際の管理や整理業務も不要です。また、クラウドストレージは必要に応じて容量を増やすことができます。保管場所や空き容量に悩むこともなくなります。
1-2. 社外からも確認ができる
クラウドストレージはパソコンのほかにも、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。出張先や自宅からも操作ができるため、帳簿の閲覧やアップロードのためだけに会社に行く必要がなくなります。セキュリティへの意識が必要ですが、上手に活用すれば業務を効率化できるでしょう。
1-3. 多様化する働き方に対応できる
近年はテレワークやリモートワークを導入する企業が増え、働き方も多様化し始めています。クラウドストレージは前述したように社外からもアクセスできるため、場所にとらわれない働き方にも対応しやすいです。これからのビジネスを担う若い世代は、クラウドサービスの利用が当然になっています。クラウドストレージの導入は、そうしたデジタルネイティブな世代にも評価されやすいです。
1-4. データの破損リスクが低い
クラウドストレージはインターネット上にデータが保存されています。そのため、会社のパソコンやサーバーが破損した場合や、災害に遭った場合でもデータは破損しません。ログインすればほかの端末から今までと同様にデータを確認できます。また、バックアップ機能によってファイルの復元も可能です。誤操作によるファイルの削除や破損も防げます。
1-5. 最新のシステムを使える
クラウドストレージのシステムは、オンラインで常に最新の状態にアップデートされています。アップデートは自動で行われるため、会社側で管理やメンテナンスを実施する必要はありません。また、アップデートには費用がかからないのが一般的です。機能面やセキュリティ面で最新のバージョンを使えるため、便利で安全な管理がしやすくなります。
2. 電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージの選び方
電子帳簿保存法への対応を目的としてクラウドストレージを導入する場合は、電子帳簿保存法に適応したサービスを選ぶ必要があります。選ぶときは以下の点を確認しましょう。
2-1. タイムスタンプへの対応
電子帳簿保存法では、紙のデータをスキャンして保存した場合はタイムスタンプを付与しなくてはいけません。これはデータの改ざんを防ぎ、書類が正規のものであることを証明するシステムです。そのため、クラウドストレージにもタイムスタンプを付与できるシステムが求められます。
2-2. OCRシステムの有無
OCRシステムとは紙に書かれた文字をスキャンして読み取る機能です。画像データとしてではなく、テキストデータとして内容を認識できるようになり、ワード検索にも対応できます。電子帳簿保存法では、保存したデータを素早く検索できる検索要件を満たさなくてはいけません。OCR機能がないと手動と目による確認で検索することになります。保存する帳簿データが多い場合は必要性を十分に検討しましょう。
2-3. JIIMA認証の有無
JIIMA認証は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度です。市販の会計システムやスキャナソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしていることを証明するもので、JIIMA認証があるオンラインストレージは電子帳簿保存法に適合しています。JIIMA認証がないオンラインストレージでも電子帳簿保存法に適合しているものはありますが、より確実でスムーズな保存体制を作るにはJIIMA認証を重視するとよいです。
2-4. 対応できる書類の種類
クラウドストレージのシステムはさまざまで、対応している書類にも違いがあります。一部の書類に特化したものや、信憑書類をすべてカバーするものなど、サービスごとに個性が違います。保存したい帳簿の種類と、クラウドストレージが対応している書類が一致しているか十分に確認するようにしましょう。
2-5. セキュリティレベル
クラウドストレージに保存される帳簿データは、契約書や領収書、請求書など重要なものばかりです。そのため、不正アクセスによる情報流出には十分な注意が必要です。クラウドストレージを選ぶ際もセキュリティレベルが高いものを優先し、暗号化や二段階認証、IPによる制限などへの対応をチェックしましょう。
2-6. バックアップの頻度
クラウドストレージの利用はデータを守ることにつながります。しかし、100%データの消失が発生しないとは言い切れません。そのようなトラブルにも対応できるように、バックアップ機能にも注目しましょう。バックアップ機能の有無とバックアップを実施する頻度を確認し、万全の体制をとっているサービスを選んでください。
3. 電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージの導入方法
クラウドストレージの導入では、社内システムに手を加える必要はありません。そのため、比較的簡単に導入できます。クラウドストレージを初めて導入する際の手順をみていきましょう。
3-1. クラウドストレージへの移行計画を立てる
まずはクラウドストレージにデータを移行する計画を立てます。移行したいデータの容量やクラウドストレージに求めるシステム、予算に加えて、必要に応じて専用システムの構築なども考えなくてはいけません。また、クラウドストレージへの移行に必要な人員の確保や、全社員への周知なども計画しておきましょう。
3-2. サービスの評価と選定をする
移行計画を進めるのと並行して、利用するクラウドストレージの評価と選定も必要です。必要なシステムやセキュリティ性能など、電子帳簿保存法への対応と自社が求めるシステムの両方を満たしているサービスを見つけましょう。
3-3. クラウドストレージへの移行をする
クラウドストレージの利用契約をし、利用可能な状況になったら移行を実施します。保存されているデータが多いほど移行作業は時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。時間的・人的な余裕を確保して作業するようにしましょう。
3-4. 事後評価をする
クラウドストレージを実際に使い、事前評価と比較します。また、社員へのヒアリングやアンケートを行い、クラウド化の効果を把握し、課題を見つけることも重要です。
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4. 電子帳簿保存法への対応はクラウドストレージが便利
電子帳簿保存法におけるデータ保存義務の猶予期間は2023年12月31日で終了します。その後は正しく保存ができていないと、罰則が発生する恐れがあります。まだ対応できていない場合は、早急に準備を始めなくてはいけません。電子帳簿保存法の要件を満たしたクラウドストレージを使えば、比較的簡単に対応ができます。会社が求めるシステムやセキュリティレベルに注意して、自社に適したサービスを選びましょう。
「電子帳簿保存法は理解できたが、何からはじめたら良いかわからず困っている」
「電子帳簿保存法に対応できるシステムを探しているが、何が良いかわからない」
「電子帳簿保存法に対応したいが、具体的な対応方法がわからない」
電子帳簿保存法への対応は問題なく、進んでおりますでしょうか。 気づかないうちに法律に違反して、企業の社会的信頼を失わないためにも、電子帳簿保存法への対応方法と注意点を理解しておくことが大切です。 jinjerでは、電子帳簿保存法に対応でき、あわせて業務効率化にもつながる「電帳法プラン」を提供しています。「電帳法プラン」では、書類の保管はもちろん、 電子契約の締結や経費精算なども可能です。 電子帳簿保存法の対応に不安をお持ちの方は、ぜひ資料をダウンロードしてご覧ください。
