電子帳簿保存法に準じた領収書の保存方法や注意点を紹介

領収書は商品やサービスの対価として金銭が支払われたことを示す重要な書類です。企業は領収書を一定期間保存する必要があります。

領収書の保存作業を効率化できるのが、電子化です。

この記事では電子帳簿保存法に準じた領収書の保存方法や注意点について解説します。

1. 電子帳簿保存法に準じた領収書の保存方法

電子帳簿保存法に準じて領収書を保存するには、次のどちらで受領したかで方法が異なります。

• 紙の領収書で受領したケース
• 電子データとして受領したケース

なお、改正電子帳簿保存法によって従来必要であった、税務署への事前の承認申請が不要になったため、企業は領収書の電子保存に取り組みやすくなっています。

1-1. 紙の領収書で受領したケース

紙の領収書で受領した場合、そのまま紙で保存するか、スキャンしてスキャナ保存するかのいずれかの方法で保存します。

スキャナ保存する方法はスキャナを使用する以外にもあります。スマートフォンで撮影した画像も電子データとして保存可能です。

スキャナ保存するためには、次のように解像度や階調をはじめとした多くの要件を満たす必要があります。

• 最長2カ月とおおむね7営業日以内の入力
• 200dpi以上の解像度で保存
• 赤・緑・青それぞれ256階調で保存
• タイムスタンプを付与
• 解像度及び階調情報を保存
• 画像の大きさ情報の保存
• 訂正や削除の履歴や内容が確認可能
• 入力者など情報が確認可能
• スキャンした領収書と帳簿との関連性が確認可能
• 14インチ以上のカラーディスプレイの備え付け
• 整然・明瞭な出力が可能
• システムの開発関係書類等の取り付け
• 検索機能の確保

なお、従来の電子帳簿保存法では領収書の原本を保存する必要がありました。しかし、2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法によって、適切にスキャンできていれば原本は破棄できるようになっています。

参照：「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」｜国税庁

参照：「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」P12｜国税庁

1-2. 電子データとして受領したケース

電子帳簿保存法において領収書をPDFをはじめとした、電子データで受領した場合は、そのまま保存可能です。PDFをはじめとした電子データとしてそのまま領収書を保存する場合は次のような要件を満たす必要があります。

なお、領収書をはじめとして、電子データで受領した書類は、紙での保存が2024年1月1日から禁止されます。そのため、領収書へのタイムスタンプ付与などの要件を満たして、電子データとして保存するようにしましょう。

とはいえ、領収書を電子化する準備ができておらず不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する基礎知識はもちろん、領収書などの書類を電子帳簿保存法に対応した形でどのように電子保存すればよいかを図解つきでわかりやすく解説しております。電子帳簿保存法に対応したいと考えている担当者にとっては大変参考になる資料となっているのでぜひこちらからご覧ください。

参照：「電子取引データの保存方法をご確認ください」｜国税庁

2. 領収書を電子保存するメリット

領収書を電子保存することで、次のようなメリットを得られます。

• 領収書の保存スペースを省スペース化できる
• 領収書の検索が容易になる
• 経費精算業務がスムーズに行える
• 領収書の紛失を防止できる

2-1. 領収書の保存スペースを省スペース化できる

紙の領収書はファイリングして、専用のキャビネットなどに保存する必要がありました。法人の場合、領収書を7年から10年保存しなければなりません。

そのため、紙で管理していると保存スペースを多く占めてしまう可能性があります。

一方、領収書を電子保存することで、保存スペースを省スペース化可能です。領収書の保存スペースを省スペース化できたことで縮小移転による賃料の軽減にもつながります。

参照：「帳簿書類等の保存期間」｜国税庁

2-2. 領収書の検索が容易になる

領収書を紙で保存している場合、領収書を確認するにはファイルの中から該当の書類を探し出す必要があります。

一方、領収書を電子保存すれば、日付、金額、取引先で簡単に検索可能です。紙で保存していたときよりも、管理にかかる業務を軽減できます。

2-3. 経費精算業務がスムーズに行える

領収書の電子化とあわせて経費精算システムを導入することで、経費精算業務をスムーズに行えるようになります。

従来の経費精算は、従業員から手渡された経費精算書と領収書を精査して、誤りが見つかれば、従業員に修正を依頼する必要がありました。

しかし、領収書の経費精算システムを導入すれば、確認作業や差し戻し作業がシステム上で完結するため、経費精算業務を簡略化できます。

また、スマートフォンなどで撮影した領収書で申請できるため、従業員は外出先からでも経費精算の申請を行えます。

2-4. 領収書の紛失を防止できる

紙の領収書で保存している場合、適切に管理していないと紛失や流出してしまうかもしれません。

領収書を電子化すれば、データを削除してしまう、サーバーがダウンしてしまうといったトラブルがない限り、領収書の紛失や流出を防げます。

3. 領収書を電子保存するときの注意点

領収書を電子保存することで、省スペース化や管理のしやすさといったメリットにつながります。しかし、領収書を電子保存する際は、次のような注意点があることを把握しておきましょう。

• 導入にコストが発生する
• 社内規程を整備する必要がある

3-1. 導入にコストが発生する

領収書を電子保存するためには、スキャナやハードディスクなどを導入する必要があります。また、経費精算業務を効率化するためには、経費精算システムの導入も欠かせません。

そのため、領収書の電子保存で得られるメリットとコストとのバランスを考慮して取り組むようにしましょう。

3-2. 社内規程を整備する必要がある

領収書を電子保存するには、電子帳簿保存法に則る必要があります。そのため、スキャナ保存するための社内規定、電子取引データを保存するための社内規定の整備が求められます。

電子帳簿保存法は改正されたことによって要件が緩和された一方、不正が発生するリスクも高くなりました。改正によってスキャナ保存、電子取引データ保存で不正があった場合は重加算税が10％加重される措置が取られています。

このような不正リスクを防ぐためにも、社内規定の整備が必要です。

参照：「電子帳簿保存法が改正されました」P3,4｜国税庁

4. 領収書は電子保存することで業務の効率化につながる

領収書を電子保存するための要件は、紙の領収書で受領したケースと電子データとして受領したケースとで異なります。領収書を電子保存する際はそれぞれの要件を満たすようにしましょう。

領収書を電子保存することで、保存スペースの省スペース化、経費精算業務の効率化などにつながります。領収書を電子保存する際は不正が発生しないように、社内規定を整備しておきましょう。