電子帳簿保存法に準じた注文書の保存方法をわかりやすく解説

企業が取引を依頼をする場合、取引の依頼を受けた場合に用いられるのが注文書です。注文書は取引の度に発生するのが一般的なため、やり取りされる量は多くなるでしょう。このような注文書も電子帳簿保存法の対象になっています。

この記事では電子帳簿保存法に準じた注文書の保存方法とメリット、注意点を解説します。

1. 電子帳簿保存法に準じた注文書の保存方法

電子帳簿保存法に準じた注文書（発注書）の保存方法は次の3つのケースで異なります。

• 紙で受領した注文書
• 紙で発行した注文書
• メールやクラウドサービスなどで受領した電子データの注文書

それぞれの保存方法は次のとおりです。

1-1. 紙で受領した注文書

紙で受領した納品書は、そのまま紙で保存するかスキャンして電子データとして保存するかという方法があります。ただし、スキャンして電子データとして保存するには次のような要件を満たす必要があります。

• 最長2カ月とおおむね7営業日以内の入力
• 200dpi以上の解像度で保存
• 赤・緑・青それぞれ256階調で保存
• タイムスタンプを付与
• 解像度及び階調情報を保存
• 画像の大きさ情報の保存
• 訂正や削除の履歴や内容が確認可能
• 入力者など情報が確認可能
• スキャンした領収書と帳簿との関連性が確認可能
• 14インチ以上のカラーディスプレイの備え付け
• 整然・明瞭な出力が可能
• システムの開発関係書類等の取り付け
• 検索機能の確保

参照：「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」｜国税庁

1-2. 紙で発行した注文書

注文書は受領するだけではありません。自社が注文書の発行側になり、送信するケースもあります。注文書を発行した場合は、注文書控えを保存しておきましょう。紙で発行した注文書の控えは紙で保存するか、スキャンして電子データとして保存します。また、パソコンなどで電子的に作成した注文書であれば、システム内にそのまま電子データとして保存することも可能です。

1-3. 電子データで受領した注文書

メールやクラウドサービスなどを介して、電子データで受領した注文書はそのまま電子データとして保存しましょう。従来はプリントアウトしての保存も可能でした。しかし、改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行されたことで、2024年1月から電子データでのみしか保存できなくなります。

2023年12月31日まではプリントアウトしての保存も可能ですが、早めに電子データでの保存に対応できるようにしておきましょう。

電子データで受領した注文書をそのままデータで保存するには、次のような要件を満たす必要があります。

参照：「電子取引データの保存方法をご確認ください」｜国税庁

とはいえ、電子帳簿保存法にすぐ対応できる準備は整っていない、そもそも電子帳簿保存法にどう対応したら良いかわからないという担当者のかたもいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法の基礎を図解で解説しており、また具体的にどうやって電子帳簿保存法に対応したら良いかも詳細に記載しています。電子帳簿保存法に問題なく対応したいと考えている担当者にとっては大変参考になる資料となっておりますのでこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

2. 注文書を電子保存するメリット

注文書を電子保存することで次のようなメリットにつながります。

• 保管にスペースをとらない
• 過去の注文書をすぐ探せる
• 働き方改革の推進

2-1. 保管にスペースをとらない

紙の注文書で保存していると、保管にスペースをとってしまいます。一方、電子データでサーバーやクラウド上に保存すれば、保管にスペースをとりません。

また、紙で保管している場合、キャビネットやプリントアウトにかかる費用、管理する従業員の人件費など長期的にみると多くのコストが発生してしまいます。しかし、電子データであれば保管にかかる費用も抑えることが可能です。

2-2. 過去の注文書をすぐ探せる

紙の注文書で管理していると、過去の注文書を探すのに時間がかかってしまうかもしれません。注文書を電子データとして保存すれば、検索機能を活用することでスピーディに過去の注文書を探し出せます。

2-3. 働き方改革の推進

注文書の電子化にあたって専用のシステムを導入することで、働き方改革の推進につながります。紙の注文書の場合、押印や郵送のために出社する必要がありました。一方、専用のシステムであればインターネット環境が整っていれば利用可能です。そのため、テレワークをはじめとしたさまざまな働き方に対応できます。

3. 注文書を電子保存するときの注意点

注文書を電子保存する際は次のような点に注意しましょう。

• 金額の記載がない注文書も電子保存する
• 不正や改ざんの防止策を講じる
• 注文書・発注書呼び名を統一する

3-1. 金額なしの文書も電子保存する

注文書のなかには商品やサービスの数量が記載されていても、金額が記載されていない書類もあります。このように金額が記載されていない注文書を電子データで受領するかもしれません。その際は金額が記載されていなくても、電子保存が必要です。

なお、電子保存するには「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする必要があります。金額の記載がない注文書であれば、0円と記載しておきましょう。

3-2. 不正や改ざんの防止策を講じる

注文書を電子保存するには、不正や改ざんを防止する策を講じましょう。たとえば、注文書の保存についてのルールを策定して、関係する従業員に周知を徹底します。

電子保存において不正や改ざんが発生すると、重加算税が加重されてしまうため、社内のルール整備は重要なポイントです。

3-3. 注文書・発注書呼び名を統一する

注文書は顧客の依頼の意思を示す書類です。企業によっては注文書を発注書と呼ぶケースがあります。発注書も注文書と同じく、顧客が依頼の意思を示す書類です。注文書、発注書どちらでも意味は同じですが、企業内で呼び名を統一するようにしましょう。呼び名が統一されていないと、電子保存をし忘れるといったトラブルにつながりかねません。

4. 注文書を電子化することでさまざまなメリットが生まれる

注文書を電子帳簿保存法に準じて保存する方法は、紙で受領した注文書か電子データで受領した注文書か、自社で作成した注文書かで異なります。

注文書を電子保存することで、保管スペースの削減や業務の効率化、働き方改革の推進につながります。なお、注文書は金額の記載がない場合であっても電子保存しましょう。また、不正や改ざん防止策を講じる、注文書・発注書の呼び名を統一するといったことにも注意が必要です。