電子帳簿保存法における要件は？具体的な保存方法も紹介

電子帳簿保存法は1998年に制定されて以来、何度も改正されてきました。2022年1月からは改正電子帳簿保存法が施行されています。電子帳簿保存法では電子データの保存要件が定められていて、改正によって大きく緩和されました。

この記事では電子帳簿保存法の保存要件や保存方法について紹介します。

1. 電子帳簿保存法に準じた電子データの保存要件

国税庁の発表に基づく電子データの保存要件は次のとおりです。

※１ 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち②③の要件が不要です（後述のスキャナ保存及び電子取引についても同様）

※２ “優良”の要件を全て満たしているときは不要です

［引用］国税庁：電子帳簿保存法が改正されました P2

優良な電子帳簿の要件に沿って、電子データを保存している場合、過少申告加算税の軽減措置や青色申告の特別控除額が増額されるといった優遇措置を得られます。上記の保存要件は、2022年の電子帳簿保存法改正によって緩和されています。

1-1. 検索要件の緩和

電子帳簿保存法の改正以前、検索要件は電子帳簿や電子書類によって異なりました。しかし、2022年に施行された改正電子帳簿保存法によって検索要件の緩和があり、「取引年月日・取引金額・取引先」のみ設定すれば要件を満たすことになりました。

電子帳簿保存法における取引年月日とは、請求書や受領証といった書類に記載された日付です。たとえば、請求日付が6月30日と記載されている請求書を7月1日にメールで受領したとします。この際の取引年月日は受領した7月1日ではなく、請求書に記載された6月30日です。

また、税務署の職員からの電子書類ダウンロードの要求に応じられる場合は、範囲指定検索や組み合わせ検索の要件も不要です。

1-2. 内容の訂正・削除履歴がわかるシステムを使用すればタイムスタンプが不要に

電子帳簿保存法における真実性の確保という要件を満たすには、タイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、クラウド型をはじめ、内容の訂正や削除履歴がわかるシステムを利用することで、タイムスタンプの付与は必要なくなっています。

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2. 電子帳簿保存法に準じた電子データの保存方法

電子帳簿保存法に準じた電子データの保存方法は次の3通りです。

• 電磁的記録での保存
• 紙データをスキャンして保存
• 電子取引データの保存

2-1. 電磁的記録での保存

電磁的記録とはパソコンで作成したデータを保存することを指します。保存する媒体はDVDやハードディスクだけではありません。クラウドサービスによってサーバーに保存したデータも電磁的記録に当てはまります。

電磁的記録で保存する場合は次のような要件を満たす必要があります。

• 訂正や削除などの履歴が判断できるシステムを使用する
• 使用するシステムの説明書を備えておく
• ディスプレイやプリンタを備えておく
• データを検索できるようにしておく

2-2. 紙データをスキャンして保存

注文書や請求書といった書類はスキャンして保存可能です。スキャナによる保存は電磁的記録よりも、データの改ざんリスクが高いため、要件が厳しく設けられています。スキャナ保存の要件は主に次のとおりです。

• 速やかに入力できる環境を整える
• 条件に応じたシステムを利用する
• 国税庁の指針に沿った社内の規定を作成する
• 可視性を確保する
• データを検索できるようにしておく
• 解像度の規定を満たす

これまでは解像度の要件として、スキャナで読み取った際の解像度や階調、大きさを記録する必要がありました。しかし、2023年度の税制改正によって解像度、階調、大きさの記録が不要になっています。なお、200dpi以上の解像度で原則としてカラー画像といった規定には変化はないので注意しましょう。［注1］

［注1］国税庁：電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜

2-3. 電子取引データの保存

請求書や領収書などを電子データで受領した場合、電子取引データとして保存する必要があります。電子取引データとして保存するためには、次のような条件を満たす必要があります。

• タイムスタンプを付与するなど改ざん防止のための措置をとる
• ⽇付・⾦額・取引先で検索できるようにする
• ディスプレイやプリンタなどを備え付ける

3. 電子帳簿保存法の保存要件を満たすうえでの注意点

電子帳簿保存法の保存要件は、2022年施行の改正電子帳簿保存法によって緩和されています。以前は電子帳簿保存法の承認を受けるために、税務署長の事前承認を届け出る必要がありました。もし、過去に事前承認を届けている場合、引き続き改正前の要件で保存をする必要があるので注意しましょう。改正後の要件で保存するためには、承認を取りやめる届出を提出しなければなりません。

3-1. 社内の規程も整備する

電子帳簿保存法の保存要件を満たすためには、社内の規定を整備する必要があります。電子帳簿保存法の要件を正しく理解して保存するためにも社内規定を設けましょう。また、社内規定は不正の発生を防ぐのにも効果が期待できます。

4. 電子帳簿保存法の要件は緩和されてきている

電子帳簿保存法の要件は、2022年施行の改正電子帳簿保存法によって緩和されました。具体的には、検索要件やタイムスタンプの付与などが緩和されています。しかし、過去に帳簿保存の事前承認を受けている場合は、従来の方法で保存する必要があるので注意が必要です。また、保存要件を満たして適切に電子データを保存するためにも、社内規定を設けましょう。