電子帳簿保存法とは？改正のポイントや罰則について徹底解説

電子帳簿保存法による電子データ保存の義務化は、2024年から本格的に始まります。宥恕（ゆうじょ）措置が終わり、新たに猶予措置が整備されるものの、いずれは電子データの保存が必須の時代がやってくるでしょう。経理担当者は保存ルールや管理方法を十分に理解しておかなくてはいけません。

本記事では電子帳簿保存法の改正内容を改めて確認し、廃止や緩和内容と罰則について解説します。

1. 電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法の改正や義務化後の罰則を知る前に、どのような法律なのか正確に理解しておきましょう。電子帳簿保存法の基本と2024年からの義務化、変化した宥恕措置について解説します。

1-1. 国税関係帳簿書類の電子データ保存に関する法律

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子データ保存を義務化し、その要件を定める法律です。領収書や契約書、各種明細などの信憑書類を電子データで保存する際に、守らなくてはいけません。

電子帳簿保存法が施行された背景には、納税者が抱える書類保存の負担があります。領収書や請求書、現金出納帳などの信憑書類は、原則として7年間の保存が義務付けられています。そのため、紙の書類や帳簿のまま保存している場合、保管場所や管理の負担が大きく、それを改善する目的で電子帳簿保存法が制定されました。

1-2. 2024年からはデータ保存の義務が本格化する

電子帳簿保存法が制定されたのは1998年で、その後2016年と2020年に改正されています。2020年の改正では、電子取引（領収書や請求書などの信憑書類を電子データでやり取りする取引）において、書類のデータ保存が義務化されました。改正までは、電子データで受け取った書類をプリントアウトして保存することが認められていました。しかし、改正後はこの保存方法が認められず、電子データのまま保存しなくてはいけません。

この電子データ保存の義務化には、2年の猶予期間（宥恕措置）が設けられています。そのため、2023年12月末日までは対応が間に合わなくても宥恕措置が受けられます。

1-3. 令和5年度税制改正大綱で宥恕措置に変化があった

財務省発表の令和5年度税制改正大綱では、宥恕措置の内容が電子帳簿保存法の本則に盛り込まれる変化がありました。[注1]

その内容を簡単にまとめると「やむを得ない理由があり、管轄の税務署長が認める場合で、特定の要件を満たす場合は今までどおり紙に出力して保存することを認める」ということになります。特定の要件というのは「ダウンロードの求めと出力書面の提示、提出に応じられる場合」です。

この改正によって、宥恕措置は予定どおり2023年末日で廃止されますが、その後も条件を満たせば今までと同じ保存方法が可能になりました。しかし、国が取引情報の電子化を推進していることに変わりはありません。企業側にもメリットがあるため、可能な範囲で電子データへの移行を検討したほうがよいでしょう。

ここまで読んでそもそも電子帳簿保存法がどんな法律なのかよくわかっていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
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[注1]財務省：令和5年度税制改正大綱

2. 電子帳簿保存法の改正ポイント

電子帳簿保存法は2020年の改正により、さまざまな要件が緩和されました。電子データへの移行がしやすくなったため、改正のポイントを知っておきましょう。なお、国税庁の電子帳簿保存法一問一答（Q&A）で、より詳しい内容が解説されています。[注2]必要に応じてそちらも参考にしてください。

[注2]国税庁：電子帳簿保存法一問一答（Q&A）

2-1. 税務署長による事前承認制度の廃止

改正前の電子帳簿保存法では、電子帳簿の保存やスキャナ保存を始める前に、管轄の税務署長へ申請し、承認が必要でした。電子データ保存を始める3カ月前までに届け出る必要があり、システムの導入と承認を受けるスケジュールの管理が企業の負担になっていました。改正後はこの制度が全面廃止になり、事前承認を受けずに電子データ保存への移行ができます。

2-2. 適正事務処理要件の廃止

紙の書類をスキャナで読み込んで保存するスキャナ保存では、スキャニングを行う際の不正防止目的で多くの要件が設定されていました。要件には相互けん制体制や定期的な検査の実施、紙の原本をチェックして保存する規定などがあり、企業側の負担がありました。

改正後は必須規定が廃止され、企業側に求められる要件が減っています。

2-3. タイムスタンプの要件の緩和

電子帳簿保存法に則って電子データを保存する場合は、タイムスタンプが求められます。この規定に変化はありませんが、タイムスタンプの要件は緩和されているので、確認しましょう。

改正前は信憑書類の受領後、3営業日以内に受領者の自署やスキャナによる読み込み、そしてタイムスタンプの付与までを行う必要がありました。この期限が2カ月に緩和され、受領者の自署も不要となっています。また、訂正や削除の履歴を残すか、訂正や削除ができないシステムの場合は、タイムスタンプが不要というルールも追加されました。

2-4. 検索要件の緩和

改正前の電子帳簿保存法では、保存した電子データの検索要件が厳格に定められていました。たとえば、取引年月日や勘定科目など国税関係帳簿の記録項目による検索や、日付と金額は範囲検索ができること、2つ以上の条件検索が可能であることなどが盛り込まれていました。

改正後はこれらの検索要件が緩和され、取引年月日・取引金額・取引先のみで検索できればよいとされています。税務署からのダウンロードに応じられる場合は、範囲指定や条件を組み合わせた検索システムは不要です。

しかし、この緩和によって不正を抑止する目的で罰則が制定されています。廃止や緩和はされましたが、正確かつ確実なデータ保存が必要であることに変わりはありません。

3. 電子帳簿保存法に違反したときの罰則

データの保存要件や検索要件を満たさない保存方法や、保存期限が過ぎている場合など、電子帳簿保存法に違反すると罰則が発生します。3つの罰則を知っておきましょう。

3-1. 青色申告承認の取り消し

青色申告が取り消されると、特別控除がなくなることや、赤字額と黒字額の相殺ができなくなるなど、税金に関連するデメリットが発生します。また、企業としての信頼を失う可能性もあるでしょう。電子帳簿保存法に違反しても、必ずしも青色申告の承認が取り消されるわけではありません。しかし、電子データ以外が残っていない場合や取引の事実が確認できない場合は、罰則として科される可能性があります。

3-2. 推計課税・追徴課税の発生

青色申告の承認が取り消されると、最大65万円の特別控除がなくなります。さらに取引の実態が証明できず、帳簿にも不備が多い場合は推計課税が発生する恐れがあります。推計課税は、税務署が税額を推定して所得税や法人税を課税する方法です。特別控除がなくなり、推計課税も発生すると税額が大幅に増えることもあります。電子データの改ざんや隠ぺいがあった場合は、さらに追徴課税が発生するでしょう。

3-3. 会社法による過料の発生

電子帳簿保存法の違反にともない、社会法でも何らかの違反をしている場合は別途罰則が発生することがあります。会社法では第976条により、帳簿や書類の保管規定を守らなかった場合は100万円以下の過料が発生すると定められています。[注3]

推計課税や追徴課税とは別に、この過料も発生する可能性があります。

[注3]e-Gov法令検索：会社法

4. 電子帳簿保存法の改正内容を理解して迅速に対応しよう

電子帳簿保存法は改正によって求められる要件が緩和され、対応しやすくなりました。宥恕措置が本則に盛り込まれ、条件を満たせば今までと同じ保存方法も可能ですが、国が電子データによる保存を強く推進しています。そのため、いずれは宥恕措置がなくなる可能性もあるでしょう。また、2024年からは電子データによる保存が義務化されることに変更はありません。電子データへの移行は企業側の業務も効率化できるため、できるだけ早く対応することが望ましいです。