懲戒処分をおこなう際の4つの基本ルールをご紹介【労務に携わる人事担当者向け】

企業の人事担当者の方は、人材採用や人材育成だけではなく違反行為をおこなった社員を懲戒処分するのも仕事のひとつでしょう。

懲戒処分は、企業が社員に対しておこなう不利益処置の一種で、「本来果たすべき業務や規律に違反したことに対する制裁処分」です。

人を処分する際は基本的なルールを把握し、適切に処分する必要があります。本記事では、労務に携わる人事向けに懲戒処分の基本ルール、ハウツーを解説していきます。

ルール1|懲戒処分をおこなう基準を把握する

ルール1|懲戒処分をおこなう基準を把握する

懲戒処分をおこなう際は「この条件で懲戒処分は妥当か」を考慮しましょう。

懲戒処分は、「客観的に合理的な理由」と「社会通念上相当である」という2つを基準にする必要があります。個人的な感情を含めず、客観的に倫理を守っておこなわれなければなりません。

具体的に懲戒処分をおこなうべきケースを知っておくと、的確に処分できます。実際に懲戒処分がおこなわれる事例には、以下のようなものがあります。

1-1|私生活での非行

「私生活での非行」には以下のケースが当てはまります。

  • 通勤中の電車内で痴漢行為をおこない、逮捕されて本人が罪を認めた場合
  • 終業後に他の会社の社員と飲酒して警察沙汰のトラブルを起こした場合
  • 同じ会社の社員にストーカー行為をし、通勤に対して大きなストレスを与えた場合
  • 返金できる範囲を大幅に超えて借金をして自己破産になった場合

1-2|業務に関する背任行為

「業務に関する背任行為」には、以下のケースが当てはまります。

  • 会社の売上金を着服した場合
  • 同僚や先輩・上司などが売り上げを流用していることを知りつつ報告をしなかった場合
  • 取引先や下請け業者から個人的に謝礼金などを受け取った場合

1-3|就業規則違反

「就業規則違反」には、以下のケースが当てはまります。

  • 業務にかかわる経歴の詐称
  • 2週間以上の無断欠勤
  • 取引先との打ち合わせに向かう最中に電話をしながら運転をして交通事故を起こした場合
  • 就業後や休日に許可されていないアルバイトをした場合
  • 社外持ち出し厳禁のデータを自宅や周辺店舗に持ち出し仕事をした場合

1-4|風紀を乱す行為

「風紀を乱す行為」には以下のケースが当てはまります。

  • 不倫をした社員の配偶者から相手の社員に対しての苦情電話が会社に来ていることで、業務に支障が出ている場合
  • 社内でのセクハラ行為やパワハラ行為だけではなく、就業後にメールやLINEでセクハラをしたり、パワハラをしたりした場合

ルール2|7種類の懲戒処分を的確に使用する

ルール2|7種類の懲戒処分を的確に使用する

懲戒処分には7種類あります。軽い処分から順番に紹介していきます。「勧告」が最も軽く、「懲戒解雇」がもとも重いです。

【7種類に分かれている懲戒処分】

  1. 従業員に対して口頭での反省を求める「勧告
  2. 従業員に対して書面での反省を求める「譴責(けんせき)
  3. 従業員に対して本来支払われる給与から一部差し引く「減給
  4. 解雇することなく、一時的に出勤を停止する「出勤停止
  5. 役職や職業資格などを引き下げる「降格
  6. 会社と従業員が話し合い、納得した上での解雇する「諭旨解雇(ゆしかいこ)
  7. 会社側が一方的に従業員を解雇する「懲戒解雇

注意が必要なのは「譴責」「減給」「降格」「懲戒解雇」です。

懲戒処分は、基本的に軽い処分をおこなう場合よりも、重い処分をおこなう場合に慎重になる必要があります。

しかし7つの処分の中で法律で定められているのは「譴責」「減給」「降格」「懲戒解雇」の4つのみです。

4つ以外の処分をおこなう場合も人権や社会的常識に配慮する必要はありますが、とくに4つの処分をおこなう際は気を付けましょう。

まず、「譴責」をおこなう場合は、報告書や始末書を書く必要があります。

これらはトラブルの状態に応じて各書類が違います。トラブルがまだ解決していない段階で経緯を報告するためには「経緯報告書」、解決後に全体の流れを説明する「報告書」「顛末書」、解決後に懲戒処分を伴う際の「始末書」があります。

4つの書類は客観的に起こった事実のみを書き、トラブルの経緯や損害の実態ではなく、再発防止策や処分を担当した人事の意見も記載します。

そして、「減給」をおこなう場合は、減給の割合が法律で定められています。

労働基準法第91条で「一回の額は平均賃金の一日の半額分を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない」となっています。

大幅な減給をおこなうことを考えている場合は、数日間の出勤停止にすると法律違反になりません。

「降格」をおこなう際も、降格をする際の条件が法律で決められています。

労働契約法第15条では就業規則上の客観的な根拠を提示し、それが社会通念上相当であると認められない場合は降格の懲戒処分が無効にできると定められています。本人への十分な説明が必要となります。

最後に、「懲戒解雇」をおこなう場合は、3つの法律で基準が定められています。労働基準法第19条では、業務上の事故や病気で休業している期間や前後30日間、女性従業員の場合は産前産後の休業期間、その30日前後は懲戒解雇できないとされています。

労働基準法第20条では、懲戒解雇する30日前には本人に通告されていなければならず、通告されていない場合は30日分以上の平均賃金を支払わなければならないとされています。

労働基準法第21条では、日雇いの従業員には上記の3つの法律は該当しないとされています。

しかし、日雇いの従業員が1か月以上働いた場合は該当します。他にも2か月以内と決められて労働している従業員、季節的な常務に4か月以内と決められて労働している従業員、研修期間中や使用期間中の従業員は上記の法律に該当します。

ルール3|懲戒処分をおこなう際は7つの原則を守る

ルール3|懲戒処分をおこなう際は7つの原則を守る

懲戒処分には7つの原則があります。これらの原則を守って従業員を処分する必要があります。原則の内容と名前は以下の通りです。

【懲戒処分の7つの原則】

  1. 処分の対象行為、処分の種類と内容を明らかにするべき「罪刑法定主義の原則」
  2. 事実関係の確認をおこない、本人に弁明の機会を与えるべき「適正手続の原則」
  3. トラブル背景や経緯、被害者の問題点を考慮するべき「合理性・相当性の原則」
  4. 過去事例と比較し、以前の処分との均衡を考慮するべき「平等取り扱いの原則」
  5. 個人の責任に対して連帯責任を負わせることはできない「個人責任の原則」
  6. 同一の事例に2回以上の処分をおこなうことはできない「二重処分禁止の原則」
  7. 新しい処分基準は制定後の事例にのみ有効である「効力不遡及の原則」

罪刑法定主義の原則」は労働基準法第89条に詳細が記載されており、「合理性・相当性の原則」は労働契約法第15条に詳細が記載されています。

この2つの原則以外も、処分後にさらにトラブルに発展しないためにも、懲戒処分をおこなう際は考慮しましょう。

ルール4|懲戒処分の流れ

ルール4|懲戒処分の流れ

懲戒処分はまず本人や関係への事実確認を十分におこない、トラブルが起こった背景や経緯、被害者の有無などに配慮した処分をおこなう必要があります。

【懲戒処分の流れ】

  1. トラブルの当事者や関係者へ聞き込みをして事実確認をおこなう
  2. トラブルのどの言動が懲戒処分の対象になるか検討する
  3. おこなった行為に対してどういった処分をするか適切に検討する
  4. 就業規則に記載されている適切な手続きをおこなう
  5. 懲戒処分の内容を決定する
  6. 本人への説明および弁解の機会を与える
  7. 懲戒処分を実施する

こういった流れで懲戒処分はおこないます。基本的に個人へ処分をおこなうのが原則です。

学校で生徒への処分としてよくおこなわれる連帯責任は、会社でおこなうと原則に反することがあります。

本当に連帯責任を問う必要があるのか、慎重に調べましょう。

まとめ

人事が懲戒処分をおこなう際は感情的にならず、客観的に社会通念上間違っていないかを十分に考慮して判断することが大切です。

また起こしたトラブルに対して処分が軽すぎないか、重すぎないかも冷静に判断しましょう。

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