懲戒処分とは？意味や基本ルールをわかりやすく解説

企業の人事担当者は、人材採用や人材育成だけではなく、違反行為をおこなった社員を懲戒処分することも検討しなければなりません。

懲戒処分は、企業が社員に対しておこなう不利益処置の一種で、「本来果たすべき業務や規律に違反したことに対する制裁処分」です。

社員を処分する際は基本的なルールを把握し、適切に処分する必要があります。本記事では、労務に携わる人事向けに懲戒処分の基本ルール、ハウツーを解説していきます。

1. 懲戒処分とは？

懲戒処分とは、社員がルールに違反したり、秩序を乱すような行為をしたりしたときに与える罰則のことです。ここでは、懲戒処分の目的や懲戒解雇との違いについて確認しておきましょう。

1-1. 懲戒処分の目的

懲戒処分をおこなう大きな目的は、企業の秩序を守ることです。一般的な企業は就業規則などで規律やルールを定めており、社員は労働契約や就業規則に従って業務を進めなければなりません。ルールが守られないと円滑な組織運営ができなくなるため、必要に応じて懲戒処分を実施することになります。

ただし、自由に懲戒処分を実施できるわけではなく、処分の種類や処分に該当する項目などを就業規則に記載しておくことが必要です。

1-2. 懲戒処分と懲戒解雇の違い

懲戒解雇とは、懲戒処分のなかで最も重い処分です。そもそも懲戒処分には、戒告、減給、出勤停止、降格など、さまざまな種類があります。

社員が規律を乱すような行為をしたときは、何らかの処分を与えることになりますが、行為の程度と処分の重さが合っていなければなりません。また、どのような行為によってどのような処分を受けることになるのか、就業規則のなかに記載しておくことが重要です。

2. 懲戒処分の対象となる行為

懲戒処分をおこなう際は、行為に対する処分の妥当性を考慮しましょう。

懲戒処分は、「客観的に合理的な理由」と「社会通念上相当である」という2点を基準にする必要があります。個人的な感情を含めず、客観的に倫理を守っておこなわれなければなりません。

一方で客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、懲戒処分が無効になるため注意しましょう。

具体的に懲戒処分をおこなうべきケースを知っておくと、的確に処分できます。実際に懲戒処分がおこなわれる事例には、以下のようなものがあります。

2-1. 私生活での非行

「私生活での非行」には、以下のようなケースが当てはまります。

2-2. 業務に関する背任行為

「業務に関する背任行為」としては、以下のような例が挙げられます。

2-3. 就業規則違反

「就業規則違反」には、以下のようなケースが当てはまります。

2-4. 風紀を乱す行為

「風紀を乱す行為」の具体例は以下の通りです。

3. 7種類の懲戒処分の内容

懲戒処分には7種類あります。軽い処分から順番に紹介していきます。「戒告」が最も軽く、「懲戒解雇」が最も重い処分です。

注意が必要なのは「譴責」「減給」「降格」「懲戒解雇」です。懲戒処分は、基本的に軽い処分をおこなう場合よりも、重い処分をおこなう場合に慎重になる必要があります。

また、7つの処分のなかで法律で定められているのは「譴責」「減給」「降格」「懲戒解雇」の4つのみです。それ以外の処分をおこなう場合も人権や社会的常識に配慮する必要はありますが、とくに4つの処分をおこなう際は気を付けましょう。それぞれの処分内容は以下の通りです。

3-1. 戒告

戒告は、懲戒処分のなかで最も軽い処分です。違反行為をした社員に対して注意し、反省を促します。

行為の内容によっては書面で注意をおこなう場合もありますが、口頭での注意のみをおこなう場合もあります。反省を求めるものの、基本的には始末書の提出までは求めません。

3-2. 譴責

譴責とは、注意をしたうえで書面での反省を求める処分です。譴責をおこなう場合は、報告書や始末書などの提出を求めます。提出してもらう書類は、トラブルの状態によって異なります。

トラブルがまだ解決していない段階で経緯を報告させる場合は「経緯報告書」、解決後に全体の流れを説明させる場合は「報告書」や「顛末書」、解決後に処分をおこなう場合は「始末書」を提出させるのが一般的です。

4つの書類には客観的に起こった事実のみを書いてもらい、再発防止策や処分を担当した人事の意見も記載します。

3-3. 減給

減給をおこなう場合は、その割合が法律で定められています。

労働基準法第91条で「一回の額は平均賃金の一日分の半額分を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない」と定められています。

3-4. 出勤停止

出勤停止とは、一定期間、仕事をすることを禁止する処分のことです。出勤停止の期間中は、基本的に給与は支給しません。期間に関する決まりはありませんが、行為の悪質さや損害の程度に合わせ、1週間から1カ月ほどに設定するケースが多いでしょう。

3-5. 降格

降格とは、役職やポジションを引き下げる処分のことです。降格をする際の条件は、法律で決められています。

労働契約法第15条では、就業規則上の客観的な根拠を提示すべきことが定められています。また、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、降格の処分が無効なる可能性もあるため注意が必要です。

3-6. 諭旨解雇

諭旨解雇とは、違反行為をした社員に解雇の理由を伝え、納得したうえで退職届の提出を促す処分です。強制的な処分ではなく、一般的には退職金も支給されますが、懲戒解雇の次に重い処分であるため慎重におこなわなければなりません。

本人の反省状況や情状酌量の余地などを考慮して、諭旨解雇か懲戒解雇かを判断しましょう。

3-7. 懲戒解雇

懲戒解雇は、懲戒処分のなかで最も重い処分です。社員の生活に大きな影響を与えるため、法律によって以下のルールが定められています。

懲戒解雇できない期間がある

労働基準法第19条では、業務上の事故や病気で休業している期間やその後30日間、女性従業員の場合は産前産後の休業期間、その後30日間は懲戒解雇できないとされています。

解雇予告をする必要がある

労働基準法第20条には、懲戒解雇する30日前には本人に通告されていなければならず、通告されていない場合は30日分以上の平均賃金を支払わなければならないと記載されています。

ただし、労働者の責に帰すべき事由によって解雇するときで、所轄の労働基準監督署長の認定を受けたときは、解雇予告は必要ありません。

労働基準法第21条では、日雇いの従業員には労働基準法第20条の規定は該当しないとされています。

しかし、日雇いの従業員が1カ月以上働いた場合は該当します。他にも2カ月以内と決められて労働している従業員、季節的な業務に4カ月以内と決められて労働している従業員、研修期間中や使用期間中の従業員は上記の法律に該当します。

 

以上の通り、懲戒処分のなかでも解雇は一番複雑なルールが設けられています。

やみくもに解雇をおこなうことは許されませんが、企業に正当な理由がある場合は実施可能です。

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4. 懲戒処分をおこなう際の7つの原則

懲戒処分には7つの原則があります。これらの原則を守って従業員を処分する必要があります。原則の内容と名前は以下の通りです。

「罪刑法定主義の原則」は労働基準法第89条に詳細が記載されており、「合理性・相当性の原則」は労働契約法第15条に詳細が記載されています。

トラブルを避けるためにも、懲戒処分を実施する際は上記の原則に反しないよう注意しましょう。

5. 懲戒処分を実施するときの流れ

懲戒処分をおこなう際は、まず本人や関係への事実確認を十分におこない、トラブルが起こった背景や経緯、被害者の有無などに配慮した処分をおこなう必要があります。

それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。

5-1. 事実関係を調査する

懲戒処分を実施するときは、まず事実関係を調査する必要があります。本人や関係者からヒアリングをおこない、行為の経緯や損害の内容などを把握しましょう。音声を録音したり書類を残したりするなど、記録を保存しておくことも大切です。

5-2. どの行為が懲戒処分の対象となるか確認する

事実関係が明らかになったら、社員のどのような行為や発言が懲戒処分の対象となるかを確認します。そもそも懲戒処分の内容は就業規則に明記しておかなければなりません。実際に懲戒処分を実施するときは、就業規則の内容を確認しながら、該当する行為や発言を明確にしましょう。

5-3. どのような処分をするか検討する

行為に対してどのような処分をするか検討しましょう。行為の内容によっては、懲戒処分には該当しないかもしれません。行為の悪質さや損害の内容に応じて、慎重に処分を決定することが重要です。

5-4. 就業規則に従って手続きを進める

処分に関する手続きは、就業規則に従って進めなければなりません。就業規則に懲戒委員会の設置や労働組合での協議などが記載されている場合は、そのルールに従う必要があります。

5-5. 懲戒処分の内容を決定する

さまざまな事柄を考慮して、懲戒処分の内容を決定します。行為の内容に対して重すぎる処分を与えると、権利の濫用として訴えられる可能性もあるため注意が必要です。とくに懲戒解雇のような重い処分を与える場合は注意しましょう。

5-6. 弁明の機会を与える

社員に対して弁明の機会を与えることも必要です。弁明の場では、本人から行為に及んだ理由や経緯などをヒアリングします。弁明の機会を与えずに懲戒処分を実施すると、トラブルに発展する可能性もあるため注意が必要です。

5-7. 懲戒処分を実施する

ここまでの手続きを経て、社員本人に伝えたうえで懲戒処分を実施します。社員に伝える際は、懲戒処分通知書を作成して渡しましょう。

以上のような流れで懲戒処分を進めます。基本的に社員個人へ処分をおこなうのが原則です。

学校で生徒への処分としてよくおこなわれる連帯責任は、会社でおこなうと原則に反することがあります。

本当に連帯責任を問う必要があるのか、慎重に調べましょう。

また、本記事では懲戒処分について解説してきましたが、どの種類の処分（解雇）であっても妥当性が重視されるので、本当に処分に値することをしたのか、そもそも事前に対象の従業員に注意をおこなったのかを確認する必要があるので注意が必要です。

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6. 懲戒処分を実施する際は就業規則を確認しよう！

今回は、懲戒処分の種類や実施するときの流れなどを紹介しました。懲戒処分は社員がルール違反をしたときにおこなうものですが、自由に実施できるわけではありません。当事者にヒアリングをして事実確認をしたり、本人に弁明の機会を与えたりしなければ、処分が無効となるケースもあります。

人事が懲戒処分をおこなう際は感情的にならず、客観的に社会通念上間違っていないかを十分に考慮して判断することが大切です。また起こしたトラブルに対して処分が軽すぎないか、重すぎないかも冷静に判断しましょう。