電子帳簿保存法の対象企業は？対応すべき内容を徹底解説

法人や個人事業主を問わず、事業を行う際は帳簿を残すといった経理作業が必須です。帳簿には、国税関係の内容も含まれます。これら経理作業に関わる帳簿や書類の新しい保存形式についてまとめた法律が、電子帳簿保存法です。

本記事では、電子帳簿保存法の対象企業について、対応すべき内容を徹底解説します。

1. 電子帳簿保存法の対象企業

電子帳簿保存法は1998年に初めて施行されて以来、時代の流れに合わせて見直しがなされてきました。2021年度の税制改正を受け、2022年1月より改正電子帳簿法として施行されています。

電子帳簿保存法は、事業を手がけるすべての法人と個人事業主を対象としています。企業規模は関係なく、大企業でも中小企業であっても、電子帳簿保存法に則って経理作業に関わる帳簿や書類は保存しなければいけません。

対象企業は、経理作業に関わる帳簿や書類の保存だけでなく、電子取引によるデータの保存も義務付けられています。

2022年1月以前であれば、たとえメールやFAXで請求書など書類を受け取ったとしても、印刷して紙媒体として保存することが認められていました。2022年1月に施行された最新の電子帳簿保存法では、すべての対象企業が電子取引の電子データも適切な方法で保存しなければいけないとされています。

また、特定非営利法人のなかでも、納税義務を有している非営利法人も電子帳簿保存の対象となります。

1-1. 電子帳簿保存法の対象外企業となるケース

電子帳簿保存法は、すべての法人や個人事業主が対象です。ただし、対象外企業となるケースも存在します。

電子帳簿保存法が施行されましたが、従来のように紙媒体での保存が禁止されたわけではありません。紙媒体で帳簿や書類の保存をしていた場合は、以降も同じやり方で管理することが認められています。

1-2. 電子帳簿保存法の対象企業が違反してしまった場合の罰則

電子帳簿保存法に基づき、帳簿や書類の保存が義務付けられています。違反してしまった際の罰則があるため、十分に気をつけなければいけません。

法人税を青色申告で行っている企業は多いとされています。電子帳簿保存法に違反してしまうと、青色申告の承認が取り消しとなります。

このほか、税務調査があった際に、電子帳簿保存法に基づいてなかったことが悪質な書類の隠蔽や偽装工作だと判断されると、追徴課税になるケースがあるため注意が必要です。すべての企業が対象とはいっても、電子帳簿保存法に対応するために何からはじめたら良いかわからず困っているという担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法の概要はもちろん、実際にどのように対応していけば良いのかを図解つきでわかりやすく解説しております。電子帳簿保存法への対応について不安のある方にとっては大変参考になる内容となっておりますので、こちらから無料でダウンロードしてぜひご覧ください。

2. 電子帳簿保存法の対象となる区分

電子帳簿保存法では、その法人や個人事業主の経理に関わる帳簿や書類のほか、電子取引された電子データまでも保存する義務があります。詳しい区分について、細かく見ていきましょう。

2-1. 電子帳簿等保存

決算や国税に関する帳簿や書類について、企業が会計ソフトなどを用いて作成していた場合、その電子データのままで保存するよう定めた方式です。

仮に取引先に対して提出する書類の場合でも、企業が使用している会計ソフトでコピーをとっておくのであれば、この方式に該当します。

電子帳簿保存の方式で帳簿や書類を扱う場合、作成してから保存するまでの過程で一度も紙媒体へ出力することなく、電子データのみとして行う必要があります。

なお、過去の電子帳簿保存の方式では、保存するにあたってあらかじめ税務署から承認を得る必要がありました。法改正以降は、税務署からの承認がなくても、この方式での保存が可能です。

2-2. スキャナ保存

すでに紙媒体である帳簿や書類に対し、スキャンして電子データとして保存する方式はスキャナ保存です。たとえば、取引先から紙媒体で書類を受け取ったものを電子データとして保存しておく際に用いられます。

受け取ったものだけでなく、こちら側から相手に対して紙媒体で提出する場合でも、コピーを保存しておくのであればスキャナ保存をしておかなければいけません。

スキャナ保存はとにかくスキャナを介して保存しておけばいいというわけではなく、方式として認められるには解像度など細かな条件を確認する必要があります。

2-3. 電子取引

電子的な取引情報について、そのやり取りを保存しておく際に用いられる方式です。その電子情報を作成するにあたって、使用するソフトやアプリケーションの種類は問いません。

2022年1月の法改正による変更点が大きかった部分で、それ以前は電子取引については印刷して紙媒体としての保存が認められていました。法改正後は印刷して紙媒体として保存することは認められず、受け取った電子データのままで保存しなければいけません。

3. 電子帳簿保存法の対象企業が対応すべき内容

電子帳簿保存法は、ほとんどの企業が対象となっています。対応すべき内容について細かく確認しましょう。

3-1. 最適なソフトやアプリケーションの導入

電子データを扱うのであれば、ソフトやアプリケーションの導入は欠かせません。ソフトやアプリケーションといっても、入れておけば何でもよいわけではなく、最適なものを導入することが大切です。

メーカーによっては、法改正やユーザーからの意見を踏まえて、常に細かくアップデートされていることもあります。自社の規模や職種、事業内容に基づき、最適なソフトやアプリケーションを導入しましょう。

電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかを確認する際は、JIIMA認証を参考にしましょう。公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会が手掛けている認証制度であり、電子帳簿保存法の要件を満たしているか参考にできます。

3-2. 業務フローの改善

電子帳簿保存法に則って最適な形で帳簿や書類を保存するとなると、どうしても従来の業務フローとは異なってきます。もしかすると、現在の業務フローでは非効率な部分が存在するかもしれません。

電子帳簿保存法は時代の流れに合わせて最適化されています。企業側も、その流れに合わせて最適な形で帳簿や書類を保存できるように、業務フローに非効率な部分がないか定期的に見直すことが大切です。

3-3. 最新の電子帳簿保存法について確認

電子帳簿保存法に対応するには、最新の適用要件を確認しておくことがとても重要です。先述のように、2023年の段階で電子帳簿等保存とスキャナ保存、電子取引の合計3つの区分が存在します。

小簿や書類の種類によっても、適用要件は細かく異なります。自社が当てはまる適用要件を確認し、それに則って確実に保存しておけるようにソフトやアプリケーションの導入、業務フローの見直しをしましょう。

4. まもなく迫る猶予期間

最新の電子帳簿保存法は2022年1月に施行されました。ただし、完全に移行するまでの猶予期間が2023年12月31日まで設けられています。まだ時間はありますが、完全に対応するまでの猶予期間はもうまもなく迫ってきます。

電子帳簿保存法の対象区分や適用要件を踏まえ、必要な対応を行いましょう。

5. すべての法人や個人が対象となる電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、すべての法人や個人が対象です。帳簿や書類を保存するにあたって区分や適用要件が細かく決められているため、確認しておきましょう。

電子帳簿保存法に対応するためには、その内容を詳しく確認するだけでなく、ソフトやアプリケーションの導入、業務フローの見直しも重要です。2023年12月31日の完全移行までに、完全に移行しましょう。