勤怠管理アプリを選ぶときのポイントや導入手順を詳しく紹介 |HR NOTE

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勤怠管理アプリを選ぶときのポイントや導入手順を詳しく紹介

  • 労務
  • 勤怠管理

パソコンに打ち込む人

勤怠管理は、スマートフォンやタブレットで行うことも可能です。モバイル端末にインストール可能な勤怠管理システムのことを「勤怠管理アプリ」と呼びます。勤怠管理アプリは、モバイル端末をタイムレコーダー(打刻機)の代わりにできるだけでなく、労働時間の集計を自動化できるのが特徴です。勤怠管理アプリを上手に活用することで、人事担当者の業務負担を軽減できます。

本記事では、勤怠管理アプリを選ぶときのポイントや導入手順を詳しく紹介します。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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1. 勤怠管理アプリとは?

タブレットで仕事する女性

そもそも勤怠管理アプリとは、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で使える勤怠管理システムを指します。パソコン向けの勤怠管理システムと同様に、始業・終業時刻の打刻や労働時間の集計、打刻漏れや打刻ミスの検知など、さまざまな便利機能を使うことが可能です。勤怠管理アプリの中でも、打刻機能がメインのアプリを「打刻アプリ」、労働時間の記録や勤務シフト作成が可能なアプリを「出勤簿アプリ」と呼ぶことがあります。

2. 勤怠管理アプリでできること

出退勤をパソコンで行う

勤怠管理アプリを導入すると、具体的にどのようなことができるのでしょうか。勤怠管理アプリの主な機能は5つあります。

  • 始業・終業時刻を打刻する
  • 時間外労働や休日労働をチェックする
  • 勤怠データを自動で集計する
  • 不正な打刻を未然に防止する
  • 打刻漏れや打刻ミスを警告する

2-1. 始業・終業時刻を打刻する

勤怠管理アプリを導入すれば、紙のタイムカードよりも手軽に始業・終業時刻を打刻することが可能です。例えば、以下のような方法で打刻できます。

  • 勤怠管理アプリから従業員が直接打刻する
  • ICカードリーダーにスマートフォンなどの端末をかざして打刻する
  • 管理画面から人事担当者が打刻する(打刻の修正など)

紙のタイムカードとタイムレコーダーを用いた方法よりも手間がかからないため、従業員の負担を軽減できます。また、勤怠管理アプリから従業員が直接打刻するタイプの製品の場合、テレワークやリモートワークにも対応可能です。

2-2. 時間外労働や休日労働をチェックする

勤怠管理アプリには、始業・終業時刻だけでなく、時間外労働時間や休日労働時間を計測する機能もあります。2019年4月に働き方改革関連法が施行され(中小企業は2020年4月~)、時間外労働の上限規制が設けられました。[注1]

残業時間の上限は、原則として月45時間・年360時間とし、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできません。

勤怠管理アプリを使うことで、従業員一人ひとりの残業時間を正確に計測し、月45時間・年360時間の上限を超えていないかチェックすることが可能です。

[注1]厚生労働省「時間外労働の上限規制」

2-3. 勤怠データを自動で集計する

勤怠管理アプリを導入すれば、始業・終業時刻の打刻データを集計し、労働時間を自動で計算できます。タイムレコーダーを使用する場合と違って、紙のタイムカードを1枚ずつ確認し、労働時間を集計する必要がありません。そのため、人事担当者の業務負担の軽減につながります。

2-4. 不正な打刻を未然に防止する

勤怠管理アプリによっては、不正な打刻を未然に防止する機能が用意されています。例えば、GPS機能のついた勤怠管理アプリです。従業員が勤怠管理アプリで打刻すると、GPSで取得した位置情報が送信される仕組みになっているため、「いつ」だけでなく「誰が」「どこで」打刻したかが分かります。勤怠管理の透明性を高めることで、以下のような不正打刻を防ぐことが可能です。

  • 別の従業員が始業・終業時刻の打刻のなりすましを行った
  • 直行直帰の従業員が寝坊したにもかかわらず、定刻どおりに現場に出たものとして打刻した
  • 在宅勤務の従業員が勤務時間に家におらず、外出中に打刻した

2-5. 打刻漏れや打刻ミスを警告する

勤怠管理の課題の一つが、従業員による打刻漏れや打刻ミスです。タイムカードの押し忘れが発生すると、人事担当者の業務負担が増加します。

  • 従業員に聞き取りを行い、正確な労働時間を把握する必要がある
  • 該当の従業員のタイムカードの修正を行う必要がある
  • すでに労働時間の集計や給与計算を行っている場合、計算結果を修正する必要がある

勤怠管理アプリを導入すれば、こうした課題を解決可能です。勤怠管理アプリには、打刻漏れや打刻ミスを自動で検知し、人事担当者にアラートを送信する機能があります。また、始業・終業時刻が近づいても打刻がない場合、該当の従業員にリマインドを送ることも可能です。打刻漏れや打刻ミスを未然に防止し、人事担当者の手間を減らせます。

3. 勤怠管理アプリの選び方

パソコンとタブレットを同時に使いこなす男性

勤怠管理アプリを選ぶときのポイントは以下の2点です。

  • 勤怠管理アプリの種類で選ぶ
  • 勤怠管理アプリと連携できるツールで選ぶ

勤怠管理アプリといっても、種類によってできることとできないことが違います。自社の目的に合ったツールを選ぶことが大切です。また、すでに勤怠管理システムや給与計算システムを導入している場合は、外部システム連携が可能な勤怠管理アプリを選びましょう。

3-1. 勤怠管理アプリの種類で選ぶ

勤怠管理アプリは、大きく「タイムカードアプリ」「打刻アプリ」「出勤簿アプリ」の3種類に分けられます。それぞれの勤怠管理アプリでできることを知り、導入目的に合った製品を選ぶことが大切です。

タイムカードアプリ

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末をタイムレコーダー(打刻機)として使用するアプリ

打刻アプリ

始業・終業時刻の打刻に特化したシンプルで低コストなアプリ

出勤簿アプリ

始業・終業時刻の打刻だけでなく、出勤簿の管理や勤務シフトの作成など、さまざまな機能が揃ったアプリ

 

3-2. 勤怠管理アプリと連携できるツールで選ぶ

勤怠管理アプリは、勤怠管理システムや給与計算システムと連携することで、労働時間の集計や給与計算業務をシームレスにつなげられます。勤怠管理アプリによって対応しているシステムが異なるため、自社で使っているシステムと連携可能な製品を選びましょう。

勤怠管理アプリは、場所を問わずに打刻ができ、管理者も各従業員の正確な労働時間を把握することが可能です。勤怠管理システムが提供しているアプリを使用すれば、労働時間の自動集計やアラート機能を用いた労働時間の管理も可能となります。

本サイトでは、自社に合った勤怠管理システムを探すポイントや導入前のチェックシートをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しています。こちらからダウンロードできますので、勤怠管理システムの導入も視野に入れている方はぜひご一読ください。

4. 勤怠管理アプリの導入手順

携帯にアプリをインストする

勤怠管理アプリを導入するときの手順は以下のとおりです。

  1. 勤怠管理の課題を明確化する
  2. 勤務体系に合った勤怠管理アプリを選択する
  3. 勤怠管理アプリの使い方をレクチャーする

前述のとおり、勤怠管理アプリは大きく分けてタイムカードアプリ、打刻アプリ、出勤簿アプリの3種類があります。自社の勤怠管理が抱える問題を明確化し、課題解決につながるものを選びましょう。

また、テレワークやリモートワーク、裁量労働時間制、フレックスタイム制など、独自の勤務体系を導入している場合は、対応した勤怠管理アプリを探す必要があります。

勤怠管理アプリの効果を高めるには、導入後の運用が大切です。従業員を対象とした説明会を開いたり、マニュアルや説明動画を作成したりして、ツールの使い方を広く周知しましょう。

5. 勤怠管理アプリでできることを知り、自社に合ったツールを選ぼう

時計と?マーク

勤怠管理アプリは、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で使える勤怠管理システムです。パソコン向けの勤怠管理システムと比較すると、より手軽に導入することが出来ます。勤怠管理アプリには、モバイル端末をタイムレコーダー化するタイムカードアプリ、打刻機能に特化した打刻アプリ、勤怠管理に役立つ機能が揃った出勤簿アプリなど、さまざまな種類があります。勤怠管理アプリでできることを知り、自社に合ったツールを選びましょう。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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