会議でありがちな5つの無駄と、生産性を上げる10の改善策

こんにちは、HR NOTE編集部野上です。

今年に入り「働き方改革」というワードが、かなり注目を浴びるようになりました。そのため、経営者や人事部の方々は、「残業の削減」や「生産性の向上」にむけていろいろな施策を試行錯誤されているのではないでしょうか。

生産性を上げるために、社員の業務を一つ一つ洗い出してみると、本当に必要な業務にかけている時間のほかに、無駄に時間をかけている業務が意外と多いことに気づくかもしれません。「会議」はそんな無駄が多いといわれる業務の1つです。

会議では企業や経営の方向性を決めたり、よいアイデアや意見が生まれることが多く、仕事を進める上で果たす役割は十分あります。そこで本記事では、会議で無駄といわれる場面、生産性の高い会議にするための改善策についてまとめました。

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無駄な会議でありがちな場面

会議をすすめるにあたって「無駄だ」と言われる場面やシチュエーションをまとめてみました。普段参加している会議や、会社の中でおこなわれている会議などと照らし合わせてみましょう。

1.目的のない会議

慣例としておこなわれている定例会議や、報告会議などがあると思います。意見交換して決めるべき議題がない場合は思い切って会議をなくしましょう。メールで情報共有すれば会議を開かなくてもいい場合があるかもしれません。何かを決定しなければいけないという目的がない会議であれば、他に代用できる方法に切り替えてみると、生産性の向上が見込めるかもしれません。

2.決議を先延ばしにする

会議で意思決定するべきことを先延ばしにすることで、その後のプロジェクトの進行や業務に支障が出てしまいます。その場で決められるように上司やクライアントなどに予め確認を取っておくなど工夫が必要です。

3.会議の時間を守らない

つい議論が白熱して1時間のはずが2時間も経っていたという経験は多くの方がされているのではないでしょうか。いつまでたってもいい案が出ないからといってただ座っているような会議は意味がありません。会議が進まない時間、あるいは延長された時間をなくすことが会議の無駄を省くことになります。

4.参加しなくてもいいメンバーがいる

会議に不要なメンバーが参加していることがあるかもしれません。もし、1時間の会議に3名の不要なメンバーが参加していれば、計3時間もの会社の工数を無駄にしてしまうことになります。

会議をする際には、参加する社員を検討した上で、参加メンバーを決めるようにしましょう。

5.やたらと資料が多い

会議には提案資料や報告資料など、多くの資料が必要になることが多くあります。このような会議をおこなう場合、資料を用意する社員、資料に目を通す社員の両者にとって大きな負担になります。会議の目的をアイデア出しのための会議とするのであれば、アイデア出しのために時間を費やし、思い切って資料をなくすか必要最低限の資料に止め、参加者の負担を減らすような工夫をして、話し合いに集中できるような会議を目指しましょう。

会議の生産性を上げる取り組み10選

これまで紹介をしてきた、会議でありがちな無駄をなくして、生産性を上げるために必要な施策を考えてみました。

企業によっては、ここで紹介する10の取り組みが型にハマるかどうかはさまざまかと思いますが、是非参考にしてみてください。

1.日ごろの面談や報・連・相で解決できる問題もある

社内コミュニケーションがうまくいっていない会社ほど、無駄な会議が多い傾向にあります。たとえば、定例会議で若手社員が大きな問題を抱えて悩んでいても「実はこのような問題がありまして……」なんてなかなか言えるわけがありません。

こうした業務上の問題を解決するには、日ごろの『報・連・相（報告・連絡・相談）』を徹底することが大切です。社員の『報・連・相』ができていれば、部下や若手社員との定期的な面談をして問題や悩みをヒアリングすることができます。このように、部下が上司や先輩社員に相談やアドバイスがもらえる関係を日ごろから築いていくことは、無駄な会議の削減、業務の生産性の向上につながっていきます。

2.短時間の打合せで問題解決できる場合も

一般的に会議をおこなう際には、参加者のスケジュールの確認、会議室の予約、目的や議題などを決めるといったプロセスがあると思います。しかし、緊急な問題やトラブルが起きたとき、このプロセスをこなしている余裕がないとおなるべく時間を空けずに数人で集まって短時間で話し合って問題解決すれば会議をしなくて済む場合も多いでしょう。無駄な会議を減らすにはこうした工夫も効果があります。

3.会議の目的と議題は事前を決めて参加者に共有しておく

仕事の生産性を上げるために、TODOリストの活用や手帳でタイムマネジメントをしている人は多いはずです。会議にもこの手法を活用すれば会議の効率もアップします。

会議で「何を決めるのか」あるいは「何について話し合うのか」を明確にしておくことが一番大切です。主催者は会議の目的と議題をあらかじめ決めて、遅くとも会議の前日までには目的と議題を参加者全員に共有しておきましょう。

これにより、参加者はあらかじめ目的と議題に対して事前に考える時間ができるので、会議がはじまったらすぐに議論ができて活発に意見交換ができるようになります。

4.会議は長くて90分まで。始まりと終わりの時間を守ろう

人間の集中力が持続するのは90分までと言われるように、90分以上の会議は効果的だとはいえません。会議の時間は目的や議題に合わせて30分から長くても90分に収めましょう。さらに、会議の始まりと終わりの時間は厳守する努力と工夫が参加者1人ひとりに必要です。時間を守って会議に集中することで会議の生産性をあげましょう。

5.会議に必要なメンバーだけを招集しよう

会議の目的に合わせて参加が必要な人だけを招集しましょう。参加メンバー全員が気概と責任を持って進んで発言すれば、おのずと会議の生産性も上がって目的を果たすことができます。

6.ファシリテーター役を必ず準備しよう

発言力がある人、声の大きい人などの意見だけが通ってしまっては、会議をおこなう意味はありません。また、会議での決定事項に反対意見だった参加者からも納得、合意を得られてこそ会議を開く意味があると思います。

参加者全員が納得できるように会議を進めるにはファシリテーターが必要になります。ファシリテーターには、会議の目的達成に向けての進行役、議題ごとのタイムキーパー役、参加者から意見が出ないのであればアイスブレイクなどで場の雰囲気を活気づけるなど会議の舵取り役などのスキルが必要になってきます。

また、ファシリテーターは中立の立場で会議を誘導する力が求められます。なので、意見が対立した場合には、本来の目的は何だったのかを思い出させる問いを投げかけたり、意見の本質を突いて質問を投げかけて議論を活発化させたり、また色々と飛び交う意見をまとめるためにホワイトボードに書き出して整理したりと、状況に合わせて会議の進行をサポートしなければいけません。

もし、事前に意見の対立が予想される場合には、ブレインストーミングを応用して参加者それぞれの意見を事前に付箋などに書きだしてもらい、ホワイトボードに貼り出すなどして、全員で一つ一つの意見に対して議論をおこなうなどの工夫が必要になってきます。

ファシリテーターとは経験を重ねることで、その能力が上がっていきます。ときには参加者がサポートやフォローをしながら、ファシリテーターを育てていくという心持ちが大切です。

7.会議の最後に全員の認識確認をしよう

会議の最後には必ず、参加者全員の認識にズレがないかを確認しましょう。この確認を怠ってしまうと、会議の決定事項にくい違いが起こり、同じ目的の会議をもう一度やることになりかねません。

8.ホワイトボードで議事録として活用、最後に撮影して共有しよう

ホワイトボードに会議の目的と議題をはじめに書いておき、そこへ出てきた意見や議論を書き加えていきましょう。ブレインストーミングなら付箋に書いたアイデアをホワイトボードに張り、意見交換をしながら意見をまとめましょう。こうしてホワイトボードを議事録代わりに書込み、修正しながらまとめ、最後に撮影してデータをメールで共有すれば、議事録を作成する手間が省け、業務時間を他の業務に充てることができます。

9.会議で決まったことを実行しよう

せっかく会議で決めたことでも、実行に移されなければ意味がありません。新しい習慣を始めるにはエネルギーが必要ですが、参加者が率先して実行することで実践者が増え問題解決につながります。また、会議での決定事項がすぐに実行されているのであれば「会議から会社を変えていけるんだ」と社員が感じられるようになり、社員の会議に取り組む姿勢に変化がみられ、生産性の向上が見込めます。

10.Office365の「MyAnalytics」ならAIが無駄な会議や働き方に改善ヒントをくれる

マイクロソフトのクラウドサービスOffice365のひとつに「MyAnalytics」があります。これは働き方改革支援ツールとして業務内容を分析して業務の無駄を可視化して教えてくれます。

たとえば、会議なら、だれと参加しているかを分析し、「○％の会議がAさんと一緒に参加しているので分担するとスケジュールに余裕ができます」といったアドバイスをしてくれます。また、会議中のメールやドキュメント作成などの内職の頻度を分析し、内職が多いと会議の主催者に「Bさんは義理で会議に招待していませんか？」といった通知を出して参加者の再考を促してくれます。

こうして自発的な業務改善を促すことができるかどうかを、日本マイクロソフト社内の人事、ファイナンス、マーケティング、営業の4部門で効果検証した結果、ファイナンス部門は会議時間を27％短縮でき、人事部門は個人の業務時間を50％増やすことができたそうです。

日本マイクロソフトでは2020年に向けて「働き方改革」を活性化する推進活動として「働き方改革推進会社ネットワーク（仮称）」を2017年7月に設立予定で、今後の活動の行方も注目されています。