こんにちは！
HR NOTE編集部 野上です。
仕事をしていく中で、複数のタスクを進めながら業務をおこなうことは誰しもが経験することです。特に人事担当者であればこれからの時期には、次年度卒業予定の新卒採用を進めたり、新入社員の受け入れ準備を進めたりと、数えだすとキリがない程のタスクを抱え込むことが多いのではないかと思います。
仕事をそつなくこなす先輩社員などを見ていると、どのようにしてマルチタスクをこなしているのか気になることが多くあるのではないでしょうか。本記事では、マルチタスクをこなすために必要な考え方や仕事の進め方をご紹介します。自身の仕事への取り組みや、後輩社員へのマネジメントにご参考になれば幸いです。
マルチタスクをこなすことは難しい
まず、マルチタスクをこなすことは簡単ではないということを理解する必要があると思っています。学生のうちは自分の好きなことや、やりたいことに没頭して1つのことに向き合うことは苦ではなく、難なくこなしていました。しかし、社会人になると、同時に複数の案件を抱え、それぞれの案件に異なった納期があり、案件によっては納期を引き伸ばし、別案件の進捗が後倒しになってしまうことがあります。
マルチタスクといえど、ただ納期に間に合えば良いわけではなく、それぞれのタスクにはクオリティが求められているので、失敗することはもちろん許されません。クオリティの低い状態でタスクを完了させると、アウトプットが軽薄になってしまい上司に怒られたり、クライアントとの案件が破談したりすることも想定されます。
私も社会人になってから今もなお、マルチタスクをこなすことが非常に苦手であり、片方のタスクをこなしては、もう一方のタスクを延期してしまうなど、納期には間に合うもののギリギリで追い込まれて作成したタスクは、翌日などに「詰めが甘い」と言って再度やりなおしになることがよくあります。
このように、マルチタスクは社会人であれば普通にこなせて当たり前なことかとは思いますが、想像以上に難しいと思っている方は多いのではないのでしょうか。
マルチタスクをうまくこなす方法を考えてみた
複数の案件を同時進行させなければいけない場合、「いつまでに」といったざっくりとした状態でスケジュール帳に書き込んだり、メモを残すなどをしてタスク管理をされている方も多いと思います。
納期をスケジュール帳に書き込んだ状態で仕事をすすめると上手くいくのかというとそういうわけではありません。1つの案件の細かい作業を切り分けしてメモに書き込んでいくことが重要です。たとえば、私のようなメディアの記事を編集する場合であれば、「いつまでに記事を作成する」といった案件に対して「テーマを決める」「参考になる記事や資料を見つけてくる」「記事構成を考える」「執筆する」「アイキャッチ画像を作成する」「誤字脱字がないかをチェックする」「タイトル設計をおこなう」などの作業に切り分けることができます。
1つのタスクに対してこれほどの作業数に切り分けられるのに、マルチタスクになってくると2倍、3倍の作業が増えてくることになります。
決められた納期に対して、できるだけ細かい粒度で作業を洗い出し、それにかかる時間を割り出しておけば、やるべきことが把握できるので、無駄な作業を減らすことができ、マルチタスクをこなすことができるかもしれません。
しかしながら、作業を細かく洗い出し作業を進めていても、予想していた時間内に作業を終えることができず納期に間に合わないこともしばしばあります。
タスクごとに洗い出した作業が「頑張ればこれぐらいで終わるだろう」ぐらいで時間配分をしてしまっているために、時間通りに作業をすすめることができず、常に時間に追われた状態で仕事を進めてしまうことになってしまいます。
先輩社員に私のこの壊滅的な状況をどうしたらいいかを相談すると、「時間を見積もるときは、自分の予想する時間を1.5倍している」というアドバイスをいただきました。
少しの余裕をもって作業時間を見積もることで、作業全体の確認作業などに時間を割くことができ、時間に追われることも少なくなってくるのではないでしょうか。
また、それぞれの作業が上司やクライアントが望んでいないものになってしまわないように、1日1回、もしくは各作業が終了するごとに、上司への「報告・連絡・相談」をすることが大事になってきます。そのためにも、上司や先輩社員のスケジュールをきちんと把握していくことも重要です。
これらのことを考えるとタスクの洗い出しと時間の見積もりがマルチタスクには重要ということが少し理解できたのではないでしょうか。
マルチタスクに便利なツールまとめ
手帳やメモに手書きでタスク管理をしても問題はありませんが、移動中や自宅でも同じタスク管理ができるような、PCやスマホで管理ができるツール増えてきています。ここではマルチタスクを管理するのに便利なツールをいくつかご紹介いたします。
会社でGoogleアカウントを発行しているのであれば、利用されている方も多いかと思います。また個人的にgoogleアカウントを発行されている方でも無料で利用をすることができるオススメツールです。
分刻みでのスケジュール管理が可能になっているので、作業のスケジュールの書き込みに便利ですし、各作業の開始前にはアカウントを共有しているスマホやPCデバイスへ自動的にアラートがされるので、時間管理をきちんとおこなうことができます。
上長やマネジメントをされる方であれば、カレンダーを共有することで、時間どうりに作業が進んでいるのかをカレンダー上で確認することもできるので、業務内容のすり合わせなどに活用していただくこともできます。
google chromeの拡張機能を利用すれば、Gmailなどをタスク化することもできるので、簡単にやるべきことやしたいこと、緊急性の高いタスクを、リスト化することができます。
社内での上長とのタスク共有、または家族や友人とのタスク共有も可能なので、仕事のタスクだけではなく、両親の誕生日のタスクなど必要なタスクをリスト化し、必要な人との共有ができます。1日でどれだけのタスクをこなすことができたのかを、ツール上で計測し、毎日あなたの生産性はどうだったかを分析して報告してくれるので、タスクをこなすためのモチベーションの持続にも便利です。
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Trelloはタスクをビジュアル化して管理できるタスク管理ツールです。
チームメンバーに向けてのタスクや、個人のタスクなど、細かく切り分けた作業を確認するのに非常に便利です。PCやスマホのあらゆるデバイスに対応が可能で、「今後すべき作業」「実行中」「終わった作業」を確認できるボードと、そのタスクをこなすために必要なアイデアや情報をメンバー間で共有ができます。
完了済みの業務やタスクのアウトプットをクラウド上で上司からフィードバックをいただくことができるので、時間の削減などにも活用することができます。
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さいごに
いかがでしたでしょうか。
マルチタスクをこなすために必要な考え方や、取り組み方をご紹介させていただきました。
もしあなたが、部下や社員をマネジメントする立場であれば、毎日タスクの進捗率などを毎日すり合わせをして「何ができたのか、できなかったのか」を把握して、アドバイスなどをしてあげることが大事かもしれません。部下が間違った方向にタスクを進めていないかどうかを、こまめに確認してあげることも重要になってきます。
また、部下のマルチタスクをマネジメントする際には、その社員の「できる・できない」を把握したうえで、いきなり200%のタスクを伝えるのではなく、少しストレッチをきかせた120%ほどの無理をさせ過ぎないようなタスクを部下に任せていくことを継続していけば、部下の成長につながっていくかもしれません。
