清掃業向け勤怠管理システムまとめ｜出退勤の連絡や正確な勤怠管理

働き方改革の改定案が施行されるなど、働き方について注目が集まっています。残業時間管理を含めて従業員の勤怠管理の重要性は高まっています。

清掃業は、直行直帰する従業員が多いという特徴があります。そのため、打刻はタイムレコーダーではなく、電話連絡でおこなっている清掃業の企業も多いです。電話連絡は管理側が工数を取られる上に、朝夕の混雑時にはなかなか電話が通じず、従業員の不満につながります。

このような悩みを抱えていらっしゃる人事担当者におすすめなのが、勤怠管理システムです。今回は、清掃業にあった勤怠管理システムをご紹介します。

1. 清掃業が抱える勤怠管理の悩み

1-1. 出退勤の連絡に関する負担が大きい

直行直帰で仕事をすることが多い清掃業にとって、出退勤の電話連絡の対応は大変です。出退勤の電話連絡のタイミングはほかの従業員とかぶることが多いので、電話が混雑します。従業員は電話がつながるまで待たされ不満が溜まり、管理者は大量の電話が鳴り止まず、工数を取られてしまいます。

また、出退勤の連絡を受けると、転記する、もしくはパソコンに入力するなどして勤怠管理をおこないます。ここで間違いが発生すると、従業員に確認を取らなければいけません。さらに集計作業は一ヶ月分をまとめておこなうことが多いので、約一ヶ月前の勤怠情報は従業員も覚えていないことが多く、正確な勤怠情報を集計することが難しいケースもあります。

1-2. 複数の現場を掛け持ちしている従業員の勤怠管理の面倒くさい

清掃業の従業員は1日に複数の現場をまわることが多いので、その管理はさらに大変になります。

出退勤だけではなく、1つの現場が終われば、完了の連絡がきて、次の現場に到着すれば仕事を開始する連絡がきます。これらをすべて管理者が対応しなければいけないので相当な工数になります。また正規雇用者と非正規雇用者の雇用条件の違いを考慮するのも大変です。

契約によっては、移動時間が給与の対象になる場合もあれば、給与対象にならず、清掃をしている時間のみが給与対象になる場合もあります。移動にかかる交通費の計算も必要になります。

1-3. 勤務場所や時間の勘違いによる、不正打刻

一日に多くの現場をまわるので、シフト表の確認漏れなどによって、従業員が勤務場所や時間を間違えることもあります。

時間に間に合えばいいのですが、遅刻してしまう場合もあります。そのときに、電話連絡で時間通りに現場に着いているような不正打刻が起こるケースもあります。

現場の管理者に迷惑をかけたことを会社が気付かないため、本来は謝罪すべきところが、何も対応せず、会社の印象を下げてしまうリスクもあります。

1-4. 勤怠の集計や時給・交通費の計算に手間がかかる

通常ならば、1人が20日働けば勤務の集計は20日分ですが、清掃業の場合は、1日に複数の現場にいくことが多いので、その分集計しなければならない回数も増えます。

仮に1現場が3時間として2ヶ所まわる場合は40回分の集計、3ヶ所回る場合は60回になります。ある日は2ヶ所、他の日は3ヶ所などとなると集計回数だけでなく、集計のミスがないようにチェックも大変になります。また、複数の現場に自家用車や電車で移動する場合は、その回数分の交通費の計算も大変になります。

1-5. 勤務地を考慮したシフト作成に時間がかかる

シフト作成は、人事担当者にとって時間のかかる業務です。従業員から希望シフトを集めて、できるだけその希望シフトに沿うようにシフトを組まないといけません。場合によっては、従業員のスキルレベルや、ペアを組む従業員との相性も考える必要があります。

清掃業はこれに加え、一日で複数の現場を回るので、どの現場の組み合わせでシフトを作成すればいいのか、どの順番で現場を回るようにシフト作成すればいいのかを考えなければいけません。これらすべてを反映させようとすると大幅な時間を取られます。

 

2. 勤怠管理システムが清掃業にあっている理由

2-1. 手元のスマホから場所を問わずに打刻できるため、待ち時間も不要になる

電話による出退勤報告をしている清掃員にとっては、出退勤時に電話連絡が集中することで、順番待ちになる場合もありました。

クラウド型の勤怠管理システムを使うと、出退勤の打刻を手元のスマホやタブレットなどのアプリからおこなうことができます。また、スマホ操作が苦手な人でも、簡単に操作ができるように、アプリを起動してワンタッチで打刻ができるように、簡単な操作方法になっています。

2-2. 清掃員の出退勤を事業所でリアルタイムに一元的に把握できる

従業員がスマホやタブレットから打刻した勤怠データはインターネットを通じて、管理者専用画面からリアルタイムで確認することができます。

管理者専用画面では、勤怠データの集計も自動でおこなえるので、勤怠締め日以降の集計作業を管理者がおこなう必要がなくなります。

また、それぞれの出勤状況だけでなく、仕事の進み具合を管理することもできます。予定より進捗が遅れている現場に、応援を派遣するなど融通が利きやすくなります。

2-3. 勤務場所や時間の間違い、不正打刻をリアルタイムで管理できる

スマホでシフトを確認できるので、わざわざ紙のシフト表を出して従業員に共有する必要がありません。

また、スマホのGPS機能に対応している勤怠管理システムを使えば、従業員がどこから打刻を打っているかがわかるので、「勤務地に到着していないのに出勤打刻をする」や「残業代がほしいから、家で退勤打刻をする」といった不正打刻を防ぐことができます。打刻できる範囲も指定できるので、わざわざどこで打刻したのかを確認しなくていいです。

2-4. 勤怠の自動集計が可能で、集計データから交通費の計算まで自動でおこなえる

勤怠管理を一元処理できるのでルールだけ決めておけば、勤務時間や残業時間などの集計を勤怠管理システムが自動で管理してくれます。また、リアルタイムで残業時間の把握ができるため、働きすぎの場合は仕事を抑えるなどの対策をとることができます。

また、清掃業は1日に複数の勤務先に移動する際の交通費がややこしく手間でした。これも清掃員が移動中の空き時間などでスマホなどから交通費の申請を一元管理することができます。集計も自動でできるので大幅な手間削減につながります。

2-5. 従業員が集めた希望シフトから、自動でシフト作成

従業員は希望シフトを、スマホやタブレットのアプリから送ることができます。管理者はこれまでのように紙の希望シフトを見て、全体のバランスを考え、シフトを入力する必要がなく、自動でシフト作成をすることができます

シフト作成の条件を設定すると、従業員のスキルレベルや、ペアを組む従業員の相性などを考慮したシフト作成ができます。清掃業は一日に複数の現場で勤務することが多いですが、その勤務場所も近い現場の組み合わせでシフトを作成することもできます。

また、シフト作成は人事担当者の経験や勘で作成していることが多いですが、シフトを自動作成することによって、人事担当者が変わったとしても、引き継ぎがスムーズにいきます。

3. 清掃業に適している勤怠管理システムを紹介

3-1. ジンジャー勤怠

 

 

【サービスの特徴】

• スマホで打刻できるので、電話連絡の工数を削減できる 清掃業は一日で複数の現場まわるので、出退勤の打刻が煩雑ですが、手元のスマホで打刻をすることで、電話連絡の工数が削減されます。またGPS機能が付いているので、現場のある一定の距離内でないと打刻ができないように設定すれば、不正打刻を防ぐ事もできます。
• 勤怠情報の自動集計により、一日に複数の現場で勤務しても勤怠管理が煩雑にならない 一日に複数の現場で働くことが多い清掃業ですが、各現場の勤怠情報を自動で集計できるので、集計作業に時間を取られることがありません。また、給与システムとも連携できるので、給与計算も楽になります。
• 勤務地の組み合わせを加味したシフト自動作成ができる 従業員の希望シフト・スキルレベルなどだけではなく、勤務地の組み合わせも加味したシフトを自動作成できます。また、シフトはスマホやタブレットから確認できるので、確認ミスの削減にもなります。

【価格】

• 初期費用：300,000円～
• 1人：400円／月
• 無料トライアル実施中

1分でわかる！ジンジャー勤怠

3-2. キングオブタイム

【サービスの特徴】

• スケジュール管理機能の強化 働き方改革でも注目の残業管理。残業時間のリアルタイム把握だけでなく、月初めに設定した残業見込み時間を超過した場合にアラートで知らせてくれる機能があります。有給休暇の自動付与、休暇取得状況の管理がリアルタイムにおこなえます。
• 企業独自のワークスタイルにあわせた機能 企業によって異なる複雑な就業スタイル（働き方や給与の計算方法など）に対応するための機能があります。今後さらに多様になっていく働き方にもしっかり対応できます。
• 多様なサービスとの連携 クラウド型給与計算ソフトをはじめとする給与計算のソフトだけでなく、人事データを一元管理できるクラウド人事人材管理など多様なサービスと連携しています。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：300円／月
• 30日間無料

3-3. タッチオンタイム

【サービスの特徴】

• サービスの利用継続率が99.7% 使いやすくて続けやすいことが特徴で68万人を超えるユーザーが利用しています。システムの導入だけでなく、運用時も万全のサポート体制であるため、何かあったときにもすぐに対応できます。
• 勤怠の見える化 リアルタイムで残業時間などの勤務状況が把握できるため、設定していた残業時間を超えることを防げます。また、自分たちの拠点だけでなく、他の拠点での勤務状況も把握することができます。
• レコーダーをレンタルできる レコーダーを使って打刻管理をすれば、パソコンや入力作業を省略することができます。また、レコーダーのレンタルサービスもしています。レコーダーのレンタルサービスを使えば、レコーダーを月々2,200円でレンタルすることができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：300円／月
• サポート料金：0円

3-4. ShiftMAX

【サービスの特徴】

• 多岐にわたる勤務形態を一括管理可能 曜日や時間帯によって異なる給与形態だけではなく、1日に複数の現場で働くなど多様な働き方に対する勤怠も一括管理できます。
• 勤怠、給与データの集計業務を自動化 スマホなどの打刻データをリアルタイムで管理画面に更新し、残業時間の把握や給与携帯にあわせた給与計算を自動で行うことができます。
• 多彩な打刻方法 ICカードだけではなく、スマホや指静脈認証にも対応しています。また、機械が苦手な人も簡単に打刻できるように音声ガイダンスによる通話打刻もあります。音声ガイダンスを使うため、勤怠管理者の電話対応は不要です。

【価格】

• 初期費用：50,000円
• 基本機能：150,000円
• 1人：300円／月

3-5. CLOUZA

【サービスの特徴】

• シンプルで簡単な操作 打刻はスマホなどアプリ活用で簡単操作です。また勤怠状況も一元管理されているので、一見性が良く、タブレットからも使いやすい画面設計になっています。
• マルチデバイス PC・タブレット・スマホ・TimeP@CK専用端末の4種類から打刻ができます。各端末で24時間いつでも打刻可能なので、企業にあった使い方ができます。
• 勤怠情報の確認がしやすい 管理画面で打刻情報と勤怠集計結果を同時に確認できます。タブレットからも使いやすい画面設計になっているので、管理者は外出先からでも状況を確認できます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：200円／月
• 30日間無料

3-6. 勤怠管理・勤務報告OCRソリューション

【サービスの特徴】

• スキャナもしくはFAXサーバーがあれば追加のインフラは必要なし 帳票などは汎用のスキャナもしくはFAXで読み込みができるのでサーバーを追加するなど、大掛かりなインフラ整備が不要で、安価にスタートすることができます。高性能OCRエンジンを採用しているため、高い認識精度を有しています。
• 簡単に操作できる 専門知識や経験がなくても、操作性のよい訂正画面やチェック機能をもっているため、入力ミスやチェック漏れを防ぐことができます。
• 帳票の作成はエクセルなどで 勤怠管理表や勤務報告書、勤怠表などはエクセルで作成することができます。勤務形態ごとに様式をかえるなど、企業ごとのカスタマイズも容易です。

【価格】

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3-7. 作業現場出退管理システム「Smart One Call」

【サービスの特徴】

• 簡単で確実な出退勤の連絡 出退勤の連絡は、受付電話番号に1Callの不在着信をするだけです。通話料金も無料で、作業現場の固定電話から連絡することで不正連絡を防ぐこともできます。
• シンプルな構成 機械に強い人でないと管理ができない管理システムが多い中、電話サービスとサーバーサービスだけなので、非常にわかりやすい構成になっています。電話回線数は作業現場数などから増減させることができます。
• リアルタイムモニタリング 電話連絡による出退勤の連絡をサーバーシステムが自動で記録します。ユーザーはWebブラウザを使って、勤怠状況を確認することができるので、残業時間などの把握ができます。

【価格】

• 初期費用：35,000円
• 1人：300円／月

3-8. マネジメントサービス

【サービスの特徴】

• 出退勤の不正防止 GPS端末を使って従業員の出退勤を確認できます。GPS機能をもっているため、本当に現場にいるのかを確認できます。また、現場ビルのそばでないと打刻しても反応できないように設定できます
• 清掃員の安否確認などを素早く対応 GPS端末を使っているので、ひとり暮らしの従業員の安否確認をおこなうことができます。家族にも安心してもらえる素早い対応が可能になります。
• 急な欠勤にも緊急対応 一人の現場の場合、欠勤が出ると迷惑がかかってしまいます。シフトが空いている従業員をすぐに確認できるので、欠勤が出てもすぐに代行者を手配できます。

【価格】

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3-9. 勤怠管理システム「Times」

【サービスの特徴】

• 簡単操作 各種申請は、すべて対象の日付をクリックすることからおこないます。マニュアルがなくても操作できるような画面になっています。
• 36協定管理 労使協定で締結した36協定の範囲内に入っていることを確認できるようになっています。36協定の残業限度時間を超えてしまった場合は、アラートを表示して特別状況申請を促すことができます。
• バイリンガル対応 日本語だけでなく、英語表示も標準対応しています。システムログイン後にプルダウンから言語を選択することができます。英語以外だけでなく言語ファイルを設定すれば、世界各国の言語に対応することが可能です。

【価格】

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4. まとめ

清掃業の勤怠管理は煩雑です。朝夕は出退勤の連絡対応、締め前は勤務時間や交通費の集計をおこない、給与計算をしなければいけません。特に1日に複数現場をまわることが多い清掃業の場合、シフトを組むのも大変です。勤務場所、時間をうまくつなぎ、最適化を行わなければなりません。これらの作業を人の手でおこなうのは大変でした。

そこで最近話題になっているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムを使うと、スマホを使って打刻をすることで一元管理ができ、交通費を含めた給与の計算もでき、シフトの最適化も可能です。また、清掃員がシフトを確認するのも容易になります。このような便利な勤怠システムを活用して省力化し、勤怠管理者の手間を削減しましょう。