勤怠管理システムで面倒な管理業務を効率化｜申請・承認作業を簡単に

勤怠管理を面倒くさいと感じている人事担当者も多いのではないでしょうか。また、実際に勤怠管理される側の従業員も打刻や申請が面倒くさいと感じて、勤怠管理方法に不満を感じているケースもあります。

ICカードやタイムカードの打刻記録と実際の就業時間にギャップがある場合は、理由を確認して修正をしなければなりません。管理者にとっては、この確認・修正が面倒くさい業務と感じることもあるでしょう。

今回は、人事担当者が抱えている勤怠管理における悩みや課題を抽出し、その課題を解決する方法を紹介します。

1. 人事担当者が抱える勤怠管理の面倒くささ

勤怠情報の管理について、人事担当者が面倒くさいと感じている業務をいくつか洗い出してみました。

1-1. 打刻漏れや残業申請の承認やチェックが面倒

打刻修正や残業の申請を紙でおこなう場合は、従業員が申請書に記入し、それをどの上長から承認をもらえばいいのか確認し、その上長のところに直接持っていくことが必要です。

さらに複数人からの承認が必要なときは、申請作業だけでかなりの時間を取られます。承認する側も、わざわざ仕事を中断して承認しなければならず、仕事の生産性が落ちてしまうかもしれません。

従業員は申請フローが複雑かつ、時間がかかってしまうことで、申請が面倒だと感じてしまいます。そのため、申請業務をおこなわずに、管理者が実際の労働時間を正確に管理することができないと場合もあります。

労働時間の客観的な把握が求められるなかで、従業員から申請されない、実労働時間と勤怠データが異なるような管理方法では、勤怠管理の意味がありません。

1-2. 勤怠情報をリアルタイムで把握できない

紙に手書きやタイムカードで打刻をする場合、紙に書かれたものを従業員から集めて、それを集計しなければなりません。この集計業務には多くの時間がかかってしまうので、従業員のリアルタイムな残業時間などを把握することができません。

リアルタイムで従業員の勤怠情報を把握できていなければ、知らないうちに従業員に無理な働き方を強要していたり、知らないうちに残業時間の上限をオーバーしていたりすることもあります。

1-3. 従業員から希望シフトを集めて、それを加味してシフト作成するのが面倒

シフト形態の事業所であれば、従業員の希望シフトを集めて、全体のバランスを考慮してシフト表を作成するのも人事担当者の仕事です。

従業員によって出勤予定日数に差があると、従業員から不満が出る可能性が高いので、慎重なシフト作成が必要になります。業界によっては人員基準を加味してシフト作成をしないといけないという面倒くささもあります。

また、出勤日の希望の提出が遅れたり、途中で変更を求められたりしたときは修正が必要です。さらに人の過不足の確認などに手間がかかってしまいます。

1-4. 職種ごとに異なる時給や残業代の集計が面倒

業界によっては、時給や残業代が職種ごとに異なるケースがあるかもしれません。時給や残業代が異なれば、計算するときに複雑性が増すので、その分手間がかかります。

計算だけではなく、その人がどの職種であるかも把握しないといけないので、書類の確認作業も多くなります。

1-5. エクセルでの勤怠情報の入力や集計が面倒

派遣社員は勤怠情報を手書きで管理することが多く、出退勤の時間や残業時間が書かれた1カ月分の勤怠表をまとめて集計し、給料計算などに活用しています。

従業員の勤怠情報を紙で集める場合は、不正な記入がないかを確認したうえでエクセルなどに入力していかなければいけません。

また、複数の事業所があったり、職種ごとに時給や残業代が異なったりなど、変数があればあるほど、エクセルでの管理が複雑化し、給与計算にかかる業務も煩雑になってしまいます。

1-6. タイムカードを保管しておくのが面倒

タイムカードの保管が面倒だと感じるケースもあるでしょう。タイムカードを含む勤怠管理に関する書類は、5年間保管しなければなりません。労働基準法によるルールであり、違反すると罰則が科せられる可能性もあるため注意が必要です。

勤怠管理に関する書類を保管する際は、あとで探しやすいよう、従業員ごと・部署ごと・年度ごとなどに分類しておく必要があります。分類や整理の作業に手間がかかり、ストレスを感じる担当者もいるでしょう。また、管理のためのスペースが必要になることも大きな課題です。

1-7. 不正を防止するのが面倒

勤怠情報を正しく把握するためには、不正や打刻漏れを防止することも重要です。たとえば紙のタイムカードを利用している場合は、遅刻しそうなときに他の同僚に打刻を依頼する代理打刻や、つい打刻を忘れてしまう打刻漏れが発生しやすいでしょう。

このような不正や打刻漏れが発生したときは、事実確認をしたうえで正しい情報に修正しなければなりません。関係者へのヒアリングや修正作業が面倒だと感じることも多いため、トラブルが頻発している場合は改善策を検討することが重要です。

1-8. リモートワークなどに対応するのが面倒

リモートワークを採用している場合や外回りの営業職が多い場合などは、勤怠管理が面倒だと感じる場面も多いでしょう。在宅勤務の従業員や直行直帰する従業員は会社での打刻ができないため、システムを導入していない場合は、電話やメールで出退勤時刻を報告したり、後で勤怠情報を修正したりする必要があります。

連絡を受ける側の上司も、いちいち報告内容を記録しなければなりません。従業員数が多くなると連絡を受けるだけでもかなりの手間になるため、何らかの対応を考える必要があるでしょう。

2. 勤怠管理システムの導入で管理業務の面倒さを解消できる理由

勤怠管理システムを導入すれば、面倒な作業の多くを自動化できます。ここでは、勤怠管理システムによって管理業務を効率化できる理由を解説しますのでチェックしておきましょう。

2-1. パソコンやスマートフォンから申請・承認作業ができる

勤怠管理システムは、インターネットに接続できる環境があれば、パソコンやスマートフォンアプリを使って、直行直帰の申請や有給取得の申請などができます。

従業員の申請をメールで確認し、システム上で承認ができるので、承認までのフローを効率化することもできます。また、複数人の承認が必要な場合は、承認のフロー図をカスタマイズすることも可能です。

2-2. リアルタイムで勤怠情報を把握できる

勤怠管理システムを活用することで、従業員のリアルタイムな勤怠データを把握することが可能です。残業時間も把握できるので、残業時間の上限に配慮した残業調整をおこなえます。

リアルタイムな勤怠データを把握できることで、残業時間や遅刻が多い従業員や部署に対して注意喚起するなど、働き方の改善に向けた動きに先手を打つことができます。

2-3. シフト管理を自動化できる

多くの勤怠管理システムには、シフト管理機能も付いています。従業員にスマートフォンなどから希望シフトを入力してもらうだけで、希望の集計やシフト作成が可能です。万が一、従業員のシフト提出が遅れたとしても、従業員にメールやSNSでリマインドする便利な機能も付いています。

また、自動シフト作成機能が付いている勤怠管理システムであれば、企業に合わせてカスタマイズをおこなうことで、忙しい時間帯などに合わせた人員の過不足の計算が可能になり、シフト作成にかかる時間を効率化できます。

2-4. 勤怠データから残業時間を自動集計できる

勤怠管理システムは、手入力やタイムカードでの打刻では難しかった、客観的で正確な労働時間を把握できるようになります。

実労働時間や残業時間などの記録された勤怠データは、必要なタイミングで管理画面から確認することができるので、エクセルに打刻時刻を手入力する必要はありません。

集計したデータは、利用している給与計算システムに合わせてCSVデータとして出力ができるので、月末月初の集計業務にかかる時間を削減することができます。システムによっては給与計算システムと連携して、自動でデータ共有することも可能です。

2-5. スマートフォンやタブレットなどからの打刻でも自動集計できる

従業員は、スマートフォン・タブレット・パソコンなど、さまざまなデバイスから打刻できるようになります。

従来のタイムカードや出勤薄での管理ではエクセルで集計しなければ、勤怠データを把握することができませんでしたが、システムを活用することで管理画面でリアルタイムに確認することができます。

2-6. 多様な働き方に対応できる

勤怠管理システムを導入すれば、リモートワークなどの多様な働き方に対応できます。クラウド型の勤怠管理システムであれば、スマートフォンやパソコンからシステムにログインして簡単に打刻することが可能です。

わざわざ会社にいる上司に連絡したり、打刻のために会社に立ち寄ったりする必要はありません。リモートワークを採用している企業や外回りのスタッフが多い企業でも、効率よく勤怠情報を管理できるでしょう。

2-7. 法改正に対応できる

法改正に対応しやすいことも勤怠管理システムの大きな特徴です。エクセルなどで勤怠管理をおこなっている場合は、法改正に合わせて残業時間の上限や割増率の数値、計算式や関数などを変更する必要があります。

一方、クラウド型の勤怠管理システムであれば、法改正に合わせて自動でアップデートされるため、手作業で設定を変更する必要はありません。知らないうちに法律に違反するケースを減らせるため、安心して利用できるでしょう。

3. 面倒な勤怠管理を効率化できる勤怠管理システムを紹介

ここでは、業務の効率化につながる勤怠管理システムをピックアップして紹介します。勤怠管理システムの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

3-1. ジンジャー勤怠

【サービスの特徴】

• 「面倒だから申請をあげない」といった事態を防げる 簡単に残業や打刻の申請ができるので、従業員が「面倒だから申請をあげない」といった事態を防げます。また、アラート機能があるので、承認する側が承認のし忘れを防げます。
• 面倒だった勤怠情報の入力作業不要 従業員が打刻するだけで、勤怠情報は自動で集計され、エクセルなどに入力して集計する手間が省けます。また、給与計算システムと連携しているので、残業などの計算も自動でおこなわれます。
• 従業員が希望シフトを入力するだけで、自動でシフト作成 従業員が希望シフトを入力するだけで、面倒だったシフト作成を自動でおこなってくれます。人員基準や従業員のシフトバランスを加味したシフト作成が可能です。

【価格】

• 初期費用：300,000円～
• 一人あたり：400円／月

1分でわかる！ジンジャー勤怠

3-2. Money Forward クラウド勤怠：働き方改革をサポートする勤怠管理システム

【サービスの特徴】

• 従業員の勤怠管理データを元に残業や休暇の取得状況をリアルタイムで把握し、より強固な労務管理体制を構築できる。
• 基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、どんな就業ルールでも対応可能。
• 従業員データなどのインポート機能で、既存ソフトからの乗り換えや給与計算ソフトからのデータ移行も簡単にできる。

【価格】

• 初期費用：0円
• 一人あたり：300円/月

3-3. ジョブカン

【サービスの特徴】

• 複数人で管理できる 管理者が複数人でも、無料で利用できます。管理者ごとに権限設定が可能なので、レイヤーごとに見れる画面を規制できます。
• 休暇や残業申請が簡単 休暇や残業申請が簡単にできるので、従業員の負担が少ないです。また、管理者も承認作業をしやすいです。
• 多彩な打刻方法 ICカード、LINE、Slackなど利用企業の状態に最適な方法で打刻することができます。GPS機能も付いているので、不正打刻も防げます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 一人あたり：200円/月

3-4. KING OF TIME

【サービスの特徴】

• 手厚いサポート体制 導入時のサポートはもちろん、導入後のサポートもいつでも対応しています。システム関連に慣れていない企業でも安心です。
• 他システムと多数連携 勤怠管理以外の、給与システムや人事システムと連携できるので、従業員情報を一元管理できます。
• 残業基準を設定できる 残業時間のリアルタイムの把握はもちろん、あらかじめ設定した基準残業時間の超過を可視化できます。また、残業の申請～承認もPCや携帯電話から可能です。

【価格】

• 初期費用：0円
• 一人あたり：300円/月

3-5. タッチオンタイム

【サービスの特徴】

• 勤務時間を自動集計 タイムカード管理では、票検査員ソフトに転記・計算していたような勤務時間の集計を、自動で集計できます。
• シフト管理が可能 パターン設定などで、簡単にシフト作成が可能です。従業員のシフトのバランスを考える面倒さを解消できます。
• タッチオンタイム独自のタイムレコーダー 3WAY（指紋認証・ICカード・パスワード）打刻でパソコンが不要です。設置環境を選ばないので、すべての企業に導入が可能です。

【価格】

• 初期費用：0円
• 一人あたり：300円/月

3-6. バイバイタイムカード

【サービスの特徴】

• 多彩な打刻方法で企業に合った打刻をお届け スマホやICカードから、生体認証まで多種多様な方法で打刻ができます。従業員の状態ごとに打刻方法を変えることも可能です。
• サポートが充実している 専門コンサルティングチームにより、お客様ごとに異なる就業規則などを考慮したシステムの構築を支援します。
• システム動作が速いので、ストレス低減 高速動作するシステム（平均レスポンスタイムが0.02秒)でストレスが低減されます。高速レスポンスで確認したいことをすぐに確認できます。

【価格】

都度お問い合わせ

3-7. 奉行勤怠管理クラウド

【サービスの特徴】

• 従業員と総務がつながる 従業員の打刻や勤怠届と総務部門の勤怠集計業務をクラウドでつなぐことで、一連の勤怠管理業務を自動化します。
• あらゆる業種業態の勤怠管理に対応 業種特有の勤務体系や複雑な就業ルール、多様な働き方へ柔軟に対応できるため、簡単に勤怠管理をおこなえます。
• 法改正やリスクマネジメントに手間なく対応できる 残業抑制や勤務間インターバルの確保などの法改正や労務リスク対策へ業務負荷をかけずに対応できます。

【価格】

• 初期費用：126,000円～

3-8. CLOUZA

【サービスの特徴】

• シンプルでわかりやすい操作 シンプルかつわかりやすい操作方法なので、勤怠管理システムを初めて導入する方でも安心して利用できます。
• クラウドなので、すぐに使用できる タブレット端末やパソコンのブラウザがあればすぐに使うことができるので、タイムレコーダーなど専用の機器の購入は不要です。
• 移動型と設置型、働き方に合わせた打刻方法 打刻方法は、スマホやタブレットから打刻できるアプリタイムレコーダーと、オフィスに設置されているパソコンやタブレットから打刻できるWebタイムレコーダーがあります。

【価格】

• 初期費用：0円
• 一人あたり：200円/月

3-9. TimePro-XG就業

【サービスの特徴】

• 年休データ管理を自動計算 年休の取得日数、繰越日数、付与日数に合わせて自動更新。雇用形態に応じて、最大10通りの登録ができます。
• 長時間労働者を的確に把握 長時間労働の増加傾向を分析し、原因を調べることで適切な対策につながります。部署・個人ごとの傾向が一目でわかります。
• 仕事量に応じた勤務スケジュールを作成支援 個人マスターに登録された契約時間帯をもとに、月間の勤務スケジュールを自動展開します。

【価格】

• 金額：240,000円（basic版の基本料金）

4. 勤怠管理システムを導入するときの注意点

便利な勤怠管理システムですが、導入するときは自社の課題を明確にしたうえで、サポート体制などを確認しておきましょう。以下、導入時の注意点について詳しく解説します。

4-1. 自社の課題を明確にする

勤怠管理システムを導入する前に、自社の課題を明確にしておくことが重要です。どのような作業に面倒さを感じているのか、どのようなトラブルが発生しているのか、といった現状を把握しなければ、自社に合ったシステムを選ぶことができません。

打刻に関する不正を防止したい、勤怠管理と給与計算の負担を軽減したい、リモートワークに対応したいなどの目的を明確にしたうえで、課題を解決できる勤怠管理システムを導入しましょう。

4-2. 法改正に対応できるか確認する

法改正に対応できるシステムかどうかも確認しておきましょう。一般的なクラウド型の勤怠管理システムの場合、法改正があった際に自動でアップデートされるケースが多いのですが、気になる場合はアップデートのタイミングやメンテナンス期間などについて確認しておくことが重要です。

4-3. サポート体制を確認する

初めて勤怠管理システムを導入する場合や、使い方に不安を感じる場合は、サポート体制が充実したサービスを選ぶのがおすすめです。導入時や運用時に困ったとき、電話やメールなどでサポートしてくれるシステムであれば安心して利用できるでしょう。

また、専任の担当者がついてくれる、勤怠管理の課題解決方法まで提案してくれるなど、細かいサポート方法も異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

5. システムを活用して勤怠管理の面倒さを解消しよう！

タイムカードから勤怠情報を読み取り、その勤怠情報をエクセルに入力し、集計することには手間がかかります。とくに最近は「働き方改革」が推進されており、長時間労働に対して敏感な時代になりました。しかし、従来のアナログなやり方だと、従業員ごとのその日までの残業時間を把握し、是正の依頼をするまでに面倒な作業が多く必要でした。

その面倒な作業を一気におこなってくれるサービスとして注目されているのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムは多数の企業がサービスを提供しており、さまざまなデバイスで打刻をおこなうことができます。

管理者は打刻情報をもとに集計された勤怠情報を確認するだけでよく、非常に効率的に管理することが可能です。最近は、クラウド給与サービスと連携した勤怠管理システムも増えてきており、勤怠の管理だけでなく、給与の計算まで一緒に管理することもできます。

この記事で紹介した勤怠管理システムを参考に、自社に適した勤怠管理システムの導入を検討してみてください。