警備業向け勤怠管理システム比較9選｜シフト管理｜管制業務｜上番下番報告

警備業の従業員は、自分の会社に出社するわけではなく、警備をおこなう派遣先に直行して働く場合が多いです。

また、派遣先は一つではなく複数あるため、警備現場にタイムカードを設置することが難しいです。そのため、タイムカードによる打刻をすることができません。

その結果、警備員の勤怠管理や給与計算をするのが非常に煩雑になってしまいます。そこで、警備業における勤怠管理を効率化できる勤怠管理システムをご紹介します。

1. 警備業が抱える勤怠管理の悩み

警備業では勤怠管理について、次のような悩みを抱えているのではないでしょうか。

1-1. 警備業は現場への直行直帰が多く、タイムカードで打刻ができない

警備員は現場作業が多いので、現場へ直行直帰をして出退勤することがほとんどだと思われます。警備現場はさまざまな場所にあるため、すべての現場にタイムカードを設置することは現実的ではありません。

多くの警備会社では、タイムカードの代わりに電話で出退勤の報告をすることが主流となっています。

しかし、時間帯によっては多くの従業員が一度に電話をすることが多いので、電話が混み合います。そのため、電話がつながらず、従業員が正確な出退勤時間の報告ができなかったり、管理者が電話対応に大幅な工数を取られたりします。

1-2. 朝夕のピーク時に管制業務の電話対応が大変

打刻方法は電話連絡を使うケースが多いです。各警備員が上番、下番時に所属している会社に電話連絡をおこないます。

この電話連絡の時刻は多くの警備員と重なることが多く、電話連絡が管制室に集中します。そのため、従業員の「電話がなかなかつながらない」「上番の連絡ができないから、仕事を始めることができない」といった不満につながります。

また、管制側は電話対応だけではなく、勤怠情報をパソコンに入力したり、紙に書き控えたりといった作業が発生します。ほかにも、現場にたどり着けない従業員の対応をおこなうこともあるので、出退勤のピーク時は大変になります。

1-3. 月末の勤務実績の確定および、給与計算に多くの人員と時間が必要

月末になると電話連絡による勤怠情報と警備先で承認印をもらった勤務実績を照会しながら、勤務時間の集計および給与計算をおこなわなければいけません。一ヶ月の間に複数の勤務地で就業した人の場合は、複数の勤務実績を集計する作業も発生するので、管理者は照会作業に大幅な時間を取られます。

警備業の場合、昼間だけでなく、夜間に働くことも多く、諸手当が異なったり、時給が細かく区分されているので、給与計算が非常に複雑になります。これらの作業をExcelでやろうとすると、計算式をいちいち入力しないといけなかったり、どの欄にどの情報を入力しないといけなかったりと、入力作業だけでも多くの工数がかかります。

1-4. 日々の人数や勤務場所の変更などがあるため、人材配置が大変

毎日同じ場所に同じ人が警備員として出動するのであれば、管理は楽なのですが、日によって勤務地や配置人数が異なるので、人材配置を考えるのが大変です。

たとえば、体調不良で欠勤者が出ても、派遣先の企業は警備員が必要なため、代わりの警備員を派遣する必要があります。当日になって急遽、配置換えをすることもしばしばあります。その場合、だれが就業可能なのかを確認しなければいけません。

また、人材配置は人事担当者の経験や勘によっておこなわれていることが多く、人事担当者が変わるときに引き継ぎが難しいこともあります。

1-5. タイムカードが置けない作業現場、毎日、異なる場所での業務により、勤怠情報の集計が大変

通常の派遣業であれば、1ヶ月間は同じ勤務先であることが多いため、月末に就業記録をもらうことができます。毎日同じ時間に働くので、残業の有無と欠勤日だけ確認するだけで勤怠管理の集計作業は完了します。

しかし、警備業の場合、派遣先が毎日異なることも多いです。その場合、就業時間が違うことも多く、紙に記録された勤怠情報の集計作業が大変です。また、同じ月内の累積残業時間をリアルタイムに確認するのが難しく、残業時間のバランス調整が困難です。

 

2. 勤怠管理システムが警備業にあっている理由

警備業の企業が勤怠管理システムを導入するメリットをご紹介します。

2-1. スマホやタブレットで打刻ができる

勤怠管理システムはスマホ、タブレットやPCなど多彩な方法で打刻ができます。タイムカードを設置できない警備業でも、スマホやタブレット対応の勤怠管理アプリを使って、直行した警備現場から打刻することができます。

これまではガラケーからの電話やメールでの出退勤報告も多かったかと思いますが、スマートフォンのシェアが増えてきているので、アプリと連動した打刻をおこなうことで、出退勤にかかる手間を削減することができます。

また、GPS機能を活用した打刻アプリを活用することで、警備現場の近くからでないと打刻できないように設定ができたり、打刻の場所を管理することができます。GPS機能を活用することにより、従業員の不正打刻を防止することができます。

2-2. 上番下番をスマホ打刻することで、電話で報告を受ける必要がなくなる

上番、下番時の打刻方法を電話連絡からスマホ打刻に変えることで、正確な勤務時間の把握ができるようになるので、電話がつながらないから、勤務の開始が遅れたり、帰る時間が遅くなったりすることがなくなります。

管制の電話連絡も減るので、電話対応にかかっていたコストを削減できます。また、勤怠情報の入力も、従業員がスマホで打刻を打つだけで、入力・集計ができるので、管理者の業務が大幅に削減されます。

2-3. 給与システムと連携できるので、自動で給与計算できる

これまでは、現場から電話連絡を受けた勤怠情報をパソコンに入力したり、紙に書き控えたりなど、月末の給与支払い時に集計する必要がありました。

勤怠管理システムを導入することで、クラウド上での給与システムと連携できるので、集計した勤怠情報から自動で給与計算ができるようになります。夜勤や深夜手当についてもルールを取り込んでおけば自動で計算できるので大幅に工数が削減されます。

2-4. 人員基準や従業員の要望を加味したシフトを自動作成

勤務地や勤務時間など従業員の希望を考慮したシフトを自動で作成することができます。ほかにも人数バランス、スキルや従業員の相性の悪さを条件に加え、シフトを自動作成できます。また、当日急遽、人が必要になった場合も、誰が空いているかを一目で確認でき、補うことができます。

従業員もスマホで希望シフトを提出できるので、紙に書いて事務所に提出する手間を減らすことができます。シフトの確認もスマホでできます。

2-5. 勤務時間を自動集計できる

派遣先の現場が異なったり、就業時間が異なったとしても、従業員がスマホから打刻するだけで、勤務時間を自動で集計することができます。人の手による勤怠情報の転記や入力作業が不要になるため、集計ミスの心配もありません。

また、1ヶ月の累積残業時間も、月末にか紙に記録された勤怠情報を集計しなくても、リアルタイムで勤怠情報を確認することができるので、勤務時間のバランス調整もおこなうことができます。

3. 警備業に適している勤怠管理システムをご紹介

勤怠管理システムについて、その特徴や利用料金をご紹介します。

3-1. ジンジャー勤怠

 

 

【サービスの特徴】

• 設置が必要なタイムカードが不要で、直行直帰に適した多彩な打刻が可能 ジンジャーは手元のスマホから打刻が可能です。また、GPS機能があるため、派遣先の警備現場の近くからでないと打刻が打てず、不正打刻の心配もいりません。
• 朝夕の電話連絡をスマホでのアプリ打刻に変えることで、大幅に効率化 出退勤の電話連絡をスマホ打刻に変えることで、管理側は電話対応を大幅に業務を削減でき、従業員側は電話がつながらないことによるストレスが軽減されます。
• 勤務時間・場所や従業員の希望シフトを加味したシフト作成が可能 シフト作成を自動にするときに、条件を設定することができます。勤務時間や勤務場所に加え、スマホなどから集計した希望シフトも加味したシフト自動作成が可能です。

【価格】

こちらからお問い合わせください。

1分でわかる！ジンジャー勤怠

【サービスの特徴】

• オールインワンパッケージ 警備業の業務管理をワンストップで管理できます。 今後のビジネススタイルや市況の変化に対して、柔軟に対応できる未来志向を有した基幹システムです。
• 直感的に操作ができる優しいインターフェース ガードエクスプレスは、扱うのが初めての方であっても直感的に操作できるよう、統一感とこだわりを持つやさしいインターフェースです。
• 万全のサポート体制が整っている 万全のサポート体制を構築して、全国均一のサポートをおこなっています。 サポーターが、豊富な経験とクオリティの高い対応力で業務運営をバックアップします。

【価格】

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3-3. 警備管制システム

【サービスの特徴】

• 管制管理機能により、ミスが防止できる 警備員の手配状況など配置情報を一目で確認でき、配置ミス防止ができます。複数の営業所を一括管理できるので、他営業所からの応援管理もでき、警備員不足を解消できます。
• リアルタイムで管理できる クラウド型webシステムで複数の担当者や営業所から警備員の配置情報や上番下番情報をリアルタイムに確認できます。警備員からの電話通話による上番下番報告を共有することができます。
• 簡単に導入が可能 デモ環境で警備管制システムの機能確認や動作検証をおこなってから、安心して導入することができます。

【価格】

• 初期費用：100,000円
• 月額料金：10,000円／警備員20人まで

3-4. ShiftMAX

【サービスの特徴】

• 朝夕の上番下番報告の混乱を解消します スマホやタブレットによる打刻のほか、通話での打刻も可能です。通話の場合、自動応答を使うため、管制業務の負担を削減します。
• 使い慣れたインターフェースで使いやすい ShiftMAXは、クラウド型にも関わらず、一社一社に合わせてアレンジされた設定で提供されるため、細かな就業ルールに対応することが可能です。管理インターフェースにExcelを採用し、担当者の学習や導入コストを削減します。
• クラウドでデータを一元管理 バラバラだった勤怠データと給与データがクラウドで一元管理できることで、リアルタイムで勤務実績を確認でき、実績確定もミスなく素早くおこなうことが可能です。

【価格】

• 初期費用：200,000円
• 1人：300円／月

3-5. Web版警備勤怠管理システム

【サービスの特徴】

• シフト割り当てから勤怠情報まで一括管理 警備の勤務予定を簡単に入力でき、一見性が優れた出力です。従業員も手元のスマホでシフトを確認できます。
• どこからでも利用可能 Webで運営するため、インターネット接続ができる環境ならば、どこからでも利用することができます。タイムカードのように設置場所を必要としないので、簡単に勤怠情報を集計できます。
• 細かいカスタマイズ可能 警備会社からの要望に合わせて、細かいカスタマイズが可能です。

【価格】

• 月額：8,000円／半年：43,000円／年間：86,000円（ユーザーID数は無制限）
• システムの一括販売：850,000円

3-6. KB-kintai

【サービスの特徴】

• メールによる打刻 出退勤の報告は電話での連絡ではなく、現場からの出勤報告メールを取り込み、出勤データを作成します。出勤データは出勤簿や給与計算に利用できます。
• 出勤簿の自動作成 出勤データから自動的に出勤簿を作成します。集計に手間がかかる残業時間や通勤手当なども自動で集計して表示します。
• 請求明細書の自動作成 出勤データから現場別に集計した請求書明細書を自動で作成することができます。一つひとつ確認していた時間が削減されます。

【価格】

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3-7. 日報365 for 警備

【サービスの特徴】

• 簡単にケータイ打刻 警備員は前日に配信される手配メールのリンクをクリックするだけで打刻できます。オプションで音声ガイダンスによる打刻も可能です。
• 手配ミスを防ぐチェック機能 シフト作成時に配慮が必要な警備員の重複手配や不仲、新規入場者などを色分けで視覚的に表示し、手配ミスを減らします。
• 便利な情報表示機能 手配現場の地図や、警備員の詳細情報など、すぐに表示・確認することができます。道に迷った警備員の誘導も簡単です。

【価格】

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3-8. 管制帳

【サービスの特徴】

• 警備員管制実績管理システム 受注情報と配置計画情報から管制伝票の初期値を生成します。変更がなければ、最小限の入力で実績の登録が完了します。変更があった場合は、変更箇所のみ修正するだけです。
• シフト管理システム ①稼働日を特定しての入力②カレンダー形式での入力③現場チーム別入力の3パターンから登録が可能です。どの画面から入力してもデータは同じなので、使いやすいです
• 給与計算が簡単に 警備業管制システムで計算した賃金支給情報を取り込む事ができます。自社の給与体系に合わせた支給、控除、勤怠項目設定ができます。関連法改訂に伴う法定テーブルメンテナンスが可能です

【価格】

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3-9. はいパットくん！

【サービスの特徴】

• 簡単操作で導入がらくらく 導入には、システムソフト「はいパットくん！」と携帯端末のみを準備するだけです。携帯端末の操作は、業務メールの受信、上番準備・上番・下番・移動時などにボタンで報告送信するだけで非常に簡単です。年配の警備員さんでも使い慣れたガラケーも対応しています。
• 見える化でシフト管理がらくらく 警備員配置や実績入力の機能を持っており、配置済みの人数や、人（実績など）の情報を確認することができます。警備員の勤務可能日を登録しておくと、その日に配置可能な人数の把握もできます。
• データ連携で事務処理がらくらく 稼働データをもとに、勤務台帳を作成し、勤怠締め処理をおこないます。得意先への請求書作成や給与支払い、年末調整などもスムーズにおこなうことができます。

【価格】

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4. まとめ

警備業は現場への直行直帰が基本となっており、勤怠管理は工数がかかっていました。毎日の上番下番の確認、月末の締め前になると人事で勤務台帳を作成し、給与計算など非常に大変でした。

これらの課題を解決する一つの方法として、勤怠管理システムがあります。特に警備業に特化した勤怠管理システムが多数販売されています。勤怠管理システムを使うことで、複雑だった勤務台帳を簡単につくれるだけでなく、上番下番の報告管理も手間が減り、人事担当者の工数を削減することができます。

年配の従業員にとっては、複雑な機能をもった勤怠管理システムを使いこなすのは困難なので、労働者にとってシンプルなシステムをおすすめします。