医療機関では医師や看護師など多岐にわたる職種の職員が、24時間体制の中、さまざまな勤務形態で勤務しています。この状況下で診療報酬の人員基準を満たすシフト管理と各職員の労働時間の適正な管理について、院長や担当者はお悩みではないでしょうか。
深刻な人手不足の中、「働き方改革」が求められています。適正な人員配置はできているでしょうか。担当者は勤怠管理自体に多くの時間を費やしていないでしょうか。ここでは、医療機関の勤怠管
数多くある勤怠管理システムの中から、自社に見合うシステムを探す際、何を基準にして選べばいいのか、悩まれる方も多いのではないでしょうか。
そのような方のために今回、社労士監修のもと、「勤怠管理システムの比較表」をご用意いたしました。資料には以下のことがまとめられています。
・勤怠管理システムの5つの選定ポイント
・社労士のお客様のシステム導入失敗談
・法対応の観点において、システム選定で注意すべきこと
お客様の声をもとに作成した、比較表も付属しています。これから勤怠管理システムの導入を検討されている方はぜひご活用ください。
1. 医療機関が抱える勤怠管理の悩み
1-1. 夜勤や当直が多いので、従来のタイムカードでの計算が面倒
医療機関では医師や看護師など、さまざまな職種の職員が24時間体制で働いているため、夜勤や当直を含む3交代制や変形労働時間制など勤務形態が多岐にわたっています。
職種によって勤怠管理方法が違う上、勤務形態が複雑なため、最後は手作業によるタイムカードの集計が必要になることが多いです。そのため、勤務実績の集計作業に時間を要している医療機関が多く存在します。
1-2. 夜勤における給与割増など、給与計算に時間がかかる
医療機関では、多様な職種に加えて専門性の異なる職員が多いです。そのため、給与の手当の種類がさまざまで、夜勤などにおける割増の計算式が複雑になります。
この複雑性が理由で、給与計算業務が非常に煩雑となり多くの時間を要しています。
1-3. シフト表を作成する際に、夜勤明けは何時間以上出勤できないなどの決まりがあり、作成が面倒
医療機関では、毎月の勤務シフト表を作成する際、診療報酬の要件に見合う適正な人員配置をおこなう必要があります。また「宿直は週1回」などの法令上の制限や職員の要望に応えることも必要です。
そのため、シフト作成には多くの手間がかかります。その上、急なシフト変更が起きた場合、ヘルプ可能な職員を迅速に探して調整することが必要になります。また、要件を満たした人員配置ができているかどうかを確認する作業にも時間を要することになります。
1-4. 手書きの日報での管理が多く、正確な残業時間や休憩時間の把握ができていない
医療機関は複雑な勤務形態が多いため、柔軟性がある手書きの日報で勤怠管理をしている施設も多いでしょう。しかし、シフト表と出勤簿を確認しながらデータを照らし合わせると、集計作業や職員の残業時間の確認には膨大な時間がかかります。
また、自己申告制の日報のみを頼りに、24時間体制で勤務している職員の勤怠状況を、管理者が正確に把握することは、困難でしょう。
1-5. 複数拠点のある医療機関だと、勤怠情報の管理が面倒
複数の病院などの医療施設がある医療機関の場合、タイムカードや日報を毎日収集することはできないため、担当者が月の途中で出勤日数や有給日数など、職員の勤怠状況を確認することは困難です。
また、勤怠の締め日のみで、タイムカードなどの収集をおこなうと、職員の打刻漏れの確認や集計作業に多くの時間を要することになり、作業が煩雑になってしまいます。
2. 勤怠管理システムが医療機関にあっている理由
2-1. スマホやタブレット、ICカードを活用して打刻ができる
勤怠管理システムを利用すると、スマホやタブレット、ICカードなど、複数のデバイスにより、病院や施設の勤怠状況にあわせて手軽に打刻することが可能となります。また、生体認証などを利用すれば、カードの取違いによる打刻間違いや不正打刻を防止することもできます。
なお、訪問看護や研修などによる外出先でもGPS機能を利用して打刻することができるため、正確に職員の労働時間を管理することができます。
2-2. 正確な勤務時間を把握できる
勤怠管理システムを利用すると、リアルタイムで部署や職員ごとの残業時間や労働時間を把握できるようになります。管理者は、随時、職員の労働時間を確認することができるため、長時間労働の抑制にもつながります。
2-3. 集計に手間がかからない
勤怠管理システムを利用すると、職員の勤怠状況を自動的に集計することが可能になります。複数拠点のある医療機関の場合は、タイムカードの回収も不要となり、大幅に集計時間を削減することができます。また、自動集計も可能なので、エクセルへの手入力などの従来の方法と比べると、集計ミスの防止にもつながります。
2-4. シフト作成もできる
多くの勤怠管理システムの中には、シフト表を簡単に作成できる「シフト管理ツール」が内蔵されています。
シフト管理ツールでは、一括して病院内の人員配置状況をリアルタイムに把握することができるため、急なシフト変更が起きた場合や、職員の過不足の確認、職員の希望シフト反映、人員調整など、複雑なシフト管理業務を効率的におこなうことができます。
3-5. 勤務形態に合わせて自由にカスタマイズができる
勤怠管理システムを利用すると、医療機関特有の医師や看護師などのさまざまな医療従事者や、多種多様な勤務形態の登録や管理が可能になります。そのため、職員の勤務実績の照合や集計作業に費やす時間を大幅に削減することができます。
3. 医療機関に適している勤怠管理システムをご紹介
3-1. ジンジャー勤怠
【サービスの特徴】
- 労働時間や夜勤回数の集計も簡単に
ジンジャー勤怠では、打刻情報をもとに労働時間や残業時間、夜勤回数の集計を自動でおこなうことができます。毎月の月末の集計が楽になり、月の途中で現時点の労働時間の把握ができるため 長時間労働を防ぐ仕組みづくりをすることが可能です。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ◯ |
| スマホアプリ打刻対応 | ◯ | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ◯ |
サービス名：ジンジャー勤怠 提供元：jinjer株式会社 URL：https://hcm-jinjer.com/kintai/
3-2. ADVANCE勤怠クラウド Hospital Edition
【サービスの特徴】
- GPS打刻ができる スマホを利用して打刻をすると、打刻した場所の位置情報を打刻時間と合わせて送信します。外出先への直行・直帰があっても、正確な勤怠管理が可能となります。
- 複雑なシフトに対応できる ２交替、３交替、宿直や夜勤シフトなどの複雑な勤務体系にも対応しています。勤務シフトは、1,000種類以上の登録が可能です。
- 「様式９」の帳票出力ができる 「勤務月報」や「有給休暇取得一覧」など、必要な勤怠情報を必要な時に確認することが可能です。また、出退勤打刻があれば「様式９」の他、病院や施設に必要な帳票を出力することができます。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ー |
| スマホアプリ打刻対応 | ー | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ー |
【価格】
- 初期費用：要相談
- 1ID：450円～／月（10ID単位）
3-3. タッチオンタイム
【サービスの特徴】
- 複雑な勤務形態にも柔軟に対応できる 勤怠管理に特化したシステムであるため、医療機関の複雑な勤務形態にも柔軟に対応することができます。
- 勤怠情報をリアルタイムに把握できる クラウドであるため、管理者が職員の打刻情報をリアルタイムに把握することができます。そのため、複数拠点の医療機関の場合、職員の勤務状況や残業時間を一括して管理することができます。
- 勤務時間を自動集計できる 勤務時間を自動集計することができますので、集計時間を大幅に削減することができます。CSVデータでいつでも出力できるため、各種給与ソフトと連携ができ給与計算を効率的におこなうことができます。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ◯ |
| スマホアプリ打刻対応 | ー | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ◯ |
【価格】
- 初期設定費用：0円
- 1人：300円／月
サービス名：タッチオンタイム 提供元：株式会社デジジャパン URL：https://www.kintaisystem.com/
3-4. KING OF TIME
【サービスの特徴】
- リアルタイムにシフト管理ができる 管理者はいつでも、どこでもシフト表の表示や修正、シフト表に対しての勤務実績とその差異をリアルタイムに確認することができます。また、職員が勤務希望日時をパソコンや携帯電話から通知することもできます。
- 多様な職員の勤怠管理ができる 普通残業、休日残業、割増残業など、さまざまな残業計算の基準を、就業ルールの違う職員ごとに設定することが可能です。また、有給休暇、代休、慶弔休暇などの休暇を、システムで管理することができます。また、所定労働時間が40時間を超えたら警告する機能もあるため、職員の労働時間の適正な管理をおこなうことができます。
- 勤怠データを自動計算できる 打刻データをリアルタイムで自動計算するため、手計算での集計作業は不要です。管理者はインターネットにつながる環境さえあれば、いつでもどこでもリアルタイムに勤務状況を把握することができるため、複数拠点のある医療機関でも対応することができます。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ◯ |
| スマホアプリ打刻対応 | ー | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ◯ |
【価格】
- 初期費用：０円
- 1人：300円／月
3-5. CAERU勤怠 医療
【サービスの特徴】
- 多様な打刻方法ができる ICカードや、携帯、スマホでの打刻、FAXでの打刻など様々な打刻方法が可能です。打刻データは管理者がパソコンから確認、修正することができ、自動集計されます。また、変更した打刻データは管理画面上でタブレットなどで打刻したか手で修正されたかを確認することもできます。
- 医療現場にマッチしたシフト作成ができる 看護師の日勤、夜勤などのシフトや様々な形態の職種のシフト作成も可能です。シフト作成は職員の希望に応じて作成することができます。自動で作成できるためシフト作成の時間を大幅することができます。
- シフト表と勤務実績を比較できる 医療機関ではシフト表と勤務実績を見比べることが行政上において必要です。また、シフト表と勤怠データを見比べることで人員配置を確認することができるので、職員の適正な配置を考える際に役立ちます。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ◯ |
| スマホアプリ打刻対応 | ー | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ー |
【価格】
- 初期費用：0円
- 1拠点：7,500円／月
3-6. ICタイムリコーダー
【サービスの特徴】
- さまざまな打刻方法ができる ICカードの他、スマホや携帯電話、Twitterを使用したGPS機能付きの打刻など様々な打刻方法が可能です。そのため、送迎や拠点に応じて打刻する場所が異なる場合でも対応することができます。また、公共交通機関の電子マネーカード、IC社員証、おサイフケータイなどを利用すれば、不正打刻の防止につなげることもできます。
- リアルタイムに勤務体系を管理できる 職員の残業時間や休日出勤、深夜や遅刻・早退など様々な勤怠を月の途中でもリアルタイムに確認することができます。そのため、職員ごとに日々の勤怠状況や打ち忘れなど、異常な勤怠も確認することができるため、複数拠点のある医療機関であっても勤怠管理を正確に行うことができます。
- 低コストで利用できる ICタイムリコーダーは月額150円からのクラウドサービスです。インターネットに接続できる環境があれば、初期費用無料で、１ヶ月の無料トライアル付きで導入することができます。パソコンやスマホから出退勤を入力すれば、従来のタイムレコーダーのような機材や、紙のタイムカードのような消耗品も必要もなく、月額費用以外一切費用がかからず大変リーズナブルです。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ー |
| スマホアプリ打刻対応 | ー | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ー |
【価格】
- 初期費用：0円
- 1人：150円／月
3-7. Vicsell病院向け勤怠管理
【サービスの特徴】
- スムーズなシフト作成ができる 9,999通りのシフトを作成することができます。すべてのシフトから、部署ごとに登録する事することができ、シフトの組合せをパターンとして登録すれば、シフト作成をスムーズに行うことができます。
- 「様式９号」の帳票出力ができる 「様式９号」をはじめ、勤怠予定・実績表、週間業務分担表、年間出勤簿、看護管理日誌・病棟日誌など病院・施設に必要な帳票の作成および出力が可能です。
- 給与システムや電子カルテとの連動ができる 様々な給与ソフトと連動することができ、就業時間集計結果をCSVデータで出力することが可能です。また、現在利用している電子カルテとの連動も可能です。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ◯ |
| スマホアプリ打刻対応 | ー | シフト管理機能 | ー |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ー |
【価格】 都度お問合せ
3-8. 医療向けクラウド勤怠管理・給与計算統合システム「OLude」
【サービスの特徴】
- 勤怠管理と明細発行をクラウド化できる クラウド上で医療機関と職員の間で勤怠情報を共有することが可能です。クラウド上で勤怠管理をし給与明細もWEB発行することで紙での管理が不要となります。
- 勤怠状況をリアルタイムに確認できる 管理者は職員の勤怠状況をリアルタイムに確認することが可能です。また、職員と管理者で残業や休暇などの申請および承認を行うことで、不正を抑止することができます。
- 1日の複数回勤務に対応できる 勤怠打刻の入力機器はタブレットです。1日の打刻入力回数は４回まで可能です。1日の0複数回勤務や各種当日手当を入力することもできます。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ◯ |
| スマホアプリ打刻対応 | ー | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ◯ |
【価格】
- 初期費用：問い合わせ必要
- 1人：300円／月（勤怠管理のみの場合）
- シフト：1人：200円／月（シフト管理のみの場合）
3-9. ジョブカン
【サービスの特徴】
- 複雑なシフトパターンに対応できる 夜勤や複数回の休憩がある看護師の複雑なシフトパターンにも対応することが可能です。また、自動で職員のシフト作成と勤務時間の集計も簡単に行うことができます。
- アプリ「ナースのシフト管理」を無料で利用できる 職員のシフト情報を確実に共有することができます。確定したシフトが職員のスマホのアプリ上に自動的に反映されます。また、希望シフトの申請がスマホから行うことができるのでシフト調整に手間がかかりません。
- 「入院基本料等の施設基準に係る届出書添付書類（様式9）」にも標準対応できる 「様式9」の書類出力に対応していますので、大病院でも安心して利用可能です。勤怠データを出力・編集することなく、提出用の書類をすぐに出力することができます。
| Web打刻機能 | ◯ | 休暇管理機能 | ◯ |
| スマホアプリ打刻対応 | ◯ | シフト管理機能 | ◯ |
| ICカード打刻機能 | ◯ | 人材配置機能 | ◯ |
4. まとめ
昨今は、医療機関においても深刻な人手不足である状況です。そのため、職員は長時間労働にもなりやすく、結果的に職員が定着しなかったり、「過労死」や「未払い残業」などの労務トラブルに発展するケースがみられます。
これらは、勤務形態や雇用形態が多様で複雑なため、医療機関が職員の労働時間を正確に把握できていないことに主な原因があるといえます。
近年では、上記のように低コストで、あらゆる勤怠状況に柔軟に対応でき、導入しやすい勤怠管理システムが数多くあります。勤怠管理の時間を削減し、職員の適正な配置をおこない、職員の労働時間を正確に管理することのできる勤怠管理システムを真剣に考えて導入する時期は今なのではないでしょうか。
