人事データベースとは？必要な項目や作り方を詳しく紹介

働き方改革やHR Techの普及にともない、人事業務のシステム化が注目を浴びています。従業員データをシステムで管理する企業や、人事データベースを構築する企業も増えてきました。

人事データベースとは、社員番号や異動歴、スキル・実績などの従業員データが集約されたものです。

今まで紙やエクセルでバラバラに管理されていた従業員データがシステム一つで可視化されることで、業務効率が上がると注目されています。また人事データベースを活用すると、組織力を高めるために適材適所ができているかを把握し、人員配置の最適化も可能になるでしょう。

本記事では、人事データベースの目的や活用方法について詳しく紹介します。

1. 人事データベースとは？

従来の人事データといえば、「保管」を目的としていることが多かったかと思います。しかし、最近の人事データベースと呼ばれるシステムは、単なる「保管」ではなく「人材データを有効活用するために集約、可視化すること」を目的として活用されることが多いでしょう。

人事データベースとは、人材に関わる情報（人事データ）を経営や人材開発、人事マネジメントなど、今後の経営において有効活用するために集約して見える化したものです。

人事データベースは、単に集めた人材データを蓄積するだけでなく、他のシステムとの連携やデータの入出力が容易におこなえることも大きな特徴です。

1-1. 人事データベースの必要性

人事データベースは、人材管理を効率化したり、人員配置を最適化したりするために必要です。紙やエクセルなどでも従業員の情報を登録することはできますが、入力や管理に手間がかかります。膨大なデータを整理するのも難しく、必要な情報を探すのにも時間がかかってしまうでしょう。

人事データベースで情報を一元管理しておけば、データの蓄積が簡単になるだけではなく、社員番号や従業員名などで検索できるため、人材管理を効率化できます。蓄積されたデータをもとに人員配置を見直すこともできるため、組織の再編成や業務の再配分などを通して生産性を向上させることも可能です。

2. 人事データベースのメリット・活用目的

人事データベースなどのシステムを導入する際には、目的を明確にすることが重要です。

導入後に「こんなはずではなかった」ということがないように、活用目的や導入メリットをしっかりと把握しておきましょう。一般的な人事データベースの活用目的や導入メリットは、以下の4つです。

• 人事データの可視化
• 社員への適切な評価実施
• 管理職の業務効率化
• 働き方改革の推進

それぞれのメリットや目的について、少し掘り下げて解説していきます。

2-1. 人事データの可視化

人事データベースの活用目的として、まず「人事データの可視化」が挙げられるでしょう。人事データを可視化することで、現在の人事や経営に関する課題を分析し、経営者や管理者が組織の現状を把握することができるので、今後の経営に有効活用することができます。

また、優秀な人材を採用したり、人材の定着を図ったり、適材適所の人材配置をおこなったり、即戦力となる人材を育成したりするなど、タレントマネジメント（優秀な人材を増やし、その人材が能力を発揮して成果を出しやすいように企業全体で取り組むこと）をおこなうことが可能です。

2-2. 社員への適切な評価実施

社員のモチベーションを高めるためには、適切な評価の実施が重要です。適切に評価されていないと感じると、仕事に対するモチベーションが下がり、最終的に離職へとつながってしまいます。

人事データベースを活用してさまざまな情報を蓄積すれば、人事領域の感覚だけでなく、データから正当な評価をおこなうことができます。データによる正当で公平な評価によって、評価に対して納得感を与えることができるでしょう。

また適切な評価実施にあたっては、人材の適材適所を実現できているかも重要です。適材適所が実現できていなければ、従業員が持っているスキルを有効に活用できず、成果を出せず、高い評価を得られないという負の連鎖を生み出してしまいます。

人事データベースで適材適所な人員配置をおこない、適切な評価をすることで、社員の満足度向上や、結果として生産性向上を図ることも可能性です。

また、これらの人事データをシステム化することによって人事評価のプロセスが効率化され、人事評価にかかる時間や人件費を削減する効果を期待することもできます。

2-3. 管理職の業務効率化

人事データベースを活用すると、管理職の重要な業務の一つである人事管理を効率的におこなうことが可能です。人事管理業務は社員一人ひとりの採用、適正な人事評価、適材適所の人材配置、研修や教育といった人材育成など、多岐にわたります。

たとえば、人事評価ひとつをとっても評価に頭を悩ませる時間、評価シートの作成・記入・集計・ファイリング作業の時間など、社員数が多い企業ほど多くの時間と人件費がかかることになります。

他にも従業員の入退社や人事異動の際に必要となる従業員データの更新作業は煩雑で、担当者にとって負担が大きいのではないでしょうか？

人事データベースを活用すれば、社員一人ひとりのデータを一括管理することができるため、これらの時間とコストを大幅に削減することができます。

2-4. 働き方改革の推進

働き方改革を実現するためには「長時間労働の是正」「多様な働き方の推進」「生産性の向上」などをおこなうことが必要となります。しかし、社員数が多い企業になると「誰がどのような業務で長時間労働をおこなっているのか」「その社員にとってどのような業務が適正なのか」など企業全体を把握することは困難です。

そこで、人事データベースを活用すると社員一人ひとりの勤怠情報や働き方を可視化することができ、早期に問題を把握して、適正な対策をとることができるため、働き方改革にも役立ちます。

3. 人事データベースの作り方

人事データベースのメリットや活用目的がわかったところで、実際に人事データベースを作るにはどうすればよいのか紹介します。人事データベースを構築する方法としては、以下の2通りの方法が考えられます。

3-1. 自社で人事データベースを構築する

自社で人事データベースを構築する最大のメリットは、自社独自の人事データベースを好きなように構築できる点です。

自社で人事データベースを構築するポイントは、人事データベースに必要な項目（基本属性、職務内容、実績、スキル、勤怠など）を事前によく検討し、データ更新の頻度や担当者などの運用ルールについても決めておくことです。

また、人事データベースは多くの個人情報を取り扱うことになりますので、セキュリティについては万全な対策をとることを忘れてはいけません。

人事データベースの特徴である更新作業の容易さについても十分考えておく必要があります。また、作ったら終わりではなく、更新作業が頻繁におこなわれるため、更新作業が煩雑だと継続して使うことが困難になるでしょう。そのため、継続可能なデータベース作成を意識する必要があります。

3-2. 人事データベースを備えた人事管理システムを導入する

人事データベースを備えたシステムを導入する最大のメリットは、導入時から汎用的な機能が付いていることです。セキュリティなども専門家がシステム構築に関わっているので高性能に設計されており、安心感も高まります。

他システムとの連携や集計、分析する機能も標準もしくはオプションで追加することができ、システム全体としての機能を保証してもらえるので、導入からスムーズに人材マネジメントを開始できます。

自分たちで設計する必要がないため、リソースを用意する必要はありません。導入費用の見積りが容易で、実際に開発して費用が高くなるということもなく、決まった日から確実に導入できる点も自社開発に比べて優れている点です。

4. 人事データベースに設定しておきたい項目

人事データベースを有意義に活用するためにも、必要な項目を不足なく設定しておきましょう。人事データベースに必要な項目には以下のようなものがあります。

• 基本情報
• スキルや資格
• 職歴
• 勤怠情報
• 人事評価
• キャリアプラン

以下、それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。

4-1. 基本情報

基本情報とは、従業員名や年齢、住所、所属、学歴や職歴、入社日といった基礎データのことです。社員番号やIDなども一緒に登録しておくと管理や検索がしやすいでしょう。

4-2. スキルや資格

スキルや資格に関する項目も重要です。保有資格はもちろん、語学力やデザインソフトの操作スキルなども登録しておきましょう。

さまざまなスキルを登録しておくことで、求める人材が所属している部署を探したり、人員配置を検討したりする際に役立ちます。

4-3. 職歴

現在の所属部署や役職はもちろん、これまでどのような部署に所属していたのか、どのような仕事を担当してきたのか、といった履歴も登録しておきましょう。

過去の情報がわかれば、今後の人員配置やキャリアプランを考える際に活用できます。

4-4. 勤怠情報

人事データベース内に勤怠情報も一緒に登録すれば、人材管理を効率化できます。月ごとの労働時間や残業時間、有給取得状況などの項目を盛り込んでおきましょう。

4-5. 人事評価

人事評価もデータベースに記録しておくべき項目のひとつです。評価時期や評価者名とともに評価内容を記録しておきましょう。

過去の評価を確認できる状態にしておけば、従業員ごとの成長をチェックしたり、配置すべき部署を検討したりする際に役立ちます。

4-6. キャリアプラン

従業員のモチベーションやキャリアプランについての項目も重要です。うまく活用して、今後の人員配置に役立てましょう。

4-7. その他のデータ

ここまで紹介したデータ以外で、会社で独自に取得しているものがあれば登録しておきましょう。たとえば、アンケートの結果や営業成績、開発に関わったシステムなどが挙げられます。さまざまな情報を登録しておくことで、人材配置や人材育成に役立つでしょう。

5. 人事データベースを設計する際のポイント

人事データベースを設計する際は、以下のようなポイントを意識しましょう。

5-1. 目的を明確にする

人事データベースを設計する前に、目的を明確にしておくことが大切です。目的が曖昧なまま導入しても、情報を有効活用することはできません。

適材適所を実現したい、人材育成を効率化したいなど、社内における課題や人事データベースの活用目的を明らかにしておきましょう。

5-2. アクセス権限を設定しておく

人事データベースには従業員に関するさまざまな情報を蓄積するため、アクセス権限を設定しておくことが大切です。誰でも簡単にアクセスできる状態では、重要なデータが消されてしまったり、個人情報が流出したりする可能性もあります。

社内で問題になるのはもちろん、企業の社会的な信用が低下することにもつながるため、管理体制を整えておかなければなりません。項目ごとに閲覧権限やアクセス権限を設定するなど、セキュリティを強化しておきましょう。

5-3. 蓄積できるデータの幅を広げておく

人事データベースを作るなら、さまざまなデータを登録できるように設計しましょう。従業員の氏名や所属部署といった基本情報だけではなく、保有しているスキルや評価なども登録しておくと、データベース活用の幅が広がります。

これまで紙やエクセルで管理していた情報がある場合も、できるだけ新しいデータベースへ移行するようにしましょう。過去の情報や職歴を確認することで、より適切な人員配置や業務配分が可能となるケースもあります。

5-4. 拡張できるようにしておく

人事データベースを導入するなら、拡張できるようなシステムにしておくことが重要です。事業が拡大すると、扱うデータは増えていきます。登録する社員数や管理したい項目が増えるケースもあるでしょう。

拡張できなかったり容量が少なすぎたりすると、システムがすぐに役に立たなくなります。設計の段階で、ある程度の拡張性を確保しておくことが大切です。

5-5. データベースの運用ルールを設定しておく

データベースの運用ルールを設定しておくことも大切です。運用ルールがなく、従業員それぞれが好き勝手に使える状態では、必要なデータが登録されていなかったり、重要なデータが消えてしまったりする可能性もあります。

せっかく人事データベースを導入しても、情報を適切に蓄積できなければ意味がありません。データの登録方法や閲覧方法を定めておくのはもちろん、重要な情報に関わる担当者には、取り扱いに関する注意をしておくことも必要でしょう。

5-6. データベースの更新方法を明確にしておく

人事データベースは、定期的に更新していく必要があります。新しい社員が入社したり、新しいスキルや資格を習得したりした場合は、情報の更新が必要です。登録されている情報が古いままでは、人事データベースを有効活用することはできません。

どのようなタイミングで更新すべきなのか、更新の担当者は誰なのか、といったポイントを明確にして社員へ周知しておきましょう。

6. 人事データベースシステムを選ぶときのチェックポイント

人事データベースを導入するなら、手間をかけて自社で構築するより、便利なシステムを活用するのがおすすめです。ここでは、人事データベースシステムの選び方を解説しますので、チェックしておきましょう。

6-1. 導入費用

まずは導入費用が自社の予算に合っているかを確認しておきましょう。初期費用だけではなく、月額費用などのランニングコストを把握しておくことも大切です。月額費用は毎月一定のシステムのほか、登録人数によって変動するものもあるため、事前に確認しておきましょう。

6-2. 搭載されている機能

搭載されている機能は、人事データベースシステムによって異なります。基本的な従業員情報はどのシステムでも管理できますが、オリジナルの機能が付いているシステムもあります。たとえば、組織図をシミュレーションできたり、従業員のエンゲージメントを測定できたりするシステムもあるため、自社の目的に合ったものを選びましょう。

6-3. クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型かオンプレミス型かも重要なチェックポイントです。クラウド型とは、インターネットを介してシステムにログインするタイプで、会社はもちろん自宅からでもアクセスできるため、在宅ワークにも適しています。

一方のオンプレミス型とは、社内にてサーバーやシステムを構築するタイプのことです。自社のニーズに合わせてカスタマイズできるというメリットがありますが、導入コストやメンテナンスの手間がかかるというデメリットもあります。

6-4. データベースの操作性

データベースの操作性も重要なチェックポイントのひとつです。せっかく人事データベースを導入しても、操作が複雑すぎると情報管理の手間がかかってしまいます。無料トライアルができる場合は、事前に操作性を試してみましょう。実際に使うことになる人事担当者から意見をもらうことも重要です。

6-5. セキュリティ性

システムのセキュリティ性についても確認しておきましょう。人事データベースには、社員の個人情報を多く登録します。情報漏洩が発生すると、社員に迷惑がかかるだけではなく、会社のイメージ悪化にもつながります。セキュリティ性の高いシステムを導入して、重要な情報を守ることが大切です。

7. 人事データベースを備えた人事管理システムの紹介

人事管理システムといってもどのシステムを使ったらいいか悩むこともあるかと思います。ここでは、人事データベースを備えた人事管理システムを5つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

7-1. ジンジャー人事労務

• 従業員の人事データをシステム内で一元管理 企業独自の項目を自由に追加することが可能です。また表示レイアウトも自由に変えることができるので、注視する項目を見やすいところに配置するなどカスタマイズが容易にできます。カスタマイズによりただの一元管理ではなく、視認性が優れたデータベースでの管理が可能になります。
• 人事データをリアルタイムに更新、可視化できる 従業員の入退職の状況をリアルタイムで確認することができ、人材不足状況をいち早く気が付くことができます。役職や年齢の構成比、従業員のパフォーマンスも登録でき、リアルタイムに更新されるため、社内の状況変化を容易に確認することができます。
• 組織図をシミュレーションしてプロジェクトメンバーの選出も可能 従業員を顔写真でアイコン化することができます。顔写真を見ながら直観的に組織作成をシミュレーションすることや過去の組織状況も確認することも可能です。

7-2. Talent Palette

• 人材の見える化、人材の最適配置でパフォーマンス向上 人材活用のため人事情報を一元管理し、見える化することで戦略的な人材の配置、育成につなげることができます。また最適なポジションに配置することでパフォーマンスを向上、生産性を高めることが可能です。
• 人事情報の分析、育成、評価に活用することができる 多角的な視点で人材情報を分析することが可能です。人材のスキルを見える化することで計画的なスキルアップ案をつくり、適正な評価をおこなうことができます。
• 採用強化、エンゲージメント測定や離職防止 人事データを活用することで、不足しているスキルを補うこと、従業員の離職を防止すること、社員の状態を確認してエンゲージメントや満足度を高めて組織力を強化することができます。

7-3. カオナビ

• 従業員の顔を見ながら直観的に管理できるシステム 従業員の顔が見える人事管理システムとして直観的に管理できます。中小企業やベンチャー企業から大手企業まで業種や業態を問わすに1,000社を超える導入実績があります。
• 人事管理内容や管理画面のカスタムを自由自在におこなえる 会社にあわせて管理項目や内容をカスタマイズ可能です。また、人事管理システムで重要となる管理画面も使いやすいようにカスタマイズできるので、最適な人材データベースを簡単につくることができます。
• 導入前だけでなく導入後も充実のサポート 導入前に相談はもちろん、契約期間中はメールや専用サイトなどをフル活用して多彩なサポートでフォローします。安心して契約していただくことができます。

7-4. HuTaCT

• 人材情報をWebで一元管理して業務を効率化 人事基礎情報や経歴、研修記録などをシステムで一元管理。チームのシミュレーション機能にてチームの成果を見える化。良いチームをモデルケースとして他チームの再配置シミュレーションも可能です。
• 社員が情報更新することで負荷の平準化 人事担当者が情報更新する場合は、時期によっては重い負荷になりますが、社員調書や業務経歴情報などは従業員が自分自身で更新することが可能なので、負荷を平準化することができます。
• ハードルが高いタレントマネジメントをスモールスタートで導入ハードルをさげる いきなりすべての情報をシステム化するのは、導入費用が高額になってしまったり、初期におこなわなければならない作業量が膨大になってしまったりするため、かなりハードルが高くなってしまいます。将来的にはフル機能を使うにしてもまずは、この機能だけという形で必要な機能をピックアップして簡易システムから使いはじめることができます。

7-5. saireco

• 人事業務の効率化とタレントマネジメントを同時に実現 これまでのシステムはタレントマネジメントを独立して運用する必要がありました。サイレコは人事業務の効率化を通して人材情報を自動収集することで効率的にタレントマネジメントをおこなうことができます。
• 定型業務を自動化して無駄な作業を削減 定型業務を効率化し、情報収集を自動的におこなうことで作業の無駄を削減します。これまで定型業務に使っていた時間を分析や企画に使えるようになり、人事戦略にかける時間を増やすことができます。
• 人や組織が一目瞭然、簡単操作で誰でも使える ドラッグアンドドロップなど簡単操作で直観的に使えるため、人が変わっても引き継ぎが容易です。施策や構想などのシミュレーション結果をわかりやすく可視化することもできます。

8. 人事データベースを導入してタレントマネジメントを効率化しよう！

今後は人事データベースを活用することは、企業経営にとってますます重要になってくるでしょう。人事データベースをシステム化すれば人材管理業務の効率化のみならず、人材を有効かつ戦略的に活用することが可能となります。

とはいえ、いきなり高価で大掛かりなシステムの導入はハードルが高いと感じることがあるかもしれません。既存サービスのなかには、必要な機能のみを実装した簡易版からスタートすることで導入のハードルを下げているものもあります。また、ほとんどのサービスは無料お試し期間を設定しているため、まずは使ってみてから判断することもできます。人事データベースをもつ人事管理システムを使って、人材管理を効率化していきましょう。

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