「会議室が足りないから別日に面接を入れたのに、今見にいったら空いていた」
このような経験をお持ちの人事担当者も多いのではないでしょうか。
従業員数が増えたり事業が拡大したりして企業との商談や会議が増えると、当然のことながら会議室を使用する機会も増えます。そのため、「昨年までは足りていたのに、今年は会議室が足りない！」といったケースも十分にありうるでしょう。
今回は、「会議室が足りない」と感じている人事担当者の方のために、
- 会議室が足りない原因
- 会議室不足を解消する方法
- HR NOTE編集部おすすめのシステム
をご紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
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目次
1. 会議室が足りない原因
会議室が足りなければ、大事なクライアントの商談や社内での会議・研修が適切なタイミングでおこなわれず、業績や人材育成などに影響を及ぼす可能性があります。
ここでは、会議室におけるさまざまな課題や原因について解説します。
1-1. 会議室における最大の課題は「足りない」
ある調査では、会議室の利用に関して「会議室が足りないこと」を課題とする企業が多いことがわかっています。半数以上もの企業が会議室不足に悩んでおり、次いで「会議室の予約が取れない」「予約の手間がかかる」などの課題を抱えています。
コロナ禍でWEB会議などが浸透したため、これまで以上に会議室を必要とするケースが増えています。会議室が足りないという現状を解消しなければ業績や業務の遂行にも影響が出るため、この課題の原因を知り、早急に対策を講じることが大切です。
1-2. 会議室が足りない主な原因は空予約
会議室が足りない主な原因は、空予約です。
会議や商談が中止・延期されるケースもあります。その際に、会議室をキャンセルすれば問題ないのですが、面倒くさかったり、忘れてしまったりしてキャンセルしないケースもあるでしょう。
すると、会議室が予約されていても実際には使われていないという「空予約」状態になってしまいます。この空予約により会議室が足りなくなり、適切なタイミングでの商談や会議が難しくなってしまうのです。
また、会議室が足りないことを危惧して早めに会議室を予約し、さらなる空予約を生むという悪循環になる可能性もあります。
会議室を効率的に運用するためには、空予約をどう防止が重要なポイントになるでしょう。
1-3. 会議室の絶対量が少ない
企業の中には、オフィスの広さの関係などから会議室が設けられなかったり、最低限必要な会議室を確保できていないケースもあります。
また、会議室の大きさと利用人数が合っていないケースも少なくありません。広い会議室を数人で使用する場合などは利用効率が低いため、会議室が足りない状況が生まれてしまいます。
会議室の絶対数が少ない場合は数を増やしたり、1つの会議室を複数のスペースに分割するなどの対応が必要です。ただし、会議室の数を増やすことは簡単ではないため、他の方法も検討する必要が出てくるでしょう。
1-4. 無駄な会議や時間の延長が発生している
会議によっては効率が悪く無駄なものもあります。非効率な会議は従業員のモチベーションを低下させ、あまり価値のないものになってしまうかもしれません。会議室を使用する際は、中身の伴った充実した内容になるように意識することが大切です。
また、会議や商談のゴールが不明瞭な場合、会議室の利用を延長しなければならないケースも出てきます。しかし、延長しても成果が得られるとは限らず、延長した時間は会議室不足に直結してしまうでしょう。
無駄な会議や時間延長が常態化している場合は、会議室利用の目的や効率を意識して時間内で成果を得られるように改善していきましょう。
2. 「会議室が足りない」を解消する方法
会議室が足りないという問題を解消する方法を紹介します。
2-1. 会議室の増設やレイアウトの変更
会社に余っているスペースがあれば新たに会議室を設けるのも1つの方法です。また、サテライトオフィスを設けたり、思い切ってオフィスを移転するという方法もあります。ただし、これらの方法はコストがかかり、簡単に対応することは難しいかもしれません。
現状のスペースで会議室を増設するためには、レイアウト変更やウェブブースの導入を検討しましょう。レイアウトの変更により、ファミレスの半個室のような会議室が設置できることもあります。
ウェブブースはコロナ禍でブームになったプロダクトのことで、大掛かりな工事をしなくても設置できるのが魅力です。また、繰り返し解体・組立ができるため配置の変更が自由にでき、1on1ミーティングなどの利用にも向いています。
2-2. コワーキングスペースの利用
コワーキングスペースとは、フリーランスや企業したばかりの人が仕事場を共有して働く場所のことです。インターネットの利用環境が整っており、複合機や貸会議室も利用できます。
ただし、自社以外の人も多く利用する場所なので、機密情報を取り扱う会議やクライアントとの商談などにはあまり適していません。会議の内容に応じて利用が制限されるので、利用の目的や会議の性質を見極めたうえで利用することが大切です。
2-3. Web会議システム
Web会議システムとは、Web上で会議をおこなうことができるシステムのことです。
Web会議システムの活用方法としては、状況によって使い分けることです。お客様と会う大切な場面であれば、会議室で対応し、社内の会議であれば、Web会議システムを使うなど、使い分けることができます。
上手に使い分けることで、空予約の総数を減らすことができます。重要な会議や商談が急遽キャンセルになることは少ないので、空予約率も低下するでしょう。
また、面接自体もWeb会議システムを活用して、実施することができます。近年、母集団拡大や経営コストの削減という観点で、Web面接は人事担当者から注目されています。
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2-4. 会議室予約管理システム
会議室予約管理システムとは、会議室の予約管理を効率的におこなうシステムのことです。
会議室予約管理システムは、「現在、会議室が利用されているのか」「指定した時間帯に会議室が利用できるのか」を確認することができます。
もし、会議室の利用開始時刻を過ぎても、会議室が利用されていない場合、自動でキャンセルされます。また、システムを見ることで予約状況を確認することができます。そのため、会議室の予約の被りなどのミスがなくなります。
3. Web会議システム2選
「会議室が足りない」という課題を手軽に解消するならWeb会議システムがおすすめです。
3-1. bellFace：営業に特化したWeb会議システム
bellFaceは、Web商談にも活用できるWeb会議システムです。
画面共有ができるので、その場にいるような説明が可能です。また、厳格なセキュリティ基準に則って運用をおこなっています。
3-2. BizMee：無料のWeb会議システム
BizMeeは、基本料金や初期費用などが一切かからないWeb会議システムです。
面倒なインストールや会員登録等の手続きは一切不要。会議室をつくって、そこに相手を招待するだけですぐに会議始められます。
4. 会議室予約管理システム3選
会議室不足の問題を根本的に解消するために、会議室予約管理システムの導入も検討してみましょう。
4-1. ROOM LEAD：ステータス表示がわかりやすい会議室予約管理システム
ROOM LEADは、会議室の管理に関するオペレーションを一元管理できる会議室予約管理システムです。
稼働率の低い会議室や空予約を監視することによって、無駄な会議スペースを削減する目安に役立てることができます。
4-2. touch-mee：スマホで簡単に操作できる会議室予約管理システム
touch-meeは、空予約・ダラダラ会議・会議室の取り合いなどを改善できる会議室予約管理システムです。
端末を設置する必要がなく、タッチシートを貼り、アプリをダウンロードするだけですぐ使うことができます。
4-3. iMeeting-R：簡単で利便性の高いクラウド型の会議室予約管理システム
iMeeting-Rは、操作性や視認性に優れた会議室予約管理システムです。
会議中に予約時間を延長したい場合、手元にPCがなくても、各会議室に設置した端末により延長することができます。
提供会社：エヌ・ティ・ティ・データ・ジェトロニクス株式会社
URL：https://www.nttdata-getronics.co.jp/solutions/smartdevice/imeeting-r/
5. 「会議室が足りない」の問題を早急に解消し、スムーズな業務遂行につなげよう！
今回の記事では、
- 会議室が足りない原因
- 会議室不足を解消する方法
- HR NOTE編集部おすすめのシステム
などについて解説しました。
会議室不足は業績の悪化や社内コミュニケーションの低下につながるため、早急な対応が求められます。会議室が足りないという課題を解消する方法はいくつかありますが、手軽で負担の少ない方法を検討しましょう。
会議室が足りないと感じている人事担当者は、Web会議システムや会議室予約管理システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
