こんにちは、HR NOTE編集部の小杉です。
2018年11月19日、クラウド人事管理システムジンジャーに「サーベイ」という、従業員コンディション管理機能が追加されました。
サーベイは、従業員のモチベーションや上司・部下の関係性などについて、アンケートをもとに簡単にデータを収集し見える化することができます。
実際にジンジャーを導入しているネオキャリアでは、従業員コンディション管理システム「ジンジャー人事労務（サーベイ）」を導入・運用した結果、「内なるSOS」の早期発見につながるなど、従業員コンディション把握に役立てています。
そこで今回は、ネオキャリア人事がどのように従業員コンディション管理システムを活用し、そこから従業員にどんなアプローチをしているのか、その活用ノウハウを私の体験談をもとにご紹介します。
目次
1. 従業員コンディション管理システムとは何か？なぜ必要なのか？
近年、人事が抱える課題として、「従業員一人ひとりの生産性向上」と「離職率の低下」があげられます。そして、この2つの課題解決のために注目すべきが、従業員満足度です。
従業員満足度は、従業員エンゲージメントとも言われ、従業員が人間関係や仕事内容、評価、労働環境などに対して、どのように感じているのかという度合いを指します。日々の仕事に不満を感じていなければ、従業員満足度は高いはずです。
従業員の満足度が高まると生産性は高まり、結果的に業績の向上につながると言われています。さらに、企業に対する愛着心も増し、離職を防ぐ効果も期待できるでしょう。
そして、その従業員満足度を測るために役に立てるのが「従業員コンディション管理システム」です。
なぜ満足度が下がっているのか。その原因把握なしには、解決することはできません。そのため、まず従業員の現状を把握することが重要です。
従業員コンディション管理システムは、定期的な従業員アンケートを作成・実施し、そのデータを収集・分析できるツールとなっています。
リアルタイムで従業員の回答が可視化され、それを定点観測することで、従業員の些細な変化を瞬時に発見し、対応することが可能になります。
従業員のモチベーションが上がる傾向や下がる傾向を把握することができ、それに対する施策を実施。そしてその後のコンディションに変化があったのかを再度観測する。
こういったサイクルを回すことで、従業員満足度が向上して、みなが活き活きと高いパフォーマンスを発揮してくれる組織づくりにつながります。
2. 従業員コンディション管理システム「ジンジャー人事労務（サーベイ）」とは？
「ジンジャー人事労務（サーベイ）」は、 アンケートをもとに従業員のコンディションを管理・解析する、タレントマネジメントツールです。
アンケートの設問項目は自由にカスタマイズでき、天気でコンディションを把握していきます。回答結果はリアルタイムで反映され、部署ごとの推移、各種ランキング、属性ごとの回答率など、さまざまな切り口で分析することができます。
ネオキャリアでは、人材開発部から毎週サーベイのアンケートが送られてきます。
アンケートの内容は、「仕事」「上司との関係性」「健康」に関する3つの質問です。5段階で答えるようになっています。
私も新卒で入社してから毎週必ずアンケートに回答しています。
そして、人事はこのアンケートの結果を見て、従業員のコンディションを把握し、場合によっては人事面談をおこない、従業員のケアをしているとのことです。
3. 【試してみた】アンケート結果から実際に人事はどんな動きをとるのか？
では、実際にネオキャリアの人材開発部は「ジンジャー人事労務（サーベイ）」をどのように活用しているのでしょうか？HR NOTE編集部で調査をしてみようと思います。
今回は、人材開発部のリアルな動き方や反応が知りたかったので、実際にアンケートでわざと低い評価をつけ、その出方を伺ってみることにしました。
今回は、「上司との関係性」の評価をいきなり低くしてみました。
ここから、人材開発部が実際にどんな反応をするのか、調査していきたいと思います。
※事前に関係各所より許可を得て実施しております。
3-1. 翌日に人材開発部からチャットワークで連絡がきた
従業員全員のアンケート結果なんて、一人ひとり細かく見れるわけがない。時間がいくらあっても足りない。連絡がくるのは1週間後くらいだろう。
そんなふうに考えていたところ・・・
ーーー翌日ーーー
なんとアンケートに答えた翌日にすぐに連絡がきました。
「もしよかったら、詳細を聞かせて欲しい」とのこと。もちろん、詳細の事実なんてあるわけないので、「業務は楽しいけれど、上司や同期とうまくいっていない」という、リアリティのある内容を急いで作成して返信しました。
すると、なんと面談の連絡が・・・！たった一つのアンケートを低評価にしただけで、面談を設定してきました。
3-2. 面談にいってみた
では実際に、どのような面談をされるのでしょうか。指定された場所にいってみました。面談相手は、ネオキャリア人材開発部の山田さんです。
【面談してくれる方】山田 亮平 | 株式会社ネオキャリア 人材開発部
ネオキャリア4年目。冷静沈着に見えて実はすごい情に厚い関西人。今回は何も背景を知らずに、面談を設定してきた。
今日は急にごめんな。こんな時間に仕事抜けれた？
根本さん（上司＠HR NOTE編集長）には、ランチと伝えて出てきたので大丈夫です。
ならよかった。で、早速本題やねんけど、今回ワーク・バイタルで上司との関係性が低かったみたいやけど、何かあった？
最近、上司からのあたりが強くて。ちょっと仕事に対する不満を言っただけで、怒られるんです。
なるほどね。ちなみに、仕事に対する不満って聞かせてもらえたりする？
最近、目の前の仕事をやる意味がわからなくなるときがあるんです。
たしかに、僕たちもそうだけど、企画職や人事は売上という数値では測りにくいから、自分の目の前の仕事のやる意味がわからなくなっちゃうよね。それじゃ、一緒に考えていこう。
・・・30分後・・・
とてもすっきりしました！ありがとうございます！
いえいえ。小さいことでも悩んだら気軽に相談してきて！
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バンッッッ！！！
！！！！？？
いきなりドアを開けられ驚く山田さん
え、え、なにこれ？
申し訳ございません。実は、私たちHR NOTEで「サーベイの活用方法」について、人材開発部の動き方を調査していました。今回のことはすべてフェイクなんです・・・。
びっくりした（笑）。でも小杉さんが悩んでなくてよかった。もし、これから何かに悩んだら、すぐ連絡してきてね！
ありがとうございます。・・・。（なんて良い人なんだ）
※上記写真はネタバラシ後にあらためて取材用に撮影させていただきました。
4. 【人事部長に聞いてみた】ネオキャリア流、従業員コンディション管理システム活用術
実際に人材開発部がどのように動いてくれるのかを体感でき、想像以上のスピード、手厚い対応に驚きました。
ここからはさらに、サーベイの活用詳細を調査すべく、サーベイを半年間運営しているネオキャリア人材開発部の部長である横田さんにお話を伺いました。
横田 裕教 | 株式会社ネオキャリア 人事戦略本部 人材開発部 部長
人事にありがちな「感覚的な問題」をなくし、客観的に可視化していきたい
ーこの度は、このような企画をやらせていただきありがとうございます。実際にサーベイをどのように活用しているか、その詳細をあらためてお伺いしたいです。
まず、人事領域の仕事の話をすると、結構科学されていない部分が多くて、どちらかというと感覚の領域なんですね。
そしてその感覚は、見る人の物差しで測っているので差異ができると思うんです。なので、部長や役員が見ている物差しとメンバーが見ている物差しは異なってしまいがちです。この差異をなくし、つなげていくことが、我々のミッションです。
そのためにも、人事領域で起こりがちな感覚的な問題を、サーベイを活用して可視化し、科学していきたいと考えています。
ー実際に物差しの違いを感じた出来事はありますか？
事業部側からは「問題ない」という報告があがってきていても、サーベイの結果をみると、「社員の状態がよくない」結果が続いているケースはありますね。
我々はサーベイでの回答がマイナスの結果だった社員とは面談をするようにしています。面談をしてみると、やっぱり何かしらの課題を抱えていることが多いんです。
サーベイを導入して、上司と部下の間でモチベーション状態を図る物差しに違いはあると感じました。
ーサーベイを活用する上で、気をつけていることはありますか？ 運用において注意しているのは、二点ですね。
一つは、サーベイの結果を開示しないということです。部長はもちろん、役員から求められても開示はしません。
理由としては、「サーベイの結果が開示されている」と回答者が察すれば、組織のパワーバランスにより、本質的な結果にならないと思うからです。
もう一つは、サーベイの結果が100%正しいと思わないことです。たとえば、同じようなマイナスの結果だとしても、本当に悩んでいる場合もあれば、風邪で体調を崩しているだけの場合もあります。
サーベイで可視化する社員の精神状態は、個々人の考え方や事象の捉え方、職場環境、癖などにも影響されるものだと思います。傾向を見分けるには、一年間ぐらいデータを取り続ける必要があります。
今後サーベイでデータを集め、コンディションや成果などと合わせて分析をしたときに、たとえば「上司との関係性が3回連続してマイナスの結果だと、成果も悪くなってくるよね」というような傾向を見つけ、対策を立てられるように活用していきたいですね。
ーアンケート結果がマイナスとなり面談を実施する場合、どのようなことを意識して面談をしていますか？ 二つあります。一つ目は、あくまでも面談の目的は「コンディションの確認」ということです。
なので、面談で「問題を発見して、すぐに解決」ということはやっていません。ちゃんと今の状況や不安に思っていること、辛いこと、そういったことをまずは全部聞き出すということを意識しています。
二つ目は、「モチベーションが下がっている原因は何なのか？」と原因を明らかにし、どこに問題があるのか、所在を明確にすることですね。
モチベーションが下がっているときは他責にしてしまいがちです。なので、個人に問題があるのか、組織に問題があるのかを明確にするよう意識しています。
もし組織に問題がありそうなら、我々が組織に介入して改善する決断ができますよね。もし個人の問題であるなら、「もっとこう考えてみたらどうだろう」と正すこともあります。
4-1. サーベイを運用していく中で苦労したこと
ー運用していく中で、苦労されたのはどのようなことですか？ 社員から信頼してもらうことですね。こうしたアンケートに、不信感をもつ人も少なくないと思うんです。
実際に「回答が上司に知られてしまうんじゃないか」という声はありました。ですので、機会がある度に、全社に向けて「上司には絶対言いません。役員にも公開しません」と周知しました。
また、回答率を向上させることにも苦労しました。先程もお伝えしたように、データを取り続けて、傾向を見つけ出すことを一つの目標にしているので、社員に回答してもらい、継続的により多くのデータを集約する点がKPIになります。
この「回答してもらう」ということが一番大変でした。
ー確かに、回答し忘れていると、その度にリマインドメールが届いていました・・・。回答率を上げるために、どんな取り組みをされたのですか？ 最初は、地道に社員全員にリマインドをしていました。
回答を依頼し続けていると、「この結果って、上司にも伝わりますよね？」「やる意味って何ですか？」と回答への疑問があがってくるので、きちんと丁寧に説明もしていきました。
適当に回答されると、本質的な課題抽出にはならず困ってしまうので、回答する意味を伝え続けた結果、回答率があがっていきました。同時に、回答の正確性もあげることができたと思っています。
今は、サーベイの機能として未回答者へのリマインド機能が実装されているので、それを活用しています。初期のサーベイはその機能がなく、逐一自分たちで送らないといけなかったので大変でしたが、そのかいもあって今では回答率は100%です。
4-2. 早い段階で、社員のSOS信号をキャッチできるようになった
ー組織で起こった具体的な変化はありましたか？ 組織での変化でいうと、社員のSOS信号をキャッチできる機会が増えたことです。
今までは社員がSOSをあげてくれていても、気づく手段がありませんでした。もちろん、感覚的に上司や周りが気づいて、対応してくれたり、我々まで届けてくれたりすることもありましたが、事前にSOSに気づく回数が少なかったんです。
しかし、サーベイのお陰で、感覚的にではなく、本人の声でSOSを伝えてもらえて、我々も対応できるようになりました。
SOS信号を出してすぐに連絡を取ることで社員からの信頼度も上がり、「もしまた自分の状態が悪くなったら、すぐに相談します！」と言ってもらえるようになりました。
この結果から、今まで「誰に相談していいか分からない」「上司にも言えない」という社員は多かったものの、その「内なるSOS」をキャッチしきれていなかったんだなと感じました。
これは社員の声から気づいたことなんですが、「サーベイの回答がマイナスの結果の人にすぐ連絡する」というスピード感がとても大事だと感じています。
上司には伝わらないサーベイでも、自分のコンディションを低くつけるということは、少なからず勇気がいることだと思うんです。上司でなくても人事は見ているので、その回答を自分以外の他人が見ることには変わりはありません。
せっかく、サーベイで正直に回答したのに、何もアクションがされなければ、「正直に回答しても、何もしてもらえないじゃん・・・」と思ってしまうはずです。そうすると「回答しても意味がない」と結論づけられてしまいますよね。
なので、コンディションがマイナスの社員にはすぐ連絡をします。それが、ただ体調が悪いだけだとしても構いません。
それを積み重ねることによって、「あっ、ちゃんと私のこと見ててくれるんだ」「ちゃんと本当に連絡くれるんだ」という信頼につながるんだと思っています。
ーそんなに私たちの社員ことを想ってくれているなんて・・・！ほかにサーベイを導入して良かった点はありますか？ 社員との接点が増えたことですね。その年に入社した新卒メンバーには、サーベイがなくても定期的に面談を実施する取り組みはあります。
しかし、中途入社の方や、入社して何年か経った方は、人材開発部が直接会う機会はあまりありませんでした。
それをサーベイを導入したことによって、年次の高い社員からのSOSをキャッチして、接点を持てるようになったことは、組織のエンゲージメントを高めていく上でも良かった点だと思っています。
4-3. 今後の展望について
ー今後サーベイをどのように活用していこうと考えていますか？ 先程もお伝えしたとおり、サーベイでデータを取り続けて、コンディションが悪いときの傾向をつかみたいと考えています。
たとえば、「新入社員は4月の研修が終わって5月に本配属されてから、6月くらいまでは一番覚えることも多くて体調を崩しやすい」とかですね。
こうした傾向が見えてきたら、あらかじめ予防策を打つことができます。感覚だけではなく、「こういうデータがあるから、こういうことを施策として取り組む」というような、科学的な一手にしていきたいですね。
5. 最後に
いかがでしたでしょうか。
従業員のコンディションやモチベーションの把握は、どうしても感覚的になってしまうことでしょう。
しかし、システムを導入しうまく活用すれば、従業員データを分析し、傾向をつかみ、その傾向に対して効率的に施策を打つことができます。
上司は問題ないと思っていても、部下は悩んでいるかもしれません。その悩みを見逃さないためにも、モチベーション管理システムであるワークバイタルを導入してみることで、組織の状態を可視化することができます。
採用市場では、新しく人材を確保することが難しくなっていきています。現在従事してくれている社員のパフォーマンスを100％にしていく取り組みも、継続的な組織成長のために必要かもしれません。
サーベイは、こうした健全なる組織活性化に役立つツールであると感じました。
