こんにちは！HR NOTE編集部 野上です。
組織として、一緒に仕事を進めていく上で会議は欠かせないものかと思います。その会議において、皆さんの会社ではどのような進行をされていますでしょうか。会議では限られた時間の中で、社内や外部の関係者の方々と今後の方針や重要事項を決定していかなければいけません。仮にもし、その会議を8人で1時間かけて行う場合には、全体で8時間分の工数を費やしていることになり、無駄にはできない時間です。
ただ、時間内に終わらなかったり、話が進まなかったり、「この会議は意味があるのだろうか？」「もっと効率的にできないのだろうか？」という『会議あるある』を良く耳にします。今回はそんな『会議あるある』を解消して、ムダな会議を意味のある会議にできるような取り組みをご紹介します。他社でも実際に導入されている事例もあるので、ぜひ参考にしてみてください。
ムダのない会議をつくる取り組み15選
会議のスケジュールが入っているものの、その会議の目的やゴールを知らずになんとなく参加していませんか。何を決定する会議なのか分からずに参加する会議ほどムダなものはありません。そのためにも事前に運営側はその目的を伝え、参加する側なら目的を共有してもらうようにしましょう。また、会議中にいきなり頭を働かせてアイデアや意見を考えてもらうのではなく、事前に会議の内容に沿ったアイデアや意見を準備してもらうように参加者に促すようにしましょう。この2点を徹底することで会議のムダを減らすことができるでしょう。
会議のスタートに合わせて資料を共有していませんか。この方法で会議を進める場合、会議中に資料へ目を通す時間が必要になりますし、さらに会議の進行に合わせて参加者が資料に目を通して会議に集中できないムダな時間が発生してしまうでしょう。このムダをなくすためにも資料は前日までに準備して配布し、事前に内容を理解してもらうようにしましょう。そして会議に参加する立場であれば、資料の不明な点などを洗い出しておき、会議内で質問ができるように準備をしておきましょう。そうすれば、資料に関しての説明を会議中に長々とする必要もなくなるので、限られた会議の時間を有益に使うことができるでしょう。
会議は最初に設定した時間内で終了させることが大事になってきます。参加メンバーが時間を意識して会議に参加すると、議題に集中ができてよりよい会議を進めることができるでしょう。時間内で終わることに徹底できる会議作りを心がけていきましょう。Googleでは会議中にプロジェクターへタイマーを映し出し、全員が時間を意識できる取り組みをしているみたいです。
会議中に電話がかかってきて席を外してしまう光景は会議中によく見かけますよね。もしその電話が取引先との重要な商談などであれば、もちろんその参加者は電話に出る必要があるでしょう。ただ、他の仕事に左右されてしまうと会議への集中力が切れてしまいます。なるべく参加する社員全員が会議に集中できる日を見つけてスケジュールを組むようにしましょう。例えば、休み明けの月曜日の午前中は仕事が集中することが多いので、その時間帯を避けるなどしてスケジュールを組むと良いかもしれません。
会議中のディスカッションは非常に大事なことです。ディスカッションが飛び交うことで新たな考えが浮かんできます。ただし、好き勝手な発言が飛び交う状況はいいディスカッションと呼ぶことはできません。ディスカッションがヒートアップしてくると話が喧嘩腰になり収集がつかなくなることもあるかもしれません。そういうことになる前に、ある程度結論が見え、意見を全員から聞き出したタイミングなどで、議題を変えたり意見をまとめたりして会議をうまくコントロールし、ムダな発言が増えないようにして会議をスムーズに進めるようにしましょう。
会議でよく目にする光景として、議題に沿った話をしていたつもりなのに気づけば話が脱線していることがあると思います。多少の脱線であれば違う角度からのアイデアが生まれたりするかもしれませんが、大きくそれてしまうと会議で決めたいゴールにたどり着かず、ムダな時間を過ごしてしまうことになってしまいます。そんな会議がムダだと感じている場合は、司会進行役として1人準備しましょう。脱線した会話を戻す役割や時間管理など、会議の舵取りをしてくれる人がいればよりスムーズに価値のある会議を行うことができるのではないでしょうか？
業界や業種によってはたくさんの専門用語があると思います。専門用語を使った会話は簡単に話を進めることができると思いますが、理解や共有が妨げられてしまう時もしばしばあります。専門用語は人によって解釈や理解が少しずれている場合もあるので、簡単な言葉を用いて専門用語をなるべく使わずに意見の交換や、報告ができるようにしてみましょう。もしその会議に会社の部外者などが参加する場合はなおさら専門用語は避けたほうがいいでしょう。
携帯やPCを持ち込んでしまうと会議に関係のない作業を会議中にしてしまう参加者が少なからず出てきてしまうでしょう。会議中そういうことがあって欲しくはありませんが、どうしてもPCを開いてしまうと関係のないことを調べたりメールをチェックしたりしてしまうものです。会議の効率を上げるためにも参加者のデバイス持ち込みを禁止にすることも1つの手段かもしれません。
会議の進行中にアイデアや意見を参加者に求めても、なかなかアイデアが出てこない状況はありませんか？特に部下や若手社員は上司が参加する会議では遠慮してしまったり、会議の進行スピードについていけなかったりする場合があります。そんな会議を打破するにはアイスブレイクを会議の最初に取り入れてみましょう。アイスブレイクを取り入れることで参加者の緊張も解けてアイデアがたくさん出るようになるかもしれません。一見雑談のようで時間をムダにしているように感じるかもしれませんが、アイデア出しの会議であれば緊張感がほぐれていいアイデアがたくさん出てくるかもしれません。
会議中になると睡魔に襲われてしまったり、集中力が欠けていたりする参加者がいることはよくあると思います。そんな時は座って会議を行うのではなく立って会議を行うことをオススメします。ワシントン大学の研究によると、座って行う会議に比べて立って会議を行う会議は生理的に覚醒状態になるということで高い集中力が発揮できるということです。キヤノン電子では職場から椅子をなくすという斬新な職場の改革をしたことで話題になりました。会議の生産性を上げるためにも会議室の一室を立って会議ができるスペースにしてみるのもいいかもしれませんね。
意思決定者（会議内で最も立場が高い人）が会議で発言をするとその部下や会議の参加者は、腹を割って意見を述べることができなかったり、反対意見を言えなかったりするのではないでしょうか。日産では会議を行うときに意思決定者は会議の最初と最後だけ参加するという手法をとっています。意思決定者の顔色を気にせずに会議を進めることができるので参加者も気兼ねなく意見交換やアイデア交換ができることでしょう。そして最後に意思決定者が出てきて、その採否を決めればよりよいアイデアで質の高い会議ができるのではないのでしょうか。
こちらも日産が提案した斬新な会議の取り組み方です。そもそも議事録は会議の内容を文字に落とし込み参加した人が会議内容を振り返ったり、参加できなかった人が会議内容を確認したりするためにあるものです。議事録を作成した後に意思決定者や他部門の方たちから、「私の意見の意図はそういうことではないから書き直してほしい」と言う注文をつけられるなど、議事録の修正にさらに時間を費やすこともあると思います。そこで日産は生産性を下げないために、会議で使っているホワイトボードや模造紙などをデジタルカメラなどで撮影し、議事録の代わりに利用しています。会議中の板書などが大変になるかもしれませんが、議事録を作成する手間を考えると効率的と言えるかもしれません。
会議を円滑に進めるためにPower Pointでスライドを作成している会社がほとんどだと思います。しかし、Power Point資料を利用してしまうと、そのスライドの見栄えにこだわってしまうことで資料の内容が薄くなってしまいがちです。Power Pointを利用するのではなく、必要な内容をレポートにまとめて参加者に配布し会議を進めるようにすれば、Power Point資料作成の手間を省くこともできますし、参加者にも必要な情報だけが頭に入ってくるのではないでしょうか。
役職や上下関係を気にした会議では、どうしても立場が上の人の意見に対して気をつかって発言をしたり、見解を述べたりしてしまいます。TOYOTAの会議は円卓で行われるとのことです。円卓であれば上座、下座を気にする必要がなく、参加者全員が対等な目線で会議を進めることができます。日本の最先端を走るTOYOTAが実践している円卓会議を、自社で取り組んでみてはいかがでしょうか。新しい会議のスタイルが見えてくるかもしれません。
皆さんは会議の人数をどのように決定していますか？組織もしくはチームのメンバーをとりあえず全員呼んで会議を行っていませんか？そういったときには人数を減らして会議を行うことをおすすめします。アメリカAmazonのCEOであるジェフ・べゾス氏は2枚のピザで賄える人数がプロジェクトチームやミーティングを行う際に適している人数だといいます。2枚のピザで賄える人数といえば大抵4人~8人程ですよね。人数が多すぎると、誰かが意見に同意すると、多くのメンバーがその意見に同調してしまうという「集団思考」を重んじてしまいがちです。逆に少なすぎると、その決定事項に反映されるアイデアが乏しかったりすることもあります。ジェフ・ベゾス氏の「2枚のピザ理論」にあわせた会議をしてみてはいかがでしょうか？
最後に
いかがでしたでしょうか。今回は会議のムダをなくす取り組みを15個お伝えしました。改めて自分が参加している会議を見つめ直してみると、会議内容を把握せずに会議に参加していたり、上司の前で言いたい意見を発言することができなかったりすることがありました。
全てが正解というわけではありませんが、参加する会議に試験的にこれらの取り組みを導入してみて、参加者全員の反応を見てみてはいかがでしょうか。もし、参加者全員のアイデアを聞き出せたり、時間内にスムーズに終えたりすることができたならば、その取り組みは会議の質を上げたことにつながると思います。
