在宅勤務中の従業員の監視は、どこまで必要なのでしょうか。在宅勤務中の勤務状況などの監視をおこなう場合、注意すべきことがいくつかあります。
監視をする際には、時間やコストがかかるため、一定の基準を設けておこないましょう。本記事では、在宅勤務中に監視をする目的やメリット、状況把握ができるツールを紹介します。
目次
1. 在宅勤務中にどこまで監視をするべき？監視の目的について
「監視」という言葉自体、する側としてもされる側としてもあまりよい印象を受けないかもしれませんが、在宅勤務中の監視をおこなっている企業は少なくありません。ここでは、在宅勤務中に監視をする必要性について、監視をする目的やメリットの観点から考えてみましょう。
1-1. 進捗の把握・共有のため
在宅勤務における問題点として、個々の業務の進捗状況を把握する難しさが挙げられます。監視をおこなう際に、業務の進捗を報告することについて義務付けておけば、同じオフィスにいなくても、それぞれの進捗状況の把握が可能です。
在宅勤務の監視を効率的におこなうツールのなかには、現在の業務状況が一目で確認できるものもあります。管理する側としては本人に直接聞かなくても現状を把握でき、一緒に働いているチームのメンバー同士で進捗状況が共有できるので、社内にいるときと同じようにスムーズな作業ができるでしょう。
進捗を把握・共有していれば、業務でのミスにも早く気付けるため、大きなミスが起こる前に対処できます。
1-2. 長時間労働の抑制のため
自宅で仕事をする在宅勤務は、どうしてもオン・オフの切り替えが難しく、「気づいたら長時間仕事をしてしまっていた」ということも珍しくありません。また、在宅勤務で働くことに慣れておらず、業務効率が下がった分を取り戻すために、長時間働いて遅れを取り戻そうとする従業員もいるでしょう。
従業員の監視をおこなっておけば、長時間労働に陥っている社員を早期に把握でき、業務量の見直しや負担軽減などの対策を講じることができます。
1-3. 生産性の向上のため
在宅勤務は、オフィスと違って上司や同僚の目がないため、どうしても集中力が切れやすく、生産性が下がってしまうこともあります。サボっているつもりはなくても、自宅にいる以上、オフィスと同じような緊張感を保つことは難しいでしょう。
監視がおこなわれると、オフィスで働くのと同じとはいえないものの、「見られている」という緊張感が生まれます。集中力も変わってくる可能性があるため、結果的に生産性の向上につながるでしょう。
1-4. 評価の精度を高めるため
従業員に対する評価の精度を高めるためにも、ある程度の監視は必要です。在宅勤務を導入すると、仕事の進め方や成果を把握しにくくなり、人事評価が難しくなることも多いでしょう。
オフィス勤務と同じような形で働き方を把握することは難しいのですが、パソコンのログをチェックしたり、メールの送受信記録を確認したりすることで、在宅勤務中の働き方を確認することは可能です。
1-5. 情報漏洩を防止するため
在宅勤務の監視をおこなうことは、情報漏洩を防止することにもつながります。悪意がなくても、作業中の操作ミスやメールの誤送信などにより、社員情報や顧客情報などの機密情報が流出してしまうことも少なくありません。
また、集中力や緊張感が低下することにより、ついつい社外秘の情報を漏らしてしまう従業員もいるかもしれません。情報漏洩が発生すると、大きな損害につながる可能性もあるため、在宅勤務の監視をおこない、必要に応じて注意喚起をすることが重要です。
2. 在宅勤務中に監視をする際に気をつけたい6つのポイント
在宅勤務中の監視を上手く取り入れられれば、企業側にとっても社員にとってもメリットがあります。しかし、監視をするのであれば、いくつか気をつけておきたいこともあるので、きちんと把握しておきましょう。
2-1. 在宅勤務の過度な監視はエンゲージメント低下につながる恐れがある
在宅勤務中の従業員を監視する方法はいくつかありますが、一分一秒従業員の行動を監視したり、リモート用のカメラを使用したりして、従業員を監視するのは行き過ぎです。
サボっている従業員がいないかチェックしたいという企業もあるかもしれませんが、過度の監視は従業員のストレスとなって生産性やエンゲージメントが下がってしまうこともあります。場合によっては、パワハラと受け取られたり、会社への不信感につながったりするリスクもあるため注意が必要です。
在宅勤務では、オフィスにいるときのように従業員の様子を常に把握することは難しいという前提で考えることが大切です。無理に監視しようとすると、かえってトラブルを招く恐れがあることも理解しておきましょう。
2-2. 監視の目的と内容を明示する
監視される側の従業員のなかには、監視されているということ自体がストレスになる人も少なくないはずです。何の目的で監視するのかをはっきりさせておかないと、「常に見張られているようで気分が良くない」と感じてしまう人も出てきてしまいます。
評価のため、長時間労働抑制のため、生産性向上のためなど、さまざまな理由があるはずですから、どうして監視をおこなうのかを明確にして従業員に周知しましょう。また、どのようなことについて監視しているかをはっきりさせておくと、「もしかしてこれも監視されている？」という不信感を取り除くことができます。
2-3. 監視で把握できないこともあると理解する
監視にはさまざまな方法がありますが、監視ツールを導入している企業も多いです。どのような方法をとったとしても、在宅勤務である以上、オフィスと同じようには把握しきれないこともあります。
監視ツールは、画面上でパソコンのログやデータを確認できますが、ログやデータがきちんとしているからといってサボっていないとは限りません。また、逆にログやデータ上ではサボっているように見えても、きちんと仕事をしている可能性もあります。監視で全てのことは把握できません。監視のデータだけで従業員を評価しないようにしましょう。
2-4. 監視のために時間とコストをかけ過ぎない
在宅勤務で従業員が仕事をサボり、会社としての生産性が落ちてしまっては困るという気持ちは十分理解できます。しかし、監視を徹底するために、時間とコストをかけ過ぎてしまって、本来の業務に支障が出てしまったら意味がありません。また、過度な監視は従業員にプレッシャーを与え、ストレスやモチベーション低下につながる恐れもあるため、注意が必要です。
2-5. 従業員へのプライバシー保護の配慮も必要
在宅勤務中に勤務実態など何らかの監視をする場合、従業員のプライバシー保護も考慮しましょう。監視をする際は従業員にも理解してもらったうえで、おこなうことが大切です。
過度な監視はプライバシーの侵害につながる可能性もあります。勤務実態の監視をしたからといってただちに違法になるわけではありませんが、監視をする場合は従業員のプライバシーにも配慮しましょう。
2-6. 業務時間外の監視は避ける
当然ですが、監視は業務時間内に限っておこないましょう。業務時間外にどのように過ごすかは従業員の自由です。業務時間外に監視をおこなう意味はなく、プライバシーの侵害につながる可能性が高いため、避けましょう。
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3. 在宅勤務中の監視をする方法や活用できるツールを紹介
ここでは、在宅勤務中の監視をおこなう方法や活用したいツールを紹介します。監視をおこなう場合は、目的に合った方法を選びましょう。
3-1. 勤怠管理システム
長時間労働の抑制として効果的なのが勤怠管理システムです。在宅勤務ではオフィスのように紙のタイムカードは使えません。しかし、勤怠管理システムを利用し、PCやスマホといった多様な打刻方法を採用すれば、在宅勤務でも勤務開始時間と終業時間を簡単に把握することが可能です。誰が今稼働しているかも一目でわかるため、企業側としても安心して在宅勤務を推進できるでしょう。
3-2. アクセス監視システム
業務に関係のないウェブサイトへのアクセスを監視できるシステムです。サボりを抑制できるだけでなく、セキュリティの弱いサイトにアクセスしていないかも監視できます。
また、アクセス監視システムでは、ログを残したり、制限をかけたりすることも可能です。ウィルス感染や情報漏洩の防止などにも役立つでしょう。
3-3. ソフトウェアの起動・稼働状況確認ツール
業務に使用するオフィスソフトや、メールソフト、チャットツールなどを起動させているか確認できるツールです。ただ全てのツールが管理対象ではないので、このツールだけで作業中かどうか判断するのは難しいでしょう。
3-4. 画面キャプチャログ
従業員のパソコン画面をランダムでキャプチャして、ログに残すツールです。実際に業務をしているか、どのような作業をしているか、キャプチャで確認できます。ただ、過度に使いすぎると従業員のストレスになるので注意して導入しましょう。
3-5. メールやチャットでの在席確認
監視のためのツールは導入せず、現在利用しているチャットツールや、メールを利用して在籍確認する方法です。チャットツールのなかには、在籍しているかどうかを示せるものもあります。
ただ、これらの方法はあくまで在籍していることをチャットの状態やメールの返信で示すだけなので、コストはかからないものの監視の目的は果たせないこともあります。
3-6. Web会議ツール
Web会議ツールを活用して、従業員の働き方を把握することも可能です。監視するようなイメージとは異なりますが、Web会議ツールを使って始業時・終業時に作業内容や進捗状況を報告してもらうことで、従業員の働き方をチェックできるでしょう。
従業員としても困っている点などを相談できるというメリットがあるため、うまく活用することで在宅勤務をうまく進めることが可能です。
4. 在宅勤務中の監視は目的を明確にしておこなおう
今回は、在宅勤務における監視の必要性や、具体的な監視方法などを紹介しました。誰でも「監視されている」といわれると、あまり良い気はしないのではないでしょうか。しかし、在宅勤務中の監視をすることは、長時間労働の抑制や生産性向上など、メリットも十分あります。
監視をおこなう際は、目的と監視の内容をはっきりと従業員に伝え、お互いにとってメリットがあることをきちんと伝えるようにしましょう。また、勤怠管理システムの導入、電話やメールによる報告など、さまざまな監視方法のなかから、自社の目的に合った方法を選択することが重要です。
