ワークフローシステムは申請から承認、決裁までの一連の業務を効率化してくれます。しかし、実際に導入を検討するとなるとメリットだけでなく、デメリットもしっかりと把握しておくべきでしょう。 今回は、ワークフローシステムを利用するメリットとデメリットを詳しく解説していきます。また、導入を成功させるための重要なポイントも解説していくのでぜひ参考にしてみてください。
目次
1.ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、業務手続きの一連の流れをデジタル化し、オンライン上で経費精算や稟議書の申請などといった社内手続きをおこなえるようにするシステムです。 具体的には、申請書の作成や承認業務、決裁ルートや決裁状況の確認をオンライン上で済ませることができます。したがって、企業の意思決定にかかる時間を短縮してくれます。
また、ワークフローシステムとして独立したシステムも提供されていますが、グループウェアの機能の一部としてシステムが組み込まれているサービスもあります。企業が解決したい課題に応じて必要なシステムが異なりますので、グループウェアも気になる方は以下の記事も合わせてご覧ください。
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2.ワークフローを電子化するメリット
ワークフローシステムは、承認フローが複雑で悩んでいる企業に役立つシステムです。ここでは、ワークフローシステムのメリットを5つ紹介します。
2-1.承認業務の効率化
ワークフローシステムを利用すると、オンライン上で申請書を作成から申請、承認、決裁といった一連の流れを完結させることができます。そのため、申請書をわざわざ印刷して承認者のところまで持っていく手間が省け、日常の業務が大幅に効率化します。また、承認者が出張で不在であったり、別拠点で仕事をしていたりする場合でも問題なく承認作業をおこなうことができるようになります。
2-2.承認フローの可視化
オンライン上で承認フローが見られるため、誰の時点で承認業務が止まっているのか、どこで申請が差し戻されたのかをすぐに確認することができます。万が一の承認の滞留にいち早く気付いて対応できるようになるので、結果として企業のスピーディーな意思決定につながります。
2-3.コストの削減
ワークフローシステムの導入によってペーパレス化が進めば、書類を紙で管理する必要がなくなります。紙の管理では、書類の紙代や印刷代、郵送費などのコストがかかっていましたが、このようなコストも削減することができます。
2-4.書類管理の効率化
上述したようにワークフローシステムでペーパレス化が進むと、申請書などの書類を保管しておくための場所を削減することができ、オフィスのスペースを従来より有効活用することができます。また、デジタル化することで、書類を探す際には検索機能などを利用することができるようになり、必要な書類をすぐに探し出すことができるようになります。
2-5.内部統制の強化
ワークフローシステムを導入することで承認状況が可視化されるため、内部不正を未然に防ぐことが可能です。
ワークフローシステムでは、申請内容ごとに最適な承認フローを設定することができます。承認者は複数設定することができ、全員が承認しなければ承認作業が進まないように設定することも可能です。
万が一、想定外の申請作業が進んだ場合にも、管理者がシステムからすぐに申請状況を確認できるため、ミスやデータ改ざんを防ぐことができるでしょう。 さらに、不正が発覚した際にも、システムから証拠を確認することが可能です。
3.ワークフローを電子化するデメリット
次に、ワークフローシステムを導入する際には注意しなければならないデメリットについて紹介します。
3-1.業務フローが変わり、現場の負担になる場合がある
ワークフローシステムを導入することで、導入前とは異なる業務フローが発生するため、現場の負担になってしまう可能性があります。
またシステムが使いにくい場合、業務負担はさらに増え、なかなか社員に定着しないことも考えられます。
さらに、企業内にはPC操作に慣れていないスタッフもいるため、使いこなせるスタッフと使いこなせないスタッフの差が大きく開いてしまう可能性があります。 使用差が大きく開いてしまうと、使用できないスタッフは導入前の業務フローに戻ってしまうこともあるでしょう。 そのため、カスタマイズ性が高く、社員にとって使いやすいワークフローシステムの導入が必要でしょう。
3-2.操作に慣れるまでに時間がかかる場合がある
ワークフローシステムのなかには、複雑な操作や設定が必要なものもあります。システム操作が難しい場合は慣れるまでに時間がかかってしまい、スムーズに定着しない可能性が高いです。定着までに時間がかかってしまうと、それだけコストもかかってしまいます。
さらに、どれだけ優秀な機能が備わっているワークフローシステムでも、複雑な機能であれば毎日の業務にスムーズに組み込むことは難しいです。うまく普段の業務に組み込まれなければ、システムを利用する機会が減ってしまい、社内での評判が悪くなり導入した意味がなくなってしまいます。
社内に定着しやすくするためには、定期的にベンダーがセミナーを開いているシステムや、細かいマニュアルを必要とすることなく、直感的に利用できるシステムを導入することで、このデメリットは回避できるでしょう。
4.ワークフローシステムの導入で失敗しないための5つの注意点
上述したメリットやデメリットを踏まえて、ワークフローシステムの導入を成功させるための重要なポイントを紹介します。
4-1.ワークフローシステムの導入目的を明確にする
導入目的が曖昧なままでは、導入したシステムに必要な機能がなかったり、不必要な機能が増えて無駄なコストが生じたりなど導入の失敗要因となってしまいます。
まずは、どんな課題を解決したいかやどんなことを実現したいかといった自社の課題と導入の目的を明確にしましょう。
そうすることで、自社が導入するワークフローシステムに必要な機能やサポート体制などの優先順位が把握でき、自社にあったシステムを選択することができます。
4-2.使用者が使いやすいシステムを選ぶ
操作が複雑なシステムのを選んでしまうと、導入後に使用者の負担をかえって増加させてしまったり、定着しなかったりしてシステムの導入が無駄になってしまう可能性があります。使用者の立場にたって、必要な機能を備えつつ使いやすいものを選ぶことが重要です。無料のプランやお試し期間を提供しているシステム会社もあるため、まずは無料のサービスを一度利用してみると良いでしょう。
4-3.自社の業務に合ったワークフローをカスタマイズできるか確認する
複雑な機能が搭載されていないワークフローシステムでも、自社の業務に合わせてワークフローをカスタマイズできなければ、導入に失敗してしまう可能性が高いです。
承認ルートの設定が充実しておらず、自社に適した設定にカスタマイズできない場合は、社員は使いにくいと感じてしまうでしょう。 たとえば、自社に最適なワークフロー項目を自由に組み合わせたり、項目の追加・急な仕様選考にも対応できたりする機能が好ましいです。
自社の業務に合ったワークフローをカスタマイズできれば、システムを利用しながらワークフローを改善することができます。 そのため、ワークフローシステムを導入する前に、カスタマイズできる内容を確認して、システムの柔軟性を図ることが重要です。
4-4.ほかのシステムと連携できるか確認する
ほかのシステムと連携していない場合、一つひとつの工程に余計な手間が生じる可能性があります。そうならないためにも、現在、自社で使用しているシステムと導入するワークフローシステムが連携できるかを確認しておくと良いでしょう。また、今はほかのシステムを利用していなくても、将来的に使用する可能性も見据えて、ほかのシステムとの連携がスムーズであるか確認しておくことがおすすめです。
4-5.導入準備や現場社員への事前説明を十分におこなう
ワークフローシステムを導入する際は、導入準備や現場社員への事前説明を十分におこなう必要があります。
システムを導入する目的を洗い出し、システムを利用するのに適した環境になるように準備が必要です。 また、導入前から現場社員の理解度が低ければ、ワークフローシステムが定着するまでに時間がかかってしまいます。そのため、ワークフローシステムの導入を成功させるためには、現場社員にも導入する目的を理解してもらってから導入をおこなうべきでしょう。
さらに、導入したワークフローシステムをスタッフが、使いこなすためのサポート体制の確認も必要です。PC操作に慣れていないスタッフがいることも考慮して、ベンダーが使い方のセミナーを開催しているなど、サポートが手厚いシステムだと安心でしょう。
5.ワークフローシステムのメリット・デメリットを理解して上手に導入しよう！
今回は、ワークフローシステムのメリットやデメリットに加えて、導入するうえでのポイントを説明してきました。デメリットや、導入を成功させるためのポイントをしっかり把握して自社に合うの業務効率化を図りましょう。
