近年、多くの企業でビジネスチャットの導入が進んでいます。電話やメールに比べて、ビジネスチャットは簡単・迅速にコミュニケーションがとれます。しかし、その手軽さからビジネスマナーを欠いてしまう恐れもあります。また、チャットならではのマナーも存在します。今回は、ビジネスチャットを導入する際に気を付けたいマナーや注意点、ビジネスチャットにおける円滑なコミュニケーションのコツを解説します。
目次
ビジネスチャットの目的とは？
ビジネスチャットを導入する大きな目的は、コミュニケーションの効率化です。ビジネスでは、日々の情報共有や連絡に多くの手間と時間を使っています。ビジネスチャットは、チャット形式でメッセージをやりとりすることで情報共有をスムーズにし、コミュニケーションを迅速化・効率化します。
また、ビジネスチャットではファイルの共有やタスク管理の機能もあるため、チームの情報共有や業務管理を効率化することも可能です。このように、ビジネスチャットは情報共有やタスク管理の効率化などさまざまな業務を効率化することができるため、多くの企業で導入が進んでいます。
ビジネスチャットとメールの違い
ビジネスチャットは、メールと比べてどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、マナーや使い方に焦点を当てて、ビジネスチャットとメールの違いについて解説していきます。
ビジネスチャットのメールとの違いは、かしこまった表現を用いなくてもよいという点です。ビジネスメールを送る際には、時候の挨拶など、丁寧な文章が好まれます。
一方、ビジネスチャットでは、長文で丁寧な文章よりも短く簡潔な文章が好まれます。また、ビジネスチャットツールにはスタンプや「いいね！」などの機能があるものも多く、フランクな感情表現が可能です。ビジネスチャットの目的はコミュニケーションの効率化であるため、形式張らず、スムーズなコミュニケーションをとることができるのがメールとの大きな違いです。
しかし、形式にとらわれないとはいえ、ビジネスチャットも業務上のやりとりであることに変わりありません。敬語表現など、メールと同様のビジネスマナーを守ることが必要です。
また、ビジネスチャットはすばやく返信できることが利点ではありますが、電話のような即時的なコミュニケーションではなく、メールと同様に非同期的なコミュニケーションです。ビジネスチャットであってもすぐに返信ができるわけではないということを互いに理解しておく必要があります。
ビジネスチャットとメールの機能の違いについて詳しく知りたいという方は、こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひこちらの記事をご覧ください。
ビジネスチャットのNGなマナー
ここまで、ビジネスチャットの目的やメールとの違いについて解説してきました。ビジネスチャットはコミュニケーションを効率化しますが、その効率の良さゆえに礼儀やマナーを欠く恐れがあります。ビジネスチャットを導入する際には、基本的なマナーを押さえておくことが重要です。まず、NGなビジネスチャットのマナーについて解説します。
業務に関係ない内容のチャットを続けてしまう
ビジネスチャットは手軽に使うことができ、アプリなどからメッセージを送ることもできるため、つい業務に関係のない話題や雑談で盛り上がってしまう場合があります。業務に関係のないやりとりは業務の時間を奪ってしまうだけでなく、業務に関係のない内容がグループチャットに蓄積されることで、本当に重要なチャットが埋もれてしまうこともあります。
コミュニケーションの一つとして雑談も必要ですが、業務に関係のない話題を長々と続け、チャットを荒らしてしまわないように注意することが必要です。チャットグループはあくまで業務上のやりとりの場であるということを心がけることが大切です。
冗長な文章を送ってしまう
ビジネスチャットでは、短文で簡潔なメッセージが好まれます。長文でわかりにくい文章を書いてしまうと、相手に内容が伝わりづらく、チャットでのやりとりの利点が失われてしまいます。チャットで伝わりにくい内容の場合は、チャットで用件などを伝えて電話の約束をするなどし、口頭で詳細を伝えたほうがよいでしょう。
また、ビジネスチャットには音声通話の機能を持つのものや、外部のオンライン会議ツールと連携できるものもあります。状況に応じてツールを使い分けるとよいでしょう。
誤字脱字や失礼な文章を送ってしまう
ビジネスチャットでは、すばやいコミュニケーションが好まれますが、誤字脱字や日本語の間違いが許されるわけではありません。ビジネスチャットはメッセージを後から編集することができるため、万が一間違えて送ってしまっても修正は可能ですが、できる限り誤った内容を送ってしまわないよう、送信前にチェックすることが必要です。
また、ビジネスチャットはその手軽さからついフランクな表現を使ってしまいがちです。しかし、上司にため口を使うなど、敬意や礼儀を欠いた文章を送ることは許されません。メールほどの丁寧さは不要ですが、最低限のビジネスマナーを心がけることが必要です。
業務時間外にむやみに連絡してしまう
ビジネスチャットは、スマホアプリを使うことができるため、いつでもどこでもメッセージを確認することができます。そのため、業務時間外にチャットでメッセージを送ってしまうと、相手もついメッセージを見て返信してしまい、業務とプライベートの区別が付けづらくなってしまいます。
どうしても業務時間外にチャットを送らなければならない場合には「業後に失礼いたします」や「返信不要です」などの一言を添え、相手の負担にならないような配慮が必要です。
また、ビジネスチャットは通知方法を設定することができるため、業務時間外には通知をオフにしてメッセージを見ないようにするなど、受け取り側としての工夫も必要でしょう。
ビジネスチャットを円滑にするマナー
ここまでは、ビジネスチャットでやってはいけないNGマナーを紹介してきました。次に、ビジネスチャットでのコミュニケーションをより円滑にするマナーを紹介していきます。
相手があとから検索しやすい言葉を盛り込む
ビジネスチャットでは、たくさんのやりとりをおこなうため、重要な情報や後から確認したいメッセージが流れてしまい、見つからないということが起こりがちです。ビジネスチャットにはメッセージを検索する機能がついていますが、探したいメッセージが検索にかからず見つからないということも多々あります。
そのため、重要な内容を送る際には、メッセージの用件やファイルの件名を文章の中に盛り込むと、後から検索したときに必要な情報がすぐ見つかります。このようなちょっとした工夫をするだけで、業務を効率化することができます。
スタンプなどを効果的に活用する
ビジネスチャットには、スタンプや「いいね！」などの機能を持つものがあり、テキストでは伝わりきらない感情を表現することができます。スタンプで会話を盛り上げたり、すぐに返信ができない場合にもスタンプでリアクションしたりなど、さまざまな活用ができます。
ビジネスメールでは顔文字などを使うのはNGですが、ビジネスチャットでは失礼に当たらない場合も多く、コミュニケーションを円滑にする方法として好まれます。謝罪や重要な連絡など、使ってはいけないシーンもあるため使い分けには注意が必要ですが、スタンプを効果的に使うことで、コミュニケーションを円滑にすることが可能です。
重要な情報やタスクを保存する
前述したとおり、チャットでは多くの人とたくさんのやりとりをするため、重要な情報が埋もれてしまいがちです。大量のメッセージに挟まれて重要なメッセージを見落としたまま既読になってしまう場合もあります。自分ではきちんと送ったつもりでも、相手にきちんと伝わっていない可能性があるため、重要な情報や依頼をする際には配慮が必要です。
ビジネスチャットには重要な情報にマークを付けたり、タスク化したりすることができます。自分自身で重要なメッセージを保存するだけでなく相手への依頼やリマインドとして使うこともできます。これらの機能を用いることで、重要な情報をとどめておき、抜け漏れなく確認することができます。
チャットの社内ルールをあらかじめ決めておく
ここまで紹介してきたように、ビジネスチャットを上手に活用するためには、さまざまなマナーや配慮が必要です。これらのマナーは暗黙のうちに作られていくことも多いですが、各個人の感覚にまかせてしまうと、感覚や認識のずれが生じる恐れもあります。
ビジネスチャットでコミュニケーションを効率化するつもりが、かえってコミュニケーションを複雑にしてしまうこともあるかもしれません。そのような事態にならないよう、ビジネスチャットを導入する際には、あらかじめ社内ルールを決め、認識をすり合わせておくことが重要です。
マナーを理解してビジネスチャットを活用しよう！
今回は、ビジネスチャットのマナーについて解説してきました。ビジネスチャットの特性を理解して上手に活用することができれば、社内のコミュニケーションの効率化を実現することができます。今回ご紹介したマナーに注意して、ぜひビジネスチャットを活用してください。
