ワークフローシステムの選び方！選択する際に欠かせないポイントを紹介

申請や承認、決裁などの一連の業務をワークフローシステムで電子化すれば日々の業務効果が向上します。今回は、そんなワークフローシステムを選定するにあたり考慮すべき項目や実際のサービスの特徴について紹介しています。自社の企業規模や予算、必要な機能が何なのかを明確にして業務効率化を実現していきましょう。

1.ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業が意思決定をおこなう際に必要な一連の承認フローを電子化によって仕組み化するためのシステムです。

企業で承認がおこなわれる際には、何人もの人が介在し、さまざまな判断が下されます。ワークフローシステムを活用して、申請から承認、決裁までの業務を一括管理することで承認業務の効率化だけでなく、意思決定のスピードアップや承認ルールの明確化による内部統制の強化につながるでしょう。

また、グループウェアの一部としてワークフローシステムの機能を利用できるシステムも多くあります。したがって、グループウェアを利用すればワークフローをはじめ、さまざまな業務の効率化に期待ができます。

今回紹介するサービスでは、ワークフローシステムを中心に、ワークフロー機能を備えたグループウェアも紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

2.ワークフローシステムを選ぶ際の比較ポイント

近年は、さまざまなワークフローシステムが提供されています。自社にあったシステムを選ぶことができないと、かえって作業が非効率になってしまうこともあるため、システムの選定は慎重におこなわなければなりません。 ここでは、自社でワークフローシステムを検討するうえでどういった項目を比較すべきか紹介していきます。

2-1.費用

新たなシステムを導入する上でもっとも気になるのは費用でしょう。 ワークフローシステムには、さまざまな料金体系のサービスがあります。具体的には、初期費用が一切かからず月額料金のみであるものや、逆にパッケージ製品で初期費用のみが発生するようなタイプのものもあります。

また、利用者数に応じて費用が変わる従量制のものや、最低利用ユーザー数があらかじめ決められており規定の人数であれば一定額で利用できるサービスもあります。自社の予算や利用者数などから、どういったタイプの料金形態が良いか考えましょう。

2-2.機能

提供されているワークフローシステムによって、備わっている機能はさまざまです。まずは、自社がシステムを導入することでどういった業務を効率化したいのかを考え、必要な機能を洗い出しましょう。そして、導入したいシステムに自社が必要としている機能が漏れなく備わっているか確認してみると良いでしょう。

また、必要のない機能が多く備わっているシステムでは、操作画面が煩雑になったり、無駄なコストがかかってしまいます。必要な機能が漏れなく備わっており、不必要な機能が極力少ないシステムを選ぶことで費用対効果に見合ったシステムを選ぶことができます。

具体的に、ワークフローシステムに備わっている一般的な機能には以下のようなものがあります。

また、備わっていると便利な機能をいくつか紹介します。これらの機能が備わっていることで、申請から決裁までにかかる時間を短縮することができたり、決裁後の業務を円滑にすすめることができたりします。 これらの機能は申請業務を便利にしてくれるため、求めればきりがありません。そのため、必要な機能に優先順位を付けて、システムを検討してくようにしましょう。 参考にしてみてください。

2-3.システム形態

システムの利用形態には大きく分けて、クラウド、オープンソース、オンプレミスの3つの形態があり、ワークフローシステムも同様です。それぞれ特徴が異なるため、自社のおこないたい運用に応じて適切な利用形態を選ぶ必要があります。 システム形態の詳しい特徴は以下の表のとおりなので、ぜひ参考にしてみてください。

2-4.使いやすさ

ワークフローシステムは各従業員が日常的に利用するシステムです。 そのため申請者にとって使いやすいことも重要な選定ポイントです。申請をおこなう際の操作が簡単であるか、フォーマットが複雑でないかを確認しておきましょう。

加えて、経費申請の際に金額を自動で判別して入力してくれたり、承認フローの設定の際に承認者や関係者を自動で追加してくれたりする機能などがあると、使いやすさが増すでしょう。

また、承認者にとっても使いやすいか確認しておく必要があります。承認しなければならない稟議が一目で確認できたり、停滞している案件を通知してくれたりする機能があると便利です。

2-5.対象の企業規模

サービスが自社の企業規模に適しているかも選定ポイントの1つです。企業規模が大きくなるにつれ、組織階層が増えたり、部署を横断した承認が必要になったりします。

そのため、自社が数十人規模であるにも関わらず大企業向けのシステムを採用してしまったり、逆に大企業であるにも関わらず中小企業向けのシステムを採用してしまうと、定着しにくいシステムになってしまいます。 対象としている企業規模やサービスサイトの導入事例をしっかり確認することが重要です。

2-6.スマートフォン対応

システムがスマートフォンに対応していると、外出先で承認業務をおこなうことができるようになり、より業務を効率化することができます。訪問などで外出が多い承認者は承認作業のために会社に戻る必要がなくなったり、申請者が出張している承認者の帰りを待つ必要がなくなったりするなど、承認業務のスピード向上に期待ができます。

3.改めて確認！ワークフローシステム導入のメリット

まずワークフローシステムを利用することで、承認作業をオンラインで完了させることができます。そのため、申請書の印刷や各承認者を直接尋ねるといった手間を省くことができるのと同時に、外出先からもスマートフォンなどを活用して承認業務をおこなうことができるようになります。

また、申請状況もオンライン上で確認できるため、各申請がどのステータスで止まっているか、誰が止めているのかを明確に可視化、リマインドすることができるようになります。

結果として、企業はスピーディな意思決定をおこなうことができるようになります。 さらに、ワークフローシステムで申請された申請書などの書類は、電子化されたデータで保存されるため、紙や印刷代、保管場所のスペースを削減することができるといったメリットもあります。

4.ワークフローシステムにデメリットはある？

組織内の承認フローは体制の変化に応じて、臨機応変に変更する必要があります。 しかし、ワークフローシステムを構築してしまうとルールで定められた通りに動くため、承認フローが固定化されてしまう可能性があります。そういった場合に備えて、組織体制の変化に柔軟に対応できるシステムを選択すると良いでしょう。

また、クラウドタイプのシステムを利用する場合には、データをインターネットを介して第三者のサーバーにアップロードすることになります。そのため、セキュリティ面での不安が生じがちです。セキュリティ上、問題がないか自社のポリシーをしっかりと策定するのと合わせて選定するベンダーのセキュリティポリシーも合わせて確認した方が良いでしょう。

5.自社に合うワークフローシステムで業務効率向上を図ろう！

今回、さまざまなシステム形態のワークフローシステムについて紹介してきました。機能やコスト面を中心に最適なサービスがどれなのかをしっかりと検討した上で、自社の業務効率化を最大限に実現できるシステムを選びましょう。