ワークフローシステムの選び方!選択する際に欠かせないポイントを紹介 |HR NOTE

ワークフローシステムの選び方!選択する際に欠かせないポイントを紹介 |HR NOTE

ワークフローシステムの選び方!選択する際に欠かせないポイントを紹介

  • 労務
  • 労務・その他

申請や承認、決裁などの一連の業務をワークフローシステムで電子化すれば日々の業務効果が向上します。今回は、そんなワークフローシステムを選定するにあたり考慮すべき項目や実際のサービスの特徴について紹介しています。自社の企業規模や予算、必要な機能が何なのかを明確にして業務効率化を実現していきましょう。

1.ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業が意思決定をおこなう際に必要な一連の承認フローを電子化によって仕組み化するためのシステムです。

企業で承認がおこなわれる際には、何人もの人が介在し、さまざまな判断が下されます。ワークフローシステムを活用して、申請から承認、決裁までの業務を一括管理することで承認業務の効率化だけでなく、意思決定のスピードアップや承認ルールの明確化による内部統制の強化につながるでしょう。

また、グループウェアの一部としてワークフローシステムの機能を利用できるシステムも多くあります。したがって、グループウェアを利用すればワークフローをはじめ、さまざまな業務の効率化に期待ができます。

今回紹介するサービスでは、ワークフローシステムを中心に、ワークフロー機能を備えたグループウェアも紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

2.ワークフローシステムを選ぶ際の比較ポイント

近年は、さまざまなワークフローシステムが提供されています。自社にあったシステムを選ぶことができないと、かえって作業が非効率になってしまうこともあるため、システムの選定は慎重におこなわなければなりません。 ここでは、自社でワークフローシステムを検討するうえでどういった項目を比較すべきか紹介していきます。

2-1.費用

新たなシステムを導入する上でもっとも気になるのは費用でしょう。 ワークフローシステムには、さまざまな料金体系のサービスがあります。具体的には、初期費用が一切かからず月額料金のみであるものや、逆にパッケージ製品で初期費用のみが発生するようなタイプのものもあります。

また、利用者数に応じて費用が変わる従量制のものや、最低利用ユーザー数があらかじめ決められており規定の人数であれば一定額で利用できるサービスもあります。自社の予算や利用者数などから、どういったタイプの料金形態が良いか考えましょう。

2-2.機能

提供されているワークフローシステムによって、備わっている機能はさまざまです。まずは、自社がシステムを導入することでどういった業務を効率化したいのかを考え、必要な機能を洗い出しましょう。そして、導入したいシステムに自社が必要としている機能が漏れなく備わっているか確認してみると良いでしょう。

また、必要のない機能が多く備わっているシステムでは、操作画面が煩雑になったり、無駄なコストがかかってしまいます。必要な機能が漏れなく備わっており、不必要な機能が極力少ないシステムを選ぶことで費用対効果に見合ったシステムを選ぶことができます。

具体的に、ワークフローシステムに備わっている一般的な機能には以下のようなものがあります。

機能 機能の内容
申請書の作成機能 システムに登録されたフォーマットに沿って、システム上で申請書の作成をおこなうことができます。
承認ルートの設定 稟議の際に経由する承認者の設定をおこなうことができます。申請の内容によって異なる承認ルートを設定したり、必要に応じて承認者の追加や省略が設定できます。
承認機能 上がってきた申請に対してを承認するか、差し戻すか、却下するかの対応をすることができます。
申請履歴の表示 過去の申請履歴を確認することができます。同じ内容の申請であれば、過去のフォーマットをコピーして日付の変更をおこなうことで、入力内容を省略できるものもあります。

また、備わっていると便利な機能をいくつか紹介します。これらの機能が備わっていることで、申請から決裁までにかかる時間を短縮することができたり、決裁後の業務を円滑にすすめることができたりします。 これらの機能は申請業務を便利にしてくれるため、求めればきりがありません。そのため、必要な機能に優先順位を付けて、システムを検討してくようにしましょう。 参考にしてみてください。

機能 機能の内容
アラート機能 承認期限が迫っている未処理の申請を通してくれる機能です。
自動承認機能 設定した要件を満たしている場合に自動承認してくれる機能です。
アクセス制限機能 申請書の閲覧、編集、承認、削除などの権限を設定できる機能です。
システム連携 販売管理システムや会計システムなど申請業務と関連のあるシステムと連携してより効率的に利用することができます。
レポート作成

分析結果をレポートとしてまとめることができる機能

2-3.システム形態

システムの利用形態には大きく分けて、クラウド、オープンソース、オンプレミスの3つの形態があり、ワークフローシステムも同様です。それぞれ特徴が異なるため、自社のおこないたい運用に応じて適切な利用形態を選ぶ必要があります。 システム形態の詳しい特徴は以下の表のとおりなので、ぜひ参考にしてみてください。

システム形態 特徴
クラウド オンライン上でアカウントを発行して利用する形態。ネット環境と設定されたIDやパスワードがあればさまざまなデバイスで利用することができ、場所や時間を選ばずに利用できる。
オープンソース 公開されているソースコードをダウンロードして利用する形態。プログラムのコードを自由に編集することができ、自社に合わせたシステムのカスタマイズがおこないやすい。
オンプレミス 利用するパソコンにソフトウェアなどをダウンロードして利用する形態。サーバーや環境の設定をおこなう必要がある。設定によっては公共のインターネットを介さずにローカル環境で利用することができる。
システム連携 販売管理システムや会計システムなど申請業務と関連のあるシステムと連携してより効率的に利用することができます。
レポート作成 分析結果をレポートとしてまとめることができる機能

2-4.使いやすさ

ワークフローシステムは各従業員が日常的に利用するシステムです。 そのため申請者にとって使いやすいことも重要な選定ポイントです。申請をおこなう際の操作が簡単であるか、フォーマットが複雑でないかを確認しておきましょう。

加えて、経費申請の際に金額を自動で判別して入力してくれたり、承認フローの設定の際に承認者や関係者を自動で追加してくれたりする機能などがあると、使いやすさが増すでしょう。

また、承認者にとっても使いやすいか確認しておく必要があります。承認しなければならない稟議が一目で確認できたり、停滞している案件を通知してくれたりする機能があると便利です。

2-5.対象の企業規模

サービスが自社の企業規模に適しているかも選定ポイントの1つです。企業規模が大きくなるにつれ、組織階層が増えたり、部署を横断した承認が必要になったりします。

そのため、自社が数十人規模であるにも関わらず大企業向けのシステムを採用してしまったり、逆に大企業であるにも関わらず中小企業向けのシステムを採用してしまうと、定着しにくいシステムになってしまいます。 対象としている企業規模やサービスサイトの導入事例をしっかり確認することが重要です。

2-6.スマートフォン対応

システムがスマートフォンに対応していると、外出先で承認業務をおこなうことができるようになり、より業務を効率化することができます。訪問などで外出が多い承認者は承認作業のために会社に戻る必要がなくなったり、申請者が出張している承認者の帰りを待つ必要がなくなったりするなど、承認業務のスピード向上に期待ができます。

3.改めて確認!ワークフローシステム導入のメリット

まずワークフローシステムを利用することで、承認作業をオンラインで完了させることができます。そのため、申請書の印刷や各承認者を直接尋ねるといった手間を省くことができるのと同時に、外出先からもスマートフォンなどを活用して承認業務をおこなうことができるようになります。

また、申請状況もオンライン上で確認できるため、各申請がどのステータスで止まっているか、誰が止めているのかを明確に可視化、リマインドすることができるようになります。

結果として、企業はスピーディな意思決定をおこなうことができるようになります。 さらに、ワークフローシステムで申請された申請書などの書類は、電子化されたデータで保存されるため、紙や印刷代、保管場所のスペースを削減することができるといったメリットもあります。

4.ワークフローシステムにデメリットはある?

組織内の承認フローは体制の変化に応じて、臨機応変に変更する必要があります。 しかし、ワークフローシステムを構築してしまうとルールで定められた通りに動くため、承認フローが固定化されてしまう可能性があります。そういった場合に備えて、組織体制の変化に柔軟に対応できるシステムを選択すると良いでしょう。

また、クラウドタイプのシステムを利用する場合には、データをインターネットを介して第三者のサーバーにアップロードすることになります。そのため、セキュリティ面での不安が生じがちです。セキュリティ上、問題がないか自社のポリシーをしっかりと策定するのと合わせて選定するベンダーのセキュリティポリシーも合わせて確認した方が良いでしょう。

5.自社に合うワークフローシステムで業務効率向上を図ろう!

今回、さまざまなシステム形態のワークフローシステムについて紹介してきました。機能やコスト面を中心に最適なサービスがどれなのかをしっかりと検討した上で、自社の業務効率化を最大限に実現できるシステムを選びましょう。

人事業務に役立つ最新情報をお届け!メールマガジン登録(無料)

HR NOTEメールマガジンでは、人事/HRの担当者として知っておきたい各社の取組事例やリリース情報、最新Newsから今すぐ使える実践ノウハウまで毎日配信しています。

メルマガのイメージ

関連記事

キャリア開発とは?導入する意義とメリット・デメリットをくわしく解説

キャリア開発とは?導入する意義とメリット・デメリットをくわしく解説

「キャリア開発とは」 「キャリア開発を取り入れる企業のメリットが知りたい」 「キャリア開発を進める正しい手順が知りたい」 上記のようにお考えの方は多いでしょう。 キャリア開発とは、従業員のより良いキャリア構築のため、企業 […]

  • 労務
  • タレントマネジメント
2024.09.30
HR NOTE 編集部
【社会保険適用拡大前にチェック!】2024年10月へ向けた準備リスト

【社会保険適用拡大前にチェック!】2024年10月へ向けた準備リスト

10月からの社会保険適用拡大が迫ってきました。従業員数51人以上*の事業所は、短時間労働者の社会保険適用拡大に備えて準備を進められていることと思います。 *適用事業所の厚生年金保険の被保険者(短時間労働者は含まない、共済 […]

  • 労務
  • 社会保険
2024.09.05
金井一真
退職金制度なしの会社の割合とは?メリット・デメリットも解説

退職金制度なしの会社の割合とは?メリット・デメリットも解説

「退職金制度なしの会社について、違法性や割合を知りたい」 「退職金制度なしに関して企業・従業員のメリット・デメリットを知りたい」 上記のような疑問をもつ方も多いでしょう。 実際、2023年時点において4社に1社の割合で退 […]

  • 労務
  • 福利厚生
2024.08.30
HR NOTE 編集部
定着率とは?計算方法と定着率向上施策の取り組み方を解説

定着率とは?計算方法と定着率向上施策の取り組み方を解説

「定着率とは?」 「定着率の計算方法とは?」 「定着率を向上させる取り組みを知りたい!」 定着率とは、入社してから所定期間を超えて働いている従業員の割合です。 定着率が低いと人材を確保できなかったり、採用コストが増加した […]

  • 労務
  • 福利厚生
2024.08.30
HR NOTE 編集部
退職金制度の導入・見直しの方法は?相場・計算方法・廃止の可能性について解説

退職金制度の導入・見直しの方法は?相場・計算方法・廃止の可能性について解説

「退職金制度の導入・見直し方法を知りたい」 「退職金制度の廃止を検討している」 「退職金制度の相場や計算方法がわからない」 上記の悩みを抱えている経理・労務担当者の方は多いでしょう。 退職金制度を導入するタイミングは、創 […]

  • 労務
  • 福利厚生
2024.08.30
HR NOTE 編集部

人事注目のタグ