人事評価面談の進め方や適切な質問事項を詳しく解説

人事評価の運用にあたって上司と部下の間でおこなわれる面談は、コミュニケーションの貴重な機会となります。しかし、せっかく人事評価面談の機会を設けても、内容がよくなければ十分な効果を得られません。

評価面談の目的や方法を十分に理解し、意義のある話し合いをおこないましょう。本記事では、人事評価の際におこなわれる面談について、方法やコツを詳しく説明します。

1. 人事評価面談とは？

人事評価面談とは、上司と部下の間でおこなう面談で、一定のサイクルで実施されます。人事評価面談のタイミングは会社によって異なりますが、半期に1回や年に1回といったスパンで実施されるのが一般的です。

目標設定面談や中期面談、1on1ミーティングなど、まめに面談を実施するケースもあります。面談は直属の上司と部下の1対1でおこなわれることがほとんどですが、なかには複数人の評価者が同席するタイプの人事評価面談もあります。

人事評価面談のなかでは、どのような目標を設定するか、設定した目標をどのように達成するか、なぜそのような評価になったのか、といったポイントを話し合うことが重要です。

2. 人事評価面談を実施する目的

人事評価面談を実施することには、従業員の現状を把握する、適切な評価や育成をおこなうなどの目的があります。それぞれの目的について詳しく見ていきましょう。

2-1. 従業員の現状を把握すること

従業員の現状を把握することは、人事評価面談の大きな目的です。人事評価面談を実施すれば、目標の達成状況や抱えている悩み、今後の課題や描いているキャリアプランなどを把握できます。

適切なタイミングで面談をおこなえば、現状を確認したうえでフィードバックができるのはもちろん、評価者としてサポートすべき内容を把握することもできるでしょう。

2-2. 適切な評価につなげること

適切な評価につなげることも人事評価面談の目的のひとつです。評価結果だけではなく、面談の内容をもとに昇給や昇格を決定すれば、従業員の納得感が高まるでしょう。

営業成績や印象だけで、全体の評価を決定することは簡単ではありません。面談を通して従業員の状況を詳しく知ることで、より適切な評価につながります。

2-3. 従業員の育成をおこなうこと

人事評価面談を実施すれば、従業員を効率よく育成することが可能です。面談のなかで、なぜこのような評価になったのか、今後どのように改善していけばよいのかを話し合えば、努力の方向性が明確になります。

適切なフィードバックをおこなうことで、従業員のモチベーションを高めたり成長を促したりして、業務の生産性を向上させていきましょう。

3. 人事評価面談を進めるときのポイント

面談で部下から十分に話を引き出すためにも、事前の準備を怠らないようにしましょう。また、適切な環境を作ることや質問内容を厳選することも大切なポイントです。

ここからは、人事評価面談の適切な進め方について考えていきましょう。 

3-1. 面談の準備をする

人事面談の前には、従業員に伝える評価や質問についてまとめておきましょう。評価のフィードバックの際には、従業員が評価に納得できるような根拠を示したいものです。

部下が話す内容を想定しておき、それに対する回答をシミュレーションしておくことも大切です。 

3-2. 面談に集中できる環境を整える

人事評価面談を実施する際には、落ち着いて話せる静かな個室を用意しましょう。ほかの従業員がいる場所や大きな音がする場所では、部下は落ち着いて話をすることができません。

伝えたいことがあるにもかかわらず、話をするのをためらってしまう可能性も考えられます。面談の内容は人事評価に反映されるため、ほかの人に話を聞かれないような配慮が必要です。また、個室で実施する面談には、人事評価の重要性を認識させるという意図もあります。 

3-3. 緊張を和らげる雰囲気を作る

面談の際に部下が萎縮してしまい、話せないケースもあります。面談を有機義なものにするためにも、まずは雑談をし、部下の緊張をほぐしていきましょう。面談の冒頭で部下を褒めるのも有効な方法です。
良かった点を先に伝えれば、部下の警戒心が和らぎやすくなります。十分に場が和んだところで改善点や指摘などをおこなえば、スムーズに評価を聞いてもらえる可能性が高まるでしょう。 

3-4. 部下の話を十分に聞く

人事評価面談で評価する項目が多い場合、つい説明が長くなってしまうこともあると思います。しかし面談では、上司が話しっぱなしにならないよう注意したいものです。

面談では、部下の話をよく聞く姿勢が求められます。また、部下が話しているときには途中で話をさえぎったり否定したりしないよう配慮しましょう。 

3-5. 今後のビジョンについて話す

人事評価面談では、過去の業務の振り返りをおこなう必要があります。しかし、面談の内容が過去のことに終始してしまうのは大きな問題です。

人事評価面談をおこなう際には、これまでの業務における課題や問題を今後どのように改善していくのかに着目しましょう。部下に対して今後の期待を伝えることも重要なポイントです。

人事評価面談をこれからのビジョン構築につなげる意識を持つことが大切です。 

4. 人事評価面談における質問事項

人事評価面談を実りあるものにするためには、あらかじめ質問事項を定めておくことが大切です。イエスやノーで答えられる質問ではなく、従業員が課題や改善点、本音を話せるような形式の質問を選びましょう。

ここからは、人事評価面談におすすめの質問事項について紹介します。 

4-1. 現状の業務における課題に関する質問

人事評価面談では、部下が現状の業務にどのような課題を抱えているのかという点を質問しましょう。この質問では、従業員が業務のどのポイントに着目しているのか、何を重視しているのかを知ることができます。

思ったように目標を達成できないケースでは、課題を明らかにして改善を意識させることが大切です。部下の分析が適切でないときには、別の視点を提示するなどの工夫をしましょう。 

4-2. 業務目標と設定した理由

部下が設定する業務目標について質問するときには、その目標を設定した理由についても話してもらいましょう。
容易に達成できる目標を設定しても部下の成長にはつながりません。一方で、達成が難しすぎる目標を立てるのも不適切です。
部下が目標に対してどのような思いを抱いているのかを把握すれば、適切な目標のレベルを見極めやすくなります。 

4-3. 担当している仕事に対する思い

現在の仕事にどのような思いを抱いているのかを率直に語ってもらうのもおすすめです。もしかすると部下は現在の仕事に不満を抱えたり、ミスマッチを感じたりしているかもしれません。

大きな問題が生じているときには、業務内容を改善したり別の部署に配置したりといったフォローが必要となります。 

4-4. キャリア形成に関する質問

部下のキャリア形成に対する考え方についてもぜひ聞いておきましょう。この質問をすることで、部下の向上心やモチベーションを把握できます。なかには、とくにキャリアのビジョンを持たずに働いている従業員もいるものです。
一方で、転職を見据えて仕事をしている従業員もいるかもしれません。キャリアアップにつながりにくいと判断された場合、人材が流出してしまうリスクが高まります。
キャリア形成に関する質問内容を参考に、キャリアアップしやすい環境を構築していきましょう。 

4-5. 部署への貢献に関する質問

部下がチームにどのように貢献したのかは、人事評価を実施するうえでの大きな判断基準となります。人事評価面談では、従業員自身にどのような貢献ができたのかを説明してもらい、判断に役立てましょう。

上司の評価と従業員本人の評価が異なっているケースもあるものです。自己評価にぶれがあるときには、現状を十分に把握してもらえるよう丁寧なフォローをおこないたいものです。

その一方、目標面談の際に逆にメンバーにどうフィードバックをしていくのか、そもそもどのように人事評価を策定すれば良いかを悩んでらっしゃる方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「人事評価の手引き」という資料を無料配布しております。本資料では、人事評価の策定から、人事評価を実際に導入したあとの振り返りの方法やフィードバックの仕方、またフィードバック時の注意点も紹介しており、これ一つで人事評価の策定から運用まで適切に進められます。参考になる資料ですのでぜひこちらからご覧ください。

5. 人事評価面談の効果を高めるためのポイント

人事評価面談の効果を高めるためには、以下のようなポイントを意識することが大切です。

5-1. 事前に自己評価をまとめてもらう

何の準備もせずに面談を実施しても、効果的な話し合いにはなりません。部下には、面談の前に自己評価をまとめておいてもらいましょう。

目標の達成度、努力した点、改善すべき点などの自己評価をまとめて事前に提出しておいてもらえば、効果的な面談を実施することが可能です。評価者は、提出された書類を確認し、質問事項を準備しておきましょう。

5-2. 普段から部下を観察しておく

人事評価面談の効果を高めるためには、部下の普段の様子を観察しておくことも大切です。仕事に対する姿勢や同僚とコミュニケーションを取る様子などを観察しておけば、面談で適切なフィードバックをおこなえます。

普段の様子を把握したうえで良い点・悪い点を伝えれば、部下の成長を促せるでしょう。また、部下と積極的にコミュニケーションを取り、関係性を構築しておけば、面談の場で話しやすくなります。

5-3. コーチングスキルを習得する

面談を通して部下を成長させるためには、コーチングスキルが役立ちます。コーチングスキルとは、会話を通して相手の積極性を引き出したり、新しい視点を与えたりする能力のことです。

コーチングスキルを習得しておけば、部下との対話により、成長につながる目標設定や具体的な行動を促せるでしょう。

6. 人事評価面談は部下の成長を促すための貴重な機会

人事評価面談は、人事考課を実施するうえでも、人材の育成をおこなううえでも貴重な機会です。面談の際には十分な準備をし、丁寧に部下の話を聞くことを心がけましょう。

部下の取り組みを評価したり、今後につながる話をしたりと工夫すれば、部下のモチベーションは向上しやすくなります。人事面談を通して部下と綿密なコミュニケーションを取り、組織改善に役立てていきましょう。