近年では、働き方改革の影響も受けて、テレワークを導入する企業は増加しています。テレワークのメリットは理解しているけれど、トラブルの発生を恐れて、導入に踏み切れていないという企業もあるのではないのでしょうか。当記事では、テレワークのトラブルとその対処方法について具体的に紹介します。
目次
1.テレワークとは
テレワークとは、英語では「telework」と言い、情報通信技術（ICT技術）を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。テレワークには、在宅勤務やモバイルワーク、施設利用型テレワーク、ワーケーションなど、さまざまな形態があります。また、似た言葉に「リモートワーク」もありますが、ほとんど同じ意味合いで用いられます。ただし、テレワークのほうが、リモートワークよりも古くから存在する用語です。
2.テレワークのメリット・デメリット
テレワークを導入すれば、オフィスだけではなく、自宅やカフェなどでも働けるため、多様な働き方を推進することができます。また、通勤のストレスを解消できるため、ワークライフバランスの実現にも役立ちます。さらに、交通費やオフィスの賃料・光熱費など、コスト削減も期待できます。
ほかにも、人材の確保やBCP対策、地域活性化などのメリットがあります。一方、テレワークを実施するうえでは、トラブルが発生する可能性もあります。たとえば、下記のようなトラブルが挙げられます。ここからは、それぞれのトラブルについて具体的な事例と対処方法について紹介します。
- 通信の不安定
- コミュニケーションの希薄化
- 監視によるハラスメント
- 勤怠管理や人事評価に対する不満
- セキュリティ事故
- 従業員の健康の悪化
3.テレワークのトラブル①：通信環境などのトラブル
ここでは、通信環境によるトラブルの事例やその対処方法について紹介します。
3-1.通信環境によるトラブルの例
テレワークでは、PCやスマホなどの端末や、ネット環境を用意することは必要不可欠です。通信環境に不具合があると、下記のようなトラブルが発生することがあります。
- Web会議中に画面がフリーズする
- インターネットに接続する速度が落ちる
- クラウドサービスに接続できない
このように、通信が不安定になると、Web会議をおこなっているときに画面がフリーズしてしまうことがあります。場合によっては、再度つなぎ直さなければならないこともあります。また、インターネットに接続するスピードが遅くなったり、通信が停止したりして、業務で使うクラウドツールに接続できないという場合もあるかもしれません。このような結果として、業務生産性が下がる恐れがあります。
3-2.通信環境トラブルを防止する方法
通信環境のトラブルを防止するには、企業側がネット環境の構築をサポートするという方法があります。たとえば、テレワーク手当（在宅勤務手当）を支給したり、PCなどの端末やネットワーク機器を貸与したりすることが挙げられます。企業が指定した端末やネットワーク機器を使用していれば、通信環境のトラブルを減らすことが可能です。
また、ネットワーク回線を自分で用意する場合、高品質のものを使用すると、通信環境のトラブルを防止することができます。なお、公衆Wi-Fiを利用するのは、通信の品質だけではなく、セキュリティの観点からも、あまりおすすめできません。品質や速度、費用を考えて、ネットワーク回線を選ぶのがおすすめです。
4.テレワークのトラブル②：コミュニケーション不足
ここでは、コミュニケーションにまつわるトラブルの事例やその対処方法について紹介します。
4-1.コミュニケーションにまつわるトラブルの例
テレワークでは、オフィスとは異なり、周囲にほかの従業員がいない環境で働くことになります。そのため、気軽に雑談をする機会などが減ってしまい、コミュニケーションが希薄になる可能性があります。
コミュニケーション不足によるトラブルの一例は、下記の通りです。
- 従業員同士などの信頼関係の構築が難しい
- 孤独感や不安感が増大する
- 情報共有がスムーズにできない
このように、コミュニケーションが不足することで、業務を円滑に進めることができなくなる可能性があります。また、孤独感や不安感から集中力が低下し、業務効率が下がる恐れもあります。
4-2.コミュニケーションのトラブルを解決する方法
テレワークでのコミュニケーション不足を解消するには、Web会議システムやチャットツールなどのITツールを導入するのがおすすめです。
Web会議により、相手の表情やリアクションを読み取ることができます。また、チャットツールを使用すれば、気軽にメッセージのやり取りができるため、素早い情報交換をおこなうことが可能です。
また、コミュニケーションの活性化を図るために、社内でルールを定めるのもおすすめです。たとえば、朝礼や夕礼をおこなったり、昼休みを活用したオンラインイベントを定期的に開催したりすることが挙げられます。ほかにも、常にWeb会議に接続した状態にしておき、悩みごとなどがあったらすぐに相談できるような体制を作ることも可能です。
5.テレワークのトラブル③：監視によるハラスメント
ここでは、テレワークにおける監視によるハラスメントになる事例やその対処方法について紹介します。
5-1.監視によるハラスメントになる例
テレワークでは、従業員の業務進捗を可視化したり、過剰労働を抑制したりするために、監視をおこなうことがあるかもしれません。適度な監視であれば、従業員に適度な緊張感を与え、業務に対する集中力を高めることができます。しかし、監視のやり方によっては、下記のようなリモートハラスメント（リモハラ）につながることもあります。
- メールやチャットツールで業務に関係なく頻繁に連絡をおこなう
- 業務外の時間に連絡を取る
- 必要でもないのに1対1のWeb会議を要求する
- 少しの離席でも理由について尋ねる
- 常にWebカメラをオンにさせる
このように、いきすぎた監視は、従業員に不快感を与え、会社に対する不満につながる恐れがあります。また、テレワークの目的や意義に反する可能性もあります。
5-2.監視によるハラスメントを防止する方法
テレワークで監視をおこなう目的を明確にして、従業員にきちんと周知することで、過剰な監視を防止することができます。たとえば、長時間労働を防ぐために監視をおこなっていることがわかれば、必要のない監視も明確になります。
また、監視によるハラスメントの事例を従業員に周知することもおすすめです。当事者がハラスメントだと認識していないケースも少なくないでしょう。事前に周知しておくことで、ハラスメントの発生を防止できます。そして、ハラスメントがあったときに、従業員が相談できる窓口を用意しておきましょう。
さらに、テレワークにおける社内ルールを定めることも大切です。たとえば、「業務時間外での連絡は非常の場合に限る」などとルールを定めれば、業務外の時間に連絡が頻繁に来るようなハラスメントを防止することができます。
このように、近年では、ハラスメントは多様化しているため、監視する目的を明確にし、自社にあったハラスメント対策を取り入れることが重要です。
6.テレワークのトラブル④：勤怠・人事評価に対する不満
ここでは、勤怠管理や人事評価にまつわるトラブルの事例やその対処方法について紹介します。
6-1.勤怠・人事評価にまつわるトラブルの例
テレワークを導入する場合、勤怠管理や人事評価の方法を変更しなければならないことも多いでしょう。たとえば、紙のタイムカードで勤怠管理をおこなっている場合には、そのままではテレワークに対応できません。
勤怠管理や人事評価にまつわるトラブルの一例は、下記の通りです。
- 見えない残業が発生する
- 適切な賃金が支払われない
- 勤務状況を適切に把握できない
- オフィス出社とテレワーク勤務の従業員の間に評価の違いが生じる
このように、テレワークでは、従業員の勤務状況が把握しづらいため、勤怠管理や人事評価において、さまざまなトラブルが生じるという恐れがあります。
6-2.勤怠・人事評価のトラブルを解決する方法
テレワークでも正確な労働時間を把握するために、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。クラウド型の勤怠管理システムであれば、テレワークでも勤務状況を適切に把握することが可能です。
また、残業の申請方法や、業務時間外でのIT機器の操作など、社内のルールを明確にすることで、勤怠管理のトラブルを防止することができます。
そして、人事評価のトラブルを防止するには、評価方法を統一することが大切です。そうすれば、オフィスに出社する場合でも、テレワーク勤務をおこなう場合でも、平等に評価することができます。また、評価項目には、判断基準を明確にするために、定性面での評価よりも、定量的な項目を設定するのがおすすめです。
7.テレワークのトラブル⑤：情報漏洩などのセキュリティ事故
ここでは、セキュリティに関するトラブルの事例やその対処方法について紹介します。
7-1.セキュリティ事故などのトラブルの例
テレワークでは、PCやスマホ、タブレットなどの端末や、ネット環境、ITツールなどを利用するため、セキュリティに関するトラブルが生じてしまうことは少なくありません。
テレワークでのセキュリティ事故の一例は、下記の通りです。
- 社外秘の情報の漏洩・改ざん
- コンピュータウイルスの感染
- 端末などIT機器の紛失・盗難
このように、テレワークでは、IT機器を持ち歩く機会が増えるため、紛失や盗難が生じ、機密情報が漏洩してしまうという事例があります。また、脆弱性のある公衆Wi-Fiを使用してしまい、不正アクセスや改ざんといったセキュリティトラブルが生じることもあります。
7-2.セキュリティ事故などのトラブルを防止する方法
セキュリティ事故を防ぐために、テレワークで使用する端末には、PC管理ツールやセキュリティソフトを導入することが大切です。また、コンピュータウイルスは日々進化しているため、定期的にソフトのアップデートをおこなうことも重要といえます。
そして、セキュリティトラブルを未然に防ぐために社内で研修をおこなうのもおすすめです。また、IT機器の扱い方や罰則など、ルールを定め、従業員に危機感をもたせることで、セキュリティトラブルが生じないように対策することができます。
8.テレワークのトラブル⑥：社員のメンタルヘルス
ここでは、従業員の健康に関するトラブルの事例やその対処方法について紹介します。
8-1.社員のメンタルヘルスに関するトラブル
テレワークでは、オフィスのように、周囲に誰もいない環境のなかで、業務をおこなうこともあるため、孤独感や不安感を抱きやすく、ストレスから心の健康を害する恐れもあります。
また、テレワークでは、上司は部下の勤務状況を把握しづらいため、部下の体調の変化に素早く気付くことができない可能性もあります。従業員のメンタルヘルスに関するトラブルの一例は、下記の通りです。このようなトラブルが生じる前に、早期のうちに従業員の体調の変化に気づくことが大切です。
- 人とのコミュニケーションを避けるようになる
- 身だしなみが乱れる
- 不眠や食欲不振など身体に支障をきたす
- 業務に対する集中力が下がる
8-2.社員のメンタルヘルスを維持する方法
テレワークにおける従業員の健康管理をおこなうためには、従業員と企業のそれぞれの努力が必要です。従業員ができることには、生活習慣を見直したり、柔軟な考え方を心掛けたりすることが挙げられます。ただし、従業員だけでメンタルヘルスを維持するのは難しいこともあるため、企業がサポートする必要があります。
企業ができることには、テレワークでの健康管理に関する研修を実施したり、相談窓口を設けたりすることが挙げられます。また、社内でのルールを定めることも大切です。たとえば、Web会議で定期的に1on1ミーティングを開催するルールを定めれば、部下の体調に問題ないかどうかを確認することができます。また、悩みを打ち明けられる機会にもつながるため、従業員のストレスの解消に役立ちます。
9.トラブルを防止して快適なテレワークを！
テレワークでは、セキュリティやメンタルヘルス、コミュニケーション不足、勤怠管理・人事評価など、テレワークならではのトラブルがあります。これらのトラブルが生じると、業務の生産性が低下するだけではなく、企業の信頼性を損なう恐れもあります。まずは、どのようなテレワークのトラブルの事例があるのかを把握して、自社でどのような対策が立てられるかを検討することが大切です。
