近年では、新型コロナウイルス感染症の流行の影響や、従業員の多様な働き方の推進のために、テレワークを導入する企業は増加しています。テレワークには、従業員と企業においてどのようなメリットやデメリットがあるのか整理したい方は多いのではないのでしょうか。当記事では、テレワークのメリット、デメリットとその解決方法について解説します。
テレワークとは
テレワークとは、「tele = 離れた所で」と「work = 働く」を組み合わせた造語であり、情報通信技術（ICT技術）を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。また、テレワークには、在宅勤務やモバイル勤務、サテライトオフィス勤務、ワーケーションなど、さまざまな形態があります。
なお、テレワークと似た用語に、リモートワークがありますが、両者の意味の違いはほとんどありません。ただし、テレワークよりもリモートワークのほうが新しくできた用語とされています。
テレワークによる企業側のメリット
ここでは、テレワークにおける企業側のメリットについて詳しく紹介します。
メリット①：人材の確保につながる
テレワークを推進すれば、オフィスだけではなく、自宅やカフェ、通勤中などさまざまな場所で業務をおこなえるため、従業員の多様な働き方を実現することが可能です。そのため、海外や地方などの人材も雇用できるようになるため、求人応募数の増加が期待でき、優秀な人材を確保できるチャンスも増加します。
また、テレワークの導入は、優秀な人材を採用できるだけではなく、社内の人材の流出を防ぐ効果もあります。たとえば、仕事と出産や育児、介護などを両立できないために、離職せざるを得ない社員は、まだまだ少なくないでしょう。
そこで、テレワークを導入すれば、通勤の負担をなくしたり、時短勤務を実施したりするなど、働きやすい環境を用意することができます。そのため、離職率の減少にもつながるというメリットがあります。
メリット②：コストの削減ができる
テレワークを推進するにあたって、ペーパーレス化を進める必要があります。ペーパーレス化を推進すれば、紙の書類を減らせるため、印刷コストを削減することができます。また、書類を保管するためのスペースが不要となることや、オフィスに出社する従業員の数が減少することにより、オフィスを縮小できるため、賃料を削減することが可能です。
ただし、テレワークでも、オフィスと同等の業務パフォーマンスを実現するには、PCやネットワーク機器、パソコンデスク、チェアなど、さまざまな物品を準備する必要があります。そのため、テレワークを導入するには、別途コストがかかる点に注意しましょう。
そこで、テレワークの頻度が多い従業員には、通勤手当の代わりに、テレワーク手当（在宅勤務手当）を支給すれば、費用負担のコストを削減できる可能性もあります。
メリット③：非常時の事業継続が可能になる
テレワークを導入すれば、BCP対策にもつながります。BCPとは「Business Continuity Plan」の略称であり、テロ・災害・システム障害など、非常事態が発生したときでも、基幹業務を継続できるようにするための事業継続計画のことです。
日本は、地震や津波、台風、火山噴火などの自然災害が多く、災害大国と呼ばれることもあります。また、近年では、新型コロナウイルス感染症の流行により、働き方を改革することが求められています。
このような背景もあり、テレワークを導入することにより、非常時でも事業が継続できるような仕組みを構築することが可能です。また、テレワークにより、チャットツールやWeb会議システムなどのITツールを導入し、情報共有のしやすい環境を構築すれば、非常時でもスピーディーに情報の共有をおこなうことができます。
テレワークによる従業員側のメリット
ここでは、テレワークにおける従業員側のメリットについて詳しく紹介します。
メリット①：ワークライフバランスを実現できる
テレワークを実施すれば、通勤時間をなくし、業務生産性の向上が期待できるため、空き時間を有効活用することが可能です。たとえば、家族やパートナーに費やせる時間や、自己投資や自己研鑽に充てられる時間の増加が期待できます。
このように、テレワークにより、従業員のニーズにあわせて、多様な働き方を推進できるため、仕事とプライベートの両方を充実させることが可能となり、ワークライフバランスを実現できます。
メリット②：生産性を向上できる
テレワークを導入すれば、従業員は業務に集中できる環境を自ら選択して働けるため、労働生産性の向上が期待できます。また、モバイル勤務をおこなえば、電車やバス、飛行機など、通勤中でも業務をおこなえるため、業務効率は上昇します。
さらに、テレワークにあわせて、フレックスタイム制や裁量労働制を採用すれば、タスクやスケジュールによって、従業員が労働時間を効率よく管理することが可能です。
メリット③：健康管理ができる
近年では、新型コロナウイルス感染症の流行により、通勤やオフィス勤務をおこなうことによって、自分にも感染してしまうのではないかと危惧する従業員は多いのではないのでしょうか。
新型コロナウイルス感染症だけではなく、インフルエンザなど、パンデミックにより、オフィスに出勤できない従業員が増える可能性もあります。
感染症に感染しないためには、病原体を体内に侵入させないことや、免疫力を高めることが大切です。たとえば、通勤などのストレスにより、自律神経が乱れ、免疫力の低下を招く恐れがあります。
テレワークを導入すれば、ほかの人と直接関わる機会や通勤のストレスを減らすことが可能です。そのため、病気への感染リスクを下げることが可能となり、従業員の健康管理にもつながります。
テレワークのデメリット
ここでは、テレワークにおけるデメリットについて詳しく紹介します。
デメリット①：勤怠管理が難しい
テレワークでは、従業員がオフィスではない場所で働くため、勤怠管理を正確におこなうことが難しくなる可能性もあります。たとえば、紙のタイムカードを使用して勤怠管理を実施している場合、テレワークでは物理的に対応できません。
また、テレワークでは、従業員の勤務状況を監視しづらくなるため、勤怠管理が難しくなります。さらに、テレワークを導入することで、雇用形態が多様化して、集計業務が煩雑化する可能性もあります。
このように、テレワークでは客観的に勤怠管理がしづらいことや、集計作業が複雑化することにより、給与面など、従業員と会社の間でトラブルが発生することもあります。
デメリット②：セキュリティ面でのリスクが高まる
テレワークでは、オフィスで使用するものとは異なるデバイスやネットワーク回線を利用するため、セキュリティリスクが高まるという恐れがあります。また、PCやスマホ、タブレットなどの端末をオフィス外に持ち出して業務をおこなう機会が増えるため、デバイスの紛失や盗難にともなう情報漏洩が発生する可能性もあります。
さらに、モバイル勤務やサテライトオフィス勤務では、第三者にPCの画面をのぞき見され、顧客情報などの社外秘の情報が漏洩してしまうというリスクがあります。
そして、テレワーク規程が定められていなかったり、従業員にテレワークに関するルールが周知されていなかったりすることにより、安全性の低い公衆Wi-Fiや家庭用ネットワークを使用してしまい、不正アクセスなどのセキュリティトラブルが発生することもあります。
デメリット③：コミュニケーションが少なくなる恐れがある
テレワークを導入すると、従業員はそれぞれ異なる場所で働くこととなるため、コミュニケーションの希薄化につながる恐れがあります。そのため、オフィスでは気軽に話せたことでも、テレワークではハードルが上がってしまい、情報共有がスムーズにおこなえない可能性もあります。また、コミュニケーションが希薄化することにより、孤独感や不安感を覚える従業員が増加してしまう恐れもあります。
このように、テレワークでは、従業員同士のコミュニケーションが少なくなることにより、従業員の健康への悪影響や、業務生産性が下がってしまうことが心配されます。
デメリット④：評価やマネジメントが難しい
テレワークでは、従業員の勤務状況を直接的に把握できる機会が減少するため、適切な評価をおこなったり、マネジメントしたりすることが難しくなることもあります。たとえば、上司が部下に対して適切な指導やフォローが実施されないと、部下の仕事に対するモチベーションが下がってしまうという恐れがあります。
一方、オフィス勤務であれば、従業員の働く様子をきちんとチェックできるため、業務に対する取り組む姿勢をきちんと評価し、フォローすることが可能です。
このように、テレワークでは、従業員の労働実態がわかりづらいため、人事評価やマネジメントをおこなうことが難しくなる可能性があります。
デメリットの解決方法
ここでは、テレワークにおけるデメリットの解決方法について詳しく紹介します。
解決方法①：勤怠管理システムを導入する
テレワークにおける勤怠管理を効率化したり、改善したりするためには、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。勤怠管理システムを使用すれば、PCのログやICカード、静脈認証など、さまざまな方法で打刻することができます。そのため、自社に適した打刻方法を導入すれば、従業員の始業や終業の時刻を適切に管理することが可能です。
また、勤怠管理システムには、申請・承認・集計・スケジュール管理・アラート・外部システム連携など、ツールによってあらゆる機能があります。自社のテレワーク形態にあわせて、従業員の勤務状況を適切に管理できるような勤怠管理システムを導入することが大切です。
解決方法②：セキュリティを強化し、社内ルールを徹底する
テレワークでは、セキュリティリスクを低減するために、セキュリティ対策を施すことが大切です。たとえば、重要な情報にはアクセス権限を設定したり、ログ監視ツール・セキュリティ対策ソフト・暗号化ソフト・MDMなどのツールを導入したりするのがおすすめといえます。
また、テレワークでの業務方法や使用するツールなどの社内ルールを策定し、従業員に周知することが重要です。総務省では、テレワークで安全に業務をおこなえるように、セキュリティガイドラインが策定および公表されています。テレワークにおける適切な社内ルールを決めるために、総務省のセキュリティガイドラインを参考にしてみるのがおすすめです。
解決方法③：Web会議やチャットなどのコミュニケーションツールを活用する
テレワークでもコミュニケーションを取りやすい環境を整備するために、Web会議システムやチャットツールなどのITツールを導入するのがおすすめです。
Web会議システムを導入すれば、オフィスでの対面会議と同じような感覚でミーティングをおこなうことができます。また、リアクションやバーチャル背景などの機能を活用すれば、Web会議でもコミュニケーションをスムーズに取ることが可能です。
チャットツールは、電話やメールと比較して、気軽にコミュニケーションを取れるというメリットがあります。また、絵文字やスタンプなどの機能を使用すれば、忙しいときでも簡単に返信することが可能です。そのため、送信者は既読したかどうかを把握できるため、安心して業務を進めることができます。
Web会議システムやチャットツールには、数多くのシステムがあるため、複数のものを比較したうえで、自社のニーズにあったツールを導入することが大切です。
解決方法④：Web会議やモチベーションサーベイなどを活用する
テレワークでも従業員の勤務状況や調子を把握するために、Web会議やモチベーションサーベイなどを活用するのがおすすめです。
Web会議を定期的に実施すれば、従業員の声や顔色などから調子を把握しやすくなり、業務の進捗確認だけではなく、困りごとや悩みごとを早期発見できます。
モチベーションサーベイを使用すれば、従業員のモチベーションをあらゆる角度から総合的に測定して数値化することが可能です。そのため、従業員のモチベーションの変化を可視化できるため、人事評価に役立てることができます。また、モチベーションの低下している従業員を見つけたら、原因を分析して適切な対策をおこなうことで、フォローすることが可能です。
テレワークのメリット・デメリットを理解したうえで実施しよう！
テレワークを導入することにより、企業側だけではなく、従業員にもメリットがあります。ただし、セキュリティリスクが高まったり、コミュニケーションの希薄化が生じたりなど、テレワークならではのデメリットもあります。
テレワークのデメリットを解消するには、勤怠管理システムやWeb会議システム、チャットツール、セキュリティリスク対策ソフトなど、ITツールを導入するのがおすすめです。メリットやデメリットを適切に把握して、自社に適したテレワーク環境を整備することが大切といえます。
