近年では、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響を受け、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークを導入するうえで、どのように業務管理をおこなえばよいか悩まれている方もいるかもしれません。 当記事では、テレワークでの業務管理における課題やその対処方法について解説します。テレワークの導入を検討中の方や、テレワークの業務管理を効率化したいと考えている方はこの記事を参考にしてみてください。
1.テレワークとは
テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語であり、従業員が好きな時間や場所で業務を実施できる柔軟な働き方のことです。
テレワークの形態には、自宅で働く「在宅勤務」、電車・バス・飛行機など移動中に働く「モバイルワーク」、サテライトオフィスやコワーキングスペースといった場所で働く「サテライトオフィス勤務」、リゾート地などで休暇を兼ねながら働く「ワーケーション」などがあります。
テレワークと似た意味をもつ用語に、リモートワークがあります。テレワークとリモートワークは、ほとんど同義として使用されます。ただし、リモートワークのほうが、テレワークよりも、新しく誕生した用語という違いがあります。また、使用される場面が異なることもあるため、伝える相手や場所に応じて使い分けるのがおすすめです。
2.テレワークの業務管理における課題
ここでは、テレワークの業務管理における課題について詳しく紹介します。
2-1.社員が何をやっているのか見えづらい
テレワークでは、周囲に誰もいない環境で業務をおこなうこともあるため、従業員が何をおこなっているのか見えづらいという課題があります。オフィスに出社して勤務していれば、業務に取り組む姿勢や、仕事の進捗状況などの確認はそこまで難しくありませんが、テレワークではこれらを正確に判断することが困難です。
そのため、業務管理が上手くできないと、適切な勤怠管理や人事評価ができず、従業員の会社に対する不満につながる恐れがあります。また、管理職の方のマネジメントが難しく、スムーズにプロジェクトを推進できない可能性もあります。
2-2.生産性が低下する恐れがある
テレワークでは、コミュニケーションの希薄化が生じやすいです。そのため、プロジェクトメンバーそれぞれの進捗状況を管理したり、仕事の内容を伝えたりすることが難しくなる可能性もあります。また、情報共有に時間がかかってしまい、本来の業務に集中できない恐れもあります。
このように、テレワークでは、それぞれの従業員が異なる環境で業務をおこなうため、コミュニケーションを取ることが難しく、生産性の低下を招くリスクがあります。そのため、テレワークを定着させるには、業務管理をきちんとおこなえる体制を整備することが大切です。
3.テレワークで業務管理する方法
ここでは、テレワークで業務管理をおこなう方法について詳しく紹介します。
3-1.Web会議で業務の進捗報告をする
テレワークで従業員の業務の進捗状況を適切に把握するために、Web会議システムを活用するのがおすすめです。Web会議では、直接対面で会話しているような感覚で会話できるため、スムーズに話し合いをおこなうことができます。また、1対1だけではなく、プロジェクトメンバーなど複数人で会議を実施することが可能です。
そのため、テレワークを導入している場合、Web会議で業務の進み具合を報告する仕組みを採用することで、適切な業務管理につなげることができます。また、毎週の〇曜日に進捗状況を把握するためのWeb会議をおこなうなど、日程を定めておくとスムーズに業務管理を実施することが可能です。
3-2.ビジネスチャットで報告をおこなう
テレワークで報告・相談・連絡をおこないたいときなどは、ビジネスチャットを活用するのがおすすめです。Web会議では日程を定めなければなりませんが、チャットでは自分の好きなタイミングで報告や確認などができるというメリットがあります。
また、ビジネスチャットには、既読・メンション・絵文字・スタンプなど、ツールによってさまざまな機能が搭載されています。そのため、相手がメッセージを確認したかどうかを把握したり、コミュニケーションを活性化する用途で使用したりすることが可能です。
このように、ビジネスチャットを上手く活用すれば、生産性を低下させることなく、業務管理を効率よくおこなうことができます。
3-3.タスク管理ツールを活用する
テレワークでは、従業員の勤務状況が見えにくいため、誰がどのようなタスクを保有していて、どのぐらい進んでいるのかを管理することが難しいです。そこで、タスク管理ツールを導入して、タスクをクラウド上で一元管理することで、適切な業務管理につなげることができます。
タスク管理ツールでは、ツールによって、さまざまな見方で業務を可視化できます。たとえば、カレンダービューを用いれば、重複しているタスクや、スケジュールの空きを見つけて、タスクを調整することが可能です。このように、タスク管理ツールは、円滑にプロジェクトを進めるために便利なツールといえます。
3-4.PCのログ管理ツールを活用する
テレワークでは、仕事とプライベートの切り替えが難しいため、サービス残業など、見えない残業が生じる恐れもあります。そのため、従業員の勤務状況を把握して、適切な勤怠管理をおこなうために、PCのログ管理ツールを活用するのがおすすめです。
PCのログ管理ツールを使用すれば、PCの操作履歴が残るため、正確に労働時間を把握することができます。また、アラート機能の搭載されているログ管理ツールを使用すれば、不正利用などを早期に発見することが可能です。
このように、PCのログ管理ツールは、従業員の勤務状況を可視化することに役立ちます。
4.テレワークで業務管理ツールを導入するメリット
ここでは、テレワークで業務管理ツールを導入するメリットについて詳しく紹介します。
4-1.長時間労働などを防止する
テレワークでは、周囲の目が届かない環境で働くこともあるため、見えない残業が発生するという恐れがあります。また、勤怠管理システムを導入したとしても、退勤時間を記録して、業務を続けることができてしまうこともあります。
このような見えない残業が発生したり、業務を継続してしまったりする原因として、一人あたりの業務量が多い可能性があります。そこで、タスク管理ツールを使用して、従業員それぞれのタスクを可視化すれば、業務量を調整することが可能です。また、PCのログ管理ツールでPCの操作記録を確認すれば、テレワークでも適切な労働管理ができます。
このように、業務管理ツールを組み合わせて労働時間を管理すれば、長時間労働などを防止して、より適切な勤怠管理をおこなうことが可能です。
4-2.社員のモチベーション低下やさぼりを防止する
業務管理ツールにより、勤務状況を可視化することで、従業員の業務に対するモチベーション向上につなげることができます。たとえば、毎月の従業員の成果を数値化して管理すれば、以前よりも成果が伸びている従業員は、より成果を出そうとやる気が上昇するかもしれません。また、以前よりも成果が出ていない従業員には、原因を分析して、改善策を提示することができます。
そして、テレワークでは、周囲の目が届かないため、集中力が低下してしまう従業員もいるかもしれません。たとえば、PCのログ管理ツールで適度な監視をおこなったり、ビジネスチャットでその日の成果を報告する仕組みを採用したりすることで、テレワークでもさぼりを防止することが可能です。
このように、業務管理ツールは、従業員の業務に取り組む姿勢の改善にも役立ちます。
4-3.正当な人事評価につながる
テレワークでは、従業員の勤務状況が見えにくいため、人事評価においてトラブルが生じることもあります。たとえば、オフィス出社している従業員とテレワーク勤務をおこなっている従業員の間で、評価の仕方が異なると、会社に対する不満につながる可能性があります。
そのため、正当な人事評価をおこなうには、評価方法を統一することが大切です。企業によっては、成果を重視して人事評価を実施することもあります。
ただし、成果だけではなく、業務に取り組む姿勢など、プロセスにも着目して人事評価をおこないたいという企業も少なくないでしょう。たとえば、Web会議ツールを使用して、定期的にミーティングを実施すれば、業務に対する取り組み方を評価することができます。
このように、業務管理ツールにより、成果だけではなく、プロセスも評価の指標に加えることで、より正当な人事評価をおこなうことが可能です。
4-4.生産性を向上させる
業務管理ツールを使用すれば、コミュニケーションの希薄化を解消し、業務の効率や情報共有のスピードの向上が期待できます。たとえば、ビジネスチャットを使用して、プロジェクト単位のグループを作成すれば、効率よく情報共有をおこなうことが可能です。
また、従業員同士のコミュニケーションが活発化することで、テレワークで改善すべきポイントを発見でき、よりよい方向に改善させることができます。
このように、自社のニーズにあう業務管理ツールを導入して、従業員が快適にテレワークを実施できれば、生産性の向上につなげることが可能です。
4-5.情報漏洩などのリスクを防止する
業務管理ツールのなかでも、とくにログ管理ツールを使用すれば、情報漏洩などのセキュリティリスクを軽減できます。ログ管理ツールのなかには、異常なログが発見されたときに、アラートとして通知を出す機能が搭載されているものもあります。
ログ管理ツールにより、不正アクセスを受けたことがすぐにわかれば、素早い対応をおこなうことが可能です。また、ログ管理ツールでは、記録が残るため、原因を分析して、同様の被害が起きないように対策をおこなうことができます。
そして、ログ管理ツールにより、PCの操作ログを管理していることを従業員に周知することで、PCの扱い方に注意するように促すことが可能です。
このように、ログ管理ツールなど、業務管理ツールを上手く活用することで、セキュリティリスクを減らすことができます。
5.ツールの活用でテレワークでも適切に業務管理をおこなおう！
テレワークでは、従業員の勤務状況が見えづらいため、タスク管理が難しく、生産性が低下する恐れもあります。そこで、Web会議ツールやビジネスチャット、タスク管理ツール、ログ管理ツールなどの業務管理ツールを導入するのがおすすめです。業務管理ツールには、さまざまな機能の搭載されたツールがあるため、自社のニーズにあったものを導入しましょう。
