新型コロナウイルスの感染予防のため、出社の必要がないテレワークが身近な働き方として定着しました。職場環境が大きく変化した結果、さまざまな課題に直面する企業もあります。テレワークの課題の一つが業務報告です。社員の顔が見えないテレワークで、どのように労働時間や業務の進捗状況を把握すればよいのでしょうか。この記事では、テレワークの業務報告のコツや、生産性を落とさずに業務報告をおこなうツールを紹介します。
目次
テレワークとは？場所や時間にとらわれない働き方のこと
情報通信技術（ICT）を活用し、社員がオフィス以外の場所で働く勤務形態のことをテレワーク（Telework）と呼びます。内閣府はテレワークを次の通り定義しています。（※1）
ICT を活用し、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方のことであり、雇用型と自営型に大別される。
雇用型テレワークとは、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス、ワーケーションなど、「労働者が所属する事業場と異なる場所で、所属事業場で行うことが可能な業務を行う」勤務形態です。（※1）
新型コロナウイルスの感染拡大を受け、テレワークを導入する企業が急増しました。東京都の調べによると、2022年5月の都内企業（従業員30人以上）のテレワーク実施率は56.7％です。（※2）
テレワークが普及した結果、時間や場所にとらわれずに働ける社員が増加し、通勤時間の削減や育児、介護との両立が可能になりました。しかし、テレワークにはメリットだけでなくデメリットもあります。
（※1）テレワークの定義等について｜内閣府男女共同参画局
（※2）テレワーク実施率調査結果をお知らせします！5月の調査結果｜東京都産業労働局
テレワークで業務報告が重要な理由
テレワークでは、社員がオフィス以外の場所で働くため、一人ひとりの労働時間や業務の進捗状況が目に見えません。そこで、社員に業務報告を義務づけ、「始業時間や就業時間はいつか」「どのような業務をおこなったか」を自己申告してもらう企業が一般的です。社員に業務報告を求めるメリットは4つあります。
- 社員一人ひとりの労働時間を把握できる
- 業務の進捗状況を可視化できる
- 社員が抱えている業務の課題を知り、解決できる
- 仕事の成果だけでなく、プロセスも評価できる
しかし、業務報告を課すことで社員の負担が増加し、業務効率が低下するデメリットもあります。また、業務報告書の作成に時間がかかる場合、業務報告が形骸化したり、ウソの報告が増えたりする可能性もあります。業務報告を義務付ける場合は、方法や手段を工夫することが大切です。
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テレワークでの業務報告の方法
テレワーク中の業務報告を求める場合、具体的にどのような方法があるのでしょうか。代表的な業務報告の方法は2つあります。
メールなどの連絡手段を使い、管理者への個別報告を求める業務報告書の作成や提出を求める
一般的な業務報告の方法として、メールなどの連絡手段を利用し、その日の労働時間や勤務状況を社員に報告してもらう方法があります。メールで業務報告を求める場合は、「要件を件名にはっきりと書く」「内容を簡潔にまとめ、読みやすくする」ことで、管理者の負担を軽減することができます。
また、Excelやスプレッドシートなどで業務報告書を作成し、社員に記入してもらう方法もあります。業務報告書に始業時間や就業時間の項目を設ければ、社員の労働時間管理に役立てることも可能です。
テレワークで業務報告をおこなうコツ
テレワーク中の業務量を増やさないためには、業務報告の方法を工夫し、効率化することが大切です。業務報告を効率化するコツは2点あります。
- テンプレートを作成し、業務報告書の作成を効率化する
- コミュニケーションツールを活用する
白紙の業務報告書に一から記入してもらう場合、社員の作業量が増加し、通常業務を圧迫する可能性があります。そのため、業務報告書のテンプレートを用意し、あらかじめ必要な記入項目を記載しておくのがおすすめです。記入項目を埋めるだけで業務報告書が完成するため、社員の負担が減少するだけでなく、記入漏れが発生しづらくなるのがメリットです。
また、メールの代わりにコミュニケーションツールを活用する方法も効果的です。メールでの業務報告の場合、宛先や件名を入力したり、署名を挿入したりする手間が発生します。コミュニケーションツールを活用すれば、チャットやメッセージを通じ、より手軽に業務報告をおこなうことが可能です。コミュニケーションツールの具体例については、次の項目で詳しく解説します。
テレワークの業務報告に役立つツール
テレワークの業務報告を効率化するには、コミュニケーションツールの導入が必要不可欠です。メールやExcelでの業務報告から脱却し、コミュニケーションツールを用いた業務報告に切り替えることで、業務報告書の作成にかかる手間や時間を大幅に減らすことができます。テレワークの業務報告に役立つツールとして、Web会議システム、ビジネスチャットツール、タスク管理ツールの3つを紹介します。
1. Web会議システム
Web会議システムは、音声や映像を通じ、お互いの顔を見ながらコミュニケーションをとることができるツールです。
代表的なWeb会議システムとして、ZoomやSkype、Microsoft Team、Google Meetなどがあります。1on1のミーティングから、チーム単位でのミーティングまで、さまざまな形態の業務報告が可能です。また、Web会議システムには画面共有機能があるため、資料を見ながらその日の業務報告をしてもらうことができます。
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2. ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、チャットやメッセージなどの手段でコミュニケーションをとることができるツールです。
代表的なビジネスチャットツールとして、SlackやChatworkなどがあります。ビジネスチャットツールはメールよりもカジュアルなコミュニケーションが可能なため、社員の業務報告の手間を減らせます。
また、ビジネスチャットツールには、用途別にチャンネルを分け、独立したチャットルームを作成する機能があります。業務報告用のチャンネルを通常業務用のチャンネルを分けることで、重要なチャットやメッセージが業務報告に紛れてしまうのを防ぐことができます。
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3. タスク管理ツール
業務報告の効率化のため、タスク管理ツールを導入する企業もあります。タスク管理ツールとは、社員一人ひとりのタスクを登録し、チームや部署全体で共有するコミュニケーションツールです。
代表的なタスク管理ツールとして、Google ToDo リストなどがあります。タスク管理ツールによっては、社員ごとのカレンダーに「今日のスケジュール」「今日の業務内容」「今日の成果と課題」「連絡事項と確認事項」などの項目を登録し、日報や報告書として活用できるものがあります。
業務報告にかかる時間を短縮できるだけでなく、社員一人ひとりの業務内容や進捗状況を社内で共有できるのがタスク管理ツールのメリットです。
テレワークの成功の鍵となるのは業務報告とITツールの有効活用
オフィスワークと違い、テレワーク中は社員一人ひとりの顔や働きぶりがわかりません。労働時間や業務の進捗状況を把握するため、社員に業務報告を求める企業が一般的です。
しかし、業務報告書の作成を義務付けることで、社員の業務負担が増加する可能性があります。Web会議システムやビジネスチャットツール、タスク管理ツールなどのICTを有効活用し、業務報告にかかる時間を短縮しましょう。
