近年では、働き方改革や労働生産性の向上、コストの削減など、さまざまな目的でテレワークを導入する企業が増加しています。自社でもテレワークの導入を検討しており、知識を深めたいと考えている方は多いのではないのでしょうか。当記事では、テレワークの意味や目的、導入方法について解説します。テレワークに関する深い知識を身に付けたいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
目次
テレワークとは
テレワークとは、勤労形態の一種であり、ICT技術を活用し、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。テレワークの歴史は、1970年代のアメリカにまでさかのぼります。当時、二度の石油危機に加えて、自動車の交通量の増加による大気汚染が社会問題となっていました。これらの問題に対応するための施策の一つとして、テレワークの導入が始まりました。そして、PCの利用率が上昇した1980年代以降に、テレワークが一般的に認知されるようになりました。
また、日本でテレワークが初めて導入されたのは1984年にさかのぼります。日本電気社が、郊外にサテライトオフィスを設置したのが始まりとされています。都心の地価が高騰するなかで、郊外に目を向け、従業員の柔軟な働き方を推進し、人材の確保をおこなうためにテレワークを導入したとされています。このように、テレワークは、環境問題や人材確保など、社会問題に対応するために導入が始まったという背景があります。
テレワークとは何の略？
テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語です。働く場所に応じて、テレワークは、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務、ワーケーションなど、さまざまな形態があります。
たとえば、在宅勤務とは、自宅を就業場所とする働き方です。また、モバイルワークとは、電車・バス・飛行機などの移動中や通勤中を活用して業務をおこなう働き方を指します。
さらに、サテライトオフィス勤務は、オフィスとは別の場所であるレンタルオフィスやコワーキングスペース、自社専用施設などを利用して業務をおこなう働き方のことです。
そして、ワーケーションとは、「work = 労働」と「vacation = 休暇」をあわせた造語であり、観光地やリゾート地などで休暇を兼ねながら業務をおこなう働き方を指します。
テレワークとリモートワークの違いとは
リモートワークとは「remote = 遠隔」と「work = 労働」をあわせた造語であり、遠隔地で働くという意味となります。そのため、テレワークとリモートワークの意味の違いはほとんどありません。
ただし、リモートワークという用語は、テレワークの後に生まれた言葉であり、発祥の時期は曖昧とされています。たとえば、国や自治体などは、テレワークを統一用語として利用し、IT企業などの民間企業や個人事業主として働く方は、リモートワークを使用することが多い傾向にあるようです。
このように、テレワークとリモートワークには、言葉の意味に大きな違いはありませんが、発祥の時期が異なります。
テレワークの目的とは
ここでは、テレワークの目的について詳しく紹介します。
テレワークの目的①：働き方改革
テレワークの目的の一つとして、従業員意識や企業風土の改革、ワークライフバランスの実現、少子高齢化対策の推進など、働き方改革が挙げられます。
テレワークを導入すれば、従業員の通勤の負担を軽減することができます。そのため、オフィス出社時と比較すると、自分や家族のために使える時間は増加し、ワークライフバランスを改善することが可能です。また、テレワークにより空いた時間を自己投資や自己研鑽に使えば、従業員のスキルアップにつながり、結果として企業の生産性の向上にもつながります。
さらに、在宅勤務制度を導入すれば、育児や介護の時間を多く確保できるため、従業員によっては、出産・育児・介護と仕事を両立できるかもしれません。
テレワークの目的②：生産性の向上
テレワークの目的の一つとして、業務効率の向上やグローバル化への対応など、生産性の向上が挙げられます。
テレワークを導入するまでの過程では、会議をオンライン化したり、書類を電子化して管理をおこなったりするなど、生産性を向上させるための環境を準備する必要があります。そのため、テレワークを推進するプロセスは、業務の生産性を向上するための足掛かりとなります。
また、柔軟なテレワーク形態を導入すれば、従業員が自ら働きやすい環境を選び、業務をおこなえるため、仕事に対するモチベーションアップにつなげることが可能です。さらに、テレワークにより、通勤時間が減り、自分の業務に集中できる時間が増加するため、生産性の向上を図ることができます。
テレワークの目的③：人材の確保・育成
テレワークの目的の一つとして、優秀な人材の確保や離職率の改善、従業員の自律性の向上など、人材の確保・育成が挙げられます。
テレワークを導入すれば、地方や海外など場所に関係なく人材を採用できるため、求人応募数の増加につながり、自社に適した人材を雇うことが可能です。また、柔軟な働き方を求めて、就職や転職を考える方も少なくないため、人材の確保という観点からテレワークを導入することはメリットといえます。
また、育児や介護、病気などで、長時間勤務や通勤の難しい従業員でも、テレワークで働ける環境が整備されていれば、離職者数を減らせるため、採用コストを削減できます。
テレワークの目的④：事業の継続
テレワークの目的の一つとして、感染症のパンデミックや地震・洪水・大雪・停電などの災害が発生したときでも、事業が継続できるような仕組みを構築することが挙げられます。
近年では、新型コロナウイルス感染症の影響により、経済的な大打撃を受けている企業は少なくありません。テレワークを普段から運用していれば、自然災害など、事前に企業の事業活動を妨害する要因に対して、適切な対策を練ることができます。
テレワークの目的⑤：コスト削減
テレワークの目的の一つとして、ペーパーレス化の実現やオフィススペースの縮小など、コストの削減が挙げられます。
ペーパーレス化を推進すれば、テレワークの導入・運用をスムーズにおこなうことが可能です。また、紙のコストの削減につなげることができます。さらに、テレワークを導入すれば、オフィスに出社する従業員の数を減らすことが可能です。そのため、フリーアドレスなどのオフィススタイルに変更すれば、オフィススペースを縮小でき、大幅なコストの削減につなげることができます。
テレワークの導入方法とは？
ここでは、テレワークの導入方法のポイントについて解説します。
業務の把握・分析
まずは目的を明確にし、現在の業務の把握や分析をおこなうことが大切です。把握すべきポイントは、就業規則や給与制度、勤怠管理制度、人事評価制度、セキュリティ体制、インフラ環境、業務時間、使用文書などが挙げられます。定量的に測れる指標を用いれば、テレワークの導入前と導入後を適切に比較することが可能です。
そして、業務の分析結果を踏まえて、自社に適したテレワークの形態や頻度、対象者などを決め、具体的な導入計画書や方針の策定をおこなうのがおすすめといえます。
ツール導入などの環境整備
具体的な導入方針が定まったら、それにあわせて、従業員がテレワークをおこなう際に必要なツールを導入する必要があります。たとえば、Web会議システムやチャットツール、人事課評価システム、勤怠管理システム、セキュリティ対策ツールなどが挙げられます。
テレワークでは、オフィス出社時と比べて、人事評価や勤怠管理、コミュニケーションの取り方、セキュリティリスクなどに課題があります。テレワークを導入する前に、自社にどのような課題があるのかを洗い出し、それを解消するために適切なITツールを導入することが大切です。
社内規定・ルールの策定
ITツールの選定ができたら、テレワークにあわせた新しい社内規定やルールを策定する必要があります。たとえば、テレワークの利用登録の方法や、上司・人事担当者の承認方法、勤怠管理の方法、人事評価の方法などが挙げられます。
また、テレワークをおこなう従業員の給与や費用負担についても、トラブルが生じないように細かく取り決めることが大切です。なお、テレワークを実施する従業員の費用負担に関しては、テレワークをおこなう頻度を基準に決定するのがおすすめです。たとえば、週3日以上テレワークを実施する従業員は、交通費の支給を取りやめる代わりに、テレワーク手当を支給するなどが挙げられます。
テレワークを導入して働き方を改善しよう！
テレワークとは、時間や場所にとらわれないフレキシブルな働き方のことであり、さまざまな目的で導入する企業が増加しています。テレワークの目的には、働き方改革・生産性の向上・人材の確保や育成・事業の継続・コスト削減などが挙げられます。
テレワークを導入するにあたって、正しい手順を踏むことが成功のコツです。まずは、自社のテレワークを導入する目的を明確にし、部門やプログラミングなどトライアル的に導入してみるのがおすすめといえます。
