スキル管理とは、従業員がもつスキルを可視化してデータ管理する手法です。個々の特性をデータとして把握することで、適切な人材配置や評価、研修などの対処ができます。
専用システムを導入するなどの方法で効率よくスキルを洗い出し、企業運営に役立てていきましょう。
本記事では、企業がスキル管理を行う目的やその効果について説明していきます。
1. スキル管理とは従業員のスキル情報を一元管理すること
スキル管理とは、従業員のスキルに関するデータベースを作成し管理することをいいます。
データベースを作成し共有すれば、社内の人材がどんなスキルを持っているのかが可視化されます。適切なスキル管理を行えば、人材の配置や従業員のスキルアップなどさまざまな場面で活用できます。
スキル管理の項目には従業員がもつさまざまなスキルを反映させておきましょう。
とくに重要なのはいわゆるテクニカルスキルと呼ばれる項目です。テクニカルスキルとは、業務に関する専門技術や専門知識を指します。コンピュータ操作能力や資料作成能力のほか、情報収集力や接客能力、商品知識などが該当します。
スキル管理の際には、ヒューマンスキルやコンセプチュアルスキルといった項目も設けたいものです。ヒューマンスキルは、人間関係の構築や維持の際に求められる能力のことです。コミュニケーションスキルやプレゼンテーションスキル、チームワーク、リーダーシップなどのスキルはあらゆる場面で必要となります。
コンセプチュアルスキルは管理者に求められるスキルです。論理的思考力や臨機応変に対応できる柔軟性、チーム全体を見る能力などがコンセプチュアルスキルに該当します。
スキル管理を行う際には、これらのスキルを項目ごとにデータ化しておきましょう。
2. スキル管理を導入するメリット
スキル管理を行えば人材の情報が可視化されるため、戦略的な施策を推し進める際に有利となります。ここからは、スキル管理を行うことで得られるメリットを具体的に紹介します。
2-1. 従業員の特性を把握できる
スキル管理では、従業員がもつスキルを細かく洗い出すことになります。これによって、個々の従業員がどのような特性を持っているのか、何を得意としているのかを明らかにできます。逆に、それぞれの人材に足りない能力や苦手とする分野についても把握することが可能となります。
秀でたスキルをもつ従業員がいるときには、そのスキルを活かす方法を戦略的に考えましょう。また、足りないスキルがあるときには補強するための施策を打ち出すのが効果的です。
2-2. 資格の維持管理ができる
資格やキャリア、経験などを一目で把握し維持管理に役立てられるのも、スキル管理のメリットです。
資格に関する情報を管理する際には、資格の有効期限や更新日についても確認しておきましょう。また、知識の更新が必要なスキルがあるときには、適宜研修を実施するなどの対処を行いたいものです。
2-3. 情報を社内共有できる
スキル管理のデータベースは社内で共有することも可能です。共有するすべての人員が一目でスキルを把握できるよう、従業員のスキルレベルをスキルマップなどにまとめておきましょう。
システム上に情報を集約しておけば、検索機能などを使って従業員を探すことも可能となります。スキル管理の利便性を高めるためにも、使いやすいシステムを選んで導入してみましょう。
2-4. 適材適所の配置ができる
スキル管理の内容をもとにして従業員の配置を実施する企業は少なくありません。適材適所に従業員を配置することは生産性の向上やモチベーション向上につながります。
とくに、企業が新事業を打ち出すときや新たに部署を立ち上げるときには、適切な人選を行うことが重要です。こういったケースで新たに人材を採用すると、大きなコストがかかってしまいます。社内の人材が持っているスキルを適用できればコストを最小限に抑えられます。
2-5. スキルアップや教育に活用できる
スキル管理を行えば、スキルが足りている従業員とそうでない従業員を把握できます。必要なスキルが足りていない従業員がいるときには、研修や勉強会を行うなどの工夫をしましょう。業務に関連する資格が必要なケースでは、資格取得をサポートするのもいい方法です。
一部の従業員が高いスキルを持っているときには、スキルの継承についても意識したいものです。従業員の退職などでスキルが失われる可能性があるときには、研修や教育などの計画を立てて確実に継承させていきましょう。
2-6. 人事評価に役立てられる
人事評価を行う際にも、スキル管理のデータを上手に活用してみましょう。
人事評価には評価者の主観や直感が入ってしまうことがあります。評価のエラーは従業員の不信感や不安につながるので気をつけたいものです。
データベースをチェックしてスキルの到達度を評価すれば、公平性を担保できます。スキルが高まるほど評価も高まるため、従業員のモチベーションも高まりやすくなります。
2-7. チームのスキル総量を把握できる
スキル管理のデータベースは、チームのスキル総量を把握したいときにも役立ちます。データの内容を分析し、チームがもつスキル総量が足りているかを検討しましょう。チーム内に特定のスキルが足りていないと感じるときには、研修を実施したりスキルの高い人材を異動させたりといった対処でバランスを保つとよいでしょう。
3. スキル管理の方法
スキル管理の際には専用システムを活用し、スキルマップを作成しましょう。スキルマップとは従業員のスキルを一覧の表にしたもののことです。
まずはシステム上にスキル項目を設定していきます。スキル項目には資格や経歴、語学力などさまざまな項目があります。続いて、それぞれの項目について評価段階を設定しましょう。評価段階は3段階から5段階くらいに設定し、スキルを持たない場合には0、単独での対応が可能なレベルなら2、指導できるレベルなら5といったように評価します。
スキルの評価は専任の評価者や直属の上司などが行うとよいでしょう。また、従業員の自己申告をもとに上司が修正ながらスキルマップを仕上げていく手法もあります。
スキルマップは紙媒体やExcelなどのソフトで作成できます。より効率よくスキルマップを作成したいのなら、専用のスキル管理システムを使うのもいい方法です。
専用システムにはスキルの集計機能に加え、グラフ作成などデータ分析に役立つ機能も搭載されています。システム上にスキルデータを一元化して分析すれば、人材配置や評価などに活用でき便利です。
4. 効率のよいスキル管理を実施し、従業員のフォローや人事配置に役立てよう
従業員が保有するスキルをデータベースにまとめ一元管理することをスキル管理と呼びます。スキル管理を実施すれば、個々の従業員のフォローや戦略的な人事配置に役立ちます。また、スキル管理のデータベースをもとに研修や勉強会を開催するなどの施策も有効です。
スキル管理の方法はいくつか考えられますが、おすすめなのは専用システムを使った管理手法です。スピーディーにデータベースを作成できるシステムを選び、効率のよいスキル管理を行いましょう。
