人事評価マニュアルとは？作成の目的やコツ、運用上の注意点を詳しく解説！

人事評価制度を適切に運用するためには、企業オリジナルの人事評価マニュアルが必要です。評価者が公平に人事評価でき、被評価者からの納得が得やすいマニュアルを作成するコツと、運用上の注意点を解説します。

1. 人事評価マニュアルとは？

人事評価マニュアルとは、人事評価の基準やルールをまとめたものです。具体的には、評価基準や評価方法、評価項目などを規定しています。人事評価マニュアルは、従業員が理解し、納得しやすい公平な人事評価を実現するために欠かせません。

人事評価制度では常に従業員の評価への不公平感が問題になります。被評価者である従業員が不公平感を抱えたままでは、単に能力や成果を正確に可視化できなくなるだけでは済みません。従業員のモチベーションの低下にともなう作業効率の低下や、人材の離職率の増加も起こり得ます。

人事評価マニュアルを作成することで、評価の基準やルールをまとめることは重要です。被評価者の人事評価の公平性を実現して、問題の発生を未然に防ぐことにもつながります。また、被評価者である従業員が評価内容に納得しやすくなるため、人事評価制度の運用にあたりマニュアルの作成は必要不可欠と言えるでしょう。

1-1. 人事評価マニュアル作成の目的・必要性

改めて、人事評価マニュアル作成の目的や必要性を確認しておきましょう。

• 一貫性のある公平な評価をおこなう
• 報酬や昇進などの処遇を決めるための基準を明確化する
• 従業員の自己評価や成長の指針とする
• 評価者が評価に対する責任を認識する
• 評価エラーを減らす
• 企業が求める人材を育成するための指針とする

人事評価マニュアルの作成理由は、評価基準を明確化することで印象よりも客観的に人事評価をおこなうためです。そのため、評価者が迷うような内容では意味がありません。

評価の基準には数字やデータで表せる「定量評価」と、モチベーションや勤務態度など数値化が難しい「定性評価」の2種類があります。定量評価は数値化しやすいため客観性を持たせやすいですが、定性評価は印象や主観に左右されやすい部分です。そのため、人事評価マニュアルで明確な基準を定めることが求められます。

また、人事評価マニュアルを作成することで、評価者に責任を自覚させることも重要です。マニュアルを通して、人事評価の仕組みやルールを熟知することもできます。評価者の心理的要因で、不公平な人事評価がおこなわれることを防げる点もメリットです。
人事評価マニュアルの作成は従業員への人事評価基準を周知することにも役立ちます。求められる能力や従業員像が明白になれば、人事評価への納得感も増すことは間違いありません。評価者だけでなく、被評価者である従業員も周知するようにしましょう。

2. 人事評価マニュアルを作成するときのコツ

人事評価マニュアルは評価者が迷わないようにするためのものです。そのため、明確であるだけでなく、シンプルさとわかりやすさをあわせ持つ必要があります。作成段階ごとのコツをまとめてみました。

2-1. 人事評価マニュアルを作る目的を明確にする

まずは人事評価の目的を明確にしておくことが大切です。人事評価制度の目的は、人事評価の基準を明確化するだけではありません。人材の育成や従業員の能力開発へとつなげて、会社を発展させることにも貢献します。
従業員を公正に評価することが会社の未来につながる事実を、評価者に強く意識させておくことが大切です。

2-2. 業務プロセスの明確化と評価制度の全体像をまとめる

目的をはっきりさせたら業務プロセスの明示に取り掛かりましょう。マニュアルを作ろうとするとわかることですが、いざまとめようとすると不明確な細かいルールがたくさん出てきます。なぜなら人事評価には多くの役職者や従業員が携わるためです。
そこでまずは「いつ」「誰が」「何をするのか」を整理して、評価制度の全体像をわかりやすくまとめます。最初から最後まで流れをわかりやすく明示することで、評価者がどのように情報をやり取りすればよいのか正しく理解できるようにしましょう。

2-3. 評価基準やルールを明確化する

人事評価のプロセスの全体像をはっきりさせたら、評価基準を明確化します。マニュアルが複雑で長すぎると、評価者に理解されにくくなったり、拾い読みしかしてもらえず本来の意図が伝わらなかったりすることもあります。ひどい場合には読まずに、すべて人事部などに問い合わせをする評価者も現れるかもしれません。

これらの問題が起こらないようにするためには、シンプルでわかりやすく要点をおさえたマニュアルにすることが重要です。評価者はもちろん、従業員が読んでもわかりやすく、欲しい情報がすぐ見つかるように作成しましょう。

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3. 人事評価マニュアルの運用上の注意点

人事評価マニュアルが完成したらいよいよ運用です。しかし実際に運用を始めたら問題が発生することも珍しくありません。問題点に気付いたらすぐに修正することも大切ですが、問題の発生を未然に防ぐことも重要です。
人事評価マニュアル作成時の注意点をまとめてみました。

3-1. 評価者が迷いやすい部分には具体性を持たせる

人事評価マニュアルの中には、数値で評価するのが難しい項目があることも事実です。しかし、あまりにも不明瞭な部分が多いと評価者が迷ってしまいます。
とくにモチベーションや勤務態度などの「定性評価」の基準は、評価者の心理的要因に左右されやすい部分です。具体性を持たせて設定することで、評価者が迷わずに評価できるようにしましょう。

3-2. 人事評価マニュアルはシンプルでわかりやすくする

マニュアルに人事評価のプロセスやルールなどが事細かに記載されていると逆効果です。評価基準が多すぎると、読むだけでも大変になって理解しにくくなってしまいます。
記載内容が多すぎるということは無駄が多いということです。人事評価のプロセスやルールの内容を確認し、必要なもの以外は削除していきましょう。

同様の理由で人事評価マニュアルの見やすさも重要です。ルールはルールでまとめる、人事評価の際に気を付けるべき留意点は独立して明記するといったことなどがあげられます。読みやすさやわかりやすさを意識して記述されていないと、ルールがぼやけて認識されなくなってしまうこともあるため注意が必要です。

また、人事評価マニュアルは会社の状況にあわせて常に見直す必要があります。マニュアルが見やすくわかりやすいものであれば、変更するときにも手間を最小限に抑えることが可能です。逆に見直しのたびに苦労するのであれば、その人事評価マニュアルは根本から修正する必要があります。従業員にも見てもらい、不明瞭な点がないかを聞くのもおすすめです。

3-3. 評価方法・基準は従業員にも公開する

人事評価は、評価者が一方的に被評価者を評価するものではありません。被評価者が事前に目標を立て、その達成度や能力を評価するため、被評価者も評価方法や基準について知っておく必要があります。

評価者と被評価者の間で目標や評価軸のズレが少ないほど、納得度の高い評価につながります。反対に、ズレが大きい場合や、評価方法などを開示しない場合は評価結果に不満をいだきやすくなるでしょう。

人事評価マニュアルを作成する際は、評価方法や基準、流れなどを明記し、被評価者にも事前に周知して理解を求めるようにしましょう。

3-4. 人事評価の際は面談もおこなう

面接をおこなうことで評価者の人事評価と被評価者の自己評価の差を埋め、信頼関係と評価結果への納得感を高めることができます。
重要なことは評価者が一方的に話すのではなく、被評価者の意見をくみ上げることです。被評価者が話せないようでは不信感が増してしまい、納得感も得られなくなってしまいます。

また、評価者は評価結果をわかりやすく説明できるよう準備することも必要です。被評価者に評価結果を理解してもらうとともに、評価者自身も成長するための場でもあるということを忘れてはいけません。

3-5. 人事評価面談のマニュアルを作成するのもおすすめ

面談を適切におこなうために、人事評価面談のマニュアルを用意するのもおすすめです。評価者によって評価結果に差が出ないよう、心構えや注意点などをまとめておきます。面接官が役割や心得を実感できるものを作り上げることが大切です。

また、人事評価は部下の仕事ぶりを適切に評価しなくてはならないため、評価者にとって大きな負担となります。人事評価面談のマニュアルには面談の方法や方向性、注意点などを盛り込むため、評価者が感じる不安を和らげる効果も期待できます。

人事評価面談マニュアル盛り込む項目は企業によって異なりますが、以下の3つは忘れずに明記しましょう。

• 人事評価面談の目的
• 被評価者との対話を大切にする
• 課題解決に向けたポジティブな場とする

1つめは、人事評価面談の目的です。人事評価面談をおこなう目的は、目標設定の確認・改善、業務内容の評価とフィードバック、コミュニケーションの促進などがあります。何のために人事評価面談をおこなうかを意識することで、何をすべきか見えやすくなります。
評価者に、人事評価面談が今後の被評価者の成長や昇進に影響するという自覚を持ってもらうことが大切です。そのために、まずは人事評価面談の目的をしっかりと伝えましょう。

「被評価者との対話を大切にする」と「課題解決に向けたポジティブな場とする」の2つは、人事評価面談でよくある失敗を防ぐための注意点です。面談では、上司が一方的に話し続け、被評価者が自分の意見や考えを言えなくなってしまうケースが少なくありません。面談は、被評価者の能力やスキルを評価する場でもありますが、大切なコミュニケーションの場でもあります。そのため、評価者には「被評価者との対話を大切にする」よう言及しましょう。
また、被評価者の欠点や短所を指摘するだけでなく、現状の課題を解決できるような建設的な話し合いにすることも大切です。面談後に、被評価者が行き詰まらないよう、前向きな提案やアドバイスをおこなうことを心がけましょう。
面談マニュアルには、評価者としての役割や心構えを示し、ブレや迷いのない状態で面談に臨めるような内容にすることが大切です。

4. 人事評価マニュアルの失敗例

これから人事評価マニュアルを作成する場合はもちろん、すでにマニュアルを運用している場合も、以下のようなマニュアルにならないよう注意してください。

• 評価基準が曖昧でわかりにくい
• 現場の実態とかけ離れている
• 複雑すぎて評価そのものが煩雑になる
• 長い間見直しされていない

自社の人事評価マニュアルが上記の項目に1つでも当てはまる場合は、マニュアルの見直しが必要です。評価基準が曖昧であったり評価内容が煩雑であったりする場合、評価者の負担が大きくなって人事評価そのものが機能しなくなる恐れがあります。

また、現場の実態に合っていない、長い間見直しがおこなわれていないといったマニュアルの場合も、被評価者を適切に評価できないため、正しい評価が難しくなります。

人事評価マニュアルは作成して終わりではなく、常に見直しをおこないブラッシュアップしていきましょう。

5. 公平な評価につながる人事評価マニュアルを作成しよう

人事評価マニュアルは公平な人事評価には欠かせません。評価基準やルールが明確化されることで、評価者も責任感を持ってより的確で公平な人事評価をおこなえます。

また人事評価マニュアルは、評価者はもちろん被評価者にもわかりやすいシンプルなものであることも大切です。人事評価マニュアルを作成するときは、無駄を省きつつも重要なポイントはしっかり押さえるよう心がけてください。