おすすめの社内コミュニケーションツール10選を徹底解説!導入する際に企業が注意すべき点もご紹介

社内のコミュニケーションが不足していると、会社には様々な弊害が生じます。リモートワークの浸透も進む中で、実際に社内コミュニケーションに課題を感じている企業の方はとても多いのではないでしょうか。

今回は、そのような企業の方々に、社内コミュニケーションをおこなうツールを導入するメリットや、おすすめの社内コミュニケーションツールについてご紹介します。

1. 社内コミュニケーションツールとは

そもそも社内コミュニケーションツールとは、社員同士の情報共有や会話をスムーズにおこなうことができるようにするものです。具体的には、ビジネスチャットツールや社内SNSなどがあります。

これまで対面でおこなっていたコミュニケーションをツールを活用しておこなうことで、より業務の効率化や時間の短縮ができると考えられており、導入する企業も増加しています。

現在は、様々なツールがありますが、社内でのコミュニケーションにどのツールを使うのか、ルールを統一しておく必要があるでしょう。

1-1. 社内コミュニケーションの重要性

社内でのコミュニケーションが円滑におこなわれることによるメリットは、以下の2点です。

①社員のモチベーションアップ

社内コミュニケーションが活性化することにより、社員のモチベーションをアップにつながるでしょう。一人で黙々と仕事をするよりも、いろいろな社員とコミュニケーションをとりながら仕事をする方が、楽しく仕事ができます。

また、悩みを抱えた社員がいる場合、一人で悩むことなく、誰かに相談することにより、仕事に対するモチベーションも向上すると考えられます。

②社内全体の生産性を向上することができる

社内コミュニケーションを活性化することにより、業務上の質問をしやすい環境が整い、ミスを減らすことができます。また、仕事を協力して行うことのできる環境が整うため、業務効率化を図ることができるでしょう。

また、上司部下問わず意見を言い合えるようになり、良いアイデアが生まれやすくなるでしょう。

社内コミュニケーションを円滑に行うことは、社員にとっても、会社にとってもメリットがあります。

実は、「社内コミュニケーション」に課題を抱えている企業がとても多い!

社内コミュニケーションの課題は、多くの企業が抱えています。

社内コミュニケーションの課題は、多くの企業が抱えています。HRproが2019年に発表した「社内コミュニケーションに関する調査」では、全体の約7割の企業が「自社の社内コミュニケーションに課題がある」と回答しました。

また、「部門間」や「経営層と社員」にコミュニケーションの課題が生じている場合が多いです。

社内コミュニケーションの課題は感じているものの、具体的な施策を実施していない企業も多いのではないでしょうか。

1-2. 社内コミュニケーションツールの機能

社内コミュニケーションツールの中には、様々な機能があります。

導入する際は、そのツールにどんな機能があるのかを把握してから導入するようにしましょう。

主なコミュニケーションツールの機能は以下の通りです。

  • チャット
  • 通話・オンライン会議
  • ファイル共有
  • タスク管理

①チャット

メールの場合、いきなり本題に入るわけにはいかず、相手の所属先や挨拶などを最初に書くのがマナーであるため、一つのメールを送るのにも時間がかかります。

しかし、チャットであれば、気軽にコミュニケーションを取ることができ、マナーもないため、数秒で送ることができます。

また、一対一ではなく、グループを作成してチャットを行えるため、複数の人に情報共有する際には、とても便利です。

一つ注意点としてあげられるのが、プライベート用と仕事用は分けるということです。例えば、LINEなどで仕事上の連絡を行ってしまうと、プライベートと仕事の連絡が混ざってしまい、誤送信などを招く可能性があるので注意が必要です。

②通話・オンライン会議

伝えたいことが多すぎて文字で打つのが面倒な場合や文字だけでは伝わらないこともあります。そんな時は、通話やオンライン会議機能を使うようにしましょう。

コロナウイルスの影響により、zoomなどのツールを導入している企業も多いのではないでしょうか。

チャットとは違い、顔が見え、雰囲気を伝えることができる点は、チャット機能にはないメリットといえるでしょう。

③ファイル共有

ファイルを共有するときに、メールであれが一つ一つ張り付けなければいけないため、時間がかかります。また、LINEなどの場合は、保存期限が決まっている場合もあります。

そんな時は、ファイル機能を使えば、ファイルを簡単に共有することができます。

④タスク管理

リモートワークを導入する企業が増え、社員の業務の進捗を把握することが難しく、面倒と感じている企業も多いのではないでしょうか。

タスク管理機能を使うことによって、社員のタスクを管理でき、仕事の指示などもオンラインで行うことができます。

今後は、より多様な働き方が可能になると考えられるため、タスク管理機能はとても便利な機能といえます。

2. 社内コミュニケーションツールを導入するメリット

社内コミュニケーションツールは、導入することで社内コミュニケーションの活性化を図ることができます。

それでは、具体的にのようなメリットがあるのか詳しく解説します。

2-1. 業務効率が向上する

社内コミュニケーションツールの導入により、連絡がスムーズに行えます。連絡に要する時間を短縮することで、他の業務を行う時間が増えるため、仕事が早く進むでしょう。

また、チャットグループで情報を一括で共有できるため、時間の削減することができ、業務の効率化を図ることができます。

2-2. コスト削減につながる

通話機能やオンライン会議をすることにより、対面での会議を減らすことができます。対面での会議には、様々なコストが発生します。しかし、オンライン会議には会議室を用意したりするコストはかかりません。

また、企業だけでなく、社員のコストも削減することができます。オンライン会議であれば、通勤に要する交通費などを削減することができるでしょう。

2-3. 会社内の雰囲気が良くなる

社内コミュニケーションツールを導入することにより、社員同士のコミュニケーションがとりやすい環境になります。コミュニケーションを取ることにより、社員同士の仲が深まり、会社内の雰囲気も良くなるでしょう。

コミュニケーションの量が増えることにより、情報共有も盛んになるため、生産性の向上も期待できます。

2-4. 情報を一括管理できる

複数人でプロジェクトを進行している場合、グループ機能を使うことにより、一斉にプロジェクトの進捗状況把握や情報共有をすることができます。

一対一だけでなく、グループで情報を一括管理できることは企業にとってメリットといえるでしょう。

3.おすすめの社内コミュニケーションツール10選

ここまで読んでいただいた方の中には、実際に社内コミュニケーションツールを導入したいと感じている方も多いと思います。

本章では、おすすめの社内コミュニケーションツール10選をご紹介いたしますので、ツールを選ぶ際の参考にしていただければと思います。

社内コミュニケーションツールを導入するポイント!

企業にとって大きなメリットとなる社内コミュニケーションツールの導入ですが、導入前には以下の2点に注意してツールを選定すると良いでしょう。

①使いやすいツールかどうか
②自社に必要な機能は何か

社内コミュニケーションツールは様々な種類があり、搭載している機能も様々です。リモートワークも推奨される中で、PCやスマホに対応しているといったように、自社にはどのような機能の付いたツールが必要なのか導入前に把握しましょう。

また、会社で働く社員の年齢層はバラバラであるため、使い方が複雑なツールは使いこなせない社員も出てきてしまいます。誰でも使いやすいツールを選んだり、使いづらいツールの場合は、使い方の研修を実施するなどの必要があります。

3-1. zoom

リモートワークが進む中で、多くの企業が導入しているツールがzoomです。

URLをクリックするだけで、簡単に誰でも会議に参加することができます。また、通信も比較的安定しているため、とても使いやすいツールです。

ただし、3人以上でミーティングをする場合、最大で40分までの制限時間があるため、長時間に及ぶミーティングをする場合は、有料プランへの加入が必要です。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理
〇(ミーティング参加者内のみ可能) 〇(ミーティング参加者内のみ可能) ×

料金

  • プロ:1600円/月
  • ビジネス:1900円/月
  • 企業:2200円/月
提供企業:Zoom Video Communications
URL:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

3-2. Chatwork

グループチャット機能のほか、タスク管理機能、Web会議機能も搭載されており、Chatworkひとつで社内コミュニケーションが完結できます。

また、高いセキュリティ対策がなされているため、多くの企業に利用されています。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理

料金

  • フリー:0円/月
  • ビジネス(業務で利用したい企業・個人向け):500円/月
  • エンタープライズ(管理機能を強化したい企業向け):800円/月
提供企業:Chatwork株式会社
URL:https://go.chatwork.com/ja/

3-3. Slack

世界100か国以上で1日の利用者数約800万人以上、という導入実績を誇るビジネスチャットツールです。チャット機能やリマインダー・画像共有など幅広い機能が搭載されています。しかし、タスク管理機能はついていないので、注意が必要です。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理

料金

  • フリー:0円/月
  • プロ(中小規模の組織やチームの連携を強化):850円/月
  • ビジネスプラス(ビジネスを拡大し、チームの連携を強化):1600円/月
提供企業:Slack Technologies Inc.
URL:https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

5-4. LINE WORKS

LINE WORKSは業務コミュニケーションのためのビジネス版LINEです。普段からLINEを使用している人は、使いやすいと感じるでしょう。通常のLINEのように、スタンプを使えたり、チームでの予定管理などもできます。

LINE WORKSは料金が1ユーザーあたりで計算するので、社員数が多い企業は少し割高になってしまうかもしれません。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理

料金(1ユーザー計算)

  • フリー:0円/月
  • ライト(社内の情報共有を推進):360円/月
  • ベーシック(メール・Drive機能を搭載):600円/月
  • プレミアム(セキュリティ強化と管理機能搭載):1200円/月

*年額契約の場合は20%オフ

提供企業:ワークスモバイルジャパン株式会社
URL:LINEとつながる唯一のビジネスチャット

3-5. Confluence

メッセージで情報共有でき、ミーティング議事録やマーケティング計画も作成できるツールです。また、資料のフォーマットが導入されているため、簡単に資料を作成することができます。

また、Slackなどの他社ツールを連携することにより、自社に使いやすいようにカスタマイズすることができます。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理
×

料金(1ユーザーあたり)

  • フリー:0円/月
  • スタンダード:600円/月
  • プレミアム:1190円/月

3-6 Talknote

チャット機能のほか、タスク管理、ファイル添付、予約投稿などの機能が使える社内SNSです。社内のコミュニケーションを定量化して分析できる「組織活性スコア」を搭載。オーバーワークの検知できるため、社員の心理的安全性を確保するには良いツールです。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理
×

料金

非公開(お問い合わせ)

初期費用+基本プラン+オプション

提供企業:Talknote株式会社
URL:https://talknote.com/

3-7 Microsoft Teams

会議、チャット、通話、共同作業をすべて1か所で行うことのできるツールです。Microsoft365をはじめとするマイクロソフトの様々なサービスと連携が可能です。

また、最大10000人の大規模ライブイベントが可能です。セキュリティ対策をしっかりしている点も特徴です。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理
〇(他アプリと連携)

料金

無料(機能制限あり)

Office365ユーザーに含まれる。

提供企業:Microsoft Corporation

URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

3-8 Google Drive

Google社が提供するオンラインストレージサービスです。

G Suiteでは「Gmail」や「Googleカレンダー」とも連携が可能です。とてもコストパフォーマンスが高く、組織の規模に応じた料金プランがあるのが特徴です。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理
× × ×

料金(一人あたり)

  • フリー:0円/月 15GB
  • ベーシック:680円/月 30GB
  • ビジネス:1380円/月 無制限
  • エンタープライズ:3000円/月 無制限+高度なセキュリティ機能
提供企業:Google LLC
URL:https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

3-9 Dropbox Business

ドロップボックス社が提供するオンラインストレージサービスです。「Googleドキュメント」や「スプレッドシート」などのクラウドのコンテンツもすべて、作成、編集、共有できます。

また、「Slack」や「zoom」なども、まとめて一括管理できるため、保管場所を忘れる心配がありません。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理
× × ×

料金(一人あたり)

  • フリー:0円/月
  • スタンダード:1500円/月
  • アドバンス:2400円/月
提供企業:Dropbox, Inc.
URL:https://www.dropbox.com/business

3-10 incentive point

働く人のエンゲージメントを高める新しいポイントプラットフォームです。優秀な社員に対して「ポイント」を付与し、そのポイントを貯めれば、2万点以上の商品と交換できるというサービスです。交換できる商品は、家電製品や旅行券など豪華賞品がたくさんあります。

また、「サンクスポイント」という機能もあります。同僚や、お世話になっている上司へ、感謝のメッセージを添えたポイントを贈り合うことができます。

コミュニケーションの活性化が図れるだけでなく、エンゲージメントの向上、業績アップも実現することができるでしょう。

機能表

チャット 通話・オンライン会議 ファイル共有 タスク管理
× × × ×

料金

要問合せ(年間付与額や発行ID数によって変化します)

システム設定費用+サービス利用料+ポイント費用

提供企業:株式会社ベネフィット・ワン
URL:https://bs.benefit-one.co.jp/incentivepoint/index.html

4. 社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点

ここまでに、おすすめの社内コミュニケーションツールをご紹介しましたが、社内コミュニケーションツールを導入したものの、思った以上の効果が得られず失敗に終わってしまった企業も多くあります。

社内コミュニケーションツール導入の失敗事例
  • 社内SNSを導入した直後は従業員が率先して情報を発信してたが、3か月もすると投稿数が激減し、最終的にはアクセスする人もいなくなってしまった
  • 導入時にコストばかりを念頭に置いてしまったため、導入後に使いにくく、定着しなかった

このようなケースは、よく耳にする話でしょう。

事前にツールの導入目的を従業員に共有するとともに、新しく導入したツールの使い方のレクチャーをおこなうなど、誰もが使いやすいような環境作りをすることが大事になります。

ここで、社内コミュニケーションツール導入前の注意点について解説します。

4-1. ツールを使用する目的を明確にする

実際にツールを使用するのは、現場で働く社員です。そのため、「何のためにツールを導入するのか」を社員に共有しておかないと、導入による効果は得づらいでしょう。

導入する際は、使用目的を社員全員に周知させ、効果的なツールの使用ができるようにしましょう。

また、使用目的だけでなく、使用方法も研修などをおこなって周知させるようにしましょう。

4-2. 使い方のルールを決める

社内コミュニケーションツールは、早朝や深夜など業務時間外にメッセージが届く可能性があります。

そのため、メッセージを返した方がいいのか、返さなくてもいいのかということにストレスを感じる社員も出てくるでしょう。

社内コミュニケーションツールを使用することにより、かえってストレスが生じないようにするためにも、社内で使い方のルールを決めておく必要があります。

4-3. 対面でのコミュニケーションも忘れない

社内コミュニケーションツールの導入により、対面でのコミュニケーションを必要としない場面が増えます。

便利がゆえに、チャット機能ばかりに頼りすぎて、対面でのコミュニケーションを控えてしまうのは本末転倒です。

オンライン会議だけでなく、時には対面での会議を開いたり、社員同士でランチに行ったりするなど、対面でのコミュニケーションも心掛けるようにしましょう。

5.まとめ

社内コミュニケーションツールは適切に使うことができれば、企業にとって素晴らしいメリットを与えてくれます。

しかし、ツールの選定や導入後のツールとの向き合い方によっては、効果が得られない可能性もあります。導入する際は、よく調べ自社に合ったツールを導入するようにしましょう。

自社に合ったコミュニケーションツールの導入により、従業員の働きやすい環境づくりを心がけましょう。

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