社内のコミュニケーションが不足すると、会社にとって様々な弊害が生じます。リモートワークの浸透も進む中で、社内コミュニケーションに課題を感じている企業の方も多いのではないでしょうか。
今回は、そのような企業の方々に向けて、社内コミュニケーションをおこなうツールを導入するメリットや、おすすめの社内コミュニケーションツールについて紹介します。
目次
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1. 社内コミュニケーションツールとは
そもそも社内コミュニケーションツールとは、社員同士の情報共有や会話をスムーズにおこなうことができるようにするものです。具体的には、ビジネスチャットツールや社内SNSなどがあります。
これまでコミュニケーションは対面でおこうのが主流でしたが、ツールを活用することでより業務の効率化や時間の短縮が可能になるとして、導入する企業が増加しています。
現在は、様々なツールがありますが、社内でのコミュニケーションにどのツールを使うのかを決め、使い方のルールを統一しておく必要があるでしょう。
1-1. 社内コミュニケーションの重要性
社内でのコミュニケーションが円滑になることで得られるメリットは以下の2点です。
①社員のモチベーションアップ
社内コミュニケーションが活性化することにより、社員のモチベーションアップにつながるでしょう。一人で黙々と仕事をするよりも、いろいろな社員とコミュニケーションをとりながら仕事をする方が、楽しく仕事ができます。
また、悩みを抱えた社員がいる場合、一人で悩まず誰かに相談することにより、仕事に対するモチベーションが向上すると考えられます。
②社内全体の生産性を向上することができる
社内コミュニケーションを活性化することにより、業務上の質問をしやすい環境が整い、ミスを減らすことができます。また、仕事を協力しておこなえる環境が整うため、業務効率化を図ることができるでしょう。
また、上司部下問わず意見を言い合えるようになり、良いアイデアが生まれやすくなります。
社内コミュニケーションを円滑にすることは、社員にとっても、会社にとってもメリットがあります。
社内コミュニケーションの課題は、多くの企業が抱えています。
HRproが2019年に発表した「社内コミュニケーションに関する調査」では、全体の約7割の企業が「自社の社内コミュニケーションに課題がある」と回答しました。
また、「部門間」や「経営層と社員」にコミュニケーションの課題が生じているケースが多いこともわかっています。
しかし、社内コミュニケーションの課題は感じているものの、具体的な施策を実施できていない企業も多いのではないでしょうか。
2. 社内コミュニケーションの改善にはツールの活用が効果的
社内コミュニケーションに課題を抱えている場合、コミュニケーションツールの導入で問題が解消できる可能性があります。
2-1. ツールを使わない場合の社内コミュニケーションの課題
ツールを使わない場合、社内コミュニケーションの方法は「対面」か「メール」が一般的です。
しかし、対面は相手との関係性によって本音が言えなかったり、同時に複数人と話す場合は時間などの制約によって十分なコミュニケーションを取れなかったり、情報を共有しきれないないこともあります。
また、メールの場合は作成に時間がかかったり、レスポンスが遅れたりして業務の効率を低下させてしまうこともあるでしょう。
これらの課題を解決するのに役立つのが社内コミュニケーションツールです。
2-2. 社内コミュニケーションツールを使うメリット
社内コミュニケーションツールは、導入することで社内コミュニケーションの活性化を図ることができます。
それでは、具体的にのようなメリットがあるのか詳しく解説します。
2-2-1. 業務効率が向上する
社内コミュニケーションツールの導入により、連絡がスムーズに行えます。連絡に要する時間を短縮することで、他の業務を行う時間が増えるため、仕事が早く進むでしょう。
また、チャットグループで情報を一括で共有できるため、時間の削減することができ、業務の効率化を図ることができます。
2-2-2. コスト削減につながる
通話機能やオンライン会議をすることにより、対面での会議を減らすことができます。対面での会議には、様々なコストが発生します。しかし、オンライン会議には会議室を用意したりするコストはかかりません。
また、企業だけでなく、社員のコストも削減することができます。オンライン会議であれば、通勤に要する交通費などを削減することができるでしょう。
2-2-3. 会社内の雰囲気が良くなる
社内コミュニケーションツールを導入することにより、社員同士のコミュニケーションがとりやすい環境になります。コミュニケーションを取ることにより、社員同士の仲が深まり、会社内の雰囲気も良くなるでしょう。
コミュニケーションの量が増えることにより、情報共有も盛んになるため、生産性の向上も期待できます。
2-2-4. 情報を一括管理できる
複数人でプロジェクトを進行している場合、グループ機能を使うことにより、一斉にプロジェクトの進捗状況把握や情報共有をすることができます。
一対一だけでなく、グループで情報を一括管理できることは企業にとってメリットといえるでしょう。
3. 社内コミュニケーションツールの機能
社内コミュニケーションツールには様々な機能があります。
ツールによって機能が異なるため、導入するツールにどのような機能があるのかを事前に把握しておくことが大切です。
以下に、コミュニケーションツールに搭載されている主な機能を紹介します。
- チャット
- 通話・オンライン会議
- ファイル共有
- タスク管理
①チャット
メールの場合、いきなり本題に入るわけにはいかず、相手の所属先や挨拶などを最初に書くのがマナーであるため、メール1つを送るのにも時間がかかります。
しかし、チャットであれば、気軽にコミュニケーションを取ることができ、マナーも最低限で済むため、対面でのコミュニケーションとさほど変わらない時間で連絡を取ることができます。
また、一対一ではなく、グループを作成してチャットができるため、複数の人に情報共有する際にはとても便利です。
注意点を挙げるとすれば、プライベート用と仕事用は分けるということです。例えば、LINEなどで仕事上の連絡をおこなってしまうと、プライベートと仕事の連絡が混ざってしまい、誤送信などを招く可能性があります。相手との関係性によっては失礼にあたるため、プライベート用と仕事用で分けることをおすすめします。
②通話・オンライン会議
伝えたいことが多すぎて文字で打つのが面倒な場合や文字だけでは伝えきれないケースも出てきます。そんな時は、通話やオンライン会議機能を使うようにしましょう。
コロナウイルスの影響により、zoomなどのツールを導入している企業も多いのではないでしょうか。
相手の顔が見え、雰囲気や空気を感じられるという点は、チャット機能にはないメリットといえるでしょう。
③ファイル共有
ファイルを共有するときに、メールであれが一つ一つ張り付けなければいけないため時間がかかります。また、LINEの場合は保存期限が決まっていて後から見返せないこともあります。
そのような時は、ファイル機能を使って共有すれば問題を簡単に解決できます。
④タスク管理
リモートワークを導入する企業が増え、社員の業務の進捗を把握することが難しいと感じている企業も多いのではないでしょうか。
タスク管理機能を使うことによって、社員のタスクを管理でき、仕事の指示などもオンラインでおこなうことが可能です。
今後は、より多様な働き方が求められるため、タスク管理機能のような機能を使うことで業務効率の向上が期待できるでしょう。
4. おすすめの社内コミュニケーションツール10選
実際に社内コミュニケーションツールの導入を具体的に検討している方も多いと思います。
本章では、おすすめの社内コミュニケーションツール10選を紹介します。ツールを選ぶ際の参考にしてみてください。
企業にとって大きなメリットとなる社内コミュニケーションツールの導入ですが、導入前には以下の2点に注意してツールを選定すると良いでしょう。
②自社に必要な機能は何か
社内コミュニケーションツールは様々な種類があり、搭載している機能も様々です。リモートワークも推奨される中で、PCやスマホに対応しているといったように、自社にはどのような機能の付いたツールが必要なのか導入前に把握しましょう。
また、会社で働く社員の年齢層はバラバラであるため、使い方が複雑なツールは使いこなせない社員も出てきてしまいます。誰でも使いやすいツールを選んだり、使いづらいツールの場合は、使い方の研修を実施するなどの必要があります。
4-1. zoom
リモートワークが進む中で、多くの企業が導入しているツールがzoomです。
URLをクリックするだけで、簡単に誰でも会議に参加することができます。また、通信も比較的安定しているため、とても使いやすいツールです。
ただし、3人以上でミーティングをする場合は最大で40分までの制限時間があるため、長時間に及ぶミーティングをする場合は有料プランへの加入が必要です。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| 〇（ミーティング参加者内のみ可能） | 〇 | 〇（ミーティング参加者内のみ可能） | × |
料金
- プロ：1600円／月
- ビジネス：1900円／月
- 企業：2200円／月
URL：https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Zoomの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/web-business-meeting/zoom-meeting
4-2. Chatwork
グループチャット機能のほか、タスク管理機能、Web会議機能も搭載されており、Chatworkひとつで社内コミュニケーションが完結できます。
また、高いセキュリティ対策がなされているため、多くの企業に利用されています。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
料金
- フリー：0円／月
- ビジネス（業務で利用したい企業・個人向け）：500円／月
- エンタープライズ（管理機能を強化したい企業向け）：800円／月
URL：https://go.chatwork.com/ja/
Chatworkの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/chat/chatwork
4-3. Slack
世界100か国以上で1日の利用者数約800万人以上、という導入実績を誇るビジネスチャットツールです。チャット機能やリマインダー・画像共有など幅広い機能が搭載されています。しかし、タスク管理機能はついていないので、注意が必要です。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
料金
- フリー：0円／月
- プロ（中小規模の組織やチームの連携を強化）：850円／月
- ビジネスプラス（ビジネスを拡大し、チームの連携を強化）：1600円／月
URL：https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
Slackの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/chat/slack
4-4. LINE WORKS
LINE WORKSは業務コミュニケーションのためのビジネス版LINEです。普段からLINEを使用している人は、使いやすいと感じるでしょう。通常のLINEのように、スタンプを使えたり、チームでの予定管理などもできます。
LINE WORKSは料金が1ユーザーあたりで計算するので、社員数が多い企業は少し割高になってしまうかもしれません。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
料金（1ユーザー計算）
- フリー：0円／月
- ライト（社内の情報共有を推進）：360円／月
- ベーシック（メール・Drive機能を搭載）：600円／月
- プレミアム（セキュリティ強化と管理機能搭載）：1200円／月
＊年額契約の場合は20％オフ
URL：https://line.worksmobile.com/jp/
LINE WORKSの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/chat/line-works-chat
4-5. Confluence
メッセージで情報共有でき、ミーティング議事録やマーケティング計画も作成できるツールです。また、資料のフォーマットが導入されているため、簡単に資料を作成することができます。
また、Slackなどの他社ツールを連携することにより、自社に使いやすいようにカスタマイズすることができます。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| 〇 | × | 〇 | 〇 |
料金（1ユーザーあたり）
- フリー：0円／月
- スタンダード：600円／月
- プレミアム：1190円／月
URL：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Confluenceの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/knowledge-management-tool/confluence
4-6. Talknote
チャット機能のほか、タスク管理、ファイル添付、予約投稿などの機能が使える社内SNSです。社内のコミュニケーションを定量化して分析できる「組織活性スコア」を搭載。オーバーワークの検知できるため、社員の心理的安全性を確保するには良いツールです。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| 〇 | × | 〇 | 〇 |
料金
非公開（お問い合わせ）
初期費用＋基本プラン＋オプション
URL：https://talknote.com/
Talknoteの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/in-house-sns/talknote-sns
4-7. Microsoft Teams
会議、チャット、通話、共同作業をすべて1か所で行うことのできるツールです。Microsoft365をはじめとするマイクロソフトの様々なサービスと連携が可能です。
また、最大10000人の大規模ライブイベントが可能です。セキュリティ対策をしっかりしている点も特徴です。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| 〇 | 〇 | 〇 | 〇（他アプリと連携） |
料金
無料（機能制限あり）
Office365ユーザーに含まれる。
提供企業：Microsoft Corporation
URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
Microsoft Teamsの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/chat/microsoft-teams
4-8. Google Drive
Google社が提供するオンラインストレージサービスです。
G Suiteでは「Gmail」や「Googleカレンダー」とも連携が可能です。とてもコストパフォーマンスが高く、組織の規模に応じた料金プランがあるのが特徴です。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| × | × | 〇 | × |
料金（一人あたり）
- フリー：0円／月 15GB
- ベーシック：680円／月 30GB
- ビジネス：1380円／月 無制限
- エンタープライズ：3000円／月 無制限＋高度なセキュリティ機能
URL：https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
Googleドライブの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/storage/google-drive
4-9. Dropbox Business
ドロップボックス社が提供するオンラインストレージサービスです。「Googleドキュメント」や「スプレッドシート」などのクラウドのコンテンツもすべて、作成、編集、共有できます。
また、「Slack」や「zoom」なども、まとめて一括管理できるため、保管場所を忘れる心配がありません。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| × | × | 〇 | × |
料金（一人あたり）
- フリー：0円／月
- スタンダード：1500円／月
- アドバンス：2400円／月
URL：https://www.dropbox.com/business
Dropbox Businessの特徴・レビュー紹介ページ：https://3naoshi.com/storage/dropbox-business
4-10. incentive point
働く人のエンゲージメントを高める新しいポイントプラットフォームです。優秀な社員に対して「ポイント」を付与し、そのポイントを貯めれば、2万点以上の商品と交換できるというサービスです。交換できる商品は、家電製品や旅行券など豪華賞品がたくさんあります。
また、「サンクスポイント」という機能もあります。同僚や、お世話になっている上司へ、感謝のメッセージを添えたポイントを贈り合うことができます。
コミュニケーションの活性化が図れるだけでなく、エンゲージメントの向上、業績アップも実現することができるでしょう。
機能表
| チャット | 通話・オンライン会議 | ファイル共有 | タスク管理 |
| × | × | × | × |
料金
要問合せ（年間付与額や発行ID数によって変化します）
システム設定費用＋サービス利用料＋ポイント費用
5. 社内コミュニケーションツールの選び方
先程も少し紹介しましたが、社内コミュニケーションツールの選び方にはポイントがあります。自社に合うツールを選ばないと普及せず、コミュニケーションが衰退することもあるので慎重に選びましょう。
社内コミュニケーションツールを選ぶポイントは以下の通りです。
- 自社の導入目的とマッチしているか
- 誰にとっても使いやすいか
- スマホに対応しているか
- 情報のストックが可能か
- 検索性が高いか
- セキュリティ性が高いか
まず重要なのは使いやすさです。最近の社内コミュニケーションツールは直感的に使えるものがほとんどですが、普及のスピードを上げるためにマニュアルの作成や研修の実施も効果的です。また、上司が積極的に使うことで部下も気軽に使えるようになるため、ツールの積極的な使用を促しましょう。
使いやすさという点では、スマホに対応していることも必須条件です。
その他に欠かせない機能として、情報のストックや検索機能などがあります。いずれも重要な会話やデータを保存・使用するために必要な機能なので、見落とさないようにしましょう。
また、セキュリティ面も重要です。機密情報を扱う可能性がある場合は、二段階認証を採用しているかなどをチェックしましょう。
ツールを選ぶポイントは複数ありますが、自社にとって必要なツールか否かを見極めれば、円滑な社内コミュニケーションに大いに役立つでしょう。
6. 社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点
ここまでに、おすすめの社内コミュニケーションツールをご紹介しましたが、社内コミュニケーションツールを導入したものの、思った以上の効果が得られず失敗に終わってしまった企業も多くあります。
- 社内SNSを導入した直後は従業員が率先して情報を発信してたが、3か月もすると投稿数が激減し、最終的にはアクセスする人もいなくなってしまった
- 導入時にコストばかりを念頭に置いてしまったため、導入後に使いにくく、定着しなかった
このようなケースは、よく耳にする話です。
事前にツールの導入目的を従業員に共有するとともに、新しく導入したツールの使い方のレクチャーをおこなうなど、誰もが使いやすいような環境作りをすることが大事になります。
ここで、社内コミュニケーションツール導入前の注意点について解説します。
6-1. ツールを使用する目的を明確にする
実際にツールを使用するのは、現場で働く社員です。そのため、「何のためにツールを導入するのか」を社員に共有しておかないと、導入による効果は得づらいでしょう。
導入する際は、使用目的を社員全員に周知し、効果的なツールの使用ができるように配慮することが大切です。
また、使用目的だけでなく、使用方法も研修などをおこなって普及を早めましょう。
6-2. 使い方のルールを決める
社内コミュニケーションツールは、早朝や深夜など業務時間外にメッセージが届く可能性があります。
そのため、メッセージを返した方がいいのか、返さなくてもいいのかということにストレスを感じる社員も出てくるでしょう。
社内コミュニケーションツールを使用することにより、かえってストレスが生じないようにするためにも、社内で使い方のルールを決めておく必要があります。暗黙のルールとせず、マニュアル化してルールを厳守する環境を作りましょう。
6-3. 対面でのコミュニケーションも忘れない
社内コミュニケーションツールの導入により、対面でのコミュニケーションを必要としない場面が増えます。
便利がゆえに、チャット機能ばかりに頼りすぎて、対面でのコミュニケーションを控えてしまうのは本末転倒です。
オンライン会議だけでなく、時には対面での会議を開いたり、社員同士でランチに行ったりするなど、対面でのコミュニケーションも心掛けるようにしましょう。
7. 社内コミュニケーションツールを導入して結束力を高めよう！
社内コミュニケーションツールは適切に使うことができれば、企業にとって素晴らしいメリットを与えてくれます。
しかし、ツールの選定や導入後のツールとの向き合い方によっては、効果が得られない可能性もあります。導入する際はツールを比較して自社に合ったツールを導入しましょう。
自社に合ったコミュニケーションツールの導入により、従業員の働きやすい環境づくりを推進していきましょう。
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