社内SNSとは、従業員同士で近況報告やグループチャットができる社内コミュニケーションツールのことです。SNSは、メールや電話などと比べて格段に速くコミュニケーションを取ることができます。仕事でもSNSでスピーディにコミュニケーションを取ろうしても、職場の人とSNSでつながりたくないと考える人も多くいます。今回は、職場のコミュニケーションを速く、活発にできる社内SNSとは何かを解説していきます。
目次
社内SNSとは
社内SNSとは、外部からアクセスできないように運営する社内専用のSNSサービスのことです。社内SNSでは、従業員同士で近況を報告したり、グループチャットしたりすることができます。
LINEやTwitter、Facebookなど、私たちは日々の生活のなかでSNSを多く利用しています。しかし、プライベートで利用しているSNSの投稿を職場の人に見られたり、コメントされたりすることを嫌がる人は多くいます。また、上司や部下とオープンなSNSでつながることは、プライベートを監視されていると思われることもあります。
社内SNSでは、ビジネス用に社内専用のプラットフォームを構築するため、職場とプライベートを分けつつ、コミュニケーションを速く、活発にすることができます。
社内SNSを導入する目的
これまで、社内SNSとは何かを解説しました。それでは、社内SNSを導入する企業は、どのような目的で社内SNSを導入しているのでしょうか。社内SNSを導入する企業が増えている背景には、コミュニケーションの変化と働き方の変化の2つの側面があります。
コミュニケーションの変化
従来はメールや電話など、1対1で連絡を取ることが一般的でした。しかし、SNSの普及により、複数人でのコミュニケーションが可能になりました。また、リアルタイムでお互いの状況がわかるようになり、コミュニケーションの速さが変わりました。
このように、コミュニケーションのあり方が変わるのに合わせて、社内でのコミュニケーションも変化させようと、社内SNSを導入しようとする企業は増えています。
働き方の変化
社内SNSの普及は、働き方の変化にも後押しされています。新型コロナウイルス感染拡大により、テレワークをおこなう企業が急速に増えています。オフィスで働いているときは、ちょっとした相談や質問、報告で声をかけることができました。そのため、メールや電話をしなくても、すぐにコミュニケーションを取ることができます。
しかし、テレワークになると直接声をかけることができないため、ちょっとした相談や質問、報告で直接話すことができなくなります。そのような状況でもスピード感のあるコミュニケーションを実現するために、社内SNSを導入する企業は増えています。
社内SNSとビジネスチャット・グループウェアの違い
これまで、社内SNSとは何か、どのような目的で導入されているのかを解説しました。ここでは、社内SNSがほかのツールとどのように異なるのかを解説します。
ビジネスチャットとの違い
ビジネスチャットとは、仕事のなかで生じるコミュニケーションに特化したチャットツールのことです。ビジネスチャットは社内SNSのように、社内だけで利用することもできますが、社外の方と連絡を取ることもできます。社内外の方と連携してプロジェクトを進めていくとき、チャットでスムーズにコミュニケーションを取ることで、プロジェクトを円滑に進めていくことができます。
一方、社内SNSでは社内でのチャットのほかにも、TwitterやFacebookのような形で近況を投稿することができます。この投稿機能を活用することで、業務上のやり取りだけではわからない社員の近況や業務の進め方などを知ることができます。
グループウェアとの違い
グループウェアとは、スケジュール管理や掲示板機能、ワークフローなど、業務を効率化するためのツールのことです。グループウェアは組織での業務効率化を目的として作られているため、社内SNSと比べて業務連絡や業務推進などの用途に適しています。
使える機能に大きな違いはありませんが、コミュニケーションの活性化を目指すのであれば社内SNS、業務効率化を目指すのであればグループウェアを導入すると良いでしょう。
社内SNSの機能
これまで、社内SNSとほかのツールの違いを解説してきました。ここでは、社内SNSに搭載されている機能について解説していきます。
チャット機能
チャット機能とは、指定した社内のメンバーを集めてチャットできる機能のことです。メールでコミュニケーションを取るとき、社内であっても文体を整えて連絡することが多いでしょう。しかし、チャットではメールと比べて、気軽にコミュニケーションを取ることができます。これにより、メール作成にかかっていた時間を削減することができるほか、コミュニケーションを活発化させることができます。
グループ機能
グループ機能とは、社内SNS上で指定したメンバーを集めてグループを作り、そのメンバーだけで連絡を取ることができる機能のことです。
1つのプロジェクトを進めるとき、メンバー全員にまとめて連絡したいことがあるでしょう。そのようなとき、グループを作成して進捗状況を報告したり、情報共有したりすることで、プロジェクトメンバー全員に効率良く連絡することができます。
アップロード機能
アップロード機能とは、社内SNS上でWordやExcel、PDFなどの資料をアップロードできる機能のことです。この機能を利用することで、議事録やマニュアルなどの資料を簡単に共有することができます。
投稿機能
投稿機能とは、TwitterやFacebookのように、タイムラインに投稿できる機能のことです。投稿機能は主に業務の報告に利用されます。タイムライン上に業務報告を投稿することで、上司だけでなく、ほかのメンバーにも自分がどのような仕事をしているのかを伝えることができます。
これにより、ほかのメンバーとコミュニケーションを取るきっかけになったり、知りたいことを知ってる人がわかるようになったりします。
カレンダー機能
カレンダー機能とは、社内SNS上のカレンダーにスケジュールを記録し、ほかの社員のスケジュールを把握できる機能のことです。
複数人でミーティングをするとき、参加予定のメンバーのスケジュールを事前に確認してから時間を決めるでしょう。カレンダー機能を利用すると、直接聞かなくてもほかのメンバーのスケジュールがわかるため、スムーズに時間を調整することができます。
スタンプ機能
スタンプ機能とは、ほかの社員からのチャットや投稿に対してスタンプを押すことができる機能のことです。LINEやTwitterなどのSNSを利用しているとき、コメントするほどではないけど反応したいということがあるでしょう。業務をするなかでも、業務完了報告のように、返信する必要はないものの何かしらの反応をしたいことがあります。
このような場面でスタンプ機能を利用すると、コメントをするよりも楽にコミュニケーションを取ることができます。
社内SNSを導入する4つのメリット
これまで、社内SNSにどのような機能が搭載されているのかを解説してきました。ここでは、社内SNSを導入することで得られる4つのメリットを紹介します。
社内の情報共有がスムーズになる
社内SNSを利用することで、情報共有をこれまでよりもスムーズにおこなうことができるようになります。会議で情報共有する場合、会議が開催されるまで欲しい情報が手に入らないことになります。
また、メールで情報共有する場合、メールの返答が遅くなって欲しい情報が手に入るのに時間がかかることがあります。社内SNSではチャット機能や投稿機能があり、これまでよりもスムーズに情報共有できるようになります。
社内コミュニケーションが活発になる
社内SNSを利用することで、社内のコミュニケーションが活発になるという効果があります。普段近くで働いているものの、業務で関わることがないため相手の仕事がよくわからない、ということがあるのではないでしょうか。社内SNSで業務報告を見ることで、近くの人がどんな仕事をしているのか、わかるようになります。社内SNSで見た投稿やチャットが社内コミュニケーションのきっかけになることがあります。
効果的なマネジメントに役立つ
社内SNSは、効果的なマネジメントに役立てることもできます。社内SNSの投稿機能で、業務の進捗情報を投稿することがあります。随時業務の進捗情報を確認することで、納期までに終わりそうなのか、どこでつまづいているのかがわかりやすくなります。また、アンケート機能が搭載されている社内SNSツールを利用すると、メンバーが抱えている不満や悩みを聞き出せることもあります。
スケジュール管理ができる
社内SNSにはカレンダー機能が搭載されているものがあり、カレンダー機能を利用してスケジュール管理することができます。カレンダー機能は会議の日程調整に利用することもできますが、1日の業務のスケジュール管理に利用することもできます。
始業時にその日におこなう業務を洗い出し、カレンダーに落とし込むことで、自分の業務の進め方をコントロールできるだけでなく、マネージャーがメンバーの業務進捗を把握することもできます。
社内SNSを導入することで生じる2つのデメリット
これまで、社内SNSを導入することで得られるメリットを紹介しました。ここでは、社内SNSを導入することで生じるデメリットを紹介します。
プライベートとの切り分けが難しいこともある
社内SNSは、オープンなSNSと使い分けることができる点で便利なツールです。しかし、多くの社内SNSはスマホアプリにも対応しているため、アプリで使う機会も多いでしょう。
社内SNSは簡単にコミュニケーションを取れるようになるツールですが、それゆえにちょっとした空き時間で開いてしまったり、反応しなければいけないようなプレッシャーを与えてしまったりすることがあります。
そうなると、仕事とプライベートの切り分け避けられない側面もあります。そのため、社内SNSを導入するときは社内で一定数の反発が起こることを念頭に置いておくとよいでしょう。
アイコンに顔写真を設定することを拒否されることがある
社内SNSではアイコンを設定することができます。社内コミュニケーションを活性化する目的で利用する場合、アイコンに顔写真を設定することになります。
しかし、アイコンに顔写真を設定することを嫌がる人がいたり、場合によっては拒否されたりすることがあります。アイコンを設定することを嫌がる社員は社内SNSを利用することにも負担を感じやすいと考えられるため、社内SNSを有効活用していくうえで課題になるでしょう。
このような社員も好意的に社内SNSを利用できるような運用体制を整えておくと良いでしょう。
社内SNSの導入を成功させるうえで押さえておきたい2つのポイント
これまで、社内SNSを導入するメリットやデメリット、社内SNSの活用事例を紹介してきました。ここでは、社内SNSの導入を導入を成功させるうえで押さえておきたい2つのポイントを解説します。
導入の目的と運用ルールを明確にする
社内SNSを導入するときは、導入の目的と運用ルールを明確にしておきましょう。
社内SNSを導入するとき、導入目的を明確にしておかないと導入前に想定していたような用途で利用されないことがあります。また、運用ルールを明確にしておかないと、ビジネスチャットなど既存のツールとの使い分けができなくなってしまいます。
社内SNSを導入するときは、導入の目的と運用ルールを明確にしておきましょう。
運用担当チームを設定する
社内SNSを導入するとき、運用担当チームを設定しておきましょう。
社内SNSを利用しているとき、システム障害が起こってしまったり、過去のログを集計してマネジメントに活用したりすることがあります。このようなとき、運用担当チームを明確に設定しておくことで、迅速に対応することができます。
社内SNSで業務報告などをおこなう場合、障害が起こってしまうと業務に支障が出てしまうため、あらかじめ運用チームを設定しておきましょう。
社内SNSでコミュニケーションを活発にしよう！
いかがでしたか。社内SNSを導入することで、これまでよりもコミュニケーションを活発にすることができます。社内のコミュニケーションが活発になると、業務効率化につなげられるだけでなく、新しい社員同士のつながりが生まれることもあります。
社内SNSを活用して、社内コミュニケーションを活発化していきましょう。
