チャットとメールの違いは?メリットや使い分け方も |HR NOTE

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チャットとメールの違いは?メリットや使い分け方も

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ビジネスチャットは、コミュニケーションをスムーズにし、業務を効率化するためのツールとしてさまざまな企業で導入が進んでいます。自社での導入を検討しているけれど、「メールとどう違うのかわからない」「ビジネスチャットとメールをどうやって使い分ければよいかを知りたい」という方も多いのではないでしょうか。今回は、ビジネスチャットとメールの違いやメリットを比較し、使い分け方について解説します。

ビジネスチャットの導入目的

近年、多くの企業でビジネスチャットの導入が進んでいます。企業がビジネスチャットを導入する大きな目的は、コミュニケーションの迅速化・効率化です。これまで、ビジネスでのコミュニケーションはメールが主流でしたが、メールのやりとりには多くの時間と手間がかかっていました。

ビジネスチャットを導入することで、業務上の情報共有をスムーズにし、生産性の向上を図ることができます。
また、

働き方の多様化のために、リモートワークなどの環境でもスムーズにやりとりができるようにするというのも、ビジネスチャットを導入する目的の一つです。

ビジネスチャットの特徴

ビジネスチャットは、コミュニケーションが気軽に取れ、タスク管理などの業務管理機能も備わっているなど便利なツールです。ここでは、具体的にどのような特徴があるのか確認していきます。

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットは、複数人と同時にメッセージをやりとりすることが可能です。例えば、同じプロジェクトに関連するメンバーでグループを作成し、そのメンバーでやりとりをすることができます。また、パソコンやスマートフォン、タブレットで場所を問わず手軽に確認できるため、リアルタイムな情報を共有、確認することができます。

さらに、ビジネスチャットは、一度送信したメッセージでも修正や削除をすることができます。メールの場合、一度送った内容を取り消すことはできないため、訂正メールを再送したり、誤送信の場合は、相手方に連絡して削除依頼をしたりする必要があります。しかし、ビジネスチャットにはその手間がありません。多少の誤りであれば、許容できるのがビジネスチャットの良い点でもあります。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットの気軽さは大きなメリットではありますが、デメリットにもなる可能性があります。

ビジネスチャットはコミュニケーションが気軽に取れることで、逆に仕事とは関係ない話題で盛り上がり、生産性が落ちてしまう可能性があります。そのため、ビジネスチャットを使用する場合は社内ルールなどを決めて運用する必要があります。また、仕事上でのやりとりを口答ではなくビジネスチャットでおこなうことにより、対面でのコミュニケーションが不足しまうというデメリットも考えられます。

そのほか、短文でのやりとりであるため、人によって解釈が異なり、コミュニケーションエラーが発生してしまうなどの懸念もあるため、すべてのコミュニケーションをビジネスチャットにするのではなく、特徴を踏まえて上手に使い分ける必要があります。

メールの特徴

次に、メールがビジネスチャットと比べてどのような特徴があるのかを解説します。

メールのメリット

メールの一番のメリットは、送りたいときに送ることができ、相手側も読みたいときに読むことができる点です。電話は、相手が忙しいときに連絡をすると申し訳ないという気持ちになりますが、メールは読み手側の時間を拘束しないため、その悩みは不要になります。

過去の送受信履歴から日時や送信者や件名、本文からのキーワード検索など検索性に優れているのも便利な特徴です。また、メールはビジネスチャットよりもかしこまった形式や文章になるため、丁寧で正式な連絡という印象を与えることができます。

また、メールには「メールエビデンス」という言葉があるように、取引において書面に代わって一定の有効性を示す証拠として使うことができます。メールはビジネスチャットのように一度送った内容を変更したり、取り消したりすることができません。また、送信元・送信先・送信日時が履歴としてはっきりと残っているため、証拠として一定の有効性が担保されています。

メールのデメリット

メールは相手の時間を拘束しないというメリットがある反面、送った内容がいつ読まれるかはわかりません。そのため、確認・質問事項などをメールで送った場合、いつ回答がくるかわからず、返信を貰えるまでに時間がかかる場合があります。

また、宛先、文章、金額など、メールの内容を間違得てしまった場合、一度送ったメールは取り消すことができません。取り消し機能もありますが、キャンセル時間を過ぎるとメールは送信されてしまいます。また、宛先を間違えるなどのミスがあれば、情報漏洩に発展してしまうリスクもあります。

また、メールはあまり大きな容量のファイルを添付できないというデメリットもあります。メールでは、受信側のサーバーを守るため、大きな容量の添付ファイルを送ることは良しとされません。一般的なマナーとして、2GB以内に収めることが求められますが、容量の大きい資料を送信したい場面も多くあります。その場合、メールに添付するためにファイルの容量を抑える手間が発生してしまいます。

ビジネスチャットとメールの比較まとめ

ここまで、ビジネスチャットとメールの特徴について紹介してきました。最後に、ビジネスチャットとメールのメリット・デメリットについてまとめています。ビジネスチャットとメールにはそれぞれ利点があるため、効果的に使い分けることが重要です。

〈ビジネスチャットのメリット〉

  • 複数人と同時にメッセージのやりとりができる
  • PCやスマホ・タブレットから場所や時間を問わず確認できる
  • メッセージの編集や削除が簡単にできる

〈ビジネスチャットのデメリット〉

  • 複数人と同時にメッセージのやりとりができる
  • PCやスマホ・タブレットから場所や時間を問わず確認できる
  • メッセージの編集や削除が簡単にできる

〈メールのメリット〉

  • 読み手の時間を拘束しない
  • 過去の送受信履歴を検索しやすい
  • 丁寧で正式な印象を与える

〈メールのデメリット〉

  • 返信をもらうまでに時間が掛かる
  • 一度送信した内容を取り消すことが難しい
  • 容量の大きいファイルを添付することができない

ビジネスチャットとメールの使い分け方

ここまで、ビジネスチャットとメールの特徴を解説してきました。ここでは、それぞれどのように使い分けるのがよいのかを説明していきます。

情報共有が目的の場合はビジネスチャット

ビジネスチャットは、気軽にメッセージを送信することができるため、社内での相談や情報共有に適しています。また、頻繁にやりとりする場合には、外部パートナーや顧客、アルバイトなど社外の相手との連絡に使うのも有効です。

ビジネスチャットはグループを簡単にいくつも作成することができます。部署やプロジェクトなど、いくつもグループを作ることができるため、目的に応じてさまざまなグループの使い分けが可能です。メッセージのやりとりだけでなく、文書や画像などさまざまなファイルをアップロードすることが可能のため、さまざまな情報共有が効率化できます。

会話の履歴やエビデンスが必要なときはメール

チャットでは、プロジェクトメンバーが1つのスレッドで会話をおこなうため、大切な内容があってもどんどんその後の会話で流れてしまい、あとで読んだ人は見返すのが大変です。多くの量を読み返していると、状況によっては大切な内容を見落としてしまう可能性もあります。

また、発言者が削除してしまったらそのメッセージも消えてしまうため、大切な内容はエビデンスとして残しておけたり、読んでない人は未読にしておけたりするメールがおすすめです。また、相手がお客様の場合など社外の人との連絡については、ビジネス文書を用いたメールを使用するのが良いでしょう。

複数人に周知したいときはビジネスチャット

ビジネスチャットでは、複数のメンバーに情報共有するのに適しています。メールで複数人に情報を共有する際には、CCなどアドレスを指定する必要があります。一方、チャットではあらかじめ作成したグループに送信するだけでメッセージを送ることができます。アドレス指定の手間がかからず、大人数に対する情報の周知をスピーディにおこなうことができます。

また、グループに新しく参加した人も過去のメッセージを見ることができるため、それまでのやりとりを確認し、スムーズにプロジェクトの状況を把握することができます。

社外に連絡するときはメール

社外のパートナーや顧客などに連絡する際は、ビジネスチャットよりもメールの方が好ましいでしょう。

チャットは気軽にメッセージの送信ができる反面、メールに比べてカジュアルになりがちです。社外の相手でもフランクな関係であればビジネスチャットを使うのもありですが、かしこまった形で連絡する場合や重要な内容を伝える場合には、メールを使う方がよいでしょう。

緊急性のある連絡はビジネスチャット

緊急性がある連絡をしたい場合には、チャットの利用が効果的です。ビジネスチャットはスマホなどから確認することができ、プッシュ通知でメッセージにすぐ気付くことができます。また、ビジネスチャットの中には既読・未読を確認する機能が備わっているものもあるため、誰がメッセージを確認したのかをリアルタイムで確認することが可能です。

緊急性のある連絡をする場合には、どこでも確認でき気付きやすいビジネスチャットが有効でしょう。

チャットとメールの使い分けには社内ルールの設定が大切

このように、ビジネスチャットとメールを使い分けることで、効果的なコミュニケーションをすることができます。使い分け方は人によってさまざまですが、すれ違いがおこらないようにビジネスチャットを導入する際には社内ルールを決め、統一したルールでビジネスチャットを運用することが望ましいでしょう。

ビジネスチャットを取り入れ業務を効率化

いかがでしたか。 今回は、ビジネスチャットとメールの特徴から、それぞれの活用方法まで解説しました。どちらにも使用する利点があるので、それぞれの特徴を踏まえ、シチュエーションに応じてうまく使い分けるのが好ましいでしょう。

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