ビジネスチャットは社員同士のコミュニケーションを高めるうえで、最適なツールといえます。そんなビジネスチャットを社内で有効活用するためには導入時にルールを作っておくことが重要です。 そこで今回は、ビジネスチャットを運用するうえでの社内ルールや作らなくてはいけない理由について紹介します。
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ビジネスチャット導入前に社内ルールを作るべき理由とは
社内でビジネスチャットを利用すると、コミュニケーションの活性化やより円滑な情報共有などに期待ができます。しかし、便利だからといってトップダウンで導入してしまうと、社内で利用が定着しなかったり、十分な効果がでなかったりと導入そのものが無駄になってしまう可能性もあります。ビジネスチャットを効果的に運用していくためには、運用ルールはしっかり決めておくとよいでしょう。
快適にビジネスチャットを利用するための7つの社内ルール
ここでは、ビジネスチャットを有効活用するために設けたいルールを7つ紹介します。このほかにも、自社の働き方に合わせた独自のルールを設けるのもおすすめです。
ビジネスチャットは上述したように、コミュニケーションの活性化、スピーディーな連絡による業務効率の向上などに期待ができます。そんなビジネスチャットを導入すると、社内の連絡手段はメールとチャットになるでしょう。もちろんメールの利用のほうが適している場面もあるため、適切に使い分けをしつつ、チャットの連絡でも問題がない場合は優先的に利用していくと社内の定着も早まるでしょう。
投稿禁止事項を決めておく
チャットはメールよりも気軽に送信できるため、メールでは書かなかったようなことを書いてしまう社員がいるかもしれません。
例えば、共有事項や連絡事項に対する「かしこまりました」や「了解しました」などの返信だけのメッセージは投稿禁止にして、スタンプでリアクションをするという運用にすると良いでしょう。 発信者のメッセージに対して「かしこまりました」「了解しました」などの返事のメッセージが重なることで、最初に投稿したメッセージが流れてしまうことを防ぎ、遅れてチャットを見た人でもメッセージが確認しやすくなります。
新規ルーム作成は管理職が担当する
チームごとや部署ごとでチャットを分ける際には、ツール内でルームを作ります。このとき、ルームを作る行為は管理職が担当するようにしましょう。誰でもルームを作れるようにしていると、それぞれが勝手に独自のルームを作ってしまい、管理するのが大変になってしまう恐れがあります。管理職がルームを作ることで管理しやすくなり、ルームの乱立を防ぐことができます。
ルーム内のメンバーには必要に応じた権限を付与する
グループチャットに参加しているメンバーにはそれぞれ権限付与をおこなうことができます。新たなメンバーを招待できる権限や閲覧のみできる権限などです。必要に応じて適切な権限を付与するすることで誤ったメンバーが参加されたり、必要のない通知が届いたりといったことを防ぐことができます。
無駄な雑談・挨拶はできる限り省く
チャットツールは便利なものですが、ビジネスにまったく関係ない雑談は極力控えるようにしましょう。もちろん、ちょっとした雑談であれば社員の仲を深めるうえで役立ちます。しかし、あまりにも雑談が長すぎると仕事が進まず、効率化にもつながりません。
また、「お疲れ様です。〇〇事業部の△△です」といったメールの定型文も、2回目以降は省略するなどコミュニケーションの円滑さを優先しましょう。そのような定型文は、メールよりも迅速にやり取りできるというチャットツールのメリットを無駄なものにしてしまう可能性があるためです。
メッセージの送受信をおこなう時間帯を制限する
メッセージの送受信をおこなう時間帯を制限しておくことで、出勤前や退勤後の対応を減らすことができます。時間や場所を問わず容易にメッセージを送ることができるがゆえに、業務時間外でも業務の対応をしなければいけないといった事案が生じかねないため、利用の時間帯を制限することは大切です。
明文化して誰でも使いやすくする
上記で紹介したようなチャットツールの気を付けるポイントや使い方などは明文化しておくことで、社員全員がチャットを上手く使いこなせるようになります。もしルールが明文化されていない場合、どのようなことに気をつければよいのか曖昧になってしまう恐れがあります。決定したルールは明文化するなどして社内全員が共通認識を持っておくことが大切です。
ビジネスチャットと同時に進捗・タスク管理ツールの導入もおすすめ
ビジネスチャットを導入する際は、あわせて進捗・タスク管理ツールの導入もおすすめです。進捗・タスク管理ツールも導入することで、業務の進捗が管理しやすくなります。例えば、タスク管理ツールで仕事の優先順位を決めた後にビジネスチャットでチームに共有することで、円滑に情報を伝えられます。
社内ルールを守ってビジネスチャットを快適に使おう
ビジネスチャットをトラブル無く有効活用するためには、社内ルールが必要です。もしこれからチャットツールを導入しようと考えているのであれば、上記で紹介したルールを参考にしつつ、自社の働き方に合うものを作ってみてください。
