新型コロナウイルスの感染拡大により、さまざまなイベントがオンラインでおこなわれるようになりました。送別会は多くの人数が集まるため、感染症対策のためにオンラインで実施しようと考える企業も多いかもしれません。今回は、オンライン送別会に必要な準備や場を盛り上げるポイントについて紹介します。オンライン送別会を検討していて実施方法がわからないという担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オンライン送別会とは
オンライン送別会とは、インターネットを通じて送別会を開くことを指します。PCやスマートフォン、タブレットなどから気軽に参加できるため、感染症予防対策の一環として注目を集めるようになりました。オンライン送別会は、オンライン飲み会などと比べるとまだまだ浸透しておらず、「あまり馴染みがない」と感じる人もいるでしょう。しかし、SNSではオンライン送別会を実施した人の投稿が数多く見受けられ、ひそかに流行中であることがわかります。
感染症の予防対策としてはもちろん、リモートワークがこれから浸透するであろう日本で、オンライン送別会を開催する企業は増えていくことが予想されます。必要に迫られたときに困らないよう、早い段階から開催方法を知っておくことが大切です。
オンライン送別会の開催に必要な準備
オンライン送別会を開催するときは、必要な機材と配信ツールを準備しなくてはいけません。必要なのは、以下のような機材とツールです。
- PC
- マイク
- カメラ
- ネット環境
- Web会議システム
PCにカメラとマイクが付いている場合は、それを使用しても問題ありません。音が途切れたり雑音が入ったりすることを防ぐために、参加者全員にマイク付きイヤホンを配布している企業もあります。
配信ツールはWeb会議システムの使用が一般的ですが、LINEやMessengerなどのSNSも利用できます。企画の内容によって最適な配信ツールは異なるため、各ツールの機能性をよく比較して使いやすいものを選んでください。
また、主催者側の準備だけではなく、参加者の環境を整えることも重要です。参加者のネット回線や機材についてヒアリングしておき、不足しているものがあれば貸与するなどして対処します。
使用するツールの使い方をレクチャーしておくと、当日は問題なく進行できるでしょう。
オンライン送別会の基本的なやり方
実際にオンライン送別会を開催するときは、機材やツール以外にもさまざまな準備を進めなくてはいけません。おこなうべき準備はたくさんあるので、初めての開催ではやり方がわからず、困ってしまう担当者もいるでしょう。ここからは、オンライン送別会の基本的なやり方を紹介します。基本を押さえておけば実施する企画に合わせてさまざまなやり方ができるので、しっかりとチェックしておきましょう。
1. 参加者と開催日時を決める
まずは、送別会の参加者と開催日時を決定します。見送られる主役はもちろんのこと、その人と関連があった参加者と幹事を決めましょう。参加人数が数人の場合は幹事が仕切っても問題ありません。人数が多い場合は司会役を決めておくと当日スムーズに進行できます。
参加者と人数を決めたら、連絡先を聞いておきます。SNSやチャットツールでグループを作っておくと、共有事項や参加URLを一括送信できて便利です。
送別会の日程や時間、会費やお願いごとなどを共有し、準備を進めます。サプライズやプレゼントなどについて話す場合は、ネタバレにならないように主役を除いたグループを作っておくといいかもしれません。
2. オンライン送別会当日の企画を考える
次に、オンライン送別会当日の企画を考えましょう。画面越しの送別会の場合、オフラインの送別会と比べると会話が盛り上がらなかったり、臨場感を感じられなかったりします。あまり長い時間実施すると飽きさせてしまう可能性があるため、2時間程度を限度に企画を作成するといいでしょう。なお、オンライン送別会当日の流れとしては、以下のような一例が挙げられます。
- 幹事からの挨拶
- 乾杯の音頭
- 送る側からの一言
- 食事と歓談
- レクリエーション企画
- プレゼントの贈呈
- 主役から一言
- 幹事からの締めの挨拶
- 希望者のみ2次会の案内
予定開催時間に合わせて、レクリエーション企画は1〜2つ実施することができます。あらかじめタイムスケジュールを決めておき、それに沿って進行するようにすると中だるみせずメリハリのある企画になります。
3. 会費を集めて参加方法を共有する
送別会の内容や企画が決まったら、会費を集めて参加方法を共有しましょう。単なるオンライン飲み会であれば会費は不要ですが、送別会はプレゼントを贈ることが多いため、必要に応じて回収してください。現金の回収が難しい場合は、オンライン決済や銀行振込を活用しましょう。
開催前に配信ツールの参加用URLやパスワードを送れば、あとは当日を迎えるだけです。各自好きな飲物や食べ物を用意してもらい、食事を楽しみながら和やかな雰囲気で仲間を見送りましょう。
オンライン送別会を盛り上げるポイント
オンライン送別会はPCやスマートフォン越しに参加するため、会話がかぶることを防ごうと口数が減りやすい傾向にあります。
また、臨場感に欠けてしまい、参加者の温度感に差が出やすいところにも注意が必要です。せっかくの送別会が盛り上がらなくて、主役に気を使わせてしまうことになれば台無しです。そのようなことを防ぐためにも、ここからはオンライン送別会を盛り上げるポイントについてみていきましょう。
1. オンライン送別会ならではのアイデア企画を楽しむ
対面式の送別会とは異なり、オンライン送別会では可能な企画に制限が出てきてしまいます。しかし、オンラインならではのアイデアを活かした企画を考案できれば、ネット越しでも十分に盛り上がることが可能です。一例ですが、以下のような企画はオンラインでも楽しめます。
- クイズ大会
- Loungeなど、無料のWebゲームサービス
- 人狼ゲーム
- オンライン謎解き
- 絵しりとり
- スライド機能を使って思い出の写真を掲載
- サプライズムービー
- サプライズゲストの登場
あらかじめ主役の趣味や得意なことをリサーチしておき、それに沿った企画にしてもいいでしょう。
ゲームのほか、思い出を振り返って主役の功績を振り返る時間を作ると、送別会らしい企画になります。
2. オンライン送別会のプレゼントを工夫する
オンライン送別会の場合でも、オフラインと同様にプレゼントを用意しましょう。プレゼントが思い浮かばないというときは、以下の内容を参考にしてみてください。
- オンライン寄せ書き
- 思い出アルバム
- 次の職場に役立つグッズ
- 普段購入できないような高級品
- グルメセット
- エステやマッサージの体験チケット
ポイントは、オンラインもしくは自宅へ郵送できるプレゼントを選ぶことです。近年はインターネット上でURLを本人に送り、そこから住所を入力してもらって郵送の手配ができるデジタルギフトサービスもあります。こういったプレゼントであれば、退職後引っ越しする予定がある人にもプレゼントを贈ることができます。些細なものでもいいので、送別会が素敵な思い出になるようなプレゼントを送りましょう。
3. オンライン送別会中はチャット機能を活用して進行する
オンライン送別会中は、参加者全員が自由に話すことはできません。会話がかぶってしまわないよう、司会の進行に合わせて一人ずつ発言する必要があります。
しかし、それでは味気ない雰囲気になってしまうため、発言しない人にはチャット機能を駆使して場を盛り上げるようにお願いしておくことをおすすめします。絵文字やコメントで思っていることを送れば、話している人がその場で拾って双方向のコミュニケーションにつなげることができます。
コメントで自由に発言できるのは、オンライン送別会ならではの醍醐味です。チャット欄を活用してたくさん書き込みをしてもらい、活発なコミュニケーションを取りましょう。
オンライン送別会の開催で幹事が注意すること
オンライン送別会を開催するときは、オフラインの送別会とは異なるポイントに注意しなくてはいけません。開催するときに幹事がうまく対応できないと、せっかくの送別会を楽しい思い出にできなくなってしまいます。
最後に、オンラインの送別会の開催で幹事が気を付けておきたいことについて紹介します。主役だけではなく参加者全員にとって楽しい会にするためにも、2つのポイントを押さえておいてください。
参加者の事情を考慮する
オンライン送別会は、業務外の時間に自宅から参加してもらうことになります。そのため、幹事は参加者の事情を考慮することを忘れてはいけません。
- 家庭の事情で参加できない
- 子どもや家族の映り込みの可能性がある
- 遅い時間では参加できない
- はじめの30分しか顔を出せない
- スマートフォンからしか参加できない
上記のように、人によって事情はさまざまです。もしも参加を断られたり家族が映ったりしてしまっても深掘りすることはせず、相手に不快な思いをさせない対応をすることが肝心です。
コミュニケーションを取りやすい環境を整える
オンライン送別会では、幹事がコミュニケーションを取りやすい環境を整えておく必要があります。多くの人数が一斉に声を出してしまうと、発言がかぶってコミュニケーションを取りにくくなります。そのようなときは、3〜5人程度にグループ分けしてローテーションして歓談するようにすると、全員が主役としっかり会話できるでしょう。
また、先述したようにチャット機能を活用することも有効です。使用する配信ツールを選ぶときは、こういったコミュニケーションに適した機能を搭載しているかどうかをしっかりと確認しておきましょう。
ポイントを押さえて思い出に残るオンライン送別会にしよう
お世話になった仲間を見送るオンライン送別会は、企画やプレゼントなどを工夫すれば、思い出に残るイベントにすることが可能です。
オフラインの送別会とは異なった注意点やポイントがあるため、今回紹介した内容を参考に企画してみてください。自宅から参加するオンライン送別会は、参加者一人ひとりの事情を考慮しておこなうことが大切です。主役だけではなく参加者全員が気持ちよく送別会を終えられるよう、配慮を忘れないようにしましょう。
