コロナ禍以降、最近注目を集めているのがWeb面接です。Web面接は、感染症対策として有効なだけでなく、対面面接よりも、場所や時間の制限を受けない点も魅力といえます。しかしながら、Web面接は、面接中だけでなく、面接の前後で面接官が押さえておくべき注意点が存在します。当記事では、採用担当者向けに、Web面接で面接官が注意すべきポイントと、その対処方法について詳しく解説します。
Web面接で面接官が押さえるべき8つの注意点
Web面接では、面接官側が話しやすい環境を整えることが大切です。
- 応募者より先に入室し待機しておく
- 通信状態の確認と操作説明
- トラブルが起こった際の対応方法を説明する
- 質問の前にアイスブレイクを設ける
- 画面ではなくカメラを見て話す
- リアクションは大きくする
- 話が被らないようにする
- 終了後は面接官から退室する
Web面接の最中は、上記の点に注意して進めましょう。
1. 応募者より先に入室し待機しておく
Web面接では、開始時間ちょうどに面接を始められるよう、応募者よりも先に面接ルームで待機しましょう。開始時間になっても始まらないと、応募者の不安を煽ってしまいます。さらに、面接の時間を守らないことは、企業への不信感にもつながります。
とくに、その日、最初のWeb面接では接続不良も考慮し、面接官は時間に余裕を持って待機するようにしましょう。
2. 通信状態の確認と操作説明
Web面接が始まったら、最初に下記のように、通信状況の確認を必ずおこないましょう。
- 互いの音声ははっきり聞き取れるか
- 画面は映っているか
- 映像や音声に乱れはないか
- システムの基本的な操作は問題なくおこなえるか
これらを確認したうえで、ほかに不便を感じるところはないかも合わせて確認しましょう。また、面接をスムーズに進めるために、Web面接ツールの操作方法も一通り説明しておくとよいでしょう。
3. トラブルが起こった際の対応方法を説明する
Web面接の途中で音声が途切れる、画面が乱れるなどのトラブルが発生した場合、どのように対応するか事前に応募者に説明しましょう。また、ネット環境のトラブルではWeb面接ツールのチャット機能が使えないこともあります。そのため、トラブル対応の説明の際は、何か起きたら直接応募者に電話連絡する可能性も説明し、電話番号も合わせて確認するとよいでしょう。
4. 質問の前にアイスブレイクをおこなう
一通り説明が終わった後はすぐに面接をおこなわず、雑談を交わすなどして、緊張をほぐしてから始めましょう。応募者のストレス耐性を確認したいなど、特別な事情がない限り、Web面接は話しやすい雰囲気が大切です。
穏やかで喋りやすい環境を整えたほうが、応募者本来の人柄もわかります。画面越しに表情を見て、固さを感じるようなら十分なアイスブレイクをおこないましょう。
5. 画面ではなくカメラを見て話す
面接官が話をする際は、応募者の顔（画面）ではなく、Webカメラを見ながら話をするようにしましょう。カメラを見て話すと、応募者は自分に視線を合わせて話してくれているように感じます。
これとは逆に、画面の応募者の顔を見て話しをすると、面接官が俯いているように見えてしまいます。そのため、話をするときは、カメラを見る、応募者が話しているときは画面とカメラを交互に見るなど、状況に応じて視線を変えましょう。
6. リアクションは大きくする
Web面接では相手の反応が読み取りづらいため、相槌などのリアクションはいつもよりも大きくしましょう。
さらに、通信状況のトラブルが考えられるWeb面接では、応募者が話している最中、面接官の反応が全く無いと、声が聞こえているのか心配になります。応募者の話が聞こえているという合図の意味も込めて、頷きや笑顔など、対面面接以上にリアクションは多めにするようにしましょう。
7. 話が被らないようにする
Web面接では、面接官と応募者の話が被らないように気を付けましょう。そのため、面接官は応募者が話している最中に、被せて質問をすることの無いよう、くれぐれも注意しましょう。
話が被ってしまうと、音声が聞き取りづらいだけでなく、応募者は威圧的に感じてしまうでしょう。回答に制限時間を設ける、話が終わった後は応募者に「以上です」と言ってもらうなどして、対策を取っておきましょう。
8. 終了後は面接官から退室する
面接終了後は面接官から退室しましょう。応募者に退室のタイミングを任せると、本当に画面を切ってよいか、聞きそびれたことはないかなど、手間取ってしまう場合があります。そのため、とくに理由がなければ面接官から退室するほうがWeb面接の流れとしてはスムーズでしょう。
もし、面接の後にほかの面接官と打合せをするなどの事情がある場合は、応募者に終了ボタンの位置を説明するなどして、速やかな退室を促しましょう。
Web面接前に面接官が準備すべき5つのこと
通信トラブルなどが懸念されるWeb面接では、事前に万全の準備をしておくことが大切です。
- Web面接ツールを用意し応募者に共有する
- 通信環境と通信機器の準備
- 面接環境を確認する（騒音、明るさなど）
- Web面接のロールプレイングをしておく
- 本番の前に動作確認テストをする
など、面接官がWeb面接前に準備すべきことについて解説します。
1. Web面接ツールを用意し応募者に共有する
Web面接に利用するツールを事前に用意しておきましょう。Web面接ツールは無料のものから有料のものまでさまざまなタイプがありますが、面接官と応募者、どちらも使いやすいものを選ぶとよいでしょう。
Web面接ツールを用意したら、デバイスへのインストールなど、初期設定をしておきましょう。次に、Web面接ルームを作成し、事前に応募者にURLやIDを共有するようにしましょう。
2. 通信環境と通信機器の準備
Web面接に必要な安定した通信環境を準備しましょう。無線LANよりも有線LANを使うほうが、通信速度や通話品質が安定します。
通信機器はスマートフォンやタブレットよりも、PCのほうが容量も大きいため、通信トラブルが少ないでしょう。もし、音声を確認して、聞きとりづらさや、話しづらさを感じるなら、イヤホンマイクを用意するとよいでしょう。
3. 面接環境を確認する（騒音、明るさなど）
Web面接はどこでもできますが、話し声や人通りが少ない環境が適しています。社員の行き来が見える、雑音が入る環境では、応募者がWeb面接に集中できません。そのため、会議室などが使える場合は、事前に確保しておきましょう。
また、画面越しの映像は、どうしても室内が暗く映ってしまいます。室内が暗い場合は、リングライトなども準備しておくとよいでしょう。
4. Web面接のロールプレイングをしておく
初めてのWeb面接なら、実際にWeb面接用ツールを使って、面接官と応募者の役に分かれ、ロールプレイングをおこなうようにしましょう。
ロールプレイングをおこなうことで、ツールの使い方や、面接官がどのように見えるかが確認できるでしょう。その際、PC付属のカメラでは、面接官の目線が下がってしまう、画像が粗いと感じたら、Webカメラを用意してもよいでしょう。
また、ロールプレイングは面接官の練習だけでなく、応募者の立場に立って全体を確認する役割もあります。
5. 本番の前に動作確認テストをする
面接が始まる前に、必ず動作確認テストをしましょう。なお、動作確認は1度きりではなく、面接当日は必ずおこなうことが望ましいです。
動作確認では下記の点をチェックしましょう。
- Web面接ツールは正常に作動しているか
- 音声に途切れはないか
- 画面に乱れはないか
- 通信速度は安定しているか
一通りチェックし、問題がないことを確認してから、Web面接を開始しましょう。
Web面接後に面接官が注意する3つのこと
Web面接が終わった後は、下記の点に注意し速やかに対応しましょう。
- 通信トラブルがあったときはアフターフォローをする
- Web面接の評価はすぐにおこなう
- 録画をした場合は情報の取り扱いに十分注意する
とくにWeb面接では、通信トラブルのアフターフォローや録画動画の保存など、対面面接以上にスピード感の求められる処理が発生します。
Web面接後に面接官が注意することを詳しく解説します。
1. 通信トラブルがあったときはアフターフォローをする
もし、応募者と通信トラブルがあり、Web面接が途中で終了してしまったときは、すぐに連絡をしましょう。
そのうえで、もう一度面接をする場合は、後日改めて日程や必要事項を案内するとよいでしょう。
通信トラブルがあったにも関わらず、アフターフォローが遅れてしまうと、面接を辞退される可能性もあります。欲しい人材の場合、中断後すぐにでも連絡をしましょう。
2. Web面接の評価はすぐにおこなう
Web面接では、応募者の雰囲気や細かな表情が確認しづらいため、対面面接と比べると、一人ひとりの印象が記憶に残りづらい傾向にあります。そのため、Web面接が終わった後は、すぐに評価をしておきましょう。
もし、評価シートは紙媒体を使っているなら、Web面接に合わせてPCで作業できるものにし、評価方法を統一しておくと、後から採用者を検討しやすいでしょう。
3. Web面接の録画をした場合は情報の取り扱いに十分注意する
もしWeb面接を録画している場合は、面接終了後、適切な方法で直ちに保存しましょう。
万が一、保存方法がずさんで、外部に動画が流出するなどの事態になれば、個人情報漏洩のため、罰則を受ける可能性もあります。また、利用が済んだ後の動画データは、処分方法や処分のタイミングも明確にし、速やかに処理するように管理を徹底しましょう。
面接官はWeb面接の注意点を把握し、事前に対策をしよう
Web面接は事前準備から面接中、面接後と、注意すべきポイントがいくつもあります。面接官は、それぞれの注意点を把握し、対策を施すことで、よりよいWeb面接をおこなうことができるでしょう。
Web面接は、どこでも面接を受けられる利便性の高さから、注意点を理解したうえで導入すれば応募者の増加も見込めます。応募者が実力を十分に発揮できる環境を整えて、企業の将来を担う人材確保につなげましょう。
