不採用通知の書き方とは？送る際のポイントや例文をご紹介

人事担当者の中で、不採用通知を送る際にどういった書き方をすればよいか不安に感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、不採用通知をなぜ送る必要があるのかということから、送る際のポイント、例文などを解説します。

1. 不採用通知の目的

そもそも不採用通知は、なぜ送る必要があるのでしょうか。目的として以下の2つが挙げられます。

1-1. 企業のイメージを守る

まず1つ目に、企業のイメージを守るために通知を送ることが挙げられます。

不採用になった場合でも、応募者は将来、自社のサービスや商品を使用する顧客になるなど、何かしらで関係を持つ可能性があり、今後非常に大切な存在となるため企業のイメージを下げることのないように通知はきちんと送るようにしましょう。

1-2. 選考への参加に対して感謝を伝える

また、選考に参加してもらったことに対しての感謝の気持ちを伝えるためにも不採用通知を送るということも考えられます。

応募者は数多くの企業の中から自社に対して興味を持ち、熱意を持って選考を受けています。

そういった気持に対しての感謝を伝えることはとても大切です。忘れず本人に伝えるようにしましょう。

2. 不採用通知を送る際のポイント

不採用通知を送る際には、以下のことに注意するようにしましょう。

2-1. できるだけ早く通知を送る

不採用通知は、可能な限り早く送るようにしましょう。応募者が複数社の選考を受けている場合、結果を早く知りたいと考えることでしょう。

通知の期限の目安としては、1週間以内に送ることが望ましいといえます。

何かしらの事情によって通知を遅らせなければならない場合にはその旨を伝達するなど、応募者に対する配慮を忘れないようにしましょう。

2-2. 一目で選考結果の通知とわかるような件名にする

求職者の方は、スカウトメールや求人応募メールなどが毎日のように送られてきます。

そのため、不採用通知を送っても採用結果の通知であるとわからずにメールをスルーしてしまうといった問題も考えられます。

こうした通知の見落としによるトラブルが発生しないよう、メールの件名は選考結果の通知であると一目でわかるように工夫しましょう。

2-3. 応募書類の取り扱いについて明記する

応募者の中には履歴書やポートフォリオなど、個人情報の取り扱いを気にする方もいるため、不採用を通知する際には提出された書類の取り扱いについて明記するようにしましょう。

書類については郵送にて返却するという対応もありますが、企業に返却の義務はなく、企業側で破棄をしても問題はありません。

2-4. 不採用の理由を開示する必要はない

通知の中に不採用の理由を記載する必要はありません。

無理に、「スキルが求めていた能力と異なっていた」や「他の応募者と比較した結果」などといったことを記載すると、その内容についての問い合わせが来てしまう恐れがあります。

こういった問題を避けるために、基本的には不採用の理由を明記せずに通知を送ることをおすすめします。

3. 不採用通知の例文

ここでは上述したポイントを踏まえたうえで不採用通知の例文を紹介します。内容を一部書き換えるなどしてご活用ください。

3-1. 書類を返却しない場合

3-2. 書類を返却する場合

4. 不採用にした応募者を採用したい場合には

1度不採用を通知したものの、後になって採用したくなるという場合も考えられます。

その際には、その旨を一度連絡し、場合によっては電話をすることも必要になります。

また、不採用通知を送信する際、その候補者が補欠採用になる可能性があると考えられる場合には、事前にその旨を通知しておくことも大切です。

5. まとめ

本記事では、不採用通知を送る目的から、実際に使用できる例文などについて解説しました。

上で解説したポイントや例文を踏まえたうえで、自社に合った通知文を作成してみてください。