企業の人事総務担当者に聞いた仕事を増やしている紙書類TOP3、3位契約書、2位稟議書、1位は?

ペーパーロジック株式会社は、21卒の新入社員入社の流れに伴い、企業の人事・総務・経理部門に勤める男女111名を対象に、電子契約についての意識調査を実施しました。

年度切り替えのタイミング、新入社員受け入れなどで忙しいと思う人は56.8%

「Q1.あなたは、新入社員の受け入れや研修等が始まる年度切り替わりのタイミングについて、普段よりも忙しいと感じますか。」(n=111)と質問したところ、「非常に感じる」が28.9%、「少し感じる」が27.9%という回答となりました。

「紙」で「業務効率が悪くなっている」と感じている人は8割以上

Q1で普段よりも忙しいと「非常に感じる」「少し感じる」と回答した方に、「Q2.「紙」による業務により、業務効率が悪くなっていると感じますか。」(n=63)と質問したところ、「非常に感じる」が28.5%、「少し感じる」が54.0%という回答となりました。

「紙」で、「業務量が増えている」と感じている人は8割以上

Q1で普段よりも忙しいと「非常に感じる」「少し感じる」と回答した方に、「Q3.「紙」による業務により、仕事が増えていると感じますか。」(n=63)と質問したところ、「非常に感じる」が28.5%、「少し感じる」が52.4%という回答となりました。

仕事を増やしている「紙書類」、第1位「入社関連書類」60.8%、第2位「稟議書」54.9%

Q3で仕事が増えていると「非常に感じる」「少し感じる」と回答した方に、「Q4.具体的にどのような書類の「紙」対応により、仕事が増えていると感じますか。(複数回答)」(n=51)と質問したところ、「入社関連書類」が60.8%、「稟議書」が54.9%、「契約書」が47.1%という回答となりました。

仕事を増やしている「紙書類」、「身分証明の関連書類」や「公的申請書類」などの声も

Q3で仕事が増えていると「非常に感じる」「少し感じる」と回答した方に、「Q5.Q4以外で回答したものがあれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=51)と質問したところ、「身分証明の関連書類」や「公的申請書類」などの回答がありました。

<自由回答・一部抜粋>

・51歳:身分証明の関連書類や諸々
・35歳:書類整理
・44歳:全てが紙で大変
・31歳:電子印が認められていないので不便
・55歳:承認書類・印鑑
・57歳:公的申請書類
・53歳:調査協力依頼への、紙面での回答は少し手間である。

70%以上の人から「電子化したら効率化が図れる」の声

「Q6.対応している書類が電子化したら、業務効率化が図れると思いますか。」(n=111)と質問したところ、「非常に思う」が19.7%、「少し思う」が52.3%という回答となりました。

書類の「紙」対応、「エコでないし、経費も無駄」や「電子化が導入されればリモートワークがもっと進む」などの声

「Q7.書類の「紙」対応について、思うことを自由に教えてください。」(n=111)と質問したところ、「エコでないし、経費も無駄」や「電子化が導入されればリモートワークがもっと進む」などの回答がありました。

<自由回答・一部抜粋>

・51歳:契約書等、必要な部分もあるので、一気に廃止とは出来ないので難しいです。
・59歳:保管場所が大変
・54歳:役所の対応が結局変わらない。
・35歳:管理や見返すのが大変
・44歳:昔からある会社だから、社長を説得するのが困難
・31歳:法律の改正がされて書類保存の電子化が認められれば、リモートワークももっとできるようになる
・60歳:結局紙でほしがる上司がいる以上、無理
・41歳:手書きが大変
・49歳:エコでないし、経費も無駄

まとめ

今回は、21卒の新入社員入社の流れに伴い、企業の人事・総務・経理部門に勤める人を対象に、電子契約についての意識調査を実施しました。

まず、年度切り替えのタイミングについて普段との忙しさの比較を質問してみると、普段よりこの季節が忙しいと思う人は56.8%という結果になりました。

この時期には新入社員の受け入れや研修が通常業に加わり、忙しくなるという傾向があるようです。

また、普段よりも忙しいと回答した方の約8割が「紙」で業務効率が悪くなっていると感じていることが分かり、「紙」によって、業務量が増えていると感じている人も8割以上存在していました。

さらに、仕事を増やしている紙書類について具体的に伺ってみると、第1位「入社関連書類」(60.8%)、第2位「稟議書」(54.9%)という結果になりました。

実際に、70%を超える会社員からも「電子化したら効率化が図れる」という回答が集まっており、紙書類について、「エコでないし、経費も無駄」「保管場所も大変」「電子化が導入されればリモートワークがもっと進む」などの声が寄せられています。

新入社員受け入れは、毎年実施する企業が多いため、業務量が増えるタイミングを理解し、電子化による業務改善策を実行に移すことで、毎年の負担を減らすことが見込めるでしょう。

調査概要
[調査概要]
電子契約についての意識調査
[調査期間]
2021年3月31日~2021年3月31日
[調査方法]
インターネット調査
[有効回答]
企業の人事・総務・経理部門に勤める男女111名
会社概要
[会社名]
ペーパーロジック株式会社
[本社所在地]
東京都品川区
[代表取締役社長 兼 CEO]
横山 公一
[HP]
https://paperlogic.co.jp/

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