東京オリンピック対策で働き方改革が促進？｜4つの企業から見るテレワークの成果と課題

2月になり、東京オリンピック・パラリンピックまで残り5ヶ月となりました。

同大会では、約9割の競技会場が8km圏内に配置され、都市の中心で開催する「コンパクトな大会」として知られています。

一方、東京オリンピック開催期間の2020年7月24日から8月9日までの17日間は、交通機関や宿泊施設は相当な混雑が予想されています。

大会期間中の混雑によって、都内に務めるビジネスパーソンはいつも通りの出勤が難しいでしょう。

この通勤問題に対応するために、すでにテレワークや時差出勤などの多様な働き方を実践している企業もあります。

また、政府は「テレワーク・デイズ」や「スムーズ・ビズ」といった大会を設け、オリンピックを契機に多様な働き方を実践している企業を表彰しています。

今回は上記の大会で表彰された4社を取り上げ、それらの企業が直面した成果と課題についてご紹介します。

【1】オリンピック開催時に起こりうる通勤問題

本章では東京オリンピックの大会スケジュールを確認し、大会期間中の通勤問題に対して、東京都が想定している対処方法を過去のオリンピックの事例を踏まえながらご紹介します。

1-1. 東京オリンピック開催スケジュール

東京オリンピックは7月24日から8月9日までの約2週間、パラリンピックは8月25日から9月6日までの約2週間に渡って開催されます。

東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会によると、オリンピックの観客予定数は780万人、パラリンピックの観客予定数は230万人になると発表しています。

東京都の人口が約1,400万人であるため、予定観客数は東京都の人口の約半数にあたります。

この混雑が予想される状況に対して、多くのビジネスパーソンが不安に感じています。

株式会社サイボウズのアンケートによると、東京オリンピック大会期間中の通勤や仕事上の移動について「不安がある」と回答した人は約7割にのぼりました。

1-2.ロンドン2012大会の成功事例

ロンドン2012大会では、交通対策の一環として、大会の2年前から企業への情報提供や対策支援を開始しました。

また、大会の1年前からは一般市民に対する大規模な情報提供を実施し、大会の混雑低減に成功したと評価されています。

2012年大会当時のロンドン市内では、公共交通機関の利用者が通常の2,500万人から、大会期間中には3,320万人まで増加すると予測されていました。

しかし予測とは反して、大会期間中に公共交通の混雑はほとんど見られませんでした。

混雑が見られなかった要因として、多くの市民がオフィス以外の自宅などで働くテレワークや、出退勤時刻が柔軟フレックスタイム制度、有給休暇などを活用したことが考えられます。

実際に、ロンドン交通局のアンケートによって、ロンドン市内の8割以上の企業がテレワーク制度を導入していたことがわかっています。

また、大会の影響を受けるエリアに所在する企業の約半数が、働き方や通勤ルートの変更を社員に奨励したり、関連情報を提供したりしました。

この取り組みの影響は現在の働き方にも影響しており、大会終了後も10人に1人が、混雑を回避するために徒歩や自転車で通勤しています。

このように、ロンドン2012大会では企業の積極的な取り組みによって、大会期間中でも従業員に負担なく働くことができる環境を整備しました。

1-3.東京オリンピックでの対応策

上記で示したように、東京オリンピック大会期間中は交通に大きな影響を与えることが予想されます。

東京2020大会の交通マネジメントは、一般人や企業の自動車利用者に対する「道路交通マネジメント」と鉄道やバス事業者などによる「公共交通輸送マネジメント」に大別されます。

道路交通マネジメントと公共交通輸送マネジメントはそれぞれ独立したものではなく、相互に補完しあう取り組みです。

大会組織委員会は、大会期間中でも快適に公共交通機関を利用できるように以下の目標を立てています。

• 時差出勤やテレワークなどの取り組みにより、平日の15%程度交通減(休日並み)の良好な道路交通環境を目指す
• 乗客の需要分散を通じて、同程度の安全で円滑な鉄道の運行状況の実現を目指す

これらの目標を実現するために、東京海上日動リスクコンサルティング株式会社は、企業がこの目標を実現するために、以下の表のような対応が求められると指摘しています。

※「現時点での企業の取組状況」は同社によるヒアリングの所見
出典：東京 2020 オリンピック・パラリンピック競技大会で想定される交通マネジメントと企業に求められる対応

表からは、企業は「大会期間中の休暇取得」「テレワークの推奨」「時差出勤」「フレックス制度の導入」を検討していることがわかります。

しかし、これらの制度はすぐに実践できるものではなく、実践するなかでさまざまな問題が発生します。

第2章では、東京オリンピックを見据えて、参加企業がテレワークや時差勤務など、多様な働き方を実践した「テレワーク・デイズ2019」についてご紹介します。

また、その企業が多様な働き方を導入した際に得た成果と直面した課題について記載します。

【2】テレワーク・デイズ参加企業による成果と課題

本章では、2020年東京大会前の本番テストとして、参加企業がテレワークや時差出勤、サテライトオフィスなどの多様な働き方を実践し、その結果を報告する「テレワーク・デイズ2019」についてご紹介します。

「テレワーク・デイズ」とは

テレワーク・デイズとは、東京オリンピックの開催期間中の交通混雑緩和と、全国的なテレワークという働き方の定着を目的とした、テレワークの一斉実施を呼びかける国民運動です。

2017年より、東京オリンピックの開会式にあたる7月24日を「テレワーク・デイ」と位置づけて、テレワークの一斉実施を呼び掛けています。

2017年は約950団体・6.3万人、2018年は期間を5日間に拡大して実施し1,682団体・約30万人、2019年には2,887団体・約68万人が参加しました。

下記では、「テレワーク・デイズ2019」に参加した2つ企業を取り上げ、各企業がテレワークをおこなった際に直面した成果と課題についてご紹介します。

①NECグループ

テレワーク・デイズ2019実施概要

同社は、テレワーク・デイズ2019を東京2020大会期間に実施するテレワーク中心の働き方の全社での予行演習と捉え、2019年7～8月の間で在宅勤務を実践しました。

原則として、全社員が上記の図に記載されているA～Dの日程の中から、連続1週間の在宅勤務を実施しました。

首都圏地区在住で在宅勤務が難しい社員は、事前申請した事業場サテライトオフィスで勤務することとしました。

【テレワーク実施結果報告】

今回のテレワーク・デイズ2019の取り組みに参加した社員数は41,286人となり、2017年度の3,000人、2018年度の26,000人を大きく上回る参加者となりました。

テレワークに参加した社員からのアンケートによると、今回のテレワークの結果で得られた効果として、次のような声があがりました。

上記の表のように、移動時間の削減による業務生産向上や通勤時間に削減による時間の確保のように、テレワークによって削減した時間を有効活用できた効果を多くの社員が実感したようです。

他にも、職場でテレワークを活用する雰囲気が高まったことや、テレワークによってチームのパフォーマンスが向上できることが確認できた、といった意見もありました。

次に、5日間以上連続、5日間以上テレワークできなかった主な理由としては、当初から会議や研修が予定されていたことや、対面のコミュニケーションが必要な業務があった、という意見が多くありました。

また、コミュニケーションの方法や押印・紙資料の取り扱いを課題とする声も多くありました。

②株式会社メンバーズ

【テレワークに向けた事前準備】

株式会社メンバーズは、2019年7月24日～8月7日の約2週間、「テレワーク・デイズ2019」に参加しました。

期間中の2週間、晴海本社を閉鎖し、東京エリア勤務者の合計467人を原則全員在宅勤務としました。

この在宅勤務の取り組みを始める前、社員の反応として以下の声があがっていました。

実施に向けた準備①インフラ環境の整備

同社では、主にGoogle Meetを利用し「誰でも、どこでも、スマホからもテレビ会議接続可能」な環境を実現しました。

また、全社員にノートPCを貸し出し、重たいデータを扱う社員に対しては、MacBookを配布しました。

さらに、「これを見ればすべて書いてある」というコンセプトのもと、勤務ルールや注意事項、機器の取り扱い、外部オフィスの使い方などを網羅した「テレワーク完全マニュアル(計140ページ)」を事務局が作成し、事前に全社に配布しました。

実施に向けた事前準備②臨時オフィスの設置

同社は、シェアオフィスやレンタルスペースを会社契約し、臨時オフィスを設置しました。

設置場所は、吉祥寺や柏、船橋、大宮など郊外の主要な駅周辺にし、期間中にかかった費用は約100万円でした。

事前準備③社内書類のペーパーレス化・デジタル化の推進

同社は、契約書・請求書・発注書などの書類をペーパーレス化・デジタル化することにより、経理部門の社員も原則テレワーク勤務が可能になりました。

具体的には、社印(角印)を電子押印へ移行、発注・請求などの経理処理システムもデータ化しペーパレス化・デジタル化を進めていきました。

【テレワーク実施結果報告】

テレワーク実施期間終了後、社員に期間中の働き方についてアンケート調査を実施しました。

また、今後の働き方について、「来年のオリンピック期間中に問題なく、テレワークが可能か」に社員について質問したところ次のような回答になりました。

「問題ない」と回答した社員が69%、「来年までに解決可能」と回答した社員が18%にのぼり、約9割の社員が来年も問題なく遂行できるという意見でした。

上記の2社の取り組みを見てみると、テレワークの実践のカギは「入念な準備」であることがわかります。

メンバーズは、テレワーク実施期間に入る前から、テレワークの完全マニュアルやペーパーレス化・デジタル化を推進していました。

一方、NECは、サテライトオフィスを1,800席確保しましたが、情報を周知することが間に合わず、利用者は予想よりも大幅に少なかったです。

また、5日間以上テレワークできなかった原因として、押印や紙資料の取り扱いなどの声があがったことから、まだペーパーレス化が社内に浸透していないことがわかります。

第3章では、東京オリンピック大会時の交通緩和や東京での新しいワークスタイルの確立を目指す「スムーズビズ」についてご紹介します。

スムーズビズでは、さまざまな企業がテレワークだけでなく、時差出勤や有給休暇取得などの制度を活用した企業を表彰しています。

制度を浸透する上で欠かせない「入念な準備」を受賞企業はどのように進めていったのかを記載します。

【3】スムーズ・ビズ2019受賞企業の取り組み

東京都は、東京オリンピック大会期間中の交通混雑緩和に向けた交通需要マネジメント(TDM)、テレワーク、時差Bizなどの取り組みを「スムーズ・ビズ」と総称しています。

スムーズ・ビズで一体的に進めることで大会時の交通混雑の緩和はもとより、新しいワークライフスタイルや東京での企業活動のモデルの確立を目指しています。

本章では、スムーズ・ビズの活動報告会において、東京都からスムーズ・ビズの取り組みが特に評価された2社をご紹介します。

①e-Jan ネットワークス株式会社
(スムーズビズ推進大賞受賞企業)

【受賞理由】

スムーズ・ビズ期間中、ヒトの流れ、モノの流れ、普及啓発に関する取り組みを実施しました。

特にテレワークにおいては、全社員が期間中1人1回以上実施することを目標として活動を展開しました。

その結果、目標値に限りなく近い実施率98.8%を達成しました。

また、自社製品のDVDとライセンス証明書の納品をメール納品に切り替え、毎月の納品物発送件数を100件から5件へと減少させると同時に、社内のペーパーレス化も実現しました。

同社は、安全で快適なテレワーク環境をサポートするツール、「CACHATTO」を開発・販売しています。

しかし、従業員のテレワーク利用頻度は高くありませんでした。

そこで、東京オリンピックを来年に控えた今夏、自社の製品を積極活用し、自らもテレワークを推進すべく、スムーズ・ビズへの参加を決めました。

取り組みに苦労したこととして、e-Janネットワークスは「周知の重要性」をあげています。

昨年も5日間のテレワーク推進日を設けましたが、単に呼びかけをおこなうことにとどまったせいか、実施率は37%にとどまりました。

そこで今夏は、スムーズ・ビズ推進機関の2ヶ月前から、全社に向けて複数回にわたって、テレワークの意義を主張する説明会を開催しました。

社員の2割が外国籍社員ということもあり、英語での活動も開催しました。

個人の面談も実施し、地道に取組に向けた環境づくりをした結果、テレワーク実施率は98.8%にまで向上しました。

②京王電鉄株式会社 スムーズ・ビズ推進大賞 推進賞

受賞理由

京王電鉄は、鉄道事業者としてオフピーク通勤を促進する多彩な取り組みを実施しました。

時差通勤をおこなう通勤客に向けたポイントの加算やワークスペースの提供、さらに「京王ライナー 時差Biz号」を運行し快適な通勤環境の実現も含めて社会に貢献しました。

社内でもフレックスタイム制度の利用促進や年次有給休暇の取得奨励、サテライトオフィスの利用促進など職場環境の構築に取り組みました。

取り組みに苦労したことして、フレックス制度などのさまざまな制度を導入したものの、制度の内容が正しく伝わってなかったり、使い方がわからなかったりするケースがありました。

そこで同社では、eラーニングでフレックスタイム制度の利用方法を再周知したり、各制度を取り組み合わせた具体的な利用例を従業員に周知したりするなどして利用者を増加させていきました。

各制度の取り組みと趣旨を改めて周知し、これからの働き方を従業員自身が主体的に考えるよう努めました。

その結果、提示である18時前に退勤した従業員は2018年度に比べてのべ361人増加しました。

【4】まとめ

東京オリンピック大会期間中の交通機関の混雑で出勤できるのか不安に思っているビジネスパーソンは約7割います。

しかし、急にテレワークや時差出勤などの新たな制度を設けたとしても、周知する広報活動や説明会がなければ、従業員は利用しないでしょう。

また、在宅勤務を実施するにあたっても、コミュニケーションの問題やセキュリティの問題など、円滑に業務をおこなうためには「入念な準備」が不可欠です。

そこで、人事担当者は大会まで半年を切ったこの期間から、従業員が大会期間中でも不安なく、業務をおこなうために職場環境を整える必要があります。

本記事で紹介した4社の取り組みを参考に、大会期間中の働き方について考えてみてはいかがでしょうか。