仕事における生産性の向上や効率化に関して、「もっと早く仕事をするにはどうしたら良いか」など、日々考えながら取り組まれている方もいらっしゃるのではないでしょうか
ただ、どのような取り組みをすればいいのか、中には悩まれている方もいるかと思います。
そこで今回は、HR NOTE編集部にて、あらゆる観点から生産性向上、作業効率化に向けて役に立ちそうな項目を100個ピックアップしてみました。是非、ご参考にしていただけますと幸いです。
生産性をあげるための100の方法
業務改善
手が届きそうで届かないくらいの目標を具体的に設定しましょう。
達成しようとするモチベーションが高まり、目標に向けてどのくらいの進捗かも確認でき、PDCAを回しやすくなります。
一見すると複雑そうで、気持ちが乗らない業務でも、タスクを因数分解すると、何から手を付けるべきかがクリアになり、仕事に取り掛かりやすくなります。
ひとつ仕事を終わらせると気分が乗ってきて、次の仕事に取り掛かりやすくなるものです。
誰にも話しかけられることなく、雑音から離れ集中できるでしょう。
休憩後になかなかすんなりと仕事に入れない方もいるのではないでしょうか。休憩後に何をすべきか明確にしておくことで、スムーズに仕事に入ることができます。
ずっと考えていてもわからなかった答えが、誰かに聞くことによって一瞬で解決するなんてことは良くある話です。
聞くことは恥ずかしくありません。聞く相手や聞くタイミングを間違わないようにしましょう。
メールの受信BOXを開いて、送受信ボタンを押して・・・、なんてことをちょくちょく繰り返してはいませんか。
メールは一気にチェックするようにして、まずは目の前の作業に集中しましょう。
今やるべきことと、今やらなくてもいいことの判別をすることで、効率的な計画が立てられます。
事前に資料やアジェンダの共有、ゴール設定の明確化などを行い、会議をより実りのあるものにしましょう。
「そもそもその会議は意味があるのか？」と感じるものは辞めてしまってもいいかもしれません。
1日の仕事の流れをイメージし、後ろにどのような作業が残っているのか認識することで、ダラダラと仕事をすることなく、メリハリをつけて行動できます。
デスクが乱雑だと、落ち着いて仕事に取り掛かることができない方もいるのではないでしょうか。
また、資料を探すことに時間を取られ、生産性も下がってしまいます。
どの仕事がタスクとして手元にあるのかを把握することができ、頭の中を整理した上で仕事に取り掛かれます。
周りを上手く使うこともできるビジネスマンのスキルのひとつです。
自分ができる仕事の量にはどうしても限界があります。
コピー&ペーストから始まり、置換、ウィンドウの切り替え、検索、印刷、タブの追加など、ショートカットキーを覚えて活用すれば、業務効率が改善できます。
なかなか仕事に取り掛かれないときは、自分のやりたいことをまずは優先してはいかがでしょうか。
そうすることで、気分が乗ってきて他の業務にもスムーズに移れることでしょう。
どのくらいのタスクを抱えているのか、頭の中でモヤモヤしていることを可視化することで、精神的にすっきりします。
「意外とタスクがあるな」「なんだこのくらいか」と整理することもできます。
ただ漠然と仕事に取り掛かるのではなく、「誰かが既に似たようなことをしていないか」「そもそもこの作業は必要なのか」「代用できないか」などを考える時間を取ると、生産性の向上につながることもあります。
失敗してしまったものは、後悔をしていても何も変わりません。ネガティブな感情を引きずったまま仕事をして生産性を落とすよりは、早々に切り替えて仕事をするべきです。
メールであれば定型文、パワーポイントであればテンプレートなど、コピペや引用で効率的に作業ができるようにしましょう。
「大事な仕事」は何かを見極め、そこに重点的に時間を割くようにしましょう。
例えば、トイレに行くときなど、捨てるゴミはないか、何かついでに片づけられるものはないかを意識してみましょう。
松井秀喜氏のエピソードでも有名ですが、終わったことに対する後悔や、他人からの評価など、気にしても変わらないものに時間を使うよりも、目の前のことに集中をしていきましょう。
暑すぎても、寒すぎても仕事に集中することができません。
男女や場所によっては体感温度に差があるので、上手く調整していきましょう。
ゴールに向かって業務を行う上で、意識や考え方のズレが時間のロスにつながることがあります。
自分の考えを明確に伝えることで、意見のすり合わせができ、ゴール向かって最短距離で走ることにつながります。
「この仕事は何のために行っているのか」目的意識を持つことで、ブレずに最短距離でタスクをこなすことができます。
自分の強みが活かせることは何かを理解しアピールできれば、その強みを発揮できる環境で仕事ができることにつながり、生産性高く業務を遂行できるでしょう。
違った環境で仕事を行うと、新鮮な気持ちで仕事に取り掛かることができます。
成功パターンを見つけ徹底することで、自分の仕事の型ができ、業務の効率化につながるでしょう。
自分に合わないイスに長時間座っていると、疲れが溜まりやすく、仕事へも影響してしまいます。
特にデスクワークが多い方は、イスを見直してみてはいかがでしょうか。
これは段取りともいえますが、会議に臨む際や業務に取り掛かる際に、事前に情報収集を行ったり、道筋をイメージしたり、どうすればより効率的にできるかを把握して動きましょう。
仕事の成功をイメージすることで、成功するためにどのようなステップが必要かを考えることができます。
成功するイメージに執着し物事を計画していくことで、スケジュールに関しても細かな調整が行えます。
「やっているうちに見えてくる」ではなく、「これは何にために行うものなのか」ということを明確にしてから取り組まなければ、後から目的意識のズレやブレにより多くのムダが発生することでしょう。
自信を持つことで、すぐに実行に移すことができ、また迷いも少なく、ブレずに意欲的に仕事に取り掛かれます。
「面倒だな。いつやろうかな。どうしよう」とぐだぐだ考えているだけでは、1歩も前進できません。
迷っているのが、一番無駄な時間です。とりあえず着手しましょう。
自分の仕事に役立ちそうな知識は、積極的に吸収する姿勢を持ちましょう。
新たな知識を吸収することは、仕事を効率化することにつながっていきます。
パソコンやスマートフォンから出るブルーライトは、眼や身体に大きな負担をかけると言われており、長時間パソコンに向かって仕事をしており、目の疲れを感じる方は、ブルーライトをカットできるメガネを使用してはいかがでしょうか。
ラグビーの五郎丸選手のように、ルーティーンによって集中力を高める方法もあります。
例えば、コーヒーを飲んで仕事に取り掛かる、歯を磨いて午後の仕事に臨む、顔を洗うなど、集中するためのスイッチをつくりましょう。
資料をまとめることが苦手、Excel管理がヘタ、スケジュール管理が煩雑になってしまうなど、苦手意識をそのままにせず、苦手なことは必ず直すことが効率化につながります。最初はつらくても慣れてしまえば、一気に生産性が上がるでしょう。
ポジティブな人と一緒にいると、やる気が湧いてきます。
反対に、ネガティブな考えを持つ人と過ごすことは、やる気が下がり、生産性を下げてしまうことにつながります。
「ライバルに負けたくない」という気持ちが、集中力を高め、意欲的に仕事に取り掛かれるようにしてくれます。
ゴールから逆算して物事を考えることで、必要な要素だけを抽出でき、明確な目的意識を持って仕事に取り掛かることができます。
翌日の仕事のスケジュールとそれをこなすイメージを考えることで、頭が整理され、スムーズに仕事に取り掛かれます。
「自分は集中して作業に取り掛かれる」と脳に思い込ませましょう。
言い続けることでいつの間にか集中して作業に入れているなんてことも。
生産性向上のための様々な施策を実行に移したとしても、習慣化できなければ意味がありません。
自分に役に立つと思ったものは、自然と行えるまで繰り返し行っていきましょう。
業務改善~捨てる編~
多くの仕事を抱えすぎてしまうと、あれもこれもと、ひとつの作業に集中できずに生産性が落ちてしまいます。
FacebookやTwitterなどを何気なく細かく見ている人はいませんか、大事な情報源ではありますが、時には全てを遮断し、作業に打ち込むようにしたほうが生産性は上がるでしょう。
他のことに気を散らされることなく、目の前の仕事に全集中力を注ぐことができます。
「緊急かつ重要」「緊急ではないが重要」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」というマトリクスの話を聞いたことがある方は多いと思います。ここの「緊急でも重要でもない」タスクをいかに捨てるかで生産性は変わってくるでしょう。
時間をかけて「100%できた」と感じていても、上司からみると足りない点があったり、そもそも方向性がずれていたり、変更したり、ということも起き、無駄な時間を費やしていたなんてことになることもあります。
「80点」の仕事を心がけ、仕事のスピードを上げることに注力することも時には大切です。
「どうすれば効率的に仕事ができるだろうか？」「どうすればシンプルにすることができるだろうか？」ということを常に意識し、生産性向上に努めましょう。
ちょっとSNSを見たい、ちょっとメールを見たい、楽しそうな話に加わりたい、そのような誘惑があっても、目の前のタスクに注力しなければいけないときは、それらを断ち切る意思の強さが必要です。
あれもこれもと難しいタスクを「お客様のため、会社のため」と思い請け負ってしまうと、後で痛い目を見ます。
本当にそれは相手にとって重要なのか、意味があるのか、自分が請け負うことで実現できるのかをしっかり考えましょう。できるビジネスマンは上手く断り、無駄なタスクを増やしません。
「なんとなくやっている」というだけの理由しか見当たらない習慣や癖があり、それが意外と時間を取っているようであれば、無くすように心がけましょう。
一緒にいると、余計な作業や、無駄な闘い、ストレスなどが蓄積していきます。なるべく関わらないようにするのがベストです。
複数のことを同時に処理することは、1つずつ作業に集中したときに比べてパフォーマンスが落ちる傾向にあります。
自分の仕事のやり方でもっと効率的なものがないか、無駄なものはないか、定期的に見直しましょう。
時間管理系
まだ体が疲れていないフレッシュなときに、頭を使う複雑な業務や重要な業務をこなしてしまいましょう。
これにより、スケジュールに余裕が生まれるため、精神的にも余裕が生まれます。
仮に作業が後ろ倒しになってしまった際も、空きスケジュールで上手く調整することができます。
仕事をしていくうちにどうしても頭が働かなくなる時間帯が出てきてしまうものです。その時は、何も考えずにできる単純作業をタスクに残しておき、その作業を行いましょう。
頭が冴えてきたらまた別の複雑な作業などに切り替えましょう。
仕事にかける時間を「○○分で行う」「●●時までに終わらせる」と設定することで、目標に到達するために、より一生懸命仕事に取り組めます。
あまり考える必要が無いルーティンワークを、前日の夜に行ってしまいましょう。
スーツ、シャツ、ネクタイ、明日会社にもっていく書類など準備しておき、気持よく朝を迎えましょう。
仕事のメリハリを使う上でいかがでしょうか。スケジュールを正確に管理していくためにも時間の感覚を常に持っておくことにもつながります。
自分の頭と体が最も有効に働く「ピーク」がいつか理解するように努めましょう。その日の難しいタスクはピークタイムに行うようにし、頭が働かない時間帯は単純作業を行いましょう。
朝にあまり人がいない状況で仕事をすることで、誰にも話しかけられることなく、効率的に業務を行うことができます。
作業時間を把握することで、スケジュールの確保ができ、またその時間を基準に「明日はもっと短縮してみよう」「周りと比べてどのくらいだろう」などと、さらなる時間短縮を図ることができます。
満員電車に1時間揺られている時間を無くすこともひとつの方法です。
疲れやストレスも減りますし、時間短縮にもなります。
平日の夜に予定を入れることで、それまでに終わらせようという心理が働き、集中力が増すことでしょう。
前倒しで終わらせるという意識を持つことで、時間内に終わらせることにつながりますし、集中して業務に取り掛かれます。
短時間集中して作業したら少し休憩をはさみ、再び短時間集中・・・と繰り返すことで集中力を持続させる方法です。
ツールの活用
「ありがとうございます。」や「お疲れ様です。」など、よく使用する文章をあらかじめ登録しておけば、業務のストレスや手間が軽減されます。
「chatwork」や「Facebookメッセンジャー」のように、メールよりも気軽にコミュニケーションが取れるチャットツールの活用はいかがでしょうか。時間の短縮につながります。
「Googleカレンダー」など、PC・スマホの両デバイスで使用でき、スケジュール調整やタスク管理が行えるツールを活用すれば予定の把握・管理が行いやすくなります。
付箋を整理する感覚でToDo管理ができる「Trello」に代表されるような、タスクをWeb上でメンバーと共有しながら管理できるツールの活用もオススメです。
「Dropbox」「Evernote」など、Web上にメモ書きを残したり、気になるWebサイトを保存したり、後で見返したい情報をストックしておけるWebサービスを利用することで、いつでも簡単に情報を収集・活用することができます。
日々新しいお役立ちサービスが生まれています。
自分に合った新しいサービスはないか常にチェックしておきましょう。
食関連
人間にとってブドウ糖は燃料のようなもので、脳を覚醒させ、臨戦態勢にしてくれます。
ダークチョコレートやナッツ、ブルーベリーなどが脳に効くらしく、近くのコンビニでも購入することができるでしょう。
食べ過ぎるとお腹が苦しくなったり、眠くなったり、午後の業務に支障が生じることもあります。
コーヒーやお茶、エナジードリンクを飲み、体をシャキッとさせましょう。
普段あまり水を飲まない人が多くの量を飲むと、疲労や眠気、頭が回転しないといった感覚を感じることが少なくなり、逆に普段多くの水を飲んでいる人が、少ない量に制限されると、満足感や前向きな気分、エネルギーが低下したという研究結果もあるとのことです。
朝にカレーライスを食べることで、「ヤル気を高め」「集中力を持続し」「ストレスを抑制する」効果があるとのことです。
朝食を食べることで、脳へのエネルギーとなり、活性化します。
健康にも気を使ってなるべくバランスの良い食事を心がけましょう。
朝にストレッチを行うと、交感神経が刺激され、1日を始めるために必要なエネルギーを効率よく目覚めさせることができます。
定期的な運動は、ストレス解消につながります。運動は心身の健康をキープするために欠かせません。
筋トレを行うことで、脳内物質が分泌され、活性化します。
また、筋肉がついて体つきが良くなれば、頼られる雰囲気を醸し出すことができ、自分の自信にもつながります。
スタンディングワークは、集中力の増加や疲労軽減などの効果があるとのことで、取り入れている企業が増えています。
ちょっとした指回し運動で、読書スピードや計算力が1～3割程度アップするとのことです。
指を回すだけで集中力がアップすることで頭に情報が入りやすくなります。
リラックス
昼寝を推奨している会社もありますが、どうしようもなく眠いときは15分でも良いので眠りに入ると、その後の状況は劇的に改善するでしょう。
寝不足のときは集中力が低下すると言われていますが、物事への満足度や生産性、健康、思考能力など多くのことに対して悪影響を与える模様です。
適度な休憩を入れると脳がリフレッシュされ、より効率的な仕事ができます。時には思い切って休みましょう。
外に出ると、気分がリフレッシュされ、気持ち新たに仕事に取り掛かることができます。
眠くなったときは、洗面台で顔を洗ってすっきりさせましょう。
アイマスクやマッサージ器具、観葉植物などの癒し用のグッズがあると、疲れた時にリフレッシュでき、また意欲を持って仕事に取り掛かれることでしょう。
音楽は人の心を鼓舞してくれるのと同時に周りの雑音をシャットダウンして集中力を高めてくれます。
ガムを噛むことであなたのストレスを減らすだけでなく、注意力も高まりミスも減らせるので生産性が高まります。
ただし、職場での態度が悪いと思われないようにしましょう。
植物が持つ香りや有効成分によって、健康維持や疲労回復の効果をもたらしてくれます。
バジル・レモン・ローズマリー・ペパーミント・ユーカリなどが集中力を高めてくれます。
プライベートが充実することで、モチベーションの向上や生産性向上につながります。
集中力が途切れたと感じたら、短いお喋りで気持ちの切り替えと脳のリフレッシュをしましょう。
仕事が終わった後の自分へのご褒美を設定しておくと、さらにやる気が出て集中力維持にもつながります。
楽しい予定が決まると、それが目標になり、大きな励みとして生き生きと仕事に取り組めるでしょう。
瞑想をするだけで、ストレスが軽減され、集中力の向上、脳の活性化につながるとのことです。10分程度でいいので取り入れてみてはいかがでしょうか。
最後に
いかがでしたでしょうか。
今回挙げたものの中から自分に合うものを見つけ、生産性向上につなげてみてはいかがでしょうか。
ポイントは、実践しようと決めたことに対して、徹底的に繰り返し習慣化できるかどうかの「徹底力」だと思います。
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