リファレンスチェックとは?活用方法やリファレンスチェックサービスをご紹介

リファレンスチェックとは?活用方法やリファレンスチェックサービスをご紹介

リファレンスチェックとは?質問内容や頼めない場合の対処法、違法なケースを紹介

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※本記事で紹介しているサービスの一部は、サービス提供企業様の広告として掲載しております。

苦労をして中途採用をおこなっても、ミスマッチを理由に早期離職する人がいることに頭を抱えている人事担当者も多いでしょう。

エントリーシートや面接だけでは応募者の本質を見抜くことは難しい場合もあります。そこで注目を集めているのがリファレンスチェックです。

本記事では、リファレンスチェックとは何か、実際にどのように実施されているかなどについて紹介します。また、法対策やセキュリティに強いリファレンスチェックサービスも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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1. リファレンスチェックとは

企業は、求職者から提出してもらった応募書類の内容をもとに採用活動をおこないます。

しかし、応募書類の内容と事実が異なった場合、採用後に影響が出る可能性があります。また、企業側の期待と採用者の実力に差があり、働きづらくなって早期離職するケースも少なくありません。

このように、応募者が提出した書類が事実と異なっていないかを確認しないまま採用することは、双方にとって大きなリスクを伴います。この問題の解決策として注目を集めているのが、リファレンスチェックです。

1-1. リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、書類に書かれている職務遂行能力や性格などが事実と合っているかを確認することです。特に欧米や外資系企業で盛んにおこなわれています。

1-2. リファランスチェックの目的

応募者の言葉だけでなく、第三者にこれまでの仕事内容や人柄を確認することで、書類や面接時の姿と実際の姿とのギャップを減らし、採用リスクを低減させるのが主な目的です。

1-3. リファランスチェックは誰に頼む?

リファランスチェックは、前職の上司や同僚に依頼するのが一般的です。応募者をよく知る人物から、応募者の過去の業務実績や人物像などを聞き取ります。

なお、採用先企業でリファランスチェックをおこなうのは採用担当者がほとんどです。企業によっては転職エージェントに、金融機関などでは第三者にチェックを依頼し、応募者が申告する情報と相違がないかを確認します。

1-4. リファランスチェックの流れ

リファレンスチェックの具体的な流れは、下記の4ステップです。

【リファレンスチェックの流れ】

  1. 応募者に対してリファレンスチェックの目的および実施することを伝える
  2. リファレンスチェックを実施することに対する承諾を得る
  3. リファレンス先を決める
  4. リファレンスとなってくれる人と連絡を取り、応募者について、職務遂行能力や人柄について情報を調査する

リファレンスチェックは通常内定前後(オファーレター前後)に実施することが多いです。

「リファレンスチェックで選考に落ちる」というケースは少数ですが、経歴詐称や重大なトラブルを起こしていたことなどが見つかった場合は、合否に関わるケースがあります。

リファレンス先の探し方は大きく2通りあります。1つは自社で探す方法、もう1つは応募者に提案をしてもらう方法です。前職の上司2名に依頼することが一般的ですが、頼めないケースもあるので、詳細は後ほど解説します。

1-5. リファレンスチェックと前職調査の違い

リファレンスチェックと似た調査として前職調査があります。

後ほど解説しますが、リファレンスチェックは、人間性や職務遂行能力、コミュニケーション能力に関する質問が中心です。

それに対して前職調査は、主に経歴に偽りがないか、金銭的なトラブルがないかなどの質問がほとんとです

前職調査は、従来、応募者が働いていた企業に直接問い合わせをおこなっていました。しかし、個人情報の保護に関する法律の整備が進んだため、現在は個人情報を入手するのが難しくなりました。その結果、前職調査を実施する企業は減少しています。

1-6. リファレンスチェックを実施するメリット

リファレンスチェックは、社外の人に協力してもらう必要があります。

そこまで手間をかけて、チェックするメリットがあるのでしょうか?リファレンスチェックを実施する3つのメリットを紹介します。

公正な選考をおこなえるため

履歴書に記載されている内容に虚偽があると、公正な選考を実施できません。リファレンスチェックによって応募者の経歴や職歴に虚偽がないかを確認することは、公正な選考につながります。

また、応募者に関する情報が増えれば、より公正な判断を下せるようになります。

応募者を多角的、客観的に吟味できる

エントリーシートや面接は、あくまでも応募者本人によってアピールがおこなわれるため、応募者の主観的な要素が強くなってしまいます。

応募者にリファレンスチェックを実施することで、前職の上司などの客観的な視点で、応募者の能力や人柄を多面的に把握できます。

その内容と面接官の印象とを合わせることで、応募者の姿をより正確に見極めることができるようになるでしょう。

ミスマッチの防止

以下の表からわかるように、ミスマッチは「労働条件」「人間関係」「仕事内容」が原因で起こりやすいと考えられます。このうち、「人間関係」と「仕事内容」に関しては、リファレンスチェックによってミスマッチを防止できる可能性があります。

参考:『独立行政法人 労働政策研究・研修機構』資料シリーズNo.171

リファレンスチェックでは、応募者の価値観や職能、人間関係の築き方などを客観的な視点で把握することができます。これらの情報があれば、応募者が自社の社員と融和性があるか、どのような仕事が適任かをより判断しやすくなるはずです。

さらに、前職の人との関わり方がわかれば、どのような人と仕事をさせたらいいのかがわかり、最適な人員配置につながります。

また、本来は会社との価値観等がマッチしないのに、面接の場面では普段の自分と異なる姿を演じたため生じるミスマッチの予防にも、リファレンスチェックは有効でしょう。

2. リファランスチェックの具体的な質問内容

リファレンスチェックでは、「どのような質問をするか」も重要です。

リファレンスチェックをしていただく方も通常の業務をしながら対応することになるため、多くの時間を割くようなチェックは避けなくてはなりません。短時間でいかに必要な情報を得るかが鍵となります。

ここでは、過去に使われた質問内容を紹介するので、参考にしてみてください。

  • 応募者との関係性を教えてください。
  • 一緒に仕事をしたのはどれくらいの期間でしょうか?
  • 応募者は前職でどのようなお仕事をしていましたか?
  • リーダーシップを発揮しましたか?その結果、どのような影響を及ぼしましたか?
  • 仕事上でよい変革をもたらしたか?具体的な例があれば教えてください。
  • 応募者の長所および短所を教えてください。
  • 職場でどのような人でしたか?人間性を含めて教えてください。
  • もう一度一緒に働きたいと思いますか?回答に対する理由も教えてください。
  • 個人、チームどちらで働くことに適していると思いますか?
  • コミュニケーションをとることはできていましたか?
  • 部下がいた場合、部下の教育はできていたでしょうか?
  • 問題解決能力や決断、決定力はありましたか?
  • 今後、改善すべき点はありますか?

質問する際に、期待している回答を考えておくと効率が良くなります。

仮に期待と異なる回答が返ってきたときに「なぜそうなったのか」について聞くこともでき、さらに深く応募者のことを知るチャンスとなります。

3. リファレンスチェックを実施すべき企業の特徴と活用方法

ここまで、リファレンスチェックの内容についてお伝えしてきました。

リファランスチェックは多くの外資系企業で実施されています。日系企業でも今後導入が増えることが予想されていますが、リファランスチェックを導入すべき企業には特徴があります。

ここでは、リファレンスチェックを導入すべき企業の特徴と活用方法を紹介します。中途採用における課題を解決するヒントになるかもしれません。

3-1. 価値観の違いにより早期離職が起こりやすい企業はリファランスチェックの効果を得やすい

人材不足が社会問題となっている現在、採用にはさまざまな悩みがあるでしょう。中途採用においては、「応募者が少ない」「希望した人材が集まらない」といった悩みがあげられます。

そのような状況で、苦労の末、人材の採用に成功したにも関わらず、早期離職されてしまうことも少なくありません。実際、新卒の入社3年以内の離職率は3割なのに対し、中途採用では5割です。

【参考】中途採用後のケアは大丈夫? 転職者の定着率を上げるために大事なポイント

早期離職は採用や教育にかけたコストが無駄になるため、企業にとって致命的な問題です。中途採用者が早期離職する原因として価値観のミスマッチがあげられます。

前職と同じような業務であったとしても、会社によって仕事の進め方や、目指しているビジョンが異なることも珍しくないでしょう。そのため、単に専門のスキルをもっているだけでは、即戦力として会社の利益に貢献することはできません。

採用の段階において、応募者が自社の仕事の進め方や価値観とマッチするかを見極めなくては、早期離職を防ぐことはできません。早期離職の防止にはリファランスチェックが有効と言えるでしょう。

3-2. リファレンスチェックの活用方法

これまで価値観のミスマッチによる早期退職に悩む企業に注目されているのが、リファレンスチェックです。

先ほどもお伝えしたとおり、リファレンスチェックは応募者の職務遂行能力だけでなく、価値観や人間関係の築き方、コミュニケ―ション能力まで応募者本来の姿を知ることができます。

そのため、自社の価値観、期待する人物像とマッチするかどうかを判断しやすくなります

その結果、採用時の価値観のミスマッチを減らすことができ、早期離職を防ぐことができるのです。

4. リファレンスチェックの注意点

近年、いかに個人情報を保護するかが重要視されています。そのため、リファランスチェックをおこなう場合は、個人情報保護法など法令に違反しないよう十分な配慮が必要です。

4-1. リファランスチェックで違法になるケース

リファレンスチェックは、正しく実施しなければ違法になります。

2005年に施行された個人情報保護法により、第三者に個人情報を提供する際は、下記の条件を満たすことが必要になりました。

  • 本人から「事前の同意」を得ること。
  • あらかじめ、本人に個人データを第三者に提供することを通知、または認識できる状態にしておき、本人が反対しない限り同意したものとみなす。

このように個人情報保護法によって、本人の同意なしで個人情報を提供することは禁止されているため、リファレンスチェックも本人の同意なしでおこなうと個人情報保護法に抵触して違法となります

そのため、自社でリファレンスチェックするときには、実施手順に気をつけましょう。

5. リファランスチェックでよくある7つの質問

ここでは、リファランスチェックを実施するにあたってよくある7つの質問にお答えします。

5-1. リファランスチェックを頼めない場合は?上司への頼み方は?

リファランスチェックは、前職、あるいは現職の上司に頼むのが一般的です。応募者の仕事ぶりや人間性をよく知る人物に依頼できなければ、リファランスチェックをおこなう意味が薄れてしまいます。

リファランスチェックを依頼する人の優先順位は以下の通りです。

  • 応募者の前職(現職)や前々職の上司・同僚・部下
  • 応募者の顧客・クライアント
  • 応募者の大学時代の友人や、研究室の教授など

リファランスチェックを依頼する人物は前職(現職)の上司や同僚を優先するのが望ましいですが、退職してほしくない、人間関係が良好でない、個人情報を話せないなどの理由から、頼めないケースも出てくるかもしれません。

その場合は、依頼しやすい別の人物に頼みましょう。ただし、できるだけ前職(現職)の上司や同僚を優先するという前提は変わりません。リファランスチェックの本来の目的を達成するために、そして、応募者の本質を見極めるためには依頼者選びも重要になります。

なお、リファランスチェックの頼み方は、以下の手順に従っておこないましょう。

  1. 打診:タイミングを見計らって打診し、必要性や概要を丁寧に説明して理解を得る
  2. 内容説明:転職先の仕事内容やポジションを伝え、どのように回答して欲しいかを具体的に説明する
  3. お礼:採用結果を待たず、リファランスチェックに時間と手間をかけてくれたことに対してお礼の気持ちを伝える

5-2. リファランスチェックを実施するタイミングは?内定前?最終面接前?

リファランスチェックを実施するタイミングは企業によって異なります。しかし、あまり早い段階で実施すると、リファランスチェックに抵抗のある応募者の選考離脱のリスクが高まってしまいます。

一般的に、リファランスチェックを実施するタイミングは最終面接前か内定前のいずれかです。

最終面接前におこなうメリットは、リファランスチェックの結果を知った上で面接に望める点です。一方、内定前のメリットは、ほぼ内定が決まった状態でリファランスチェックを依頼できるので、有益な情報を得やすいことが挙げられます。しかし、リファランスチェックの結果を参考に最終面接を実施できないので、対面によって応募者の本質を見抜くことは難しいと言えるでしょう。

5-3. リファランスチェックはほぼ内定が決まっている証拠?落ちたら内定も取り消し?

先述の通り、リファランスチェックには本人の同意が必要です。そのため、応募先企業からリファランスチェック実施の連絡がきた場合は、内定の見込みがあると判断できます。

しかし、リファランスチェックを実施するタイミングは企業によって異なるため、最終面接よりも前にリファランスチェックの同意依頼がきた場合は内定が決まっているとまでは言い切れません。リファランスチェックの結果も選考に影響する可能性があることを覚えておきましょう。

リファランスチェックに落ちたからといって内定が取り消されることはほぼありません。なぜなら、内定決定後の取り消しは違法行為に当たるからです。ただし、経歴や犯罪歴に詐称があることが明らかになった場合は、内定が取り消されることもあります。

なお、リファランスチェックで落ちる主な要因は以下の3つです。

  • 経歴詐称や犯罪歴がある場合
  • 価値観や能力などが、企業の求める人材マッチしない場合
  • リファランスチェックの結果と面接時の話に明らかな乖離がある場合

リファランスチェックだけで合否が決定することはありませんが、採用において重要なポジションにあることは間違いありません。

5-4. リファランスチェックを拒否したら不採用になるって本当?

リファランスチェックを拒否すると、応募先企業からマイナスのイメージを持たれてしまう可能性はあります。しかし、リファランスチェックを拒否したことが不採用の直接的な原因になることはありません。

リファランスチェックに強制力はなく、以下のように実施できない理由もあるからです。

  • 在職中で、勤め先に内緒で転職活動をおこなっているため
  • リファランスチェックを依頼できる人がいないため

応募先企業からリファランスチェックの依頼を受けた場合、応募者はできるだけ対応するように努めるのが好ましいですが、どうしても対応できない場合は拒否しても構いません。

5-5. リファランスチェックで転職がバレる可能性はある?

結論から言うと、リファランスチェックで転職がバレることはありません。というのも、リファランスチェックは以下の流れで実施されるからです。

  1. 応募先企業から、応募者に対してリファランスチェックがおこなわれることが通知される
  2. 応募者が承諾、あるいは拒否する
  3. 承諾した場合、リファランスチェックの依頼者を選考・決定する
  4. リファランスチェックが実施される

つまり、2の工程でリファランスチェックを拒否すれば、転職をしようとしていることがバレることはありません。

5-6. リファランスチェックで替え玉やなりすましはできる?

リファランスチェックを依頼できる人がいない、経歴などがバレると困るなど、応募者にとってリファランスチェックが不都合な場合、替え玉やなりすましを企むケースがあります。

替え玉、なりすましの具体的な内容は以下の通りです。

  • 応募者が、現職(前職)の上司などになりすましてリファランスチェックを実施する
  • 友人や代行業者が現職(前職)の上司などの替え玉としてリファランスチェックを実施する
  • 履歴書や職務経歴書の内容を詐称する

このような詐称がおこなわれると、リファランスチェックを実施する意味がありません。そのため、応募企業は以下のような方法で替え玉やなりすましを見逃さないように対策を講じることが大切です。

  • 推薦者の生年月日や住所など、身元確認情報を照合する
  • 推薦者が在職する人物か確認するため、推薦者の会社に電話連絡をする
  • 推薦者に対して、応募者との関係性や仕事における詳細を確認する

なお、リファランスチェックサービスでは、推薦者がなりすまし、替え玉をおこなえないような対策がとられています。安心・安全なリファランスチェックを実施したい場合は、チェックサービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

5-7. リファランスチェックを頼まれたらどうする?

もし、自社の従業員がリファランスチェックの推薦者になった場合は、できる限り回答しましょう。その際は、以下のポイントに注意して誠実に対応することが大切です。

  • 応募者のありのままを伝える
  • 具体的なエピソードを添える
  • 誰にでもわかる用語・表現で伝える

リファランスチェックが採用にどの程度影響するかは企業によって異なります。しかし、リファランスチェックを実施するということは、元部下や同僚などの転職に何らかの影響があることは確かです。

虚偽の報告をするようなことは避け、ありのままを伝えるようにしましょう。

6. 法対策やセキュリティに強いリファレンスチェックサービス5選!

応募者の個人情報を扱うリファレンスチェックは、専門的な知識がない方が実施すると「知らずしらずのうちに個人情報保護法を違反していた」といった事態になりかねません。

そこで、「リファレンスチェックに特化したサービス」を利用すれば、安心して応募者の情報が正しいかどうか確認することができます。

本記事では、企業のリファレンスチェックを支援する5つのサービスをご紹介します。

back check(バックチェック) | オンライン完結のリファレンスチェックサービス

【特徴】

  • オンラインで手軽に実施できるため、短い期間で、高い回答率のリファレンスチェックが可能に
  • 書類選考や面接だけでは分からない、採用候補者の経歴や実績に関する情報をレポートとして集計できる
  • 個人情報保護法に遵守した設計になっており、実施に経験がない、利用方法や運用に不安がある方にも、簡単な操作で利用できる
サービス名:back check(バックチェック)
提供会社:株式会社 ROXX
URL:https://backcheck.jp/

TASKEL(タスケル)|リファレンスチェックを第三者機関(セカンドオピニオン)に依頼できるサービス

【特徴】

  • ネガティブな身辺調査ではなく、採用予定者への前職での評価や魅力、退職理由をしることができる
  • 1名から利用できるプランがある
  • SNSを中心に、webに関する風評のみを、調査するプランがある
サービス名:TASKEL(タスケル)
提供会社:株式会社HRRT
URL:http://taskel.jp/about.html

MiKiWaMe (ミキワメ)| リファレンスチェック・WEB風評被害サービス

【特徴】

  • 初期費用無料、1件2万円とリーズナブル
  • 弁護士監修のもとコンプライアンスを遵守しているため安心して利用できる
  • ウイルスのリスクや無数にある情報からピンポイントで情報をピックアップできるネット監視システムを用いた業界トップクラスの技術力を持つ
サービス名:MiKiWaMe (ミキワメ)
提供会社:株式会社HRRT
URL:http://mikiwame.jp/

リファレンスチェックサービス|ヘッドハンティングのジーニアス株式会社が代行

【特徴】

  • ヘッドハンティング・エグゼクティブサービスの一環として提供
  • 客観的な調査レポートに加えて、採用のプロフェッショナルがインタビューすることにより、採用予定者の能力・状況をレビューすることが可能
  • 「思考/遵法チェック」「生活/経済チェック」「職務遂行能力チェック」など、豊富な調査項目がある
サービス名:リファレンスチェックサービス
提供会社:ジーニアス株式会社
URL:https://www.genius-japan.com/solution/refarence/

oxalis(オキザリス)|オンライン自動リファレンスチェックサービス

【特徴】

  • 採用予定者へのリファレンス提出依頼や推薦者へのリクエスト、お礼からフォローアップまで全てオンラインで完結する
  • 求職者は、面接だけで表現しきれなかった自分の資質を、第三者からアピールしてもらえる
  • 提出されたリファレンスシートは、しっかりとセキュリティ管理されたoxalisサーバーに保存される
サービス名:oxalis(オキザリス)
提供会社:LIF株式会社
URL:https://www.oxalis.co/

7. リファランスチェックで採用後のミスマッチや早期退職のリスクを減らそう

人材不足が社会問題となっている現在、中途採用が盛んにおこなわれています。しかし、中途人材を採用したとしても、早期離職されるケースが多く、悩んでいらっしゃる人事担当者も多いかと思います。

早期離職の要因の一つとされているのが、価値観のミスマッチです。この価値観のミスマッチによる早期離職を防ぐ手段として、リファレンスチェックがあります。

リファレンスチェックは、エントリーシートや面接だけではわからない、前職などでの職務遂行能力やコミュニケーション能力、適用力などを前職の上司や同僚から知ることができ、価値観が自社とマッチしているかを確認できます。

従来の採用方法や対策で中途採用の早期離職を防げない場合、リファレンスチェックを導入が解決策になるかもしれません。

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