2019年4月から施行された『働き方改革関連法』により、多くの企業が働き方改革の実現に向けて、「長時間労働の是正」や「非正規社員と正規社員の格差改善」など、さまざまな取組みを実行しようと動き出しているのではないでしょうか？
今回はそんな働き方改革の促進に役立つペーパレス化のノウハウと、ペーパレス化に向けたソリューションツールを選ぶ際のポイントについてご紹介したいと思います。
ペーパレス化が働き方改革に与える影響とは？
ペーパレスという言葉は、単純に訳せば“紙を使用しない”ことを意味しますが、ビジネスにおけるペーパレス化とは何を意味するのでしょうか。
ペーパレスとは、紙に依存しない業務への変革を目指す取り組みで、紙中心だった日本の業務プロセスを効率化する手段の一つだといえるでしょう。
では、ペーパレス化は働き方改革にどのように寄与するのでしょうか。ペーパレス化は、紙に依存しているためオフィスでしか実行できなかった固定的な業務プロセスを、大きく変えることができます。
想像してみてください、業務プロセス全般が紙に依存しなければ、何時でも何処からでも、必要な処理を実施し、プロセスを前に進めることが可能です。つまり、働き方改革を推進するために必要な要素の一つがペーパレス化なのです。
しかしながら、日本では旧来の商慣習から、紙や印鑑を要求する業務プロセスが多く存在し、特に組織や企業を跨いだ業務プロセスにおいては、まだまだ紙を利用しているケースがみられます。
働き方改革の目的の一つは、働き手のライフスタイルに合わせた多様な働き方を提供することです。
紙を中心とした業務プロセスでは、承認や決裁等の処理が権限者の在籍する物理的な場所や時間に依存したり、他企業・組織との間の取引処理において送付・返送の受取等で郵送やFAXを利用するため、物理的な場所に依存したりするケースが多々あり、ライフスタイルに合わせた働き方を実現できません。
つまり、ペーパレス化を促進して、働き方改革を実現するためには、社内外の業務プロセスをペーパレスで実現できるよう適切な形に変革していくことが重要となります。
働き方改革の推進により、再び脚光を浴びるペーパレス化
そもそも、平成17年(2005年)4月に施行された『e-文書法』により、紙での保管を義務付けていた法的制約が撤廃され、ペーパレス化への扉が大きく開かれました。
しかし、いくつかの法や規制では、書面での交付や技術的にハードルの高い要件を課していたため、ペーパレス化の波が大きくならなかったという歴史があります。
近ごろでは、日本企業の競争力を強化する目的でデジタル化を促進するための規制緩和が進み、企業がペーパレス化を実現しやすい環境が広がりつつあります。その流れに拍車をかける形で、政府が主導している『働き方改革』がペーパレス化の流れを加速させています。
厚生労働省によれば、『働き方改革』は、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指していると定義されています。
その中で多様な働き方を実現する取り組みの一つが、時間と場所にとらわれない働き方を実現するテレワークとなります。テレワーク環境を実現するためのツールは既に普及してきており、
- 仮想/リモートデスクトップ
- Web会議システムを含むコミュニケーションツール
- 勤怠管理含む管理ツール
- 電子文書化ツール
などが活用されています。
これらのツールを利用して業務プロセスの一部を電子化することは可能ですが、業務プロセス全般を電子化することは難しいため、働き方改革を全社的に導入できないようなケースがあります。
筆者が実際に携わったあるお客様では、営業部門内の業務プロセスは完全にシステム化され電子化されているのですが、バックオフィスの支払いや請求処理等の業務プロセスは、システムが連動していないこともあり、紙ベースの旧来の処理を継続していました。
このような業務プロセスにテレワークを導入しても、バックオフィス部門への依頼処理等が紙媒体を介するため、場所や時間の制限を受け、働き方改革を実現することは難しいです。
では、真の働き方改革を実現するために重要な要素は何なのでしょうか。その答えは業務プロセス全体のペーパレス化です。
ペーパレス化が実現できれば、紙処理(回覧や承認等)をおこなうためだけに物理的場所や時間に制約に受けていたアナログ処理を、完全に電子化することができ、真の多様な働き方を実現することができます。
また、オフィスワーカーの生産性向上、企業の意思決定プロセスの迅速化やコンプライアンスの更なる強化も期待できます。
ここで重要なのは、ただ単に紙をデジタル化するだけではなく、業務プロセス全体をデジタル化し、矛盾や無駄が発生しないような仕組み(例えば、悪意を持った者が意図的にデータ操作できない、データの再入力の削減等)を築き上げていくことです。
ペーパレス化に取り組む前に決めるべきこと
最初に解説しましたが、ペーパレスはその言葉のとおり単純で、“紙を使用しない”という意味となります。
ビジネスにおけるペーパレス化と云われて多くの方は、“紙で処理されていた業務を電子化して紙をなくす”といったことを想像するのではないでしょうか。
つまり、今まで印刷して紙で保管していた文書を、電子化ファイルのまま保管するといった単純な施策でも、ペーパレス化と言えます。
しかし、実際の業務はより複雑です。例えば、以下の１～５のようなB2Bの業務プロセスの場合、ペーパレス化はどのように実現できるのでしょうか。
- 起案文書作成
- 起案文書の決済・承認フロー回覧
- 承認を得た正式書類の他組織や他企業への送付
- 他組織や他企業での正式書類の処理
- 起案元への書類の複製や原本の返送
まず、1・２の起案文章の作成から決済・承認フローの回覧は、オフィスツールや社内ワークフローシステムを利用することで実現可能です。
３の正式書類の外部への送付もシステム面で電子化できるソリューションは存在しますが、相手先の事前了解が必要となります。
４の外部での処理の実行も踏まえ、相手先が紙の書類を要求してきた場合、この３の工程でペーパレス化は寸断され、以降の４・５の起案元への書類の複製や原本の返送も紙での処理となってしまいます。
つまり、３～５に関しては、紙中心の業務フローを継続するため物理的な場所や時間に依存する形となり、この業務に係る方々はテレワーク等の働き方改革の取り組みに参加できません。
また業務プロセスの媒体が紙になった瞬間に、業務処理の可視化が失われ、結局、人が物事の判断や、進捗具合を追跡するといった旧来からある課題が再燃する可能性もあります。
つまり、業務プロセスのペーパレス化に取り組む上で、事前に実施しておくべきことは、関わる全ての関係者と事前に交渉を実施し、関係者の了解を得ておくことです。
また、ペーパレス化する範囲を事前にリサーチし、実現性が高く、導入効果の高いペーパレス化施策(一部導入・段階的導入)を選ぶことも重要です。
関連する組織や企業との間の事前交渉含め、その実現性を高める施策が、ペーパレス化を成功させるための、大きな要素となります。
ペーパレス化並びに生産性向上で大きな成果を挙げておられるお客様も、この事前の取り組みを丁寧に実施されています。
つまり、業務プロセスを分析し、完全なペーパレス化の仕組みを築き上げることで、働く方々が直面している物理的な場所や時間の制約を解消でき、結果として働き方改革へとつながるのです。
ペーパレス化を実現するソリューションの選び方
電子化（ペーパレス化）を実現するソリューションは、2000年前後から存在しています。最近は、企業の電子化を促進するための規制緩和が進んできたこともあり、ペーパレス化ソリューションが数多く台頭してきました。
ペーパレス化を実現するためのソリューションは、その目的に応じて様々な種類があります。以下に代表的なものを記します。
- ワークフロー・・・主に決済・承認等で利用
- クラウド型ドキュメント管理・・・電子文書の集中管理で利用（保管容量増が用意に可能）
- スキャニング・・・紙ベースの資料（領収書等も含む）電子化するために利用
- 電子フォーム（申請用等）・・・紙ベースで処理していた入力フォームを電子化するために利用
- 電子契約・・・契約書等の書類を電子化するために利用
1～3のワークフローやクラウド型ドキュメント管理、スキャニングに関しては、社内の業務プロセスをペーパレス化するソリューションです。
企業によっては利用中のグループウェア（Office 365やG Suiteなど）やERPなどの業務アプリケーションに、一機能として備わっている場合もあります。
4～5の電子フォーム、電子契約は外部(消費者や取引先企業)との間で発生する紙中心の業務をペーパレス化するソリューションです。
また上記以外でもRPAやAIといったペーパレス化を補完する業務の自動化のための技術も登場しており、ペーパレス化を実現するソリューションは非常に多様になってきています。
それでは、実際にこれらのソリューションの導入を検討するにあたり、どのような点に注意した方が良いのでしょうか。
ペーパレス化ソリューションの導入検討に際しては、ペーパレス化自体を目的とするのではなく、ペーパレス化を実現してこそ得られる、企業や働く方々にとって有益な効果を目的とすべきです。
具体的には、現行業務プロセスの洗い出しを実施、問題点や課題を抽出、事業戦略や中長期計画を踏まえ、ペーパレス化の緊急度、導入後の期待される効果、展開の容易性等を十分に考慮した上で、ペーパレス化を導入する業務プロセスの優先付けすることが投資抑制、業務効率化、生産性向上につながります。
以下は、ペーパレス化導入において、検討すべきアクションを各フェーズ別に要約したものです。
１．ペーパレス化対象業務の選定
- 業務プロセスの棚卸し
- 紙を利用している業務の抽出
- ぺーパレス化した場合の効果算定
- ペーパレス化施策の優先付け
- ペーパレス化を阻害する可能性のある問題点の確認
２．ペーパレス化ソリューションの選定
- 業務プロセス全体のペーパレス化ビジョンの策定 (可能であれば)
- 必要要件の定義
- ソリューション検討
- PoC実施 (可能であれば)
- ソリューション導入後の新規業務プロセスの検討 (必要に応じて)
３．ペーパレス化業務プロセスの導入
- 新規業務プロセスの設計
- 関係部署との事前調整(根回し)
- トライアルの実施と評価
- 操作マニュアル等の作成
- 説明会の開催
４．ペーパレス化業務プロセスの運用
- KPIの設定
- 新規業務プロセスの評価
- 業務プロセスの見直し (必要に応じて)
ペーパレス化実現にあたりやらなければいけない事が多いと感じる方もいらっしゃるかと思いますが、旧来からの慣習である紙ベースの業務プロセスを刷新し、全く新しいペーパレスの業務プロセスを複数の利害関係者を跨いで定着化させるためには、上記のようなアクションを緻密に計画し、更に丁寧に実行していくことが重要です。
ペーパレス化を業務プロセスの中にしっかりと根付かせることができれば、結果として、「働き方改革」の実現につながるはずです。
また、業務プロセス全体のペーパレス化(電子化)で、働き方改革にもつながる大きな枠組みとして、「デジタルトランスフォーメーションの推進」を視野に入れることも有益です。
ペーパレス化によるメリットとして業務の最適化・効率化以外に、紙の情報が電子化されることによるデータ活用が挙げられます。
これらのデータ統合し、BIツールなどで分析することで、データに基づく検証が可能となり、確信を持ったうえでの経営戦略の立案や新しいビジネスの創成も可能になるでしょう。
得られる効果は膨大ですが、その分、ペーパレス化より更に進んだ業務プロセス全体の見直しが必要になります。
まとめ
ペーパレス化をしても働き方改革にすぐにつながるわけではないかもしれません。
ツールの1つとして適切に活用をすることで、より多様化された働き方が推進され、生産性の向上にもつながっていくのではないでしょうか。
自社に合ったツールを見極め使っていくこと、また常に改善に向けたアクションプランを落とし込み組織で運用を続けていくことこそが、重要と言えそうです。
