人事考課制度とは？運用手順や実施する際のポイントを解説

人事考課は、会社の経営計画にもとづいて社員が成果を出せるように、能力開発や人材育成、業務の効率化や生産性の向上、社員のエンゲージメント強化などを目的としておこなわれています。

そのため、人事考課では社員の業務への貢献度、業績、能力を一定の基準で査定していき、賃金や昇級などに反映をしていきます。

一般的には、一定の評価基準を活用して人事考課を実施するケースが多いといえます。しかし、評価基準の公平性や透明性に関して、社員からの理解を得られず、トラブルへ発展する場合もあります。

本記事では、人事考課がおこなわれる理由と、その目的についてご紹介していきます。人事担当者の方にとって、人事考課が会社にもたらす影響や効果など、ご参考となれば幸いです。

1. 人事考課制度とは

人事考課とは、経営者や人事部、または管理職の人が「社員の能力や勤務態度に対する評価」を行う人事制度のことです。

一般的には、管理職と従業員の双方が同じ「人事考課表（人事考課シート）」に記載し、その表を基にしながら面談を行ったうえで、査定に進みます。

1-1. 人事考課と人事評価の違い

企業によっては「人事考課」と「人事評価」が同義語として扱われているケースがありますが、この2つの言葉には違いがあります。

人事考課とは、賃金、昇進・昇格、配置、能力開発などの待遇を決定するために、従業員の一定期間の業務から能力、業績、貢献度などを把握することです。

それに対し、人事評価はさらに広義な意味合いをもち、従業員が遂行した業務や、その業績についての善し悪しを判断することを指します。

したがって、従業員の待遇を業務内容をもとに決定する制度が人事考課で、さらに広い観点から従業員の業務や業績に優劣をつけることが人事評価ということになります。

2. 人事考課の3つの目的

従業員には、会社の目指すべき方向性に沿って努力をしてもらい、成果を出してもらう必要があります。ここでは、その人事考課をおこなう3つの目的をご紹介します。

① 目的をもった働き方を社員へ伝えることができる

社員一人一人の能力を適格に判断し、一定期間ごとに評価をしていくことで、社員の成長意欲をかき立てることにつながり、業務レベルの向上が見込めます。社員が評価されているという危機感を抱くことで、一人ひとりが主体的な目的をもって仕事に取り組み、企業成長の底上げにつなげることができます。

② 組織の活性化

社員を目標に向き合わせて能力を伸ばし育てていくことが、企業の成長と経営戦略のためにも重要になってきます。人事考課によって実績を査定することで、次回の考課・査定に向けてさらなる個人の成長や、業績アップに向けてモチベーションにも変化が見られます。このようなことから、人事考課によって組織の活性化をはかることができるといえます。

③ 将来に備えての人材育成の一環

前章でも説明しましたが、人事考課は昇給などの査定にも活用されます。給与や役職などが社員の働くモチベーションになっていることが少なからずあります。なので、会社の業績と将来のビジョンに向けて社員のモチベーションを高めることができる人事考課制度は非常に重要になります。

また、会社の未来を担う人材育成の一環としても、人事考課を活用した社員の業績や能力の把握をもとに、教育・マネジメント方法を考えることも可能になります。

3. 人事考課の運用手順

人事考課は、給与や賞与、または昇格や降格を決める制度になるため、効果的に活用できると社員の離職率低下やパフォーマンス向上につなげることが可能になります。

そこで本章では、人事考課の具体的な運用手順について、順を追って解説します。

3-1. 人事考課規程を作成

人事考課規定とは、人事考課の決まりを定めたものになります。人事考課規定で、人事考課の基準や手順を明確にすることで、人事考課の透明性を高めることにつながります。

人事考課規定は、就業規則の中でも相対的必要記載事項となるため、全企業が必ず記載しないといけない項目ではありません。しかし、人事考課規定を定めることによって、社内で評価される「行動」や「人間性」がわかりやすいため、企業の方向性を示したり、パフォーマンス向上を意図したりというような目的で設置されることもあります。

3-2. 従業員の目標設定

上長から部下に対して、部署の目標と実際に部下に取り組んでもらいたい業務を伝えます。

具体的な目標を作ることで従業員が行動しやすくなるため、依頼したい仕事が複数ある場合は優先順位付けを行ったうえで人事考課を迎えられるようにしましょう。

3-3. 自己評価

評価のタイミングでは、上長と部下の期待値の認識のすり合わせを行うことも狙いに含まれているため、部下自身でも自己評価をする必要があります。

「上司にこう思われていそう」というような考えは持たないように、「自分なりには○点」というような思考で評価が行えるように、上長から部下に意図を伝えるようにしましょう。

3-4. 上長による評価

先述したように、部下と評価のすり合わせを行うために面談前に評価を完了させておきましょう。

また、点数の基準は改めて具体的に決め、社内で共通認識をとっておきましょう。

もし5段階評価で行う場合は、最高評価の「5」は「要求されているレベルを超えた実績やチームに対しての貢献があった」、中間の「3」は「期待値通りの行動を行うことができ、自力で目標達成できる」というように定め、部下とすり合わせを行う際にずれが少なくなるように調整します。

また、人間関係などの私情ははさまず、具体的な行動に基づいた客観的な評価を行えるようにしましょう。

3-5. フィードバック面談の実施

3と4で出た評価を基にして、部下と上司で差異がある点についてすり合わせを行い、来期以降の目標設定をしやすくします。

また、モチベーションを維持したり、モチベーション向上につながる可能性があるため、フィードバック面談を効果的に使いましょう。

4. 人事考課表の目標の書き方

人事考課表は、人事考課を行う際に公平性を担保するために用います。

各企業でフォーマットは異なりますが、評価基準となる項目とその詳細、また従業員自身が評価を記載する欄、上司が記載する欄の4つは基本的には記載されていることが多いです。

ただし、以下のような人事管理表だと、目標設定がうまく機能せず、効果的な運用ができないので注意が必要です。

・目標項目が多すぎる人事考課表
・責任感を持つことができない目標
・達成イメージが湧かない大きすぎる目標

4-1. 目標設定のために必要な項目

人事考課で定める目標を、納得感を持って達成を目指すために以下の項目を目標設定時に設けるようにしましょう。

①目標項目
②達成水準
③期限
④方法や手段

また、目標設定の際の原則として、「SMARTの原則」というものがあります。

SMARTの原則は、「Specific（具体的でわかりやすい）」「Measurable（計測ができる）」「Agreed upon（達成が可能である）」「Realistic（現実的である）」「Timely（期限が明確になっている）」の頭文字をとったもので、現実的に目標達成ができるようにするための原則になります。

効果的に人事考課を活用するためにも、上司・部下ともに納得のいく目標を設定するようにしましょう。

5. 人事考課を行う上で重要なポイント

ここまでも解説してきたように、人事考課は適切に運用することで、会社の業績を伸ばしたり、従業員の離職率の低下につながったりとポジティブな側面が多いですが、運用が難しいという声をよく聞きます。

そこで本章では、人事考課制度を運用するうえで重要な評価基準や新しい評価方法などを解説します。

 人事考課における3つの評価基準を定める

人事考課では、公平性・透明性・信頼性の3つの要素が重視されることが多く、部下と上司の間で双方納得がいく評価を付ける必要があります。

そのために設けられた3つの評価軸を組み合わせて、上記の3要素を意識した人事考課を行うようにしましょう。

① 業績考課

業績考課は、「1年間の目標を達成したかどうか」を査定します。

一般的に定量面での評価として使われ、年間の予算を個人ベースまでおろしたものに対して、何％の実績を残したのかを数値化します。

こちらは数値化されたファクトベースのものになるので、「公平性」を保つことができます。

② 能力考課

能力考課では、仕事を通じて身に着けたスキルや業務時間外で身に着けた能力などを評価します。

業績が万が一出ていない場合においても、中長期的に仕事につながってくる場合や、会社からの期待値に沿う資格を取得した場合などには高い査定を付けることが可能です。

③ 情意考課

情意考課は、部下の行動と勤務態度双方に注視する査定方法になります。情意考課は従業員自身のことになるため、一見評価は難しいように考えられがちですが、積極性など行動や日常的な言動に表れると考えられます。

情意考課で具体的に上げられる項目は、規律性や積極性、責任感などになります。

従業員との納得感ある人事考課にするためには、上記のような項目の定義などすり合わせがしやすいように言語化をしておくことをお勧めします。

④ 誰が評価をおこなうのかを明確に定める

人事考課においては、誰が評価するのかを定めておきましょう。
人事考課を誰が担当するかは企業の方針によって異なります。人事部が人事考課を一元管理するケースのほか、従業員の直属の上司が評価を実施するケースもあります。所属従業員が多い部署では、主任や係長、課長や部長などが段階を踏んで人事考課を行うのも効果的です。
直属の上司が行った一次評価を持ち寄り、上司同士または人事部で再評価する手法もあります。これは複眼評価または多面評価と呼ばれる方法です。1人のみの評価ではどうしても偏りが発生してしまうため、横並びで評価をすり合わせ、結果を統一させる必要があるのです。
いずれの場合も、誰が人事考課を担当するのかをあらかじめ決めた上で実施することが肝心です。

⑤ 評価期間を設定する

人事考課の評価期間も会社によって異なります。
多くの企業では上半期にあたる4月から9月と、下半期にあたる10月から3月の2回に分けて人事考課を実施しています。2月が決算という場合なら、5月から10月の評価を冬季賞与に、11月から4月の評価を夏季賞与に反映させるといった手法が有効です。
一年に一度のスパンで人事考課を行う企業や、四半期ごとの細かいスパンで評価を行う企業も少なくありません。
企業の決算期間と連動させることが、スムーズに人事考課を行うためのポイントです。決算期間と人事考課期間が一致していれば、目標管理制度や業績評価をスムーズに取り入れることが可能となります。

6. 人事考課制度の種類

以前は、上長から部下へフィードバックを行う形式の評価方法が一般的でしたが、最近では様々な従業員からフィードバックがもらえる評価方法など新しい方法が生まれています。

そこでここでは、トレンドにもなっている評価方法を2つご紹介します。

① 360度評価

360度評価とは、上司からのフィードバックのみならず、部下や同僚、チームの横の関係のメンバーなど、多方面の社員に評価づけてもらう方法になります。

今までは上長一人からの評価のみであるため、人事考課の納得感に懸念がありましたが、360度評価はその課題感を解決します。

ただし、社員間でいい評価を付け合うように裏で動いていたり、部下に嫌われないように適切な指導を避けることが考えられますが、本来の人事考課の目的とは異なるため運用には注意が必要です。

② コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、高い実績を上げる人材の行動特性や人間性を基準として評価を行う方法になります。

評価基準が明確であったり、基準となる人材も近しいところにいるため、従業員は目標設定がしやすいという点がメリットになります。

一方で、モデルとなる人材の行動特性の言語化が難しかったり、そのモデル人材の行動特性が必ず好成績を残すものとは限らなかったりと、懸念点も様々です。

評価方法に関しては、各社で合う合わないが必ず存在すると考えられるため、自社に合う方法を探すことが重要です。

7. 人事考課を行う上での注意点

ここまで人事考課を効果的に活用しようとお伝えしてきましたが、もしも部下の納得感を得られないままフィードバック面談を終えてしまうと、社内の雰囲気が悪くなるため注意が必要です。

もしも関係性がい回復しない場合、会社に対する悪口を広められたり、最悪の場合はSNSに書かれたりなど、従業員の離職が増えるような危険性もあるため、本章で解説する注意すべき点を意識して人事考課を行うようにしましょう。

7-1. 人的ミスを防ぐ

人が評価をするため、人的ミスをすべて防ぐことは難しいですが、例えば私情を持ち込んだ評価をしてしまったり、先入観から客観的な評価ができないなどは意識をすれば避けられるので注意しましょう。

ここでは、そのほかに考えられる人的ミスを紹介しますので、経験があると思ったものは必ず確認しておきましょう。

・ハロー効果
・第一印象効果
・先入観が引き起こすミス
・中心化傾向
・逆算化傾向
・寛大化傾向
・論理誤差
・対比誤差
・期末誤差　など

7-2. 人事考課のコメントやフィードバックの内容に気を付ける

人事考課でふさわしくないコメントやフィードバックをしてしまうと、本来の人事考課の目的からそれてしまうだけでなく、部下の自信喪失につながる可能性があります。

特に近年は、パワハラやセクハラなどにかなり敏感になってきているため注意しましょう。

してはいけないコメントの具体例は以下の2つです。

①人格を否定するようなコメント
「ちょっと失敗しただけでそんな落ち込んでるなんて、もう達成できなくなっちゃうよ」

②他者と比較するようなコメント
「〇〇（優秀な社員）と比較したらまだまだだから、少しくらいできたからって調子乗るなよ」

具体例では少し大げさなパターンとして紹介しましたが、先ほども述べたように、従業員が嫌な気持ちを抱いた時点でその人事考課は目的が達成されませんので、面談中は常に目的を頭の中に置き、意識して言葉を発するようにしましょう。

8. 人事考課を効果的に活用して離職率低下につなげよう

人事考課が会社の中で活用されていく事は、事業の拡大のために重要なことです。会社のルールの中での評価軸については、社員全員もしっかりと把握できる内容であることも大切なことです。

このように社員に浸透するような人事考課であれば、自分に対しておこなわれた査定結果を受けて「さらにいい評価をしてもらえるように」「さらに会社の成長にコミットしたい」と会社にとって前向きな人材へと成長してもらえるでしょう。

一人一人がパフォーマンスを高めていくことができれば、会社の経営方針に向き合った組織づくりにも直結するので、組織全体の生産性や業務効率のアップを見込むことができます。

人事考課や評価制度に課題を感じている人事担当者の皆様には、会社の経営者の考えや、会社のの経営戦略などを落とし込んだ上で、会社と社員、両者の成長につながる評価基準になるように見直してみてはいかがでしょうか。